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摘 要：近些年，推进文档一体化管理，成了文书档案管理人员普遍关注的一个课题。实行文档一体化管理，可以让文书档案管理工作更加规范有序。本文分析了文档一体化管理在文书档案信息化管理中的实施模式，供有关人员参考。
关键词：文档一体化;文书档案;信息化管理
文档一体化意味着将文书处理和档案管理这两种既互相独立又有联系的工作逐步纳入到信息化管理的应用模式中，实现文书处理和档案管理的同步推进模式，实现文书处理和档案管理的无缝衔接，提高文书档案管理工作的效率。文档一体化是一种系统化的工作方式，需要其他业务部门的配合与支持，让文书档案在整个管理使用周期都可以实现有效的管控和利用。近些年，许多单位研究文档一体化管理并在信息化建设中实施，但成效并不理想。这项工作还有很多发展空间，需要我们积极探索推进。
1 文档一体化在文书档案信息化中实施的必要性
1.1 规范文书档案管理，提高工作效率
实施文档一体化管理，就要对文书及其档案进行有效的梳理，分门别类地管理文书档案。如对单位的政务公文、会议记录、工作方案、一些领导讲话、发言材料以及其他类别的文书资料分门别类地整理，方便日后的存储、检索和利用。实行文档一体化管理，利用电子文件、档案管理系统同步管理现行文件材料和文书档案，建立文书档案台账和目录，可以提高文书档案管理效率。
1.2 实现信息数据共享，避免劳动重复
在传统的文书档案管理模式中，许多单位虽然在其管理模式中加大了投资力度，增加了人力、物力和财力投入，但有时没有体现出效率提升和改进的效果。究其原因，是因为对文档的分类整理和加工有重复劳动的现象。实行文档一体化管理，就可以最大限度地消除重复劳动。如通过建立文书档案数据库，就能实现多个有操作管理权限的管理人员进行查阅和文书档案的录入，实现文书档案信息数据在云端的共享和同步功能，可有效避免工作中的重复劳动现象，扩大利用率。
2 文档一体化在文书档案信息化管理中实施存在的主要问题
2.1 文书档案的归档范围不够明确
一般情况下，文书档案的归档范围中有较多的类别条目，而且每种类别条目都有着不同的作用和应用方式。实行文档一体化管理，文书档案的类别条目设置和分类方式应实现精细化管理，按照文档的内容属性、应用特征、系统特征等，对文书档案的类别属性进行合理化的划分，使其条理化。目前，一些单位虽然实行了文档一体化管理，但文书档案的分类并不严谨，许多应按照规定进行分类整理的文件材料并没有进行科学地分类整理，查询应用档案管理系统及数据库时极不便利，影响了文档一体化管理的发展。与此同时，文书档案的归档范围不够清晰明确，也会导致一些文件资料的“落单”，在较长时间内都不能归档，长期留存在相关的业务部门中，会造成文书档案的遗漏或丢失。
2.2 信息技术的合理应用程度不高
在实行文档一体化管理时，信息化的有力支撑可以让文档一体化有更好的前景。目前，一些单位信息技术使用率不高，直接影响了文档一体化管理。一些单位在使用档案管理系统、公文处理系统、办公系统以及其他类型的信息系统之间衔接不顺畅，很难实现各系统数据共享;云共享的使用率不高，一些单位中甚至没有设置相关的云储存空间，文书档案共享系统的建设明显滞后;一些单位大数据技术应用不普遍，档案管理人员对于文书档案及有关数据的检索效率低，难以满足文档一体化管理的要求。
2.3 文书档案数据库建设进展迟缓
文书档案信息化管理的首要任务是建设数据库，实现文书档案的数字化管理。但是一些单位的文书档案数据库建设存在问题，进展缓慢，主要是：没有对文书档案进行有效的分门别类和编号著录工作，后期在进行检索时会面临很大的问题;未及时对文书档案进行编研，档案专题资料数据库建设及开发跟不上工作的要求，文档一体管理工作的系统性不强;文书档案数据库建设的责任划分不够明确，档案管理人员的工作压力比较大。
2.4 文档一体化管理有一定的安全隐患
对文书档案一体化管理工作进行深入研究后发现，文书档案的一体化管理会对互联网、大数据和物联网的基础建设有很强的依赖性。在上述大环境下，在推进文书档案一体化管理时，文书档案管理系统及相关数据库也会受到病毒的侵害和黑客的攻击，给文书档案的安全性带来了一定程度的威胁，文书档案会因为病毒攻击被非法加密、篡改或者删除。比如今年比较流行的勒索病毒WannaRen，它主要以网页弹窗、小程序等形式进行传播，其危害很大，一旦感染，就可能造成不可估量的损失，档案文件的安全存储和管理利用会受到严重威胁。
3 文档一体化在文书档案信息化管理中实施的途径
3.1 加强文书档案的分类整理工作，实现一体化管理目标
不论在过去还是将来，信息化的文书档案管理模式中立卷归档是文书档案管理的基础和重要目标。只有细化文書档案的归档范围，才能有效避免在收集和归档档案资料时出现失误。在实际应用过程中，可以根据内容对文书档案进行分类。从宏观层面上，可分为四大类：一是政策类公文。政策是单位开展工作的重要依据照，在单位的日常经营管理中有着重要的作用。政策类文书档案是部署工作任务、规范工作流程和要求、总结和评估工作的重要工具和依据。二是会议类文件。包括各种形式的会议所产生的文件材料，如董事会、工作会、办公会、早调会等不同会议形成的工作报告、会议记录、会议纪要、工作方案、影音资料等。三是综合类公文。包括工作计划、总结、汇报提纲、调查报告等。四是协调类公文。包括通报、通知、函等公文。
3.2 综合利用多种信息技术，助推文档一体化建设进程
计算机信息技术的合理利用可以为文档一体化管理提供有效的保障。一是建立档案管理系统、公文处理系统和办公系统等应用系统之间的有效联系，实现数据的传输、档案文书数据的同步和网络信息共享功能。二是推进云共享。云共享功能的合理利用可以更好地实现文档一体化管理。应探索与百度、阿里巴巴等一些云服务供应商的合作，更好地实现业务系统上下级和同级单位之间的大数据共享。三是深度挖掘大数据在信息资源检索上的功能优势，实现文书档案管理的高效率，减轻工作人员的负担。 3.3 加强文档一体化管理数据库建设，推进档案信息资源的开发利用
文书档案保存利用价值是有目共睹的，可以为行政管理等其他的工作提供依据和参考。应加强文书档案数据库建设，为文档一体化管理奠定坚实的物质基础。应对归档文件材料进行合理有序的分类整理，并在此基础上形成相应的数据库。还应做好文書档案的编研工作，结合单位文书档案材料的实际情况，设立相关的文书档案管理专题。比如可以围绕人力资源管理的相关政策和法律法规设立文书档案管理专题，形成系统性的档案管理体系。在开展这项工作时，可以让各个业务部门根据单位的要求，规范地进行文书档案的归类工作，避免后期重复加工。
3.4 重视文书档案安全管理工作，保障文书及档案安全
为了实现文档一体化管理，不但要重视文书档案的信息化管理，还要注重保护文书及其档案的安全。应建立起文书档案安全管理制度，并认真落实。应配备性能较好的杀毒软件和防火墙，定期检查计算机感染病毒情况，及时消除病毒，防止病毒侵害和网络黑客攻击。还应加强数据安全备份工作，防止文书档案的损坏和丢失。通过这些安全保障措施，确保文档一体管理系统及文书与档案的安全。
随着网络信息技术的迅速发展，文书档案管理工作也有必要做出相应的改进，提升文书档案管理工作，确保文书档案管理工作的高效推进。我们应通过建立文档一体化的管理模式，有效地推进电子文件及其文书档案管理工作。
参考文献：
[1]张立云，王建.图书情报档案信息一体化管理探析[J].科技风，2020（25）：181—182.
[2]秦霞.物联网技术档案信息一体化管理系统的研发[J].陕西档案，2020（04）：29—31.
[3]刘敏.基于文档一体化的文书档案信息化管理策略[J].兰台内外，2020（18）：55—56.
[4]黄凯，刘潇.高校文档一体化管理体系建设研究[J].广东职业技术教育与研究，2020（01）：188—190.
[5]张建春.科研单位图书情报档案一体化管理可行性探索[J].农业开发与装备，2019（11）：109.
[6]孙东渊.图书情报档案信息一体化管理探究[J].山东工业技术，2019（11）：218.
（作者单位：海南医学院第一附属医院）
关键词：文档一体化;文书档案;信息化管理
文档一体化意味着将文书处理和档案管理这两种既互相独立又有联系的工作逐步纳入到信息化管理的应用模式中，实现文书处理和档案管理的同步推进模式，实现文书处理和档案管理的无缝衔接，提高文书档案管理工作的效率。文档一体化是一种系统化的工作方式，需要其他业务部门的配合与支持，让文书档案在整个管理使用周期都可以实现有效的管控和利用。近些年，许多单位研究文档一体化管理并在信息化建设中实施，但成效并不理想。这项工作还有很多发展空间，需要我们积极探索推进。
1 文档一体化在文书档案信息化中实施的必要性
1.1 规范文书档案管理，提高工作效率
实施文档一体化管理，就要对文书及其档案进行有效的梳理，分门别类地管理文书档案。如对单位的政务公文、会议记录、工作方案、一些领导讲话、发言材料以及其他类别的文书资料分门别类地整理，方便日后的存储、检索和利用。实行文档一体化管理，利用电子文件、档案管理系统同步管理现行文件材料和文书档案，建立文书档案台账和目录，可以提高文书档案管理效率。
1.2 实现信息数据共享，避免劳动重复
在传统的文书档案管理模式中，许多单位虽然在其管理模式中加大了投资力度，增加了人力、物力和财力投入，但有时没有体现出效率提升和改进的效果。究其原因，是因为对文档的分类整理和加工有重复劳动的现象。实行文档一体化管理，就可以最大限度地消除重复劳动。如通过建立文书档案数据库，就能实现多个有操作管理权限的管理人员进行查阅和文书档案的录入，实现文书档案信息数据在云端的共享和同步功能，可有效避免工作中的重复劳动现象，扩大利用率。
2 文档一体化在文书档案信息化管理中实施存在的主要问题
2.1 文书档案的归档范围不够明确
一般情况下，文书档案的归档范围中有较多的类别条目，而且每种类别条目都有着不同的作用和应用方式。实行文档一体化管理，文书档案的类别条目设置和分类方式应实现精细化管理，按照文档的内容属性、应用特征、系统特征等，对文书档案的类别属性进行合理化的划分，使其条理化。目前，一些单位虽然实行了文档一体化管理，但文书档案的分类并不严谨，许多应按照规定进行分类整理的文件材料并没有进行科学地分类整理，查询应用档案管理系统及数据库时极不便利，影响了文档一体化管理的发展。与此同时，文书档案的归档范围不够清晰明确，也会导致一些文件资料的“落单”，在较长时间内都不能归档，长期留存在相关的业务部门中，会造成文书档案的遗漏或丢失。
2.2 信息技术的合理应用程度不高
在实行文档一体化管理时，信息化的有力支撑可以让文档一体化有更好的前景。目前，一些单位信息技术使用率不高，直接影响了文档一体化管理。一些单位在使用档案管理系统、公文处理系统、办公系统以及其他类型的信息系统之间衔接不顺畅，很难实现各系统数据共享;云共享的使用率不高，一些单位中甚至没有设置相关的云储存空间，文书档案共享系统的建设明显滞后;一些单位大数据技术应用不普遍，档案管理人员对于文书档案及有关数据的检索效率低，难以满足文档一体化管理的要求。
2.3 文书档案数据库建设进展迟缓
文书档案信息化管理的首要任务是建设数据库，实现文书档案的数字化管理。但是一些单位的文书档案数据库建设存在问题，进展缓慢，主要是：没有对文书档案进行有效的分门别类和编号著录工作，后期在进行检索时会面临很大的问题;未及时对文书档案进行编研，档案专题资料数据库建设及开发跟不上工作的要求，文档一体管理工作的系统性不强;文书档案数据库建设的责任划分不够明确，档案管理人员的工作压力比较大。
2.4 文档一体化管理有一定的安全隐患
对文书档案一体化管理工作进行深入研究后发现，文书档案的一体化管理会对互联网、大数据和物联网的基础建设有很强的依赖性。在上述大环境下，在推进文书档案一体化管理时，文书档案管理系统及相关数据库也会受到病毒的侵害和黑客的攻击，给文书档案的安全性带来了一定程度的威胁，文书档案会因为病毒攻击被非法加密、篡改或者删除。比如今年比较流行的勒索病毒WannaRen，它主要以网页弹窗、小程序等形式进行传播，其危害很大，一旦感染，就可能造成不可估量的损失，档案文件的安全存储和管理利用会受到严重威胁。
3 文档一体化在文书档案信息化管理中实施的途径
3.1 加强文书档案的分类整理工作，实现一体化管理目标
不论在过去还是将来，信息化的文书档案管理模式中立卷归档是文书档案管理的基础和重要目标。只有细化文書档案的归档范围，才能有效避免在收集和归档档案资料时出现失误。在实际应用过程中，可以根据内容对文书档案进行分类。从宏观层面上，可分为四大类：一是政策类公文。政策是单位开展工作的重要依据照，在单位的日常经营管理中有着重要的作用。政策类文书档案是部署工作任务、规范工作流程和要求、总结和评估工作的重要工具和依据。二是会议类文件。包括各种形式的会议所产生的文件材料，如董事会、工作会、办公会、早调会等不同会议形成的工作报告、会议记录、会议纪要、工作方案、影音资料等。三是综合类公文。包括工作计划、总结、汇报提纲、调查报告等。四是协调类公文。包括通报、通知、函等公文。
3.2 综合利用多种信息技术，助推文档一体化建设进程
计算机信息技术的合理利用可以为文档一体化管理提供有效的保障。一是建立档案管理系统、公文处理系统和办公系统等应用系统之间的有效联系，实现数据的传输、档案文书数据的同步和网络信息共享功能。二是推进云共享。云共享功能的合理利用可以更好地实现文档一体化管理。应探索与百度、阿里巴巴等一些云服务供应商的合作，更好地实现业务系统上下级和同级单位之间的大数据共享。三是深度挖掘大数据在信息资源检索上的功能优势，实现文书档案管理的高效率，减轻工作人员的负担。 3.3 加强文档一体化管理数据库建设，推进档案信息资源的开发利用
文书档案保存利用价值是有目共睹的，可以为行政管理等其他的工作提供依据和参考。应加强文书档案数据库建设，为文档一体化管理奠定坚实的物质基础。应对归档文件材料进行合理有序的分类整理，并在此基础上形成相应的数据库。还应做好文書档案的编研工作，结合单位文书档案材料的实际情况，设立相关的文书档案管理专题。比如可以围绕人力资源管理的相关政策和法律法规设立文书档案管理专题，形成系统性的档案管理体系。在开展这项工作时，可以让各个业务部门根据单位的要求，规范地进行文书档案的归类工作，避免后期重复加工。
3.4 重视文书档案安全管理工作，保障文书及档案安全
为了实现文档一体化管理，不但要重视文书档案的信息化管理，还要注重保护文书及其档案的安全。应建立起文书档案安全管理制度，并认真落实。应配备性能较好的杀毒软件和防火墙，定期检查计算机感染病毒情况，及时消除病毒，防止病毒侵害和网络黑客攻击。还应加强数据安全备份工作，防止文书档案的损坏和丢失。通过这些安全保障措施，确保文档一体管理系统及文书与档案的安全。
随着网络信息技术的迅速发展，文书档案管理工作也有必要做出相应的改进，提升文书档案管理工作，确保文书档案管理工作的高效推进。我们应通过建立文档一体化的管理模式，有效地推进电子文件及其文书档案管理工作。
参考文献：
[1]张立云，王建.图书情报档案信息一体化管理探析[J].科技风，2020（25）：181—182.
[2]秦霞.物联网技术档案信息一体化管理系统的研发[J].陕西档案，2020（04）：29—31.
[3]刘敏.基于文档一体化的文书档案信息化管理策略[J].兰台内外，2020（18）：55—56.
[4]黄凯，刘潇.高校文档一体化管理体系建设研究[J].广东职业技术教育与研究，2020（01）：188—190.
[5]张建春.科研单位图书情报档案一体化管理可行性探索[J].农业开发与装备，2019（11）：109.
[6]孙东渊.图书情报档案信息一体化管理探究[J].山东工业技术，2019（11）：218.
（作者单位：海南医学院第一附属医院）