论文部分内容阅读
在学校，每学期期末的学生成绩统计、名次编排、学生成绩单的填写，这些繁杂、重复的工作给每位班主任老师增加了许多工作量。本文主要介绍word2003中的邮件合并操作与excel2003结合使用制作学生成绩单的方法，其中主要用到的操作是word邮件合并及excel中的几个常用函数sum（）、Average（）、Count If（）、If（）、Rank（）。
使用Excel工具建立数据源，是因为Excel是一个电子表格软件，可以用来制作电子表格、完成许多复杂的数据运算、进行数据分析和预测并有强大的制作图表功能，对教师来说它就是处理统计学生成绩的好帮手。
一、建立学生数据源（使用软件为Office2003）
1.启动Excel2003，建立学生成绩表
2.用sum函数统计学生的总分。单击h2单元格，输入公式“=sum（d2：g2）”，然后按回车键，用鼠标指向h2单元格右下角当鼠标控制点变成黑色十字架“+”后，按住鼠标左键拖放直至h42（把h2单元格中公式复制到表中h列最后一条记录，既：计算所有同学的总分）。
3.用Average函数计算学生的平均分。单击I2单元格，输入公式“=Average（d2：g2）”， 然后按回车键，用鼠标指向I2单元格右下角当鼠标控制点变成黑色十字架“+”后，按住鼠标左键拖放直至I42（把I2单元格中公式复制到表中I列最后一条记录，既：计算所有同学的平均分）。
4.用Rank函数对学生成绩进行排名。单击J2单元格，输入公式“=Rank（h2，$h$2：$h$42，0）”， 然后按回车键，用鼠标指向J2单元格右下角当鼠标控制点变成黑色十字架“+”后，按住鼠标左键拖放直至J42（把J2单元格中公式复制到表中J列最后一条记录，既：对所有学生成绩排名次）。
5.根据平均分用IF函数评出学生成绩为“优、良、中、及格、不及格”。单击K2单元格，输入公式“=IF（h2>=90， "优"，If（h2>=80， "良"， If（h2>=70， "中"， If（h2>=60， "及格"， "不及格"））））”，然后按回车键，用鼠标指向K2单元格右下角当鼠标控制点变成黑色十字架“+”后，按住鼠标左键拖放直至K42（把K2单元格中公式复制到表中K列最后一条记录，既：对所有学生成绩评优）。
6.用Count If函数统计学生的补考科数。单击L2单元格，输入公式“=Count If（d2：g2，“<60”）”，然后按回车键，用鼠标指向L2单元格右下角当鼠标控制点变成黑色十字架“+”后，按住鼠标左键拖放直至L42（把L2单元格中公式复制到表中L列最后一条记录，既：统计所有学生的补考科数）。
7.根据实际情况填写好班级学生的“奖励或处分”、“职务”、“班主任评语”，并以“学生成绩单”为名保存该数据表。（相关函数的用法可参照Excel帮助信息）
二、创建合并主文档
三、合并邮件
1.建好主文档后，从“工具”下拉菜单中选择“信函与邮件”中的“邮件合并”命令。
2.在窗口右弹出的“邮件合并”窗格中选择“信函”，并单击“下一步：正在启动文档”，在想要如何设置信函中选择“使用当前文档”，并单击“下一步：选取收件人”。
3.在“使用来自某文件或数据库的姓名和地址”下单击“浏览”，在打开的“选取数据源”对话框中选择上面创建的“学生成绩单”表，再单击“下一步：撰写信函”。
4.在“撰写信函”中选择“其他项目…”将打开“插入合并域”对话框，分别将“数据库域”中的域值插入到主文档中对应的值中（图3）。
说明：带书名号的都是从“插入合并域”中直接插入的相关内容。
5.单击“下一步：预览信函”，可预览一个合并信函或更多，也可更改收件人列表及排除收件人。
6.单击“下一步：完成合并”，可以打印合并信函或编辑个人信函添加个人批注。这里单击“编辑个人信函…”打开“合并到新文档”对话框，使用默认设置合并全部记录，并以新文档方式显示所有合并后的记录。
通过以上操作并做成模板，班主任老师在每个学期末可以利用该模板修改相关数据，然后通过邮件合并的方式打印机输出，既方便又快捷，从而提高工作效率。（作者单位：江西省赣州市南康区职业中专）
使用Excel工具建立数据源，是因为Excel是一个电子表格软件，可以用来制作电子表格、完成许多复杂的数据运算、进行数据分析和预测并有强大的制作图表功能，对教师来说它就是处理统计学生成绩的好帮手。
一、建立学生数据源（使用软件为Office2003）
1.启动Excel2003，建立学生成绩表
2.用sum函数统计学生的总分。单击h2单元格，输入公式“=sum（d2：g2）”，然后按回车键，用鼠标指向h2单元格右下角当鼠标控制点变成黑色十字架“+”后，按住鼠标左键拖放直至h42（把h2单元格中公式复制到表中h列最后一条记录，既：计算所有同学的总分）。
3.用Average函数计算学生的平均分。单击I2单元格，输入公式“=Average（d2：g2）”， 然后按回车键，用鼠标指向I2单元格右下角当鼠标控制点变成黑色十字架“+”后，按住鼠标左键拖放直至I42（把I2单元格中公式复制到表中I列最后一条记录，既：计算所有同学的平均分）。
4.用Rank函数对学生成绩进行排名。单击J2单元格，输入公式“=Rank（h2，$h$2：$h$42，0）”， 然后按回车键，用鼠标指向J2单元格右下角当鼠标控制点变成黑色十字架“+”后，按住鼠标左键拖放直至J42（把J2单元格中公式复制到表中J列最后一条记录，既：对所有学生成绩排名次）。
5.根据平均分用IF函数评出学生成绩为“优、良、中、及格、不及格”。单击K2单元格，输入公式“=IF（h2>=90， "优"，If（h2>=80， "良"， If（h2>=70， "中"， If（h2>=60， "及格"， "不及格"））））”，然后按回车键，用鼠标指向K2单元格右下角当鼠标控制点变成黑色十字架“+”后，按住鼠标左键拖放直至K42（把K2单元格中公式复制到表中K列最后一条记录，既：对所有学生成绩评优）。
6.用Count If函数统计学生的补考科数。单击L2单元格，输入公式“=Count If（d2：g2，“<60”）”，然后按回车键，用鼠标指向L2单元格右下角当鼠标控制点变成黑色十字架“+”后，按住鼠标左键拖放直至L42（把L2单元格中公式复制到表中L列最后一条记录，既：统计所有学生的补考科数）。
7.根据实际情况填写好班级学生的“奖励或处分”、“职务”、“班主任评语”，并以“学生成绩单”为名保存该数据表。（相关函数的用法可参照Excel帮助信息）
二、创建合并主文档
三、合并邮件
1.建好主文档后，从“工具”下拉菜单中选择“信函与邮件”中的“邮件合并”命令。
2.在窗口右弹出的“邮件合并”窗格中选择“信函”，并单击“下一步：正在启动文档”，在想要如何设置信函中选择“使用当前文档”，并单击“下一步：选取收件人”。
3.在“使用来自某文件或数据库的姓名和地址”下单击“浏览”，在打开的“选取数据源”对话框中选择上面创建的“学生成绩单”表，再单击“下一步：撰写信函”。
4.在“撰写信函”中选择“其他项目…”将打开“插入合并域”对话框，分别将“数据库域”中的域值插入到主文档中对应的值中（图3）。
说明：带书名号的都是从“插入合并域”中直接插入的相关内容。
5.单击“下一步：预览信函”，可预览一个合并信函或更多，也可更改收件人列表及排除收件人。
6.单击“下一步：完成合并”，可以打印合并信函或编辑个人信函添加个人批注。这里单击“编辑个人信函…”打开“合并到新文档”对话框，使用默认设置合并全部记录，并以新文档方式显示所有合并后的记录。
通过以上操作并做成模板，班主任老师在每个学期末可以利用该模板修改相关数据，然后通过邮件合并的方式打印机输出，既方便又快捷，从而提高工作效率。（作者单位：江西省赣州市南康区职业中专）