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【摘要】 会计电算化的普及应用,对会计档案管理工作提出了更高的要求,它推动了会计档案管理工作的进一步发展。财务管理和会计电算化应用软件也不断升级,这些都促使会计档案向技术化、知识化和信息化发展。
【关键词】 电算化；会计档案；管理
【中图分类号】 G271【文献标识码】 A【文章编号】 1005-1074(2009)04-0166-02
1 会计电算化档案的内容
根据财政部、国家档案局财会字(1998)32号文件，1999年1月1日起施行的《会计档案管理办法》规定，采用电子计算机进行会计核算的单位，不仅要保存电子会计数据，而且应当保存打印出的纸质会计档案，这在制度上确立了电算化会计档案是双重的会计档案载体，即传统意义上的会计档案与包括存储在计算机硬盘、光盘以及其他磁性介质内的会计数据等形式的电子会计档案。这说明，电算化会计档案比传统会计档案具有更广泛的内涵，具体内容如下:
1.1 机制会计档案 包括从会计电算化系统打印输出的会计凭证、会计账薄、财务会计报告等纸介质档案，也包括应当依法保存的会计档案移交、保管、销毁清册等其他类档案。
1.2 机读会计档案 包括以计算机硬盘、软盘等磁性介质或光盘等其他介质存储的、只能以电子数据状态保存的会计数据，包括会计凭证、会计账簿、会计报表(包括报表格式与计算公式)等数据和会计数据库。1.3 计算机系统档案 包括下列内容:①计算机硬件型号、存贮空间大小、外部设备类型;②计算机操作系统(或网络操作系统)型号;③会计软件系统的编程语言、数据库系统类型;④软件系统名称、版本号;⑤与软件系统相配套的各说明书与使用手册。
2 会计电算化会计档案的特点
传统的会计档案是指会计凭证、会计账簿和会计报表等会计核算专用材料,它是记录和反映经济业务的重要史料和证据。这些史料和证据具有严格的数据平衡性、时序性和严肃性、不得随意篡改。各级企、事业单位实行会计电算化以后,由于产生了许多依附于计算机磁性介质上的数据与文件,财务人员的所有日常工作以及历年会计资料的调阅均在计算机上完成,随之而使会计档案赋予了许多新的特点。我根据工作的实践,总结出会计电算化会计档案具有以下一些显著特点:
第一，会计电算化档案的载体不仅是通过打印等输出的传统意义上的纸张,更主要的是磁性介质或光盘。即会计电算化档案的保管不仅是作为会计资料信息载体的纸张而且更重要的是磁性介质或光盘。
第二，会计电算化档案具有易遭破坏,难留痕迹的特点,同时他们又受载体的质量、载体存放环境、载体存储信息的有效期等条件的影响,即对会计电算化档案的安全性、完整性要求更高。
第三，实行电算化的时间越长,会计档案与财务软件的版本数越多,即会计电算化档案更需要科学地管理。
第四，会计电算化档案不仅保留了传统意义上的会计档案,而且还包括存储在计算机硬盘中的会计数据、其他磁性介质或光盘存储的会计数据。即会计电算化档案存储的范围和领域扩大了。
3 电算化会计档案管理存在的问题
基于电算化会计内涵的变化,载体的变革以及共享性等特点,由此引发会计档案管理中新的问题,
3.1 会计电子档案尚未真正纳入档案管理范畴 会计电子档案的管理缺乏明确的规章制度。档案部门目前所执行的仍是《会计档案管理办法》和2003年5月开始实施的《电子文件归档与管理规范》,缺乏针对电算化会计档案管理的制度规范。由于企业各部门之间的分工不同,相互交流、协调不够,会计电子方案往往都是由财务软件的系统管理员自行保存,由于财务人员不是专业的档案管理人员,在保管过程中易使电子档案处于一种无序的、不连贯的管理状态。由于财务人员实行轮岗制,在频繁的更换中更易造成电算化会计档案的丢失。
3.2 会计电算化档案管理制度落后 会计电算化已经步入网络时代,网络技术应用领域的拓宽使电算化系统出现许多新的特征,过去的电算化档案在管理内容、方法及管理目标上都显得较为狭隘,影响了会计电子文档的收集、管理和利用,导致电算化档案管理出现简单化、形式化的现象。
3.3 会计人员的电子档案管理意识较弱,计算机操作能力较低 会计电子档案从收集到归档的过程,离不开计算机操作。由于会计人员的电算化操作能力较低,对电算化档案的重视不足,
及操作人员的时间观念不强等原因出现的问题，影响电算化系统的正常工作。
4 电算化会计档案管理的措施
4.1 采取安全保密措施,防止存储在硬盘中的会计档案被修改 常用的安全保密措施有:①用户识别控制:防止非法用户接触会计档案。②操作日志管理:由系统自动进行操作登记,建立加密的机内操作日志,监督系统操作,留下审计线索。③数据存取权限限制:对于安全保密程度不等的数据,应赋予不同的使用人员以不同的操作权限,防止越权使用。
4.2 应对计算机环境中形成的会计档案实行多重备份 ①在专用计算机上进行电子档案备份。②在磁盘、光盘上进行电子档案备份。③对电子档案进行异地备份,以防止因事故而使电算化会计档案遭受损失。④必须用优质光盘刻录备份所有的电子档案数据,以保证数据的实体和信息安全。年终要将当年形成的所有财务档案信息整理归类,并标明日期、内容目录、备份人姓名等内容,用于存档的盘片由系统管理员和财务处长签名。
4.3 建立电算化会计档案的归档制度 会计电算化系统开发和使用的全套文档资料及软件程序,都应视同会计档案加以保管;电算化会计数据在打印之前,应妥善保管并保留副本,记账凭证、总分类账、现金日记账和银行存款日记账等应打印输出,并按照税务、审计等管理部门的要求,及时打印输出有关账簿、报表。①现金日记账和银行存款日记账应每天登记并打印输出,做到日清月结。如果每天业务较少,不能满页打印的,可按旬打印输出。②一般账簿可以根据实际情况和工作需要按月、季或年打印;如果业务较少,可满页打印。③如果所有记账凭证数据和明细分类账数据都存储在计算机内,总分类账可用“总分类账本期发生额及余额对照表”替代。④在保证账簿清晰的条件下,打印输出的账簿中表格线可适当减少。
4.4 严格按照财政部和国家档案局的有关规定,管理和保存电算化会计档案 对电算化会计档案要做好防磁、防火、防潮和防尘工作;对采用磁性介质保存的档案,还应定期检查,定期复制,防止由于磁性介质的损坏而使会计档案丢失,造成无法挽回的损失。电算化会计档案必须与对应的财务软件版本一致,因为不同的版本可能会使会计档案不能被调阅,或产生某些预料之外的错误。除了备份之外,还应收集和保存以下相关信息:计算机硬件系统的型号、存储空间的大小、外部设备的配套类型等;计算机操作系统、网络操作系统以及汉字操作系统;财务软件的编程语言、数据库系统类型;财务软件的系统名称、版本号;财务软件的销售与维护公司的名称、地址、电话与联系人,以及与会计电算化软件系统相配套的各种说明书及使用手册。
4.5 加大对电算化会计档案管理的投入
第一，注重硬件配置、软件购买环节。各单位在购买财务软件时应重点注意:所购软件必须通过财政部的评审,软件的技术指标应满足本单位需求,符合特殊核算的要求和行业特性以及发展的需要;软件功能具有前瞻性,且能保证会计数据安全可靠,不易被破坏和泄密;操作方便,通俗易懂,简单好学,售后服务好,能及时提供日常维护、版本升级和软件再开发。此外,配备高清晰度的激光或喷墨打印机,用以输出纸质会计档案。
第二，存放电算化会计档案的场所应具有防尘、防磁、防潮等必备的硬件条件,接收入库的电算化会计档案要装入特制的软件盒中,软件盒须放在特制的防磁档案柜内。强化系统的安全防护功能,并就信息的归档、立卷、查询等建立明确的程序和授权批准制度。为保证电算化会计档案信息的安全,要制定防范计算机病毒的措施,防止计算机病毒损坏电算化信息。定期进行补丁维护,避免因电脑或网络安全隐患导致会计档案泄密或被人为恶意修改。加强计算机系统管理,一般操作人员的计算机不应安装软驱和光驱,所有需安装的软件都必须由系统管理员执行,从根本上消除病毒的威胁。
参考文献
[1] 董瑞芬.地方性高校电算化下会计档案管理研究[J]兰台世界,2009，（2）
[2] 王俊慧.浅谈电算化会计档案的综合利用[J].甘肃科技纵横,2008(，6)
[3] 陈晓静.对加强电算化会计档案管理工作的思考[J].中小企业管理与科技(上旬刊),2008，(8)
[4] 邓丽平.高校电算化会计档案管理的问题与对策分析[J].湖南人文科技学院学报,2008，(4)
[5] 郑捷菲.高校电算化会计档案管理之我见[J].锡林郭勒职业学院学报,2007，(1)
[6] 张彦芳.电算化条件下的会计档案管理[J].科技档案,2008，(1)
【关键词】 电算化；会计档案；管理
【中图分类号】 G271【文献标识码】 A【文章编号】 1005-1074(2009)04-0166-02
1 会计电算化档案的内容
根据财政部、国家档案局财会字(1998)32号文件，1999年1月1日起施行的《会计档案管理办法》规定，采用电子计算机进行会计核算的单位，不仅要保存电子会计数据，而且应当保存打印出的纸质会计档案，这在制度上确立了电算化会计档案是双重的会计档案载体，即传统意义上的会计档案与包括存储在计算机硬盘、光盘以及其他磁性介质内的会计数据等形式的电子会计档案。这说明，电算化会计档案比传统会计档案具有更广泛的内涵，具体内容如下:
1.1 机制会计档案 包括从会计电算化系统打印输出的会计凭证、会计账薄、财务会计报告等纸介质档案，也包括应当依法保存的会计档案移交、保管、销毁清册等其他类档案。
1.2 机读会计档案 包括以计算机硬盘、软盘等磁性介质或光盘等其他介质存储的、只能以电子数据状态保存的会计数据，包括会计凭证、会计账簿、会计报表(包括报表格式与计算公式)等数据和会计数据库。1.3 计算机系统档案 包括下列内容:①计算机硬件型号、存贮空间大小、外部设备类型;②计算机操作系统(或网络操作系统)型号;③会计软件系统的编程语言、数据库系统类型;④软件系统名称、版本号;⑤与软件系统相配套的各说明书与使用手册。
2 会计电算化会计档案的特点
传统的会计档案是指会计凭证、会计账簿和会计报表等会计核算专用材料,它是记录和反映经济业务的重要史料和证据。这些史料和证据具有严格的数据平衡性、时序性和严肃性、不得随意篡改。各级企、事业单位实行会计电算化以后,由于产生了许多依附于计算机磁性介质上的数据与文件,财务人员的所有日常工作以及历年会计资料的调阅均在计算机上完成,随之而使会计档案赋予了许多新的特点。我根据工作的实践,总结出会计电算化会计档案具有以下一些显著特点:
第一，会计电算化档案的载体不仅是通过打印等输出的传统意义上的纸张,更主要的是磁性介质或光盘。即会计电算化档案的保管不仅是作为会计资料信息载体的纸张而且更重要的是磁性介质或光盘。
第二，会计电算化档案具有易遭破坏,难留痕迹的特点,同时他们又受载体的质量、载体存放环境、载体存储信息的有效期等条件的影响,即对会计电算化档案的安全性、完整性要求更高。
第三，实行电算化的时间越长,会计档案与财务软件的版本数越多,即会计电算化档案更需要科学地管理。
第四，会计电算化档案不仅保留了传统意义上的会计档案,而且还包括存储在计算机硬盘中的会计数据、其他磁性介质或光盘存储的会计数据。即会计电算化档案存储的范围和领域扩大了。
3 电算化会计档案管理存在的问题
基于电算化会计内涵的变化,载体的变革以及共享性等特点,由此引发会计档案管理中新的问题,
3.1 会计电子档案尚未真正纳入档案管理范畴 会计电子档案的管理缺乏明确的规章制度。档案部门目前所执行的仍是《会计档案管理办法》和2003年5月开始实施的《电子文件归档与管理规范》,缺乏针对电算化会计档案管理的制度规范。由于企业各部门之间的分工不同,相互交流、协调不够,会计电子方案往往都是由财务软件的系统管理员自行保存,由于财务人员不是专业的档案管理人员,在保管过程中易使电子档案处于一种无序的、不连贯的管理状态。由于财务人员实行轮岗制,在频繁的更换中更易造成电算化会计档案的丢失。
3.2 会计电算化档案管理制度落后 会计电算化已经步入网络时代,网络技术应用领域的拓宽使电算化系统出现许多新的特征,过去的电算化档案在管理内容、方法及管理目标上都显得较为狭隘,影响了会计电子文档的收集、管理和利用,导致电算化档案管理出现简单化、形式化的现象。
3.3 会计人员的电子档案管理意识较弱,计算机操作能力较低 会计电子档案从收集到归档的过程,离不开计算机操作。由于会计人员的电算化操作能力较低,对电算化档案的重视不足,
及操作人员的时间观念不强等原因出现的问题，影响电算化系统的正常工作。
4 电算化会计档案管理的措施
4.1 采取安全保密措施,防止存储在硬盘中的会计档案被修改 常用的安全保密措施有:①用户识别控制:防止非法用户接触会计档案。②操作日志管理:由系统自动进行操作登记,建立加密的机内操作日志,监督系统操作,留下审计线索。③数据存取权限限制:对于安全保密程度不等的数据,应赋予不同的使用人员以不同的操作权限,防止越权使用。
4.2 应对计算机环境中形成的会计档案实行多重备份 ①在专用计算机上进行电子档案备份。②在磁盘、光盘上进行电子档案备份。③对电子档案进行异地备份,以防止因事故而使电算化会计档案遭受损失。④必须用优质光盘刻录备份所有的电子档案数据,以保证数据的实体和信息安全。年终要将当年形成的所有财务档案信息整理归类,并标明日期、内容目录、备份人姓名等内容,用于存档的盘片由系统管理员和财务处长签名。
4.3 建立电算化会计档案的归档制度 会计电算化系统开发和使用的全套文档资料及软件程序,都应视同会计档案加以保管;电算化会计数据在打印之前,应妥善保管并保留副本,记账凭证、总分类账、现金日记账和银行存款日记账等应打印输出,并按照税务、审计等管理部门的要求,及时打印输出有关账簿、报表。①现金日记账和银行存款日记账应每天登记并打印输出,做到日清月结。如果每天业务较少,不能满页打印的,可按旬打印输出。②一般账簿可以根据实际情况和工作需要按月、季或年打印;如果业务较少,可满页打印。③如果所有记账凭证数据和明细分类账数据都存储在计算机内,总分类账可用“总分类账本期发生额及余额对照表”替代。④在保证账簿清晰的条件下,打印输出的账簿中表格线可适当减少。
4.4 严格按照财政部和国家档案局的有关规定,管理和保存电算化会计档案 对电算化会计档案要做好防磁、防火、防潮和防尘工作;对采用磁性介质保存的档案,还应定期检查,定期复制,防止由于磁性介质的损坏而使会计档案丢失,造成无法挽回的损失。电算化会计档案必须与对应的财务软件版本一致,因为不同的版本可能会使会计档案不能被调阅,或产生某些预料之外的错误。除了备份之外,还应收集和保存以下相关信息:计算机硬件系统的型号、存储空间的大小、外部设备的配套类型等;计算机操作系统、网络操作系统以及汉字操作系统;财务软件的编程语言、数据库系统类型;财务软件的系统名称、版本号;财务软件的销售与维护公司的名称、地址、电话与联系人,以及与会计电算化软件系统相配套的各种说明书及使用手册。
4.5 加大对电算化会计档案管理的投入
第一，注重硬件配置、软件购买环节。各单位在购买财务软件时应重点注意:所购软件必须通过财政部的评审,软件的技术指标应满足本单位需求,符合特殊核算的要求和行业特性以及发展的需要;软件功能具有前瞻性,且能保证会计数据安全可靠,不易被破坏和泄密;操作方便,通俗易懂,简单好学,售后服务好,能及时提供日常维护、版本升级和软件再开发。此外,配备高清晰度的激光或喷墨打印机,用以输出纸质会计档案。
第二，存放电算化会计档案的场所应具有防尘、防磁、防潮等必备的硬件条件,接收入库的电算化会计档案要装入特制的软件盒中,软件盒须放在特制的防磁档案柜内。强化系统的安全防护功能,并就信息的归档、立卷、查询等建立明确的程序和授权批准制度。为保证电算化会计档案信息的安全,要制定防范计算机病毒的措施,防止计算机病毒损坏电算化信息。定期进行补丁维护,避免因电脑或网络安全隐患导致会计档案泄密或被人为恶意修改。加强计算机系统管理,一般操作人员的计算机不应安装软驱和光驱,所有需安装的软件都必须由系统管理员执行,从根本上消除病毒的威胁。
参考文献
[1] 董瑞芬.地方性高校电算化下会计档案管理研究[J]兰台世界,2009，（2）
[2] 王俊慧.浅谈电算化会计档案的综合利用[J].甘肃科技纵横,2008(，6)
[3] 陈晓静.对加强电算化会计档案管理工作的思考[J].中小企业管理与科技(上旬刊),2008，(8)
[4] 邓丽平.高校电算化会计档案管理的问题与对策分析[J].湖南人文科技学院学报,2008，(4)
[5] 郑捷菲.高校电算化会计档案管理之我见[J].锡林郭勒职业学院学报,2007，(1)
[6] 张彦芳.电算化条件下的会计档案管理[J].科技档案,2008，(1)