摘要：电子档案综合管理系统在工程设计行业中的应用是时代发展的结果，在局域网内进行数据的收录、归纳、循环利用等功能实现电子档案的运用，并且密切注重数据安全，规避使用纸质档案所造成的弊端，可以有效管理私密性高的电子文件，还可以提高档案管理人员的工作效率，便于随时随地合理利用档案。
关键字：电子档案综合管理系统;工程设计;应用方法
引言：
随着社会的不断发展，设计公司也在不断地进步，都各自积攒了大批的档案资料，一直是以纸质档案来进行保存的，但是纸质形式的档案保存很容易造成破损和遗失，尤其极易导致设计作品的泄露，无法保证档案的安全性能，可以通过电子档案来有效规避这些弊端，还能使档案能够高效地利用，使档案增强了私密性、完整性以及再利用性。
一、巧妙结合纸质档案和电子档案
正确分辨纸质档案与电子档案的区别，结合纸质档案的现状问题来完善电子档案，制定基本守则，创建相应的管理策略、技巧以及准则[1]。到目前为止，电子文档在实际工作中得到了相对的肯定，使人们快速进入了信息化时代，如今正处于纸质文件和电子文件的过渡阶段，部分文件不仅需要电子文件的备份还需要保留相关信息的纸质版留存的文件，而且对于重要的文件还需要将纸质版资料进行扫描，在电脑中保留下来，在进行电子规整的时候，务必需要把相应扫描件与电子编辑文件整合在一处，便于浏览翻阅，还可以保证资料的可靠性，使档案的保存更加全面，从而方便日后检索。通过两种档案方式的有机结合，即可以保证电子档案的运用，也不会减少纸质档案的合理利用。
二、保证电子档案的可靠性
电子档案的可靠性是电子档案管理的核心关键，首先需要保证它的可靠性和真实性，才能使电子档案具有一定的法律效力，因此确定电子档案的可靠性和真实性是非常有必要的。电子档案包括文字的书面记录和影像记录、数字记录，文字的书面记录包括文字编辑、图片、录音、影像等，而影像和数字记录则是以光栅图和矢量图的方式依存，可以根据实际情况进行运用，鉴于电子类型的文件容易编辑改动的特点，可根据设计行业的特质，采用设备完好的电子归档管理软件进行归档，通过专用软件实现电子档案管理的全过程，应该全权交由直属领导进行，并划分专业人员肩负，做好管理电子档案的专项工作，防止重要信息资料泄露出去，要强化电子资料制作与管理，通过培训的方式提升相关人员的能力，并让他们保护好自己负责的信息，管理档案的相关部门要树立档案的规则，精确电子资料的归档时长、范畴、技能以及移动存储的记录，便于精准管理，也可以着重关注重要文件的修改过程，并根据重要文件的利用程度应该同一时刻保存纸质文件，通过扫描纸质文件，将其最初的文件形式完整地保存起来，同时，在进行保存相同内容的时候，做好相应的标记，便于分辨，并且做好防护安全的工作，避免文件出现被异常改动的情况，而且在编辑文件或是修改文件时，要及时做好备份处理，对于特殊重要文件可以备份成纸质形式，便于档案使用的工作开展。
三、电子档案管理分为归纳整理和安全保存
电子档案的管理工作主要是信息资料的归纳整理和保存的安全性能[2]，在进行电子编辑修改工作的时候，要细化到人员当中，进行责任到人的划分，设计工作结束后要迅速电子归档，防止人员出现懒散状态，进而使文件破损以及丢失，在修改CAD文件的时候一定要申请手续再进行，在正式归纳时要做到全面细致的检查工作，避免出现低级错误从而影响归纳。同时需要做好电子档案的保管工作，在进行归纳的时候将文件置入专业的服务器当中，并且设置成自动镜像的模式，让档案负责人员适时的进行备份工作，在進行整理归纳备份到其他硬件的时候，要密切关注信息是否发生变化，避免信息的破损，尤其还需要对文件进行适时的安全检验，对待出现的问题迅速展开应对方法，也可以通过制作日常总结记录文件的管理情况，以保证内容的真实性。
四、设立合理的利用管理并加强人员的培训
电子档案具有很强的应用性，需要做好电子档案的利用管理工作，首先需要着重密切关注电子档案的安全性，由于信息、资料、数据的内容日益增加，要做好承载体的保卫工作，还有对信息进行加密处理，避免数据流失，对于电子信息所触及的相关人员进行权限的设置，按照人员的工作阶层进行划分，并各自设立电子档案的登录密码，让系统自动识别登陆者所能利用的范围，并且根据操作者进行实时追踪，对待超出利用范围的操作系统能够给予一定的示警提醒。
进行电子档案的归纳整理和应用，必须依托于职员的管理，让职员能够在灵活运用电子档案的软件时，发挥其最大的作用，需要培养职员具备计算机的应用和档案管理的相关知识，还必须学习相关的计算机英语，采用多样化的方式为电子档案管理提供更多更好的档案管理人员，扩大电子档案管理部门，帮助电子档案管理得到进一步发展。
五、电子档案的管理与整理
电子档案的构成包括编辑、措置、收录、累计、归档保存和应用等组成[3]，在每个环节里，都随时有信息资料丢失、破损等现状，所以，必须建立一个科学有效并且合理私密的管理制度，防止各个环节在运行操作的时候发生漏洞的情况，应该制定一个切实可行的管理守则，在制作档案过程中要及时进行整理保存并进行信息的分割细化，流程过于琐碎，所以务必制定严格且周密的归档策略，让档案管理人员严格执行归档细则，并且在前期做好人员的培训工作，适当减少档案管理人员的工作内容，可以更加高效率地完成档案制作，另外，构造基础数据库，以便于利用管理，建立库与库之间的密切联系，保证系统的全面性，防止数据库的布局反复变动。
六、结束语
综上所述，关于电子档案综合管理系统在工程设计行业中的应用，可以将纸质档案与电子档案有机结合起来，发挥档案管理的最大化，并根据实际情况保证档案的可靠性和真实性，对于信息资料发生变化的情况应进行及时的编辑修改，并且保证档案的私密性，设置档案系统操作人员的权限，进行全方位系统的监控工作，保证信息外露，最后，还需要重视档案管理人员的培训工作，让他们掌握档案管理相关的知识，更好地进行档案管理工作。
参考文献
[1]刘婧.浅谈工程设计企业电子档案管理[J].办公室业务，2019（8）：2.
[2]乔俏.勘察设计行业数字化出版及归档管理模式下工程档案管理探讨[J].办公室业务，2019（23）：2.
[3]亓彩群.工程设计企业数字档案管理系统的设计与应用——以某工程设计企业为例[J].兰台内外，2019（26）：2.