论文部分内容阅读
【摘 要】人事档案是人才信息的重要载体，是人才的主要信息源，是知人善任、选贤举能的重要工具。管好用好人事档案，对人才资源开发起着重要作用。随着我国人事制度改革力度的不断加大，人事档案管理存在着诸多问题，有待加以改善，从而提高人事档案的利用水平。
【关键词】人事档案 管理 对策
【中图分类号】G271 【文献标识码】A 【文章编号】1006－9682（2011）12－0197－02
干部档案管理工作是党和国家干部工作不可缺少的一个重要组成部分，是做好干部工作的基本条件之一，干部档案管理工作的好坏直接影响到干部工作的效率和质量，涉及到每个干部的切身利益。人事档案能充分反映个人经历、德才能绩、提职、调资以及奖惩等情况，是知人善任、选贤举能的重要工具。管好用好人事档案，为组织、人事工作的决策提供可靠的依据，为合理分配使用人才资源开发起着重要作用。
一、人事档案管理工作中存在的问题
1．对人事档案管理的重要性认识不够
人事档案工作是一项默默无闻的工作，不像其他工作容易引人注意，也不容易取得明显成绩。单位领导往往容易忽视人事档案管理工作，未把人事档案管理工作纳入议事日程，导致人事档案工作长期处于被动应付的状态，难以高质量地为干部队伍建设服务。长期以来，相当一部分人员包括部分领导干部对人事档案工作的认识都存在一些误区，认为人事档案工作就是抄抄写写、保管的事务性工作，不是单位的主要工作，不能给单位创造经济效益，只要不丢失、不泄密，能查档就行了。
2．管理力量薄弱，管理水平不高，管理制度执行差。
虽然干部人事档案信息管理系统已普遍采用，计算机信息管理的水平也在不断提高，但总体来看，一些先进手段尚没有完全采用，有些调阅档案时都是采用原始的手工操作方式，当前已经普遍采用的无纸化阅档基本没有实施等，这既不利于档案的保管，又降低了工作效率。有部分干部人事档案管理人员因岗位变动，没有经过专业的档案知识培训，许多档案管理人员的管理水平停留在传统的经验上，思想观念和管理水平跟不上时代的发展，缺乏创新和活力，难以适应干部档案管理工作。个别管理人员在接、转调出、转入、工资、退休时需要查档案时不严格履行手续按规定办事，部门与管档单位协调不够，档案管理日常事务往往只是将材料放入档案盒，没有及时整理归档，严重影响了档案管理水平。
3．人事档案收集不完整，不及时。
部分人员变动了工作岗位，档案没有及时转递，干部档案材料收集、整理、归档不及时。特别是入党材料、年度考核、工资变动材料等缺少的现象比较严重。收集归档工作制度不健全，未按标准整理，材料多年未归档。
4．硬件设施解决落实差
对干部档案管理必备的条件解决落实差，个别单位没有专用档案室，有的单位档案多、档案室狭窄、潮湿、“六防”设备不配套，引起档案材料霉变、虫蛀，影响档案的美观整洁、完整，有的管档单位必备的切刀、统一的档案夹，都无法购置齐备。
5．人事档案利用工作水平较低
其作用尚未充分发挥出来。对人事档案管理者来说，无论是收集整理，还是鉴别、保管，都是为了提供档案信息，服务于干部人事工作，为人事决策提供参考依据，其目的在于利用。就目前而言，人事档案管理还存在着重保密、轻利用的现象，档案服务开发意识差。即使是利用，范围也有限，查阅的大部分内容是自然情况、简历、职称、工资等，而且利用的方式也很单一，只有需要者找上门来才提供利用，工作处于一种被动服务的状态。这种重管理轻服务的现象，使人事档案的利用价值低，功能越来越弱化。
二、新时期人事档案管理工作的对策与思考
1．提高认识，加强领导。
干部档案是做好干部工作的基本条件之一，借助干部档案了解干部在各个时期的表现，历史地全面看待干部档案，把干部档案管好、用好是一项很重要的工作，国家在1990年制订了《干部档案工作条例》，中组部发了［1988］5号、［1996］55号、［1998］13号文件，对加强干部档案管理制订了一系列法规政策，体现了对干部档案工作的重视。单位领导应高度重视干部人事档案管理工作，把它放在单位干部队伍建设的高度来对待，并将其纳入单位工作的重要议事日程。要建立档案管理工作领导小组，定期对档案管理工作进行检查、指导、督促，发现问题及时解决，切实加强对档案管理工作的领导，人事档案管理工作应由主要领导亲自负责抓起。
2．加强档案工作的基础建设
按照《干部档案工作条例》第二十七条规定，干部档案管理部门，要建立固定的、防火、防潮的专用档案库房，配置铁质的档案柜、库房面积每千卷需20～25m2，库房内应设置空调、去湿、灭火等设备，库房防火、防潮、防蛀、防盗、防光、防高温等设施，库房、阅档室、办公室三室分开，要加大资金投入，配备先进计算机管理设备。
3．加强人事档案管理人员队伍的自身建设，提高人事档案管理人员素质。
首先要选准档案管理人员。注重挑选党性强、作风正、有强烈的事业心和责任心，忠于职守、严守机密、甘于寂寞、不计名利、勤恳工作的人员。一方面档案管理人员要主动与同级档案部门加强联系，学习档案管理的基本要求和方法，也要加强与上级组织人事部门的沟通，掌握干部人事档案管理的特殊要求，使档案工作人员熟悉档案工作的基础知识，了解组织人事工作的自身特点，找准档案工作与干部人事工作的结合点。其次要保持档案工作管理人员的相对稳定。档案工作是一项专业性很强的工作，档案管理人员业务的熟练来自于长期经验的积累，人员变动频繁，不仅不利于档案工作的收集与管理，也不利于档案工作人员业务水平的提高。再次要适当倾斜政策，保证档案管理人员合理的待遇，以吸引人才、留住人才、用好人才，使干部人事档案管理工作更加科学、规范，最大限度地发挥干部人事档案在党的建设、发展经济和干部管理工作中的作用。
4．严格制度，推行责任追究制。
加强制度建设是实行科学化、规范化管理的重要内容，是民主法制建设的一个重要方面。为了避免档案的丢失、改动，必须建立健全档案工作管理制度和责任追究制度，严格手续，做到转入、转出、接收材料有登记，查阅、借阅档案有登记，利用方便，提供准确，有效地制约造成干部档案泄密、涂改等人为因素。对人事档案管理中出现问题的，实行责任追究，保证档案管理规范有序。根据不断变化的形势和任务，随时完善制度，该修改的修改，该建立的建立，该废除的废除。保证其权威性和严肃性。制度一经建立，就要严格执行。经常对照检查，发现问题及时纠正，保证规章制度的权威性和严肃性，不要只寫在纸上、说在嘴上、有章不循。
5．加强人事档案材料收集，健全档案内容。
一方面要完善各种规章制度。严格执行中共中央组织部《关于干部档案材料收集、归档的暂行规定》。归档材料必须完整、真实，文字清楚，对象明确。凡规定由组织部门审查盖章的，必须印章齐全。组织鉴定、审查结论、处分决定、民主评议和组织考核等形成的总和材料，须经本人见面签字。人事呈报表和录用聘用审批表，必须有批准机关名称、时间和文号。制度上墙，让操作人员有章可循，规范操作，按制度办事。建立档案管理簿册，及接收干部人事档案材料登记簿、转出干部人事档案材料登记簿、销毁干部人事档案材料登记簿、复制干部档案材料登记簿、缺少干部人事档案材料登记簿等。进一步完善干部人事档案材料收集的各项规章制度。另一方面我们要广泛收集材料。属于干部档案的材料必须及时送交档案室，并要求各部门对半年或年终收集的材料及时检查核对，集中送交鉴别入档。对干部工资改革、职称评定、干部任免、离退休、干部奖惩、组织考核、民主评议等工作中形成的材料，要求及时递送档案室，做到全面、具体、及时、完整无误。
6．加强干部人事档案材料的审查鉴别，确保干部人事档案的真实性。
一方面要加强责任意识。档案人员要有高度的事业心，强烈的责任感，对收集来的材料要认真校对、审核，把真实可靠的材料收入干部档案。档案工作是细致入微的工作，应坚决杜绝粗心大意，在档案鉴别时，管档人员要认真负责，确保档案材料真实、完整。另一方面要严肃工作纪律。所收集的材料难免真假难辨，良莠不齐，故意混淆是非和有意篡改档案材料，给我们的工作带来很大麻烦。作为档案管理人员平时要多注意业务学习，不断提高自己的鉴别能力。在鉴别过程中要能明辨是非，要善于通过对比、分析、校对、核实，去伪存真、去粗存精，坚决把虚假的材料拒之门外，努力维护干部人事档案的真实性、完整性。如对年龄的确定可采取“三统一”原则，即利用档案中最早的记载、党表中的记载和身份证三方统一，对出现前后年龄不一致的情况，可根据档案中最早的记载反复推测，合理排除各种因素，从而确定最终的年龄。
7．加强人事档案管理现代化和信息化建设
人事档案是人才信息资源库，合理利用各种资源，使其最大限度地发挥作用，充分利用现代信息技术，改进工作方式，以达到提高工作效率和延长人事档案寿命的目的。随着信息技术的突飞猛进，成熟的信息及电子技术已普及到各行各业。在日常干部管理工作中，形成了大量的干部人事信息，原有的纯手工操作管理大大制约了信息的合理有效利用。因此，应加快信息化进程，创建多媒体信息系统，随时更新，使干部人事档案信息充分得到共享，避免重复录入，大大提高信息的时效性、完整性，可以使干部人事任免变动更加科学化，提高知人识人的深度和广度，从而保证工作质量，提高劳动效率。要提高工作效率，就需要对人事档案实行计算机辅助管理，利用计算机、扫描仪等现代设备和现代技术，将档案資料整理输入计算机，通过相应的技术处理，将文字、图片、声像等资料转变成数据资料，实现人事档案纸质与数据格式并存，根据需要，通过屏幕查阅有关内容。同时要充分利用计算机网络技术来进行人事档案管理创新，通过网络，可以实行不属于保密范围的档案信息的社会共享，向社会提供优质高效的人才档案信息服务，以实现人事档案信息资源的有效共享。既方便利用者又提高了人事档案工作的效率和质量，并大大提高档案的利用效率。
干部人事制度改革的推行，既给人事档案事业带来了挑战，也提供了在改革中创新和前进的机遇。我们应该抓住时机，不但要从制度上更新，还要从观念上更新，按照人才市场发展的基本趋势，采取有效措施，积极探索档案现代管理模式，才能走出目前人事档案所存在的制度困境。
【关键词】人事档案 管理 对策
【中图分类号】G271 【文献标识码】A 【文章编号】1006－9682（2011）12－0197－02
干部档案管理工作是党和国家干部工作不可缺少的一个重要组成部分，是做好干部工作的基本条件之一，干部档案管理工作的好坏直接影响到干部工作的效率和质量，涉及到每个干部的切身利益。人事档案能充分反映个人经历、德才能绩、提职、调资以及奖惩等情况，是知人善任、选贤举能的重要工具。管好用好人事档案，为组织、人事工作的决策提供可靠的依据，为合理分配使用人才资源开发起着重要作用。
一、人事档案管理工作中存在的问题
1．对人事档案管理的重要性认识不够
人事档案工作是一项默默无闻的工作，不像其他工作容易引人注意，也不容易取得明显成绩。单位领导往往容易忽视人事档案管理工作，未把人事档案管理工作纳入议事日程，导致人事档案工作长期处于被动应付的状态，难以高质量地为干部队伍建设服务。长期以来，相当一部分人员包括部分领导干部对人事档案工作的认识都存在一些误区，认为人事档案工作就是抄抄写写、保管的事务性工作，不是单位的主要工作，不能给单位创造经济效益，只要不丢失、不泄密，能查档就行了。
2．管理力量薄弱，管理水平不高，管理制度执行差。
虽然干部人事档案信息管理系统已普遍采用，计算机信息管理的水平也在不断提高，但总体来看，一些先进手段尚没有完全采用，有些调阅档案时都是采用原始的手工操作方式，当前已经普遍采用的无纸化阅档基本没有实施等，这既不利于档案的保管，又降低了工作效率。有部分干部人事档案管理人员因岗位变动，没有经过专业的档案知识培训，许多档案管理人员的管理水平停留在传统的经验上，思想观念和管理水平跟不上时代的发展，缺乏创新和活力，难以适应干部档案管理工作。个别管理人员在接、转调出、转入、工资、退休时需要查档案时不严格履行手续按规定办事，部门与管档单位协调不够，档案管理日常事务往往只是将材料放入档案盒，没有及时整理归档，严重影响了档案管理水平。
3．人事档案收集不完整，不及时。
部分人员变动了工作岗位，档案没有及时转递，干部档案材料收集、整理、归档不及时。特别是入党材料、年度考核、工资变动材料等缺少的现象比较严重。收集归档工作制度不健全，未按标准整理，材料多年未归档。
4．硬件设施解决落实差
对干部档案管理必备的条件解决落实差，个别单位没有专用档案室，有的单位档案多、档案室狭窄、潮湿、“六防”设备不配套，引起档案材料霉变、虫蛀，影响档案的美观整洁、完整，有的管档单位必备的切刀、统一的档案夹，都无法购置齐备。
5．人事档案利用工作水平较低
其作用尚未充分发挥出来。对人事档案管理者来说，无论是收集整理，还是鉴别、保管，都是为了提供档案信息，服务于干部人事工作，为人事决策提供参考依据，其目的在于利用。就目前而言，人事档案管理还存在着重保密、轻利用的现象，档案服务开发意识差。即使是利用，范围也有限，查阅的大部分内容是自然情况、简历、职称、工资等，而且利用的方式也很单一，只有需要者找上门来才提供利用，工作处于一种被动服务的状态。这种重管理轻服务的现象，使人事档案的利用价值低，功能越来越弱化。
二、新时期人事档案管理工作的对策与思考
1．提高认识，加强领导。
干部档案是做好干部工作的基本条件之一，借助干部档案了解干部在各个时期的表现，历史地全面看待干部档案，把干部档案管好、用好是一项很重要的工作，国家在1990年制订了《干部档案工作条例》，中组部发了［1988］5号、［1996］55号、［1998］13号文件，对加强干部档案管理制订了一系列法规政策，体现了对干部档案工作的重视。单位领导应高度重视干部人事档案管理工作，把它放在单位干部队伍建设的高度来对待，并将其纳入单位工作的重要议事日程。要建立档案管理工作领导小组，定期对档案管理工作进行检查、指导、督促，发现问题及时解决，切实加强对档案管理工作的领导，人事档案管理工作应由主要领导亲自负责抓起。
2．加强档案工作的基础建设
按照《干部档案工作条例》第二十七条规定，干部档案管理部门，要建立固定的、防火、防潮的专用档案库房，配置铁质的档案柜、库房面积每千卷需20～25m2，库房内应设置空调、去湿、灭火等设备，库房防火、防潮、防蛀、防盗、防光、防高温等设施，库房、阅档室、办公室三室分开，要加大资金投入，配备先进计算机管理设备。
3．加强人事档案管理人员队伍的自身建设，提高人事档案管理人员素质。
首先要选准档案管理人员。注重挑选党性强、作风正、有强烈的事业心和责任心，忠于职守、严守机密、甘于寂寞、不计名利、勤恳工作的人员。一方面档案管理人员要主动与同级档案部门加强联系，学习档案管理的基本要求和方法，也要加强与上级组织人事部门的沟通，掌握干部人事档案管理的特殊要求，使档案工作人员熟悉档案工作的基础知识，了解组织人事工作的自身特点，找准档案工作与干部人事工作的结合点。其次要保持档案工作管理人员的相对稳定。档案工作是一项专业性很强的工作，档案管理人员业务的熟练来自于长期经验的积累，人员变动频繁，不仅不利于档案工作的收集与管理，也不利于档案工作人员业务水平的提高。再次要适当倾斜政策，保证档案管理人员合理的待遇，以吸引人才、留住人才、用好人才，使干部人事档案管理工作更加科学、规范，最大限度地发挥干部人事档案在党的建设、发展经济和干部管理工作中的作用。
4．严格制度，推行责任追究制。
加强制度建设是实行科学化、规范化管理的重要内容，是民主法制建设的一个重要方面。为了避免档案的丢失、改动，必须建立健全档案工作管理制度和责任追究制度，严格手续，做到转入、转出、接收材料有登记，查阅、借阅档案有登记，利用方便，提供准确，有效地制约造成干部档案泄密、涂改等人为因素。对人事档案管理中出现问题的，实行责任追究，保证档案管理规范有序。根据不断变化的形势和任务，随时完善制度，该修改的修改，该建立的建立，该废除的废除。保证其权威性和严肃性。制度一经建立，就要严格执行。经常对照检查，发现问题及时纠正，保证规章制度的权威性和严肃性，不要只寫在纸上、说在嘴上、有章不循。
5．加强人事档案材料收集，健全档案内容。
一方面要完善各种规章制度。严格执行中共中央组织部《关于干部档案材料收集、归档的暂行规定》。归档材料必须完整、真实，文字清楚，对象明确。凡规定由组织部门审查盖章的，必须印章齐全。组织鉴定、审查结论、处分决定、民主评议和组织考核等形成的总和材料，须经本人见面签字。人事呈报表和录用聘用审批表，必须有批准机关名称、时间和文号。制度上墙，让操作人员有章可循，规范操作，按制度办事。建立档案管理簿册，及接收干部人事档案材料登记簿、转出干部人事档案材料登记簿、销毁干部人事档案材料登记簿、复制干部档案材料登记簿、缺少干部人事档案材料登记簿等。进一步完善干部人事档案材料收集的各项规章制度。另一方面我们要广泛收集材料。属于干部档案的材料必须及时送交档案室，并要求各部门对半年或年终收集的材料及时检查核对，集中送交鉴别入档。对干部工资改革、职称评定、干部任免、离退休、干部奖惩、组织考核、民主评议等工作中形成的材料，要求及时递送档案室，做到全面、具体、及时、完整无误。
6．加强干部人事档案材料的审查鉴别，确保干部人事档案的真实性。
一方面要加强责任意识。档案人员要有高度的事业心，强烈的责任感，对收集来的材料要认真校对、审核，把真实可靠的材料收入干部档案。档案工作是细致入微的工作，应坚决杜绝粗心大意，在档案鉴别时，管档人员要认真负责，确保档案材料真实、完整。另一方面要严肃工作纪律。所收集的材料难免真假难辨，良莠不齐，故意混淆是非和有意篡改档案材料，给我们的工作带来很大麻烦。作为档案管理人员平时要多注意业务学习，不断提高自己的鉴别能力。在鉴别过程中要能明辨是非，要善于通过对比、分析、校对、核实，去伪存真、去粗存精，坚决把虚假的材料拒之门外，努力维护干部人事档案的真实性、完整性。如对年龄的确定可采取“三统一”原则，即利用档案中最早的记载、党表中的记载和身份证三方统一，对出现前后年龄不一致的情况，可根据档案中最早的记载反复推测，合理排除各种因素，从而确定最终的年龄。
7．加强人事档案管理现代化和信息化建设
人事档案是人才信息资源库，合理利用各种资源，使其最大限度地发挥作用，充分利用现代信息技术，改进工作方式，以达到提高工作效率和延长人事档案寿命的目的。随着信息技术的突飞猛进，成熟的信息及电子技术已普及到各行各业。在日常干部管理工作中，形成了大量的干部人事信息，原有的纯手工操作管理大大制约了信息的合理有效利用。因此，应加快信息化进程，创建多媒体信息系统，随时更新，使干部人事档案信息充分得到共享，避免重复录入，大大提高信息的时效性、完整性，可以使干部人事任免变动更加科学化，提高知人识人的深度和广度，从而保证工作质量，提高劳动效率。要提高工作效率，就需要对人事档案实行计算机辅助管理，利用计算机、扫描仪等现代设备和现代技术，将档案資料整理输入计算机，通过相应的技术处理，将文字、图片、声像等资料转变成数据资料，实现人事档案纸质与数据格式并存，根据需要，通过屏幕查阅有关内容。同时要充分利用计算机网络技术来进行人事档案管理创新，通过网络，可以实行不属于保密范围的档案信息的社会共享，向社会提供优质高效的人才档案信息服务，以实现人事档案信息资源的有效共享。既方便利用者又提高了人事档案工作的效率和质量，并大大提高档案的利用效率。
干部人事制度改革的推行，既给人事档案事业带来了挑战，也提供了在改革中创新和前进的机遇。我们应该抓住时机，不但要从制度上更新，还要从观念上更新，按照人才市场发展的基本趋势，采取有效措施，积极探索档案现代管理模式，才能走出目前人事档案所存在的制度困境。