管理的精髓

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  摘要:人心合一,实现心灵的沟通,是沟通的最高境界。诚信、博学、礼仪是有效沟通的基础;扎实的基本功,灵活多变的思维方式、营造沟通氛围和环境、掌握沟通的“时机”和“结合点”是有效沟通的关键}训练有素的沟通技巧是有效沟通的成功秘诀;提高效能、调动积极性、增强和谐度是有效沟通的目的。沟通的技巧很多,仁者见仁,智者见智。但有一点是肯定的,企业如果没有训练有素,没有较强沟通艺术及技巧的优秀目队,再好的“产品”,再好的“思路”,也很难“推销”出去。
  关键词:管理 有效沟通
  [中图分类号]F272.9 [文献标识码]B [文章编号]1009—9646(2009)08—0088—02
  
  翻开《辞海》,“沟通”解释为,开沟使水相通。后泛指彼此沟通。而“沟通理论”是西方国际关系学理论之一,是控制论在国际关系学中的具体运用。信息沟通对国际关系就像神经对人体一样必不可少,建立有效的信息产生、传递、储存、选择和处理系统是改善国际关系的迫切任务之一。有效的信息沟通的关键是把握住传递、反馈、互补、和效应四个要素。
  谈到沟通,大家都会想到中医理论“通则不痛,痛则不通。”沟通的功能从管理的角度看,“有效沟通”不仅仅是信息的收集和传递,更重要的是通过组织与组织的上下沟通、横向沟通、纵向沟通,以及企业管理者(领导)与被管理者(员工)的信息传递、反馈与交流沟通,协调关系,形成共识,激励员工爱岗敬业,创新工作,及时发现隐患,及时控制纠偏,持续改进,使问题在萌芽状态得到“有效的控制”。这就是管理学中非常看重的——“事前控制”。
  孔子有句名言:“三人行必有我师。”再聪明的管理者,总有“盲点”和“疏忽”的区域。“有效沟通”对医院来说,可以帮助班子或团队深人了解情况,启发思路,唤起灵感,发现隐患,相互提醒,校正团队成员在某些方面的偏差,帮助团队减少失误。联想集团总裁柳传志办企业有其独到的见解一是搭班子;二是定战略;三是带队伍。2004年,我从总部机关调到某单位后,就在班子中提出了“三通气制度”,即:重大问题及时通气,情况紧急事后通气;日常工作经常通气。多年的经验告诫我们,如果领导班子沟通能力较弱。沟通意识不强,沟通不到位,班子成员之间将会增加猜忌,矛盾浮出水面,小矛盾会慢慢积攒成大矛盾。其实,大家都是为了工作,个人之间大多没有什么恩怨。如果班子成员沟通到位,将会达到“九牛爬坡”、事半功倍的效果。我在班子中,多次强调“三通气制度”,并做到:到位不越位、参与不干预,相互支持、相互配合,心往一处想、劲往一处使,紧紧围绕医院的发展战略目标共同努力。经过几年的工作,班子成员也尝到了一些甜头,收到了较好的效果。
  毋庸置疑,有“沟通”才有“活水”,有”话水”才有“活力”。沟通、理解、信任是相互联系、相互依赖、相互影响的。沟通是理解、信任的前提,是事业成功的基石:诚信是沟通的基础:语言艺术是沟通的桥梁:活血化瘀、解决矛盾和问题是沟通的目的。加强沟通,气顺、心齐,形成强有力的团队,企业才能共创辉煌。
  “蜀道难,难于上青天。”其实,人心灵的沟通是最难的事情。但如果沟通到位,收到的效果将是非常丰厚的。交际大师大多都是沟通高手,其“情商”都高于他人。美国心理学家塞拉斯指出“情商是一种发掘情感潜能、运用情感能力,影响生活各个层面和人生未来的关键性品质要素。”在情商和智商研究问题上,许多专家一致认为:“情商”诚可贵,“智商”价更高。美国人研究发现,“人的成功=20%的智商+80%的情商。“情商”反映的就是人的自控能力和协调沟通能力。考察一个人的“情商”高低,在很大程度上可以从沟通能力上体现出来。比如:调节气氛、缓和人际关系需要沟通:调动人的积极性、创造性需要沟通,管理者发现被管理者偏离轨道,及时纠偏、持续改进更需要及时、有效的沟通。大禹治水。讲究的就是“疏通”二字。历史上的战争、人与人之间的仇恨、工作中的误解,许多都是因为信息不对称、沟通不力造成的。
  沟通最典型的范例要属纳谏了。向皇上纳谏是“高风险沟通”,但这种沟通是最直接、最有效的,其最大的好处就是减少了许多“中间环节”,也避免了许多“传话”的“失真”,但大臣纳谏稍有不慎,便有杀头的危险。只有包容天下的开明皇上才能容天下之才。据史料记载:魏征为唐太宗的江山社稷立下了汗马功劳。魏征每次向皇上纳谏可谓是斟酌再三,但时常纳谏后,唐太宗都出去散步。身边太监和大臣常问”皇上,怎么常看到魏大臣纳谏后,你出去散步?”唐太宗直言道:“我怕我杀了他。”原来魏征过去跟随李世民的哥哥,唐太宗十分爱才,也十分包容,唐太宗把自己的哥哥杀死以后,继续启用魏征。而魏征为了报答知遇之恩,鞠躬尽瘁为皇上效劳。但魏征不是每次纳谏都能让皇上愉悦的,忠言逆耳的纳谏时有发生,但是李世民知道他讲的是对的,只好出去散步,以便冷静大脑,理顺思路,缓冲气氛,理智地处理国事。“这是因为李世民心中装着一个国家!”李世民曾问魏征:“人怎样才不受骗?”征曰:“兼听则明,偏听则暗。”唐太宗深以为然。据史料记载:在君臣合作的17年中,魏征提了几百条意见,唐太宗基本上都采纳了,李世民之所以成为大唐盛世君主,唐朝之所以成为中国历史上屈指可数的鼎盛时期,不仅显示了李世民爱才、惜才、容纳百川之胸襟,更显示了他在沟通能力上的“超一流”水平。纳谏的经典案例还有很多,如史料记载邹总讽齐王纳谏,齐王接受了谏言,发布政令,广开言路,悬赏纳谏,使国家昌盛。我常在思忖:“帅才“之所以能掌”帅印“并长盛不衰,也许其高明之处就在于他能广纳箴言,并在复杂矛盾和问题的处理上、在多种不同意见的判断决策上,都有较高的甄别能力,同时,善于把各类人才“归顺”在自己的麾下,死心塌地为“我”工作罢了。
  沟通是有“壁垒”的,这种“壁垒”是随着组织与组织、人与人之间的地位高低、社会的影响力大小、兴趣爱好、信息量的对称性甚至财富拥有程度等方面的不同,其“壁垒”的高低不同,因此,如何打破“壁垒”,实现“高效沟通”,是管理学研究的重点和难点。组织之间的有效沟通。若谈起来可以洋洋洒洒写万余字,这里就不再细谈了,笔者重点谈谈人与人之间的沟通。
  一是沟通协调。办公室主任常常起到上传下达、沟通协调的作用。而办公室沟通协调的难点和重点是协调领导之间的关系。1990年,我在集团公司总部工作,自费订了一份杂志叫《秘书之友》,杂志中一篇文章至今仍记忆犹新。其内容是反映办公室主任沟通的艺术:话说某市的市长和常务副市长在某问题上发生分歧,市长当着办公室主任的面太发脾气,一气之下,命令办公室主任马上把常务副市长叫来问个明白。办公室主任清醒地 认识到,自己若处理不好,稍有不慎“战火”一触即发。于是,他小心巽巽地来到常务副市长的办公室,轻轻敲了敲门,并面带笑容地走进办公室说,您好,XXX副市长,市长请您到他办公室有重要事情商量。常务副市长心想,这几天为某方面的事情与市长有些不愉快,今天市长这么客气请我去他办公室商量事情,说明很重要。再说了,他是一市之长,又这么礼让,我也应该“换位思考”才对。于是,这位常务副市长心情也爽了很多,走进市长办公室,面带笑容,说的第一句话就是,“上次那件事情是我没有处理好,我现在正在积极想办法解决。请放心,我会处理好的。”本来西人过去在工作中就多少有些“过节”,办公室主任巧妙的沟通,使两位领导“化干戈为玉帛”,顿时双方有了好感,并进行了开诚布公的有效沟通,消除了许多误解,后来,双方工作配合得非常默契,该市得到了长足发展。两年后,一个提拔为市委书记,一个当上了市长。而办公室主任已经调到省里工作去了。我想,这也许就是沟通的魅力所在吧!试想,如果办公室主任把市长的话如实地告诉常务副市长,其结果将又是一个“版本”了。所以,作为办公室主任,肚子里要能装得,嘴巴上要毹控制得,有利于团结、有利于工作的话,该说的说,不该说的不说,办公室主任在团队中要起“粘舍剂”、“润滑剂”的作用,如何把握好“分寸”、把握好“度”,这是衡量办公室主任水平高低的”试金石”。
  二是下级与上级沟通。这种沟通是最难的,因为,沟通“壁垒”较高。常会出现沟通无效、怕沟通、不沟通的状况。沟通无效,除了沟通技巧不够以外,还有一个关键因素,就是信息不对称。往往是领导的信息量较大,而部下信息量较小、看问题片面,导致沟通不畅。“倾听是金!”,这是沟通的要诀之一。无论您是领导还是普通员工,无论是上级还是下级,在别人述说的过程中,您认真倾听。往往会收到意想不到的效果。当然,领导手头有许多重要的事情要处理,言简意赅的沟通就显得更为重要了。如何把握好“沟通时机”。适时沟通这是沟通成功的关键。皇上身边的大臣大多是沟通的高手,之所以是高手,是因为他们很懂得沟通的艺术。皇上高兴的时侯是上奏的最佳时机,有经验的大臣上奏之前,会先问皇上身边的贴身太监,“皇上歇着了吗々”“皇上今天心情怎么样?“其实,与领导沟通也是需要技巧的。领导在开会的时候,你却打来电话;领导有急事要出门的时候,你拦在路上要与领导谈工作,这都会影响沟通的效果。我认为,下级与上级沟通,采用手机信息沟通是最有效的沟通方法。因为领导很忙,你打电话有可能领导在开重要的会议。而发信息就不同了,一是会引起领导注意,二是如果领导认为重要的事情,会及时给您通电话或回信息的。当然应急的重大事情,还是应该马上打电话汇报的。其实,与同级之间、下级之间有时侯不宜当面沟通的事情,采用手机发信息的沟通方式也很管用。电话沟通值得注意的是,双方很容易通过电话能听出您今天的心情、态度,喜怒哀乐,连您脸上的表情都能听到。所以,电话沟通也需谨慎,不可“信口开河”,“大意失荆州”,特别是与客户通话最好把想表达的内容想好,充分尊重对方,也许一个电话就能抓住商机,使之柳暗花明。当然,如果条件允许,面对面的沟通是最有效的沟通方法。
  三是上级与下级沟通。要达到有效沟通的目的,最关键一点是“平等沟通”。如果领导能营造一个宽松、愉快的沟通氛围,沟通语言真诚、亲切、诙谐幽默,会起到较好的沟通效果。因为部下渴望能与上级多沟通,期盼上级能多了解自己,但由于胆怯、惧怕、信心不足等”壁垒”造成沟通障碍。所以,领导与部下主动、及时进行沟通能够掌握很多信息。作为领导,对待不同渠道的信息,应该善于“过滤”,去粗取精,去伪存真,这是领导的“基本功”。表扬和批评都是沟通的有效形式,这种沟通最直接、最有效,如果分寸、尺度得当,能起到事半功倍的效果。领导不要“吝啬”表扬,领导对部下的表扬,也是一个引导方向,指导工作思路的“有效武器”。对不同意见,在沟通技巧方面,往往先肯定对方合理的、正确的、有借鉴意义的方面,再提出对方的不足,并谈出自己的观点和看法,会起到良好的沟通效果。
  四是平级之间的沟通。这包括同级部门与部门、科室与科室,人与人之间的沟通。这种沟通往往会不加掩饰,直言不讳。平级沟通具有直接、快捷、无“壁垒”、容易沟通等优点,但往往说话不注意艺术性,很容易产生矛盾。造成沟通障碍,很多误解是沟通不够引起的。
  五是“情趣相投”的沟通。“物以类聚,人以群分。”情趣相同、爱好相近的人群,无论男女老少、无论职位高低,他们都有共同喜爱的话题,沟通起来就有“绝对的优势”。中央电视台著名记者水均益常常采访外国总统及高官。大多谈论的都是一些很严肃的话题,有时水均益先从总统的兴趣爱好入手,打开话匣子,时常使紧张的气氛很快融洽起来。这就是与陌生人沟通的技巧。
  人心合一,实现心灵的沟通。是沟通的最高境界。施乐公司提出的口号是:“把每个人心灵之间的‘墙’推倒,架起一座沟通的桥梁。”诚信、博学、礼仪是有效沟通的基础;扎实的基本功,灵活多变的思维方式、营造沟通氛围和环境、掌握沟通的“时机”和“结合点”是有效沟通的关键:训练有素的沟通技巧是有效沟通的成功秘诀;提高效能、调动积极性、增强和谐度是有效沟通的目的。沟通的技巧很多,仁者见仁,智者见智。但有一点是肯定的,企业如果没有训练有紊,没有较强沟通艺术及技巧的优秀团队,再好的“产品”,再好的“思路“,也很难“推销”出去。
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