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摘 要:教学秘书工作对高校教学工作至关重要,尤其是在民办高校中教学秘书起着推进日常教学工作顺利进行和规范教学档案管理工作等的关键作用,其综合素质、个人修养以及工作能力的高低,都会对学校教育教学工作产生直接影响。教学秘书的工作性质和工作内容要求从事者具备较高的综合素质、丰富的管理经验和科学的工作方法。
关键词:教学秘书;教学管理
学校的重要职能在于为社会培养和教育人,输送社会有用的人才。教高【2006】16号文中指出,“高等职业教育作为高等教育发展中的一个类型,肩负着培养面向生产、建设、服务和管理第一线需要的高技能人才的使命,在我国加快推进社会主义现代化建设进程中具有不可替代的作用。”也就是说,高等职业教育的主要职能是培养高素质、技能型专门人才,这一职能在执行过程中,定会牵涉到学校的各部门。一般说来,教务处承担着主要的责任,学校的教学质量要由教务处来实现。民办学校由于其特殊性,在这一职能的实现过程中,也涉及到了各院部的教学秘书,下面本人就民办高校的特殊性谈一下教学秘书的工作。
一、教学秘书的主要职责
教学秘书是各院系、部承担教学管理工作的专职人员,负责处理院系、部内的有关教学事务,保证本部门各专业教学计划的正常执行,负责管理信息的收集、综合、整理工作,为部门和上级领导提供决策依据,及时跟踪、监督教学过程,发现问题及时解决,并及时向教务部门和相关领导汇报,使问题得到及时调整。所以,教学秘书是教务处和院系之间教学组织和管理的桥梁和纽带,不仅协调教务部门、教师、学生之间的关系,又要完成院、部内的教学管理和组织工作,所以教学秘书是高校管理队伍中的一个重要组成部分。
民办高校由于其特殊性,其教学秘书工作除了以上职责之外,还兼顾了以下职责:1、负责任课教师的调、停课工作,及时向教务处呈报教务处调、停课申请表,经批准后安排教务员办理手续。民办高校师资的一大特点是外聘教师数量多,占全部教师的一半左右,有的学院比如医学院、护理学院等,外聘教师占全部教师的三分之二强。外聘教师解决了民办高校师资的燃眉之急,却也给教务工作带来了一定的麻烦,由于他们工作时间的不固定性,调、停课也便成了教学秘书的重要工作之一。2、负责学生期末成绩的汇总整理及通报。目前,大部分民办高职院校的成绩管理还采用比较传统的方式,即各系部统计整理本系部学生的成绩,上报教务处,经教务处审核后再下发到各系部,然后由教学秘书整理分发到各班级。3、负责本院系、部学生的学籍管理工作,建立和妥善保管好本院系、部学生的学籍材料及有关教学工作的文件和材料。学生学历模式除去统招之外,还有试点专科、试点本科、成人专科、成人本科、成人中专、职业中专、五年一贯制、联合培养生等,不同的学历模式学籍注册程序、注册时间都有所不同。一般高校学生一般只有一个学籍,在民办高校有的非统招学生同时注册多个学籍,这也给教学秘书工作带来了一定的难度。
二、教学秘书工作的特点
1.奉献与服务
服务教学、服务师生是教学秘书工作的主要内容,也是教学秘书一切工作的出发点和落脚点。不管是教师还是学生,他们都是有思想、有知识的人,由于他们在年龄、经历、性格、学历、地域以及文化水平和生活习惯等方面的差异,使教学秘书的工作内容和方法有了特殊性,服务的难度也随之加大。另外,由于教师和学生是学校的主体,因此,教学秘书在实际工作中也必须付出真心,以诚相待,急教师所急,解学生所难,任劳任怨,全心全意为教师和学生服务。
2.繁琐性与综合性
由于民办学校学历模式繁多,学籍变动频繁,要做好教学管理工作谈何容易。教学秘书工作的繁琐性主要表现在工作的难度大,既要处理好常规的日常管理工作,又要应付一些突发性的教学情况,工作量大、工作内容繁琐。教学秘书的综合性是指教学秘书工作涉及到全部教学工作,既要协助领导管理教学,又要处理教学方面的具体事务,协调各方面的关系,还要完成教务部门和各级领导临时交办的工作,因此教学秘书工作实质上是综合性的复杂工作。
3.时效性与灵活性
所谓时效性,是指有些工作(比如教材发放、学生数据上报,教育教学改革立项的申报、调停课等)都有严格的时间限制,不能逾期。另外,教学秘书工作的时效性还表现在所有的教学准备工作必须在教学活动实施前准备就绪,不能拖后。所谓灵活性是指教学秘书工作的随机应变、灵便应对突发事件的能力,教学活动是一个互动过程,要求教和学的有机协调,更不能脱节。同时,教学活动也需要全校各部门的相互协调,共同努力,只有这样,才能达到良好的教学效果。此外,教学秘书工作的灵活性还表现在处理各种关系上,这就需要教学秘书要有较高的协调能力和随机应变能力。
三、教学秘书的职业素养
作为一名高校教学秘书,首先要提高个人修养。一个人的修养包括思想政治修养、文化修养、业务修养和人际关系修养。思想修养是指思想上要想教师所想,急教师所急,处处以身作则,实事求实,态度端正,一视同仁,才能得到教師的支持。文化修养方面要虚心好学、谦虚谨慎,不断拓宽自己的知识面,坚持学习新知识。业务修养是指作为教学秘书,一定要高姿态,比一般的教师站得高些、看得远些,既要有一定的领导能力,又要有较强的组织能力和协调能力。人际关系修养是指在与教师、学生的交往中,要坚持真诚、主动、友好的原则,待人热情,办事公正,品行端正,在人际关系的实践中逐步探索与提高。
四、如何做好教学秘书工作
1.热爱工作,甘于奉献
教学秘书所从事的是教学管理中最基础的工作,工作任务重,难度大,既有常规日常教学管理工作,又有突发性教学异常情况。有时任务急,工作重,不得不加班加点,节假日也不休息。因此,要做好教学秘书工作,首先要热爱这份工作,要有很强的奉献精神,在工作中要忠于党的教育事业,淡泊名利,在工作之余,还要认真学习国家及学校重要的教学文件,提高高等教育理论水平,树立全心全意为人民服务的崇高理想。
2.善于沟通,注重协调
由于教学秘书工作的繁杂性,教学秘书在实际工作中,既要大胆又要细心,既要全面掌握工作全局,又要注重细节,一丝不苟。万万不能因为自己的一时疏忽而造成教学的混乱,更不能因此而影响教学秩序。在实际工作中我们都有这样的体会,在教学计划完成的过程中,要随时与各位老师保持联系与沟通,提醒各位老师教学环节的衔接与时间安排,必要时为有特殊任务的老师列出一个工作计划表。另外,对于重要节假日的时间安排以及调停课,也应该通知所有相关教师和学生,使教学任务得到相应安排和落实,从而保证教学计划的正常完成。此外,学校是社会的一个缩影,教学秘书应该注意并尊重每位教师在教学风格、秉性、兴趣、学术造诣、特长等方面的不同,既要善于听取并采纳不同意见,又要学会从中协调,求同存异,满足每一位老师的要求,同学院领导一起,把学院每位教师紧密团结在一起,为搞好学院的教学工作而共同努力。
总之,教学秘书是高校工作人员中最平凡的一员,而教学秘书工作是高校特别是民办高校中最基础而又不可缺少的工作,只要我们坚定工作信念,脚踏实地,不断探索,勇于创新,就一定能成为一名优秀的教学秘书。
参考文献:
[1]孔庆国等.浅谈高校教学秘书的工作职责和工作特点[J].山东农业教育,2008,(2).
[2]林君.高校教学秘书工作的特点及素质要求[J].教书育人:高教论坛,2007,(8).
[3]张勤.教学质量与教学管理队伍建设[J].中国高等教育,2002,(9).
[4]胡宝国.试论教学秘书在高校教学管理中的作用[J].东北财经大学学报,2001,(4).
[5]倪静.浅谈教学秘书的素质要求[J].读与写:教育教学刊,2008,(2).
[6]闻亮.高校教学秘书工作的特点及要求[J].湖北成人教育学院学报,2003,(9):11-12.
关键词:教学秘书;教学管理
学校的重要职能在于为社会培养和教育人,输送社会有用的人才。教高【2006】16号文中指出,“高等职业教育作为高等教育发展中的一个类型,肩负着培养面向生产、建设、服务和管理第一线需要的高技能人才的使命,在我国加快推进社会主义现代化建设进程中具有不可替代的作用。”也就是说,高等职业教育的主要职能是培养高素质、技能型专门人才,这一职能在执行过程中,定会牵涉到学校的各部门。一般说来,教务处承担着主要的责任,学校的教学质量要由教务处来实现。民办学校由于其特殊性,在这一职能的实现过程中,也涉及到了各院部的教学秘书,下面本人就民办高校的特殊性谈一下教学秘书的工作。
一、教学秘书的主要职责
教学秘书是各院系、部承担教学管理工作的专职人员,负责处理院系、部内的有关教学事务,保证本部门各专业教学计划的正常执行,负责管理信息的收集、综合、整理工作,为部门和上级领导提供决策依据,及时跟踪、监督教学过程,发现问题及时解决,并及时向教务部门和相关领导汇报,使问题得到及时调整。所以,教学秘书是教务处和院系之间教学组织和管理的桥梁和纽带,不仅协调教务部门、教师、学生之间的关系,又要完成院、部内的教学管理和组织工作,所以教学秘书是高校管理队伍中的一个重要组成部分。
民办高校由于其特殊性,其教学秘书工作除了以上职责之外,还兼顾了以下职责:1、负责任课教师的调、停课工作,及时向教务处呈报教务处调、停课申请表,经批准后安排教务员办理手续。民办高校师资的一大特点是外聘教师数量多,占全部教师的一半左右,有的学院比如医学院、护理学院等,外聘教师占全部教师的三分之二强。外聘教师解决了民办高校师资的燃眉之急,却也给教务工作带来了一定的麻烦,由于他们工作时间的不固定性,调、停课也便成了教学秘书的重要工作之一。2、负责学生期末成绩的汇总整理及通报。目前,大部分民办高职院校的成绩管理还采用比较传统的方式,即各系部统计整理本系部学生的成绩,上报教务处,经教务处审核后再下发到各系部,然后由教学秘书整理分发到各班级。3、负责本院系、部学生的学籍管理工作,建立和妥善保管好本院系、部学生的学籍材料及有关教学工作的文件和材料。学生学历模式除去统招之外,还有试点专科、试点本科、成人专科、成人本科、成人中专、职业中专、五年一贯制、联合培养生等,不同的学历模式学籍注册程序、注册时间都有所不同。一般高校学生一般只有一个学籍,在民办高校有的非统招学生同时注册多个学籍,这也给教学秘书工作带来了一定的难度。
二、教学秘书工作的特点
1.奉献与服务
服务教学、服务师生是教学秘书工作的主要内容,也是教学秘书一切工作的出发点和落脚点。不管是教师还是学生,他们都是有思想、有知识的人,由于他们在年龄、经历、性格、学历、地域以及文化水平和生活习惯等方面的差异,使教学秘书的工作内容和方法有了特殊性,服务的难度也随之加大。另外,由于教师和学生是学校的主体,因此,教学秘书在实际工作中也必须付出真心,以诚相待,急教师所急,解学生所难,任劳任怨,全心全意为教师和学生服务。
2.繁琐性与综合性
由于民办学校学历模式繁多,学籍变动频繁,要做好教学管理工作谈何容易。教学秘书工作的繁琐性主要表现在工作的难度大,既要处理好常规的日常管理工作,又要应付一些突发性的教学情况,工作量大、工作内容繁琐。教学秘书的综合性是指教学秘书工作涉及到全部教学工作,既要协助领导管理教学,又要处理教学方面的具体事务,协调各方面的关系,还要完成教务部门和各级领导临时交办的工作,因此教学秘书工作实质上是综合性的复杂工作。
3.时效性与灵活性
所谓时效性,是指有些工作(比如教材发放、学生数据上报,教育教学改革立项的申报、调停课等)都有严格的时间限制,不能逾期。另外,教学秘书工作的时效性还表现在所有的教学准备工作必须在教学活动实施前准备就绪,不能拖后。所谓灵活性是指教学秘书工作的随机应变、灵便应对突发事件的能力,教学活动是一个互动过程,要求教和学的有机协调,更不能脱节。同时,教学活动也需要全校各部门的相互协调,共同努力,只有这样,才能达到良好的教学效果。此外,教学秘书工作的灵活性还表现在处理各种关系上,这就需要教学秘书要有较高的协调能力和随机应变能力。
三、教学秘书的职业素养
作为一名高校教学秘书,首先要提高个人修养。一个人的修养包括思想政治修养、文化修养、业务修养和人际关系修养。思想修养是指思想上要想教师所想,急教师所急,处处以身作则,实事求实,态度端正,一视同仁,才能得到教師的支持。文化修养方面要虚心好学、谦虚谨慎,不断拓宽自己的知识面,坚持学习新知识。业务修养是指作为教学秘书,一定要高姿态,比一般的教师站得高些、看得远些,既要有一定的领导能力,又要有较强的组织能力和协调能力。人际关系修养是指在与教师、学生的交往中,要坚持真诚、主动、友好的原则,待人热情,办事公正,品行端正,在人际关系的实践中逐步探索与提高。
四、如何做好教学秘书工作
1.热爱工作,甘于奉献
教学秘书所从事的是教学管理中最基础的工作,工作任务重,难度大,既有常规日常教学管理工作,又有突发性教学异常情况。有时任务急,工作重,不得不加班加点,节假日也不休息。因此,要做好教学秘书工作,首先要热爱这份工作,要有很强的奉献精神,在工作中要忠于党的教育事业,淡泊名利,在工作之余,还要认真学习国家及学校重要的教学文件,提高高等教育理论水平,树立全心全意为人民服务的崇高理想。
2.善于沟通,注重协调
由于教学秘书工作的繁杂性,教学秘书在实际工作中,既要大胆又要细心,既要全面掌握工作全局,又要注重细节,一丝不苟。万万不能因为自己的一时疏忽而造成教学的混乱,更不能因此而影响教学秩序。在实际工作中我们都有这样的体会,在教学计划完成的过程中,要随时与各位老师保持联系与沟通,提醒各位老师教学环节的衔接与时间安排,必要时为有特殊任务的老师列出一个工作计划表。另外,对于重要节假日的时间安排以及调停课,也应该通知所有相关教师和学生,使教学任务得到相应安排和落实,从而保证教学计划的正常完成。此外,学校是社会的一个缩影,教学秘书应该注意并尊重每位教师在教学风格、秉性、兴趣、学术造诣、特长等方面的不同,既要善于听取并采纳不同意见,又要学会从中协调,求同存异,满足每一位老师的要求,同学院领导一起,把学院每位教师紧密团结在一起,为搞好学院的教学工作而共同努力。
总之,教学秘书是高校工作人员中最平凡的一员,而教学秘书工作是高校特别是民办高校中最基础而又不可缺少的工作,只要我们坚定工作信念,脚踏实地,不断探索,勇于创新,就一定能成为一名优秀的教学秘书。
参考文献:
[1]孔庆国等.浅谈高校教学秘书的工作职责和工作特点[J].山东农业教育,2008,(2).
[2]林君.高校教学秘书工作的特点及素质要求[J].教书育人:高教论坛,2007,(8).
[3]张勤.教学质量与教学管理队伍建设[J].中国高等教育,2002,(9).
[4]胡宝国.试论教学秘书在高校教学管理中的作用[J].东北财经大学学报,2001,(4).
[5]倪静.浅谈教学秘书的素质要求[J].读与写:教育教学刊,2008,(2).
[6]闻亮.高校教学秘书工作的特点及要求[J].湖北成人教育学院学报,2003,(9):11-12.