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[摘要] 社会的前进、公众的要求促使档案部门必须加快信息化建设进程。本文通过分析机关档案的现状，提出机关档案信息化建设的对策和措施。
[关键词] 机关档案；信息化；建设
信息化已成为各行各业现代化的核心与主导。档案管理现代化离不开档案信息化建设。随着计算机技术的发展，电子商务、电子政务在短时期内迅速普及。社会的前进、公众的要求促使档案部门必须加快信息化建设进程。然而，部分机关档案室在管理体制、规章制度、硬件设备、软件系统、人员结构、工作方式等方面还存在不适应信息化建设要求的情况。如何抓基础、重管理、求创新，推进机关档案信息化建设进程，成为当前应该考虑的重要问题。
一、加强档案基础平台建设，提高档案管理水平
在档案信息化建设初期，许多部门对信息化的认识匮乏，认为先进的机器设备就代表信息化的水平，从而花费了大量财力购置了各种计算机设备。但由于应用系统软件开发严重滞后，几年过去了，机器性能大打折扣，造成严重浪费。后来又兴起建网热潮，各部门投入了大量资金，是否都能收到预期的效果尚很难说。对于档案信息化建设，我们应该加快建设档案基础平台，包括档案网络建设和管理系统软件的开发，建立档案信息资源共享的技术支撑平台，实现档案信息传输的网络化和档案信息资源的共享化。
将纸质档案信息转化为数字化信息，就是为了让档案信息变成流动的、有生命力的资源，要实现这一点，必须依靠网络。构建机关档案内部局域网，并接入外部网或者互联网，是信息化建设得以进行的必要基础。只要有足够的资金，购买充足的设备，很容易按照自身要求构建起网络实体，但又涉及到经费来源问题。
有了硬件平台，没有相应的档案管理软件，硬件就会像一盘散沙，无法运作。现在市场上专业的档案管理软件种类很多，但是从经济实用角度出发，适合档案部门的不多。如果采取自己开发研制的方法，在时间和人才方面又会出现困难。信息化建设时不我待，研制一个系统的专业的档案管理软件短期内无法完成。档案部门既懂网络、计算机技术，又懂档案知识的专业人才非常缺乏，这就给独立开发工作带来很大困难。一些单位采取与公司合作开发的办法，但也会存在经费、时间和保密安全等问题。具体采用什么方式，各单位应根据自己的实际情况，按照经济适用、功能齐全、安全保密、操作方便等原则来决定。
二、加强档案信息资源建设，开展档案数字化
资源建设是档案工作的重中之重。由于种种原因，目前各级机关综合档案室的接受范围基本上局限于机关本身而忽视了本系统事业单位形成的科技档案等材料；重视收集文书档案而忽略了收集专门档案和音像档案。应该承认，党政机关在国家和社会生活中处于领导和指导地位，其所形成的档案的价值较重要，无论过去、现在、还是将来，党政机关的档案都将是机关档案室藏乃至档案馆馆藏的主要来源。但人类社会是一个复杂的系统，作为这个系统的每个组成部分，都通过行使自己的职能从而维护整个系统的运转，少了任何一个组成部分，这个系统都是不完善的，推而言之，少了任何一类组织的档案，这个社会的历史都可能是片面的。诚然，在众多的档案门类中，文书档案的历史文化价值最为明显，无疑应作为档案馆收藏和保存的重点。但由于人类社会的复杂性，单凭文书档案无法全面、生动、直观地反映社会历史的发展进程。从近几年的社会利用情况看，以文书档案为主体的馆藏结构远远不能满足社会各方面的广泛需求，机关档案部门要想真正担当起全系统档案利用中心，为领导决策和全局工作服好务，就必须进一步改善馆藏结构，加大对其他门类档案（如科技档案、专门档案、音像档案等）的收集力度。
在资源建设过程中，档案前处理工作尤为重要，这直接关系到档案信息化建设的质量。硬件、软件和数据是信息化建设三个不可或缺的因素。一般来说，建立一个计算机档案管理系统，其数据准备的时间要大大超过硬件购置和软件研制的时间。如果相应的数据标准和规范不明确，数据的准备就会非常困难。倘若不给计算机准备优良的数据环境，再先进的计算机、再完善的程序都是没有用的。档案前处理工作的质量如何直接关系到检索系统的成败，并且还会影响检索系统的经济效益。不少数据库建设者由于对数据前处理工作的意义认识不足，忽视了前处理工作，有的著录项目不全、不准；有的没有做主题标引和规范控制；有的著录数据简而又简，甚至根本未做著录，仅根据原有的登记簿录入等等，导致数据质量不过关，严重影响了查全率和查准率，以至于计算机检索系统投入使用后，检索不到所需的数据，仍需进行手工检索，失去了计算机检索的意义，给档案利用带来了不便。
资源建设最终是为了利用。只有建立起数字化的档案信息资源，档案才有可能在计算机网络上快速及时传输，以实现资源共享，从而扩大档案信息资源的开发利用率。没有这个核心和根本，档案信息化建设就是无水之源，无本之木，也无从谈起。
机关档案信息化主要包括档案的目录管理、档案的全文数字化，这是档案信息化的两个基本步骤。档案的目录管理，传统的档案查阅方式是通过簿式目录、卡片式目录，是适应手工检索的方式而产生的，但是这种检索方式费时费力，容易疏忽要检索的数据。档案的目录管理是计算机在档案管理中应用的一个较早的方面，该技术已较为成熟，起核心就是对存储在计算机数据库中的目录数据进行整理和快速检索。档案的全文的数字化，其手段就是对档案实现全文存储，在档案信息管理系统中，把全文信息、图象信息及浏览功能集成于目录数据中进行管理，以目录数据为检索入口，从而实现档案图文信息的全文检索。档案的全文数字化，可以实现真正意义上的“无纸化办公”，使档案使用和存储方式发生根本性转变。 将机关档案进行全面数字化处理，现在普遍使用的方法就是将本单位所有档案信息通过手工著录、扫描等形式，全部以数字记录方式存储到光盘、磁盘等计算机的各类存储器中。机关档案信息向数字化转化是机关档案信息化建设的重要基础工作。
但是进行数字化扫描必须购置相应的扫描设备、计算机等硬件设备。平板扫描仪扫描价格便宜，但速度慢，不适合短期内完成数字化转化的要求。快速扫描仪适用于机关档案数字化建设，但价格昂贵，同时，相应的支持软件也价格不菲。扫描形成的是图像格式的档案信息，如果要实现此类格式信息的全文检索，满足条件的软件更是天价。对于机关来说，购买一套完整的快速扫描设备和软件不是容易的事，并且档案信息数字化过程完成后，花费大笔经费购置的设备有可能闲置或贬值，经济效益和长期效应不很理想。另外，扫描档案信息的工作量大，要短时期完成数字化转换工作，人力需求量很大。人力、财力问题将成为机关档案信息数字化面临的挑战之一。
笔者所从事的林业档案工作，是一项理论性、专业性、实践性较强的综合性工作，档案信息化建设的核心，一是将现有档案数字化，并及时建立、逐步充实和完善档案信息数据库；二是强化电子文件的积累、收集和归档，档案部门尽快接收电子档案。在具体工作措施中要抓好档案的全程化管理，在档案的收集上，根据所确定的归档范围，收集有价值的档案资料，这样才能保证档案的完整、准确、系统，克服工作中的随意性和盲目性，使档案的归档范围更加科学合理。造纸发明于汉代，但汉代留存下来的档案多为竹简而鲜有纸张，这是由于汉代人对新生事物纸张的认识不够造成的历史遗憾。对加强电子文件管理，接收电子档案，要站在对历史负责的高度提高认识。
三、加强标准制度建设，转变工作方式
档案管理标准化是档案信息化建设的重要基础。档案信息化建设是建立在先进的技术、严密的分工和广泛协作的基础上的。档案标准化通过制定和贯彻各种标准、规范，使技术应用和分工协作有了统一的科学准则和依据，保证了档案各项工作能够有机地联系起来，并且在档案管理中取得最佳的效果。在信息化建设中，信息的共享和网络的沟通更依赖于统一的标准和规范。
信息化建设的第一个成果就是馆藏档案的数字化，馆藏档案大部分以数字形态存在，以往适用于传统纸质载体档案的管理方式已经不适用于管理数字化档案了，必须改变工作方式，建设工作规范。数字化档案是机关数字档案部门最核心的部分，没有大规模、大容量的数字化档案库，就不可能建立数字化档案室。数字档案室的室藏在形式上可以分为目录级和全文级；在可视化程度上可以分为文本级和超文本级，其中超文本级主要包括动态图象、静态图象、视频和音频档案等；从与传统档案的比较上，有可分为对应的纸介质数字化档案和非对应的纸介质数字化档案等。上述所有的数字化档案都必须经过计算机处理与存贮以后才能成为数字机关数字档案室的室藏。
以往传统的档案利用流程，是利用者确认身份后，提交利用目的，然后由档案工作者查阅档案目录，再进入库房提取档案原件，交于利用者阅览。随着信息化进程，这一过程将发生改变。信息化建设的成果使得利用者不必到馆（室），在网上就可以直接查阅档案目录信息和部分档案全文信息，或者到馆经授权后，自己在计算机上查阅相关档案信息，以往繁琐的工作步骤消失。
工作效率的提高和利用方式的便捷是令人欣喜的，但这种改变和以后可能会遇到的困难都是档案工作者从来没有经历过的。例如，档案征集在网上完成，或者以电子文件形式将档案移交到档案馆。但是档案信息格式、结构的不一致、不兼容、无法转换，给档案工作带来麻烦。诸如此类，在实际工作中经常会出现的问题，要求必须尽快制定新时期工作规范和标准，这些规范和标准不但要制约档案馆（室），而且还要对档案形成阶段的文件发生作用。未来的信息化社会是规范化、标准化的世界，不符合规范和标准寸步难行，档案工作也是一样。
四、加强人才队伍建设，提高人员素质
知识经济、信息社会，人的受教育程度、综合素质和创新能力是决胜的关键。在档案信息化建设中，既懂档案又懂计算机的复合型人才非常缺乏。我们应该加大人才培养力度，强化人才培养体制和机制，有意识地挖掘和培养技术管理干部。人的行为来自意识与环境的互动，要改变档案业务工作滞后的被动局面，必须凝心聚力，把全局干部职工的思想行为统一到实现档案事业全面发展这一总体目标上来，使人们的政治、业务素质适应档案事业不断发展的新要求，来打造机关“政治强、业务精、作风正、纪律严”且“会谋、会干、会写、会教”的档案队伍，力求体现科学化、人性化，真正做到事业留人、感情留人和适当的待遇留人。只有在以人为本、抓住人才的条件下，形成一个谦虚谨慎、廉洁奉公、雷厉风行、快速反应，工作严谨、有始有终的良好团队，档案系统的现代化才能具备坚实的基础。档案信息化建设涉及数字化档案信息资源建设、计算机网络建设、办公自动化和文档一体化管理，简言之，就是把计算机技术、通信技术、网络技术等现代技术运用于文书工作和档案管理，可谓一项档案技术工程。这就要求档案工作人员既要掌握档案学基础理论和档案管理知识、还要掌握一些自然科学基础理论知识，计算机技术、网络技术和操作技能。建设一支档案信息化建设的人才队伍，是推进档案信息化进程的保证。
档案信息化人才队伍建设，一是引进计算机和网络技术方面的专门人才，这是需要的。但机构改革、精兵简政，加之档案部门的具体情况，这些专门人才引进难，留住也难，而且要在档案信息化建设上发挥作用、有所建树也需要时日，因为熟悉档案管理有一个过程。因此，引进这类人才要慎重，除了专业知识水平较高外，还要热爱档案事业，甘于寂寞，乐于奉献。二是加强现有档案干部队伍的自身学习，这是重要的。引进专业人员毕竟有限，而档案信息化建设的许多基础工作需要大量人员去做，现实可行的做法是通过结合档案管理的需要，学技能、学操作、学管理，安排时间自学，通过学习，掌握档案信息化建设需要做哪些工作，如何做，做到什么程度，明白发展方向，提高管理能力和现代技术的整体水平，由此可以收到事半功倍的效果。
档案信息化建设就是运用计算机和网络技术来为社会和公众服务。作为信息化社会的档案工作者具备一定的计算机和电子文件管理知识是必不可少的。机关档案的信息化建设要求不断更新观念，学习新知识，掌握新技能，树立为社会和公众服务的意识。提高人员素质，强化服务意识，达到社会效益和经济效益双赢的目的。