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摘 要：随着高等教育改革的逐步深入，高校管理机制和模式不断创新，而对于一所新建的本科院校来说，管理机制与模式的改革创新则显得尤为重要。在高校管理中，办公室秘书的工作在整个高校管理工作中往往起到承上启下的作用。在新时期职业化背景下，秘书自身明确角色定位和提升素养对提高办公室工作效率有着极为重要的意义。
关键词：办公室秘书；角色定位；素质提升
秘书，是我们平时生活中一个比较熟悉的名词。在我国古代，秘书最早是指“宫中私藏之书”。如《汉书》中有这样的记载：“（班）游博学有俊才……与刘向校秘书……”“刘歆校秘书”“御史掌秘书”等。在现代社会，秘书是一种行政职位，我国各级政府机关、企事业单位普遍设有秘书职位。秘书是行政首长的助手，是直接协助各级领导机构、领导个人以及私人撰制和掌管文件、辅助决策、处理日常事务的执行和承办人员。
近年来，随着招生规模的扩大，出现了一批新建的本科院校。对新建的本科院校来说，适应高等教育发展的规律，强化管理在现实中就显得尤为重要。而在高校中主要承担管理职能的是办公室，秘书是办公室工作人员中比较特殊的角色，因为秘书通常是在领导身边工作，可以堪称是为领导出谋划策的高参。往往在现实工作中，每当领导有重要事项需要决断时，首先会想到听取秘书的意见后再做出决定。因此，从某种意义上说，办公室秘书的工作在整个高校管理工作中往往起到承上启下的作用，其角色定位如何以及秘书个人的素养一定意义上会影响办公室工作的效率，甚至影响整个学校工作的进展。本文就是从秘书的角色定位的角度来研究秘书在现实工作中应该如何定位，进而如何提升个人素养，适应高校发展的需要。这是一个值得高校深入研究的课题，也是一个社会性的课题。
一、科学定位工作性质
可以说，高校办公室秘书主要的工作就是服务领导、服务办公室，进而推广到服务全校师生。这就要求高校办公室秘书应该清醒、明确地给自己找准定位，这样才能更好地开展工作。下面从几个方面来谈谈如何科学定位工作性质。
1.公务型工作性质
高校办公室秘书由于是在高校工作，大多数面对的事务都与教学、科研以及学生工作有关，因而从工作的广泛性上讲应该是服务全校的师生，对全校师生的情况应该有所了解，并需及时上报领导，让领导更好地做出科学的决策，以提升工作效率。况且，在实际的工作中，也会牵涉到与各个部门之间的联系协调工作，有时候也需要秘书自身去做这样的工作，进而能够及时协调处理部门与部门之间的事务。当然，在一般的高校也会有对外联系的工作，而这个时候秘书也作为对外联络的窗口办公室的一员，有时候就会承担着学校与校外之间的联系桥梁作用。因此，这个时候秘书所从事的工作性质就应该是公务型的，不是只针对某一部门或者某一单位的工作。
2.私人型工作性质
近年来，随着我国改革开放进程的加快，许多具有良好知识背景和娴熟专业技能的较高素质人才，就会成为政府机关或者企事业单位领导的私人秘书。在高校办公室，往往领导也会配有私人秘书，帮助领导处理事务，如帮助领导对某一件事的调研，关注校园师生动态以及必要的陪同领导出外考察等。当然，私人秘书有时也帮助领导安排生活上的事务，通常情况下是领导在哪里秘书就在哪里，这样的秘书就是属于私人秘书的性质。在高校中，私人秘书正如前面所说，往往是跟在领导的身边，是领导身边的重要人物，因此有的时候私人秘书就充当了领导的高参，有可能会对领导的决策起到一个很主要的导向作用。可以说，私人秘书只服务领导个人或某个岗位。
3.专门型工作性质
这就是我们通常意义上了解的专门秘书，也叫专项秘书，是专门承担某项秘书工作的人员。在高校，往往会分出行政秘书、教务秘书和党务秘书，当然也有的高校会分得更细，如还有机要秘书、信访秘书、翻译秘书、公关秘书等。这个时候秘书的岗位就是专门针对某一项工作而设立的，在工作中履行自己的岗位职责。比如：教务秘书就要配合学校的教务部门做好教师的课务安排以及学生见习、实习以及实训等的安排；党务秘书就是从事教师、学生入党的宣传、考核、推荐等工作。因此，这样的秘书工作岗位往往是固定的，从事的工作也往往比较单一。
4.通用型工作性质
在一些高校中，特别是新建的本科高校，有时为了精简人员，提高工作效率，往往会使用“通才”型秘书，就是秘书不仅学识渊博，能力也是多样的，这样的秘书在很多工作中都会游刃有余。比如：在高校中，有很多师生有时候会到领导面前反映问题，这就需要秘书恰当地处理此类事情，因为领导通常都是比较忙的，不是任何事情、无论大小都由领导亲自过问。这个时候就需要秘书能够采取分流的办法处理。可以让所反映的问题在部门就可以解决，这个时候秘书的工作性质就是公务型的。如果反映的问题只能是领导才能处理的问题，这时候秘书就应该承担领导私人秘书的职责了。秘书要调查清楚问题的来龙去脉，并且要勇于当好领导的参谋，为领导的决策提供科学的依据。
二、积极提升个人素养
在明确角色定位即工作性质、职责的基础上，高校办公室秘书一定要保持一种积极的工作态度和勇于奉献的精神。很多人认为，秘书整天跟着领导很风光。其实，我们有时候看见的只是表面现象，或者说是少数秘书的工作情况。实际上，更多的秘书在现实生活中是“通用型”的秘书，在工作和生活中都会充当各种角色。因此，作为一名优秀的秘书工作人员，必须要不断地提升自己的综合素养，才有可能成为一个“专才”“通才”和“全才”的合格的秘书。
1.增强职业精神
在现实的工作中，秘书的工作量往往是很大的，每次领导活动都需要我们办公室秘书付出很多的努力，才有可能确保活动的圆满成功。况且，在日常的事务处理中，由于工作的对象是学校的师生，这就使得高校办公室的秘书每天几乎都要忙于各类琐碎、繁重的事务性工作，每天要忙于接打电话、起草各类文稿、筹备会议、安排接待或者应付和处理各种临时性、突发性的工作。其实，秘书工作非常辛苦，加班加点更是常事。如：学生半夜发生什么意外，可能会引起校园不稳定，这个时候不管有多晚，学校都会向上级部门呈报有关信息，这就需要办公室秘书及时准确地起草信息文稿。这时候就特别需要我们秘书工作人员具有良好的道德修养和文化素质，而且还要有一种甘于奉献、勇于做“幕后英雄”的精神，就是说秘书通常所做的事情也只有领导或者很少的人知道，不会在大众面前呈现自己“光彩的一面”。再有，也需要我们秘书工作人员不断提升职业素质、道德情操和文化素质，这样才能更好地适应高校工作需要。当然在现实中，高校办公室秘书主要服务的对象就是具有高学历的学者和管理人员，这也十分有助于我们自身的素养提升。 2.提高信息意识
新时期，由于信息化、网络化盛行，再加上秘书工作的特殊性，决定了高校秘书办公室就是高校工作中各种信息的“集散地”。可以说，上下左右、学校内外的信息都有可能汇集到高校办公室秘书这里，高校办公室秘书就是学校的“信息库”或者是“资料库”。这个时候，秘书就应该有一种超前的信息意识，平时注意积累已经发生的事情的信息，如关注学校教学、科研、学生工作等方面的工作状态，认真收集，并进行科学分类、整合以及处理和保存，为领导提供决策依据。而且，办公室秘书还应该学会分析信息和利用信息，提高处理信息的能力，做到不停地采集信息、分析信息而且在必要的情况下还要学会预测信息，在客观上可以起到“延伸”领导的“听力”、“扩展”领导的“视力”的作用。这些都需要高校办公室秘书要有信息意识，提高信息分析、整合、处理以及预测能力。
3.提升政策水平
从某种意义上说，政策和策略是高校发展的生命。而在现实工作中，高校办公室秘书工作是为整个学校发展服务的。在具体的日常工作中，高校办公室秘书不是执行学校的政策，就是修订政策，会涉及大量文书的起草、修订和完善工作。所以说，高校办公室秘书不仅是高校政策的宣传者、鼓动者、执行者，而且是学校各个部门以及系科发展规划的谋划者、修订者甚至是制订者。高校办公室秘书不同于一般的工作人员，因为经常与领导在一起，作为领导的第一参谋，往往在校园内其言行在某种意义上会有一定的权威性、政策性甚至会有一定的引导性，影响面也相对比较广。因此，高校办公室的秘书必须有较高的理论水平和政策水平，不能生搬硬套其他行业的行政管理工作体系，而应更加贴近教育改革需要以及高校发展需要。高校办公室秘书一定要按照科学发展观的要求不断更新思想，提高职业素质和理论水平，及时了解和掌握先进的国内外教育理念和管理理念，并将其运用到实际的学校工作中去，推动学校全面、协调和可持续发展。
4.增强综合素质
有的高校办公室秘书的工作岗位相对稳定，即有可能在秘书岗位上干了很长时间，通常会超过三年，这样不利于学校开创性地工作，也不利于秘书人员自身的提升。因此要根据工作的需要，让秘书的工作能够有所调整，那样就要求秘书自身科学、合理地规划自己的职业生涯。高校办公室秘书应该主动选择其他岗位锻炼，这样一来，就会很好地提升秘书人员的工作能力，有利于提高整个学校的管理水平，从而促进学校各项事业的发展。
总之，随着社会经济结构的变化和发展以及我国高等教育管理的不断改革，高校的管理也越来越科学化，对从事高校管理工作的人员的要求也越来越多，而作为高校办公室秘书，也伴随着职业化发展的趋势，对其知识结构和能力素质要求也越来越高。这就要求高校办公室秘书应该树立高尚的职业情操，不断更新理念，完善知识和能力结构，切实改变工作方法、工作方式以及工作作风，努力从简单的办文办事转变为既能办文办事又能做好领导的参谋，从简单的“信息库”转变为处理信息的能手，从简单的推理转变为科学的谋划，从简单的被动服务转变为积极的主动服务。当然，只有科学地对自我角色、职责定位，才能更好地发挥“纽带”的作用，推动学校各项事业又好又快地发展。
参考文献：
[1]潘月杰，刘琪.如何做秘书工作[M].北京：首都经济贸易大学出版社，2010.
[2]郭建庆.秘书职业化对高校秘书专业培养模式的导向[J].上海大学学报（社会科学版）2005，（05）：97.
[3]王德.怎样当好办公室主任[M].北京：中国人事出版社，2010.
关键词：办公室秘书；角色定位；素质提升
秘书，是我们平时生活中一个比较熟悉的名词。在我国古代，秘书最早是指“宫中私藏之书”。如《汉书》中有这样的记载：“（班）游博学有俊才……与刘向校秘书……”“刘歆校秘书”“御史掌秘书”等。在现代社会，秘书是一种行政职位，我国各级政府机关、企事业单位普遍设有秘书职位。秘书是行政首长的助手，是直接协助各级领导机构、领导个人以及私人撰制和掌管文件、辅助决策、处理日常事务的执行和承办人员。
近年来，随着招生规模的扩大，出现了一批新建的本科院校。对新建的本科院校来说，适应高等教育发展的规律，强化管理在现实中就显得尤为重要。而在高校中主要承担管理职能的是办公室，秘书是办公室工作人员中比较特殊的角色，因为秘书通常是在领导身边工作，可以堪称是为领导出谋划策的高参。往往在现实工作中，每当领导有重要事项需要决断时，首先会想到听取秘书的意见后再做出决定。因此，从某种意义上说，办公室秘书的工作在整个高校管理工作中往往起到承上启下的作用，其角色定位如何以及秘书个人的素养一定意义上会影响办公室工作的效率，甚至影响整个学校工作的进展。本文就是从秘书的角色定位的角度来研究秘书在现实工作中应该如何定位，进而如何提升个人素养，适应高校发展的需要。这是一个值得高校深入研究的课题，也是一个社会性的课题。
一、科学定位工作性质
可以说，高校办公室秘书主要的工作就是服务领导、服务办公室，进而推广到服务全校师生。这就要求高校办公室秘书应该清醒、明确地给自己找准定位，这样才能更好地开展工作。下面从几个方面来谈谈如何科学定位工作性质。
1.公务型工作性质
高校办公室秘书由于是在高校工作，大多数面对的事务都与教学、科研以及学生工作有关，因而从工作的广泛性上讲应该是服务全校的师生，对全校师生的情况应该有所了解，并需及时上报领导，让领导更好地做出科学的决策，以提升工作效率。况且，在实际的工作中，也会牵涉到与各个部门之间的联系协调工作，有时候也需要秘书自身去做这样的工作，进而能够及时协调处理部门与部门之间的事务。当然，在一般的高校也会有对外联系的工作，而这个时候秘书也作为对外联络的窗口办公室的一员，有时候就会承担着学校与校外之间的联系桥梁作用。因此，这个时候秘书所从事的工作性质就应该是公务型的，不是只针对某一部门或者某一单位的工作。
2.私人型工作性质
近年来，随着我国改革开放进程的加快，许多具有良好知识背景和娴熟专业技能的较高素质人才，就会成为政府机关或者企事业单位领导的私人秘书。在高校办公室，往往领导也会配有私人秘书，帮助领导处理事务，如帮助领导对某一件事的调研，关注校园师生动态以及必要的陪同领导出外考察等。当然，私人秘书有时也帮助领导安排生活上的事务，通常情况下是领导在哪里秘书就在哪里，这样的秘书就是属于私人秘书的性质。在高校中，私人秘书正如前面所说，往往是跟在领导的身边，是领导身边的重要人物，因此有的时候私人秘书就充当了领导的高参，有可能会对领导的决策起到一个很主要的导向作用。可以说，私人秘书只服务领导个人或某个岗位。
3.专门型工作性质
这就是我们通常意义上了解的专门秘书，也叫专项秘书，是专门承担某项秘书工作的人员。在高校，往往会分出行政秘书、教务秘书和党务秘书，当然也有的高校会分得更细，如还有机要秘书、信访秘书、翻译秘书、公关秘书等。这个时候秘书的岗位就是专门针对某一项工作而设立的，在工作中履行自己的岗位职责。比如：教务秘书就要配合学校的教务部门做好教师的课务安排以及学生见习、实习以及实训等的安排；党务秘书就是从事教师、学生入党的宣传、考核、推荐等工作。因此，这样的秘书工作岗位往往是固定的，从事的工作也往往比较单一。
4.通用型工作性质
在一些高校中，特别是新建的本科高校，有时为了精简人员，提高工作效率，往往会使用“通才”型秘书，就是秘书不仅学识渊博，能力也是多样的，这样的秘书在很多工作中都会游刃有余。比如：在高校中，有很多师生有时候会到领导面前反映问题，这就需要秘书恰当地处理此类事情，因为领导通常都是比较忙的，不是任何事情、无论大小都由领导亲自过问。这个时候就需要秘书能够采取分流的办法处理。可以让所反映的问题在部门就可以解决，这个时候秘书的工作性质就是公务型的。如果反映的问题只能是领导才能处理的问题，这时候秘书就应该承担领导私人秘书的职责了。秘书要调查清楚问题的来龙去脉，并且要勇于当好领导的参谋，为领导的决策提供科学的依据。
二、积极提升个人素养
在明确角色定位即工作性质、职责的基础上，高校办公室秘书一定要保持一种积极的工作态度和勇于奉献的精神。很多人认为，秘书整天跟着领导很风光。其实，我们有时候看见的只是表面现象，或者说是少数秘书的工作情况。实际上，更多的秘书在现实生活中是“通用型”的秘书，在工作和生活中都会充当各种角色。因此，作为一名优秀的秘书工作人员，必须要不断地提升自己的综合素养，才有可能成为一个“专才”“通才”和“全才”的合格的秘书。
1.增强职业精神
在现实的工作中，秘书的工作量往往是很大的，每次领导活动都需要我们办公室秘书付出很多的努力，才有可能确保活动的圆满成功。况且，在日常的事务处理中，由于工作的对象是学校的师生，这就使得高校办公室的秘书每天几乎都要忙于各类琐碎、繁重的事务性工作，每天要忙于接打电话、起草各类文稿、筹备会议、安排接待或者应付和处理各种临时性、突发性的工作。其实，秘书工作非常辛苦，加班加点更是常事。如：学生半夜发生什么意外，可能会引起校园不稳定，这个时候不管有多晚，学校都会向上级部门呈报有关信息，这就需要办公室秘书及时准确地起草信息文稿。这时候就特别需要我们秘书工作人员具有良好的道德修养和文化素质，而且还要有一种甘于奉献、勇于做“幕后英雄”的精神，就是说秘书通常所做的事情也只有领导或者很少的人知道，不会在大众面前呈现自己“光彩的一面”。再有，也需要我们秘书工作人员不断提升职业素质、道德情操和文化素质，这样才能更好地适应高校工作需要。当然在现实中，高校办公室秘书主要服务的对象就是具有高学历的学者和管理人员，这也十分有助于我们自身的素养提升。 2.提高信息意识
新时期，由于信息化、网络化盛行，再加上秘书工作的特殊性，决定了高校秘书办公室就是高校工作中各种信息的“集散地”。可以说，上下左右、学校内外的信息都有可能汇集到高校办公室秘书这里，高校办公室秘书就是学校的“信息库”或者是“资料库”。这个时候，秘书就应该有一种超前的信息意识，平时注意积累已经发生的事情的信息，如关注学校教学、科研、学生工作等方面的工作状态，认真收集，并进行科学分类、整合以及处理和保存，为领导提供决策依据。而且，办公室秘书还应该学会分析信息和利用信息，提高处理信息的能力，做到不停地采集信息、分析信息而且在必要的情况下还要学会预测信息，在客观上可以起到“延伸”领导的“听力”、“扩展”领导的“视力”的作用。这些都需要高校办公室秘书要有信息意识，提高信息分析、整合、处理以及预测能力。
3.提升政策水平
从某种意义上说，政策和策略是高校发展的生命。而在现实工作中，高校办公室秘书工作是为整个学校发展服务的。在具体的日常工作中，高校办公室秘书不是执行学校的政策，就是修订政策，会涉及大量文书的起草、修订和完善工作。所以说，高校办公室秘书不仅是高校政策的宣传者、鼓动者、执行者，而且是学校各个部门以及系科发展规划的谋划者、修订者甚至是制订者。高校办公室秘书不同于一般的工作人员，因为经常与领导在一起，作为领导的第一参谋，往往在校园内其言行在某种意义上会有一定的权威性、政策性甚至会有一定的引导性，影响面也相对比较广。因此，高校办公室的秘书必须有较高的理论水平和政策水平，不能生搬硬套其他行业的行政管理工作体系，而应更加贴近教育改革需要以及高校发展需要。高校办公室秘书一定要按照科学发展观的要求不断更新思想，提高职业素质和理论水平，及时了解和掌握先进的国内外教育理念和管理理念，并将其运用到实际的学校工作中去，推动学校全面、协调和可持续发展。
4.增强综合素质
有的高校办公室秘书的工作岗位相对稳定，即有可能在秘书岗位上干了很长时间，通常会超过三年，这样不利于学校开创性地工作，也不利于秘书人员自身的提升。因此要根据工作的需要，让秘书的工作能够有所调整，那样就要求秘书自身科学、合理地规划自己的职业生涯。高校办公室秘书应该主动选择其他岗位锻炼，这样一来，就会很好地提升秘书人员的工作能力，有利于提高整个学校的管理水平，从而促进学校各项事业的发展。
总之，随着社会经济结构的变化和发展以及我国高等教育管理的不断改革，高校的管理也越来越科学化，对从事高校管理工作的人员的要求也越来越多，而作为高校办公室秘书，也伴随着职业化发展的趋势，对其知识结构和能力素质要求也越来越高。这就要求高校办公室秘书应该树立高尚的职业情操，不断更新理念，完善知识和能力结构，切实改变工作方法、工作方式以及工作作风，努力从简单的办文办事转变为既能办文办事又能做好领导的参谋，从简单的“信息库”转变为处理信息的能手，从简单的推理转变为科学的谋划，从简单的被动服务转变为积极的主动服务。当然，只有科学地对自我角色、职责定位，才能更好地发挥“纽带”的作用，推动学校各项事业又好又快地发展。
参考文献：
[1]潘月杰，刘琪.如何做秘书工作[M].北京：首都经济贸易大学出版社，2010.
[2]郭建庆.秘书职业化对高校秘书专业培养模式的导向[J].上海大学学报（社会科学版）2005，（05）：97.
[3]王德.怎样当好办公室主任[M].北京：中国人事出版社，2010.