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摘要：教学评估与高校档案工作关系非常密切，将两者结合研究具有很强的现实意义与理论价值。课题组通过对湖南省部分高校调查。认为普通师生的档案意识较薄弱，高校教学评估尚未得到广大师生的普遍关注，各方面对高校教学评估与档案工作的内在关系认识不到位，高校档案工作长效模式亟待健全，需要采取切实的措施改进高校档案工作。
关键词：教学评估 档案工作 长效模式调研报告 高校
1 调研背景
1.1 调研目的。2007年初，《教学评估视角下的高校档案工作长效模式研究》课题获湘潭大学第三批大学生创新基金资助而成功立项。为了进行该课题研究，2007年5月至6月，课题组选取湖南省部分高校进行了调研。
这些高校对于课题研究具有较强的代表性。从学校类型来看，中南大学是研究型大学，湘潭大学、湖南师范大学为教学研究型大学。湖南科技大学、湖南工程学院为教学型大学。从教学评估的影响来看，中南大学、湖南师范大学、湖南科技大学进行过两次教学评估，湘潭大学进行过一次即将迎来第二次评估，湖南工程学院即将迎接第一次教学评估。从档案工作的特点来看，中南大学、湘潭大学、湖南师范大学都设立档案馆进行管理。档案工作的现代化、规范化水平较高：湖南科技大学采用档案管理中心的形式进行管理，档案工作水平一般；湖南工程学院则以档案室的形式开展工作，档案工作水平相对较低。
1.2 调研方式。课题组从教学评估与高校档案工作两方面人手，运用问卷调查、实地调研、文献调研等形式具体开展调研。
问卷调查方面，采用封闭式、开放式相结合的抽样问卷调查方式，将调查对象分为：档案相关人员、教学评估人员、普通师生三类人员。档案相关人员包括高校档案馆工作人员及高校档案学系师生，教学评估人员即为直接参加教学评估的工作人员。普通师生指除以上两类人员之外的在校普通师生。问卷共设计18道题。1～16题为封闭题，其中部分题目选项采取了“其他”等开放式设计；17～18题为主观题，针对不同的调查对象设置了相对应的题目进行调查。共发放150份问卷，回收121份，其中有效问卷为115份，回收率为81％。有效率95％。
实地走访方面，实地前往上述5所高校发放问卷，拜访了每所学校的档案馆。直接向档案部门领导及工作人员咨询了本调研相关问题。尤其多次去湘潭大学档案馆及若干院系的档案室调查与了解情况，走访了校迎接教学评估办公室，咨询了湘潭大学2002年度直接参与教学评估的专家。
文献调研方面，收集了5所学校及其他10余所学校的评估材料，查阅了5所学校的评估档案，查看了一些书籍，研读了近百篇相关文献。
从调研的情况看，调查的结果基本上反映了湖南省教学评估与高校档案工作状况。本文拟结合实地调研和文献调研获取的相关情况，主要分析问卷调查的结果。
2 调研分析
2.1 高校档案意识。在填写问卷的普通师生中，有91.1％的师生去档案馆的次数是3次以下，有73.3％的师生还没有去档案馆查过档案，只有6.7％的师生去了5次以上。93.3％师生认为档案是信息资源，认为不是与不清楚的仍占了6.7％。被调查者在填写主观题中还反映出，不知道学校档案馆的具体位置，觉得档案馆有点神秘等问题。由此可见，档案在普通师生的日常生活中并未扮演重要角色，普通师生的档案意识薄弱，甚至有部分师生对档案及档案事业缺乏基本的认知。
2.2 对教学评估的认识。被调查的三类人员中，有67.5％认为教学评估是对学校综合实力的检测，有22.5％认为主要是形式上的检查。有5％认为教学评估没多大意义。填写问卷的三类人员中，66.3％评价学校教学评估一般。还过得去；16.3％评价很好、非常到位：13.8％评价不满意。在对学校教学评估准备工作的改进发表建议时。不少被调查者提出，应加强宣传，注重实效等建议。可见，高校教学评估尚未得到广大师生的普遍认可，教学评估的宣传、落实工作还很不够，而且留下了一些不好的印象，造成了广大师生参与不足等问题，给教学评估的顺利实施带来隐患。
2.3 教学评估与高校档案工作的关系。
2.3.1 教学评估对档案工作的作用。在被调查的档案相关人员及教学评估人员中，48.8％认为教学评估对档案工作意味着契机。43.8％认为是考验，与此同时15％觉得两者相关度不大。72.5％认为教学评估促进了高校档案工作规范化。70％认为增强了档案意识，33.8％认为添加了些设备，可见受调查者大多认识到教学评估工作对档案工作的很大促进作用。
2.3.2 高校档案工作在教学评估整体工作中的地位，接受调查的各校档案相关人员及教学评估人员中，认为档案部门只是参与指导教学评估工作的占70％，认为档案部门很少参与教学评估工作的占23.8％。52.5％人主张非常有必要将档案工作纳入教学评估细则，45％人主张可以考虑将其纳入。可见，档案工作参与教学评估工作的程度有限，受调查者大多认识到加强双方联系的必要性，并主张从制度上确定档案工作参与教学评估工作的关系。
最终对档案工作与教学评估工作存在哪种关系的判断上，有58.8％的人认为档案工作是教学评估工作的重要部分，21.3％的人认为档案工作的好坏部分决定教学评估的结果，15％的人认为二者关系不甚明显。由此可知。大部分档案工作人员及教学评估人员都能较充分地认识到二者存在的重要关系，但值得注意的是，另有部分人员对于两者的关系尚缺乏正确的认识。
2.4 高校档案工作存在的问题。
2.4.1 教学评估暴露出档案工作的不足。调查结果显示，71.3％的被调查的档案相关人员及教学评估人员认为学校各院系为准备教学评估整理的档案材料存在着不完整、不规范问题，6.25％的人认为该问题严重。而认为该问题基本不存在的只占10％。在被调查的高校当中，有31.3％的高校利用评估档案作了教学评估成果的宣传，有53.8％的高校只是将其作为下一次评估的准备材料，还有3.75％的高校尚未对其进行开发。可见，许多高校只是在迎接教学评估的过程中关注这些档案材料，评估结束之后。相关部门与领导对评估档案的重视程度明显下降，对其价值的深度开发利用相当有限。仅有的一些开发亦呈现粗糙、单调的特点。总体而言。评估档案的日常维护、后续开发的情况都非常令人担忧。需要引起高度的关注。
2.4.2 日常档案工作的缺陷。调查显示，在被调查的档案相关人员中。认为资金投入不足有48.8％，认为领导的重视程度不够有36.3％，认为人手不够是其单位的首要问题有20％。从中可知档案工作发展面临着多种制约因素，如在湖南工程学院人员配备的问题就非常突出。在被调查的普通师生中，有11.1％的 人遇到查不到所需的档案之问题，有13.3％的人遇到查不准的问题，有15.6％的人认为档案工作人员的服务态度不好。还有8.9％的人认为服务费用昂贵。这些数据反映出档案开发中档案信息资源不足、检索途径不畅、服务态度不好、服务方式、费用难以让人满意等问题。
2.5 现有高校档案工作模式的局限性。课题组调查的学校中，大部分采用校院两级的管理体制，有部分学校推行相对集中的体制，如湖南科技大学的档案管理中心，但都出现了若干问题。首先，档案馆对各院系各职能部门日常档案工作的指导不足。据课题组调查，档案馆对各院系各部门偶尔进行日常指导的占52.5％，基本没有安排的占8.8％。而经常进行的只占到30％。由此导致。档案馆在接收归档文件时。都不同程度存在着不规范、不完整、不符合要求的问题。其次，档案工作在教学评估中发挥的作用相对有限。据调查，各高校在教学评估过程中的资料主要由档案馆与各院系各部门一同提供的高校占60％。通过实地调研还了解到，在首次评估中，其资料多源于档案馆。档案部门发挥的作用较大，但在后来的教学评估中，档案部门作用有不断弱化的趋势。要突破以上局限。迫切需要健全高校档案工作模式，使其在服务学校的长远发展、发挥信息资源功用、拓展档案人员职业生涯等方面发挥长效作用。
3 相关建议
3.1 提高档案人员素质，构建档案管理新平台。建议综合运用在职培训和对外招聘等方式，建设一支文化素质高、作风好、业务精、专兼职相结合的档案管理队伍。使其能满足教学评估的要求。保证高校档案工作高质优效的开展。同时要加快数字档案馆建设。在信息化和网络化背景下，积极探索档案管理的新手段。实现档案信息的共享和共建。最终提高档案管理的效益。更好地为利用者服务。
3.2 建立档案管理工作规范体系和检查制度，促进良性循环。第一，针对高校档案工作中出现的不完整、不规范的问题，高校领导应该制定统一规范制度。加强相关规定的宣传和教育。积极实施前端控制，实时控制好文件材料阶段的运行，实现档案管理规范和文件材料管理规范的有效链接。第二，建立高校档案工作保障体系。一方面，要设计并形成适应档案建设与管理评估检查的实施方案，做到同步检查教学工作与检查教学工作文件材料。另一方面，建立高校档案工作定期检查制度，建议将高校档案工作纳入教学评估的内容之列，让档案工作在教学评估中也接受检查，从而更好更快地推动高校档案建设的发展。
3.3 实现校院两级档案工作业务有机衔接，提升档案部门地位。在尊重当前双重领导体制的前提下，改变学院及职能部门档案室的行政隶属关系，将其作为学校档案馆的下属单位，档案室由专职档案员领导，统筹基层档案管理工作，便捷地进行业务指导。及时解决档案工作中出现的各种问题。
高校应建立以统筹监管和业务指导为主要职能的学校档案馆(室)或档案管理中心，在现有情况下适当提升其行政级别，从而更好地统筹档案工作全局，为学校的教学、研究和管理工作服务。
3.4 强化评估档案管理，挖掘评估档案价值。高校应借教学评估的大好时机，大力宣传，运用多种方法，深入挖掘评估档案的价值。在实施校务信息公开过程中，突出档案部门提供信息、保障信息渠道通畅的作用，并适当扩大其在相关方面的职能，尤其需明确其在教学评估过程中的作用。
关键词：教学评估 档案工作 长效模式调研报告 高校
1 调研背景
1.1 调研目的。2007年初，《教学评估视角下的高校档案工作长效模式研究》课题获湘潭大学第三批大学生创新基金资助而成功立项。为了进行该课题研究，2007年5月至6月，课题组选取湖南省部分高校进行了调研。
这些高校对于课题研究具有较强的代表性。从学校类型来看，中南大学是研究型大学，湘潭大学、湖南师范大学为教学研究型大学。湖南科技大学、湖南工程学院为教学型大学。从教学评估的影响来看，中南大学、湖南师范大学、湖南科技大学进行过两次教学评估，湘潭大学进行过一次即将迎来第二次评估，湖南工程学院即将迎接第一次教学评估。从档案工作的特点来看，中南大学、湘潭大学、湖南师范大学都设立档案馆进行管理。档案工作的现代化、规范化水平较高：湖南科技大学采用档案管理中心的形式进行管理，档案工作水平一般；湖南工程学院则以档案室的形式开展工作，档案工作水平相对较低。
1.2 调研方式。课题组从教学评估与高校档案工作两方面人手，运用问卷调查、实地调研、文献调研等形式具体开展调研。
问卷调查方面，采用封闭式、开放式相结合的抽样问卷调查方式，将调查对象分为：档案相关人员、教学评估人员、普通师生三类人员。档案相关人员包括高校档案馆工作人员及高校档案学系师生，教学评估人员即为直接参加教学评估的工作人员。普通师生指除以上两类人员之外的在校普通师生。问卷共设计18道题。1～16题为封闭题，其中部分题目选项采取了“其他”等开放式设计；17～18题为主观题，针对不同的调查对象设置了相对应的题目进行调查。共发放150份问卷，回收121份，其中有效问卷为115份，回收率为81％。有效率95％。
实地走访方面，实地前往上述5所高校发放问卷，拜访了每所学校的档案馆。直接向档案部门领导及工作人员咨询了本调研相关问题。尤其多次去湘潭大学档案馆及若干院系的档案室调查与了解情况，走访了校迎接教学评估办公室，咨询了湘潭大学2002年度直接参与教学评估的专家。
文献调研方面，收集了5所学校及其他10余所学校的评估材料，查阅了5所学校的评估档案，查看了一些书籍，研读了近百篇相关文献。
从调研的情况看，调查的结果基本上反映了湖南省教学评估与高校档案工作状况。本文拟结合实地调研和文献调研获取的相关情况，主要分析问卷调查的结果。
2 调研分析
2.1 高校档案意识。在填写问卷的普通师生中，有91.1％的师生去档案馆的次数是3次以下，有73.3％的师生还没有去档案馆查过档案，只有6.7％的师生去了5次以上。93.3％师生认为档案是信息资源，认为不是与不清楚的仍占了6.7％。被调查者在填写主观题中还反映出，不知道学校档案馆的具体位置，觉得档案馆有点神秘等问题。由此可见，档案在普通师生的日常生活中并未扮演重要角色，普通师生的档案意识薄弱，甚至有部分师生对档案及档案事业缺乏基本的认知。
2.2 对教学评估的认识。被调查的三类人员中，有67.5％认为教学评估是对学校综合实力的检测，有22.5％认为主要是形式上的检查。有5％认为教学评估没多大意义。填写问卷的三类人员中，66.3％评价学校教学评估一般。还过得去；16.3％评价很好、非常到位：13.8％评价不满意。在对学校教学评估准备工作的改进发表建议时。不少被调查者提出，应加强宣传，注重实效等建议。可见，高校教学评估尚未得到广大师生的普遍认可，教学评估的宣传、落实工作还很不够，而且留下了一些不好的印象，造成了广大师生参与不足等问题，给教学评估的顺利实施带来隐患。
2.3 教学评估与高校档案工作的关系。
2.3.1 教学评估对档案工作的作用。在被调查的档案相关人员及教学评估人员中，48.8％认为教学评估对档案工作意味着契机。43.8％认为是考验，与此同时15％觉得两者相关度不大。72.5％认为教学评估促进了高校档案工作规范化。70％认为增强了档案意识，33.8％认为添加了些设备，可见受调查者大多认识到教学评估工作对档案工作的很大促进作用。
2.3.2 高校档案工作在教学评估整体工作中的地位，接受调查的各校档案相关人员及教学评估人员中，认为档案部门只是参与指导教学评估工作的占70％，认为档案部门很少参与教学评估工作的占23.8％。52.5％人主张非常有必要将档案工作纳入教学评估细则，45％人主张可以考虑将其纳入。可见，档案工作参与教学评估工作的程度有限，受调查者大多认识到加强双方联系的必要性，并主张从制度上确定档案工作参与教学评估工作的关系。
最终对档案工作与教学评估工作存在哪种关系的判断上，有58.8％的人认为档案工作是教学评估工作的重要部分，21.3％的人认为档案工作的好坏部分决定教学评估的结果，15％的人认为二者关系不甚明显。由此可知。大部分档案工作人员及教学评估人员都能较充分地认识到二者存在的重要关系，但值得注意的是，另有部分人员对于两者的关系尚缺乏正确的认识。
2.4 高校档案工作存在的问题。
2.4.1 教学评估暴露出档案工作的不足。调查结果显示，71.3％的被调查的档案相关人员及教学评估人员认为学校各院系为准备教学评估整理的档案材料存在着不完整、不规范问题，6.25％的人认为该问题严重。而认为该问题基本不存在的只占10％。在被调查的高校当中，有31.3％的高校利用评估档案作了教学评估成果的宣传，有53.8％的高校只是将其作为下一次评估的准备材料，还有3.75％的高校尚未对其进行开发。可见，许多高校只是在迎接教学评估的过程中关注这些档案材料，评估结束之后。相关部门与领导对评估档案的重视程度明显下降，对其价值的深度开发利用相当有限。仅有的一些开发亦呈现粗糙、单调的特点。总体而言。评估档案的日常维护、后续开发的情况都非常令人担忧。需要引起高度的关注。
2.4.2 日常档案工作的缺陷。调查显示，在被调查的档案相关人员中。认为资金投入不足有48.8％，认为领导的重视程度不够有36.3％，认为人手不够是其单位的首要问题有20％。从中可知档案工作发展面临着多种制约因素，如在湖南工程学院人员配备的问题就非常突出。在被调查的普通师生中，有11.1％的 人遇到查不到所需的档案之问题，有13.3％的人遇到查不准的问题，有15.6％的人认为档案工作人员的服务态度不好。还有8.9％的人认为服务费用昂贵。这些数据反映出档案开发中档案信息资源不足、检索途径不畅、服务态度不好、服务方式、费用难以让人满意等问题。
2.5 现有高校档案工作模式的局限性。课题组调查的学校中，大部分采用校院两级的管理体制，有部分学校推行相对集中的体制，如湖南科技大学的档案管理中心，但都出现了若干问题。首先，档案馆对各院系各职能部门日常档案工作的指导不足。据课题组调查，档案馆对各院系各部门偶尔进行日常指导的占52.5％，基本没有安排的占8.8％。而经常进行的只占到30％。由此导致。档案馆在接收归档文件时。都不同程度存在着不规范、不完整、不符合要求的问题。其次，档案工作在教学评估中发挥的作用相对有限。据调查，各高校在教学评估过程中的资料主要由档案馆与各院系各部门一同提供的高校占60％。通过实地调研还了解到，在首次评估中，其资料多源于档案馆。档案部门发挥的作用较大，但在后来的教学评估中，档案部门作用有不断弱化的趋势。要突破以上局限。迫切需要健全高校档案工作模式，使其在服务学校的长远发展、发挥信息资源功用、拓展档案人员职业生涯等方面发挥长效作用。
3 相关建议
3.1 提高档案人员素质，构建档案管理新平台。建议综合运用在职培训和对外招聘等方式，建设一支文化素质高、作风好、业务精、专兼职相结合的档案管理队伍。使其能满足教学评估的要求。保证高校档案工作高质优效的开展。同时要加快数字档案馆建设。在信息化和网络化背景下，积极探索档案管理的新手段。实现档案信息的共享和共建。最终提高档案管理的效益。更好地为利用者服务。
3.2 建立档案管理工作规范体系和检查制度，促进良性循环。第一，针对高校档案工作中出现的不完整、不规范的问题，高校领导应该制定统一规范制度。加强相关规定的宣传和教育。积极实施前端控制，实时控制好文件材料阶段的运行，实现档案管理规范和文件材料管理规范的有效链接。第二，建立高校档案工作保障体系。一方面，要设计并形成适应档案建设与管理评估检查的实施方案，做到同步检查教学工作与检查教学工作文件材料。另一方面，建立高校档案工作定期检查制度，建议将高校档案工作纳入教学评估的内容之列，让档案工作在教学评估中也接受检查，从而更好更快地推动高校档案建设的发展。
3.3 实现校院两级档案工作业务有机衔接，提升档案部门地位。在尊重当前双重领导体制的前提下，改变学院及职能部门档案室的行政隶属关系，将其作为学校档案馆的下属单位，档案室由专职档案员领导，统筹基层档案管理工作，便捷地进行业务指导。及时解决档案工作中出现的各种问题。
高校应建立以统筹监管和业务指导为主要职能的学校档案馆(室)或档案管理中心，在现有情况下适当提升其行政级别，从而更好地统筹档案工作全局，为学校的教学、研究和管理工作服务。
3.4 强化评估档案管理，挖掘评估档案价值。高校应借教学评估的大好时机，大力宣传，运用多种方法，深入挖掘评估档案的价值。在实施校务信息公开过程中，突出档案部门提供信息、保障信息渠道通畅的作用，并适当扩大其在相关方面的职能，尤其需明确其在教学评估过程中的作用。