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[摘要] 知识经济时代的到来,传统的高校人事档案管理正面临前所未有的挑战和机遇。为此,本文针对高校人事档案信息资源的开发与利用现状,提出了高校人事档案信息资源的开发与利用的新思路。
[关键词] 人事档案 开发利用
以人本主义的管理理念,利用现代科学技术和管理方法,不断地增强人力资源档案信息的开发和利用,从而实现对高校人事档案最优化的科学整合、管理,这已成为了当前高校人事档案管理工作的一个新方向和趋势。本文将就此进行一个深入的探讨。
一、高校人事档案信息资源开发利用的现状
由于主客观诸多因素的制约,目前高校人事档案信息资源的开发利用上还存在着许多的问题,主要表现在以下几方面。
1、高校人事档案信息化管理意识落后
长期以来,由于“重保管,轻开发”和“过度强调机密”等观念的作祟,人们普遍认为高校人事档案工作的内容主要是档案的保管和在一定程序下提供简单的查询而已。至今仍有不少高校对建立高校人事档案信息数据库、开发人事档案信息资源的工作缺乏重视,甚至有部分高校认为扩大人事档案接触的群体和信息的接受面,本身就是对人事档案信息机密性的违背。
2、高校人事档案信息的共享度不足
目前,高校人事档案存在着比较的多头管理现象,如,个人学历、学位、业绩考核、职称、工资等信息掌握在人事部门;科研论文发表、课题研究及成果获奖等在科研处,而反映教师教学任务完成情况、学生对教师的授课效果评价及教学奖惩情况等材料则大多由教务部门管理,加之各部门对信息资源的共享性认识不足,制定出来的档案管理规定标准不一,这些情况严重制约了人事档案信息的传递,妨碍了人事档案信息资源的共享,导致了人事档案信息的重复采集与滞后性,造成人力、物力、财力不必要的浪费,进而影响高校人力资源管理工作的效率。
3、高校人事档案信息内容陈旧、质量不高
近年来,我国在干部人事档案的规范管理方面做了不少调整和改革,但高校人事档案仍面临着众多材料难以及时归档以及归档后的材料不能客观地反映一个教职工的全貌等难题。具体表现在教职员工普遍对人事档案的归档范围和归档要求了解较少,难以将应归入人事档案的材料及时地交到人事档案管理部门,而归档后的材料又过分注重个人政治历史、社会关系、组织鉴定、政审等材料的采集,而忽视了对反映人才类型、业务能力、技术专长、政策水平、管理能力、创新能力、心理素质及个性特点、个人业绩、教学科研评价、信誉等方面材料的采集。同时,对职工现有的鉴定,也存在评述模式化倾向,缺乏定量和定性相结合的综合分析,从而导致了高校人事档案材料难以全面客观地反映职工的“德”、“能”、“勤”、“绩”、“廉”等多个方面的表现。
4、高校人事档案信息管理方式滞后
虽然很多高校的人事档案为应对达标升级,都已经配备了计算机、打印机等硬件设备,但是对实现人事档案信息化管理的重要性仍缺乏足够的认识,首先高校档案信息化建设缺乏人力、物力、财力等必要的保障;其次,大部分档案专职管理人员并没有真正掌握计算机管理档案的技术;第三,针对高校人事档案管理的软件开发、配套和使用远远落后于预期;第四,建立依托于校园网和国际互联网的人事档案信息系统在高校中举步维艰。这些情况直接导致了高校人事档案信息化管理尚处于初级阶段,甚至不少高校只能将计算机用于目录的存储和检索上。
二、高校人事档案信息资源开发利用的新思路
针对上述高校人事档案信息资源开发利用中存在着的问题的分析,笔者认为,要做到以下几点:
1、转变观念,广泛争取人事档案信息资源开发的支持
一方面高校领导要积极解放思想,转变观念,大力支持人事档案的信息资源开发和利用工作;另一方面,档案管理人员要摒弃旧有的观念,不断加强自主学习、自主钻研、自主创新的精神,注意更新知识结构,主动拓宽信息采集渠道,广泛收集具有开发价值的人事档案信息,尤其是社会知名校友档案;加大宣传力度,普及人事档案的相关政策法规,增强教职员工的档案意识,争取他们对人事档案信息资源开发工作的支持和配合。
2、完善管理机制,严把材料质量关,积极转换人事档案内容重点
首先,成立高校档案馆,将全校各类档案统一集中综合管理,可以避免“多头管理”现象的出现;其次,通过层层建立以人事档案管理人员为主体,各材料形成单位有专人负责的材料收集处理体系,使人事档案信息的收集、识别、审核、认定、分类、整合、检索、传递等各环节实现相对统一,形成有序的、规范的、标准的数据化信息资源;第三、档案管理人员要严把送交材料质量关,加强监管,对于收集到的人事档案材料和反映的相关信息要注意鉴别真伪,一方面要杜绝“假材料”、“假档案”的收档,另一方面要针对事关到职工个人声誉和品质、业务素质等的内容进行反复核实,防止篡改,诬陷等现象的发生,力求保证人事档案内容的客观、真实;第四、高校人事档案材料内容的重点要转换,要转换到以采集反映人才类型、业务能力、管理能力、创新能力、心理素质及个性特点、个人业绩、教学科研评价、信誉等材料为重心上来,从而达到“观其卷、知其人、用其才”的目的;
3、正确把握尺度,拓宽利用途径,适当增加人事档案信息资源的透明度
人事档案的生命在于利用,只有通过提供利用,其价值才能得以充分的体现,要正确处理人事档案信息的机密性和开放性之间的“度”,做到既要维护档案内容中的个人隐私,又要避免过度保密,影响人事档案信息资源的有效利用。同时,明确个人对人事档案所有权,及时适当地赋予当事人对自己人事档案的知情权,一方面可以增强人事档案工作的透明度,減少“弃档”的事情发生;另一方面会增强职工个人对人事档案的重视程度,帮助当事人更加了解自身状况,可以提高他们对人事档案工作的信任度和配合度,方便和促进人事档案信息开发工作的深入进行。
4、加大投入,实现高校人事档案信息资源网络化管理
(一)以高校档案馆为中心,制定出一系列有实际约束力的规范和标准,特别是人事档案信息资源网络化发展近、远期的规划,统一思想和行动,有针对性地开发高质量的应用软件,集中人力、财力、物力建设大型文献数据库、全文数据库以及多媒体数据库。
(二)建立高校人事档案网络化管理系统,可以保证各级领导干部根据不同的工作需要,随时调阅所需档案资料,从而提高信息利用的效率。同时,构筑起与各高校、各研究机构、各公共档案馆之问的交互式服务平台,实现全校与全社会的人事档案信息资源共享,提高数字档案信息资源的利用率,实现全校乃至全国范围内档案信息资源的网络化。
(三)构建高校档案的安全系统,按管理权限,逐层逐级建立人事档案信息局域网,通过局域网之间的相互联结,实行人事档案的网络化管理,在使用权上,可以根据不同用户的情况,通过密码和身份确认,提供所需的档案资料,确保人事档案数字信息的完整性、真实性,达到安全、保密的要求。
5、加强宣传,扩大开发和利用高校人事档案信息资源的社会影响力
高校人事档案管理部门一方面应积极将校内各在职教职员工的工作经验、教学及技术诀窍、思想火花等进行规范整合;另一方面应充分利用所保存的知名教授、专家、学者等名人档案,尤其是珍存着的某些特殊人物的人事档案,开发出这些信息资源中所蕴含着的珍贵价值。在此基础上,高校可以通过以编研出版的学校人才库、教授风采、教工文集、经验谈、创新思路荟萃等读本或手册以及举办教学科研成果展等等宣传形式,来向社会展示学校的人才储备、科研创新等方面的综合实力,以达到吸引生源、师资,甚至吸引外来投资、交流项目,进而不断扩大学校的社会影响力。
总之,与时俱进,更新观念,多途径、多渠道地开发和利用人事档案信息资源,提高人事档案信息资源的利用率, 挖掘出高校人事档案内含着的深层次价值, 这对于充分发挥高校人才资源优势,发挥人事档案信息资源在高校现代化发展中巨大作用,无疑是具有重要的现实意义。
参考文献:
[1] 汪济香,付素英.试论高校人事档案的管理[J]. 科技情报开发与经济.2004(14):48-49.
[2]闭线林,赵群.加强高校人事档案信息资源开发利用的思考[J].云南档案.2010(5):58-60.
[3]吴白莉.试论高校人事档案信息化[J]. 档案与建设.2009(9):37-38.
[4]赵金波.普通本科院校人事档案信息资源开发利用之我见[J].广西师范学报.2009(4):146-149.
[关键词] 人事档案 开发利用
以人本主义的管理理念,利用现代科学技术和管理方法,不断地增强人力资源档案信息的开发和利用,从而实现对高校人事档案最优化的科学整合、管理,这已成为了当前高校人事档案管理工作的一个新方向和趋势。本文将就此进行一个深入的探讨。
一、高校人事档案信息资源开发利用的现状
由于主客观诸多因素的制约,目前高校人事档案信息资源的开发利用上还存在着许多的问题,主要表现在以下几方面。
1、高校人事档案信息化管理意识落后
长期以来,由于“重保管,轻开发”和“过度强调机密”等观念的作祟,人们普遍认为高校人事档案工作的内容主要是档案的保管和在一定程序下提供简单的查询而已。至今仍有不少高校对建立高校人事档案信息数据库、开发人事档案信息资源的工作缺乏重视,甚至有部分高校认为扩大人事档案接触的群体和信息的接受面,本身就是对人事档案信息机密性的违背。
2、高校人事档案信息的共享度不足
目前,高校人事档案存在着比较的多头管理现象,如,个人学历、学位、业绩考核、职称、工资等信息掌握在人事部门;科研论文发表、课题研究及成果获奖等在科研处,而反映教师教学任务完成情况、学生对教师的授课效果评价及教学奖惩情况等材料则大多由教务部门管理,加之各部门对信息资源的共享性认识不足,制定出来的档案管理规定标准不一,这些情况严重制约了人事档案信息的传递,妨碍了人事档案信息资源的共享,导致了人事档案信息的重复采集与滞后性,造成人力、物力、财力不必要的浪费,进而影响高校人力资源管理工作的效率。
3、高校人事档案信息内容陈旧、质量不高
近年来,我国在干部人事档案的规范管理方面做了不少调整和改革,但高校人事档案仍面临着众多材料难以及时归档以及归档后的材料不能客观地反映一个教职工的全貌等难题。具体表现在教职员工普遍对人事档案的归档范围和归档要求了解较少,难以将应归入人事档案的材料及时地交到人事档案管理部门,而归档后的材料又过分注重个人政治历史、社会关系、组织鉴定、政审等材料的采集,而忽视了对反映人才类型、业务能力、技术专长、政策水平、管理能力、创新能力、心理素质及个性特点、个人业绩、教学科研评价、信誉等方面材料的采集。同时,对职工现有的鉴定,也存在评述模式化倾向,缺乏定量和定性相结合的综合分析,从而导致了高校人事档案材料难以全面客观地反映职工的“德”、“能”、“勤”、“绩”、“廉”等多个方面的表现。
4、高校人事档案信息管理方式滞后
虽然很多高校的人事档案为应对达标升级,都已经配备了计算机、打印机等硬件设备,但是对实现人事档案信息化管理的重要性仍缺乏足够的认识,首先高校档案信息化建设缺乏人力、物力、财力等必要的保障;其次,大部分档案专职管理人员并没有真正掌握计算机管理档案的技术;第三,针对高校人事档案管理的软件开发、配套和使用远远落后于预期;第四,建立依托于校园网和国际互联网的人事档案信息系统在高校中举步维艰。这些情况直接导致了高校人事档案信息化管理尚处于初级阶段,甚至不少高校只能将计算机用于目录的存储和检索上。
二、高校人事档案信息资源开发利用的新思路
针对上述高校人事档案信息资源开发利用中存在着的问题的分析,笔者认为,要做到以下几点:
1、转变观念,广泛争取人事档案信息资源开发的支持
一方面高校领导要积极解放思想,转变观念,大力支持人事档案的信息资源开发和利用工作;另一方面,档案管理人员要摒弃旧有的观念,不断加强自主学习、自主钻研、自主创新的精神,注意更新知识结构,主动拓宽信息采集渠道,广泛收集具有开发价值的人事档案信息,尤其是社会知名校友档案;加大宣传力度,普及人事档案的相关政策法规,增强教职员工的档案意识,争取他们对人事档案信息资源开发工作的支持和配合。
2、完善管理机制,严把材料质量关,积极转换人事档案内容重点
首先,成立高校档案馆,将全校各类档案统一集中综合管理,可以避免“多头管理”现象的出现;其次,通过层层建立以人事档案管理人员为主体,各材料形成单位有专人负责的材料收集处理体系,使人事档案信息的收集、识别、审核、认定、分类、整合、检索、传递等各环节实现相对统一,形成有序的、规范的、标准的数据化信息资源;第三、档案管理人员要严把送交材料质量关,加强监管,对于收集到的人事档案材料和反映的相关信息要注意鉴别真伪,一方面要杜绝“假材料”、“假档案”的收档,另一方面要针对事关到职工个人声誉和品质、业务素质等的内容进行反复核实,防止篡改,诬陷等现象的发生,力求保证人事档案内容的客观、真实;第四、高校人事档案材料内容的重点要转换,要转换到以采集反映人才类型、业务能力、管理能力、创新能力、心理素质及个性特点、个人业绩、教学科研评价、信誉等材料为重心上来,从而达到“观其卷、知其人、用其才”的目的;
3、正确把握尺度,拓宽利用途径,适当增加人事档案信息资源的透明度
人事档案的生命在于利用,只有通过提供利用,其价值才能得以充分的体现,要正确处理人事档案信息的机密性和开放性之间的“度”,做到既要维护档案内容中的个人隐私,又要避免过度保密,影响人事档案信息资源的有效利用。同时,明确个人对人事档案所有权,及时适当地赋予当事人对自己人事档案的知情权,一方面可以增强人事档案工作的透明度,減少“弃档”的事情发生;另一方面会增强职工个人对人事档案的重视程度,帮助当事人更加了解自身状况,可以提高他们对人事档案工作的信任度和配合度,方便和促进人事档案信息开发工作的深入进行。
4、加大投入,实现高校人事档案信息资源网络化管理
(一)以高校档案馆为中心,制定出一系列有实际约束力的规范和标准,特别是人事档案信息资源网络化发展近、远期的规划,统一思想和行动,有针对性地开发高质量的应用软件,集中人力、财力、物力建设大型文献数据库、全文数据库以及多媒体数据库。
(二)建立高校人事档案网络化管理系统,可以保证各级领导干部根据不同的工作需要,随时调阅所需档案资料,从而提高信息利用的效率。同时,构筑起与各高校、各研究机构、各公共档案馆之问的交互式服务平台,实现全校与全社会的人事档案信息资源共享,提高数字档案信息资源的利用率,实现全校乃至全国范围内档案信息资源的网络化。
(三)构建高校档案的安全系统,按管理权限,逐层逐级建立人事档案信息局域网,通过局域网之间的相互联结,实行人事档案的网络化管理,在使用权上,可以根据不同用户的情况,通过密码和身份确认,提供所需的档案资料,确保人事档案数字信息的完整性、真实性,达到安全、保密的要求。
5、加强宣传,扩大开发和利用高校人事档案信息资源的社会影响力
高校人事档案管理部门一方面应积极将校内各在职教职员工的工作经验、教学及技术诀窍、思想火花等进行规范整合;另一方面应充分利用所保存的知名教授、专家、学者等名人档案,尤其是珍存着的某些特殊人物的人事档案,开发出这些信息资源中所蕴含着的珍贵价值。在此基础上,高校可以通过以编研出版的学校人才库、教授风采、教工文集、经验谈、创新思路荟萃等读本或手册以及举办教学科研成果展等等宣传形式,来向社会展示学校的人才储备、科研创新等方面的综合实力,以达到吸引生源、师资,甚至吸引外来投资、交流项目,进而不断扩大学校的社会影响力。
总之,与时俱进,更新观念,多途径、多渠道地开发和利用人事档案信息资源,提高人事档案信息资源的利用率, 挖掘出高校人事档案内含着的深层次价值, 这对于充分发挥高校人才资源优势,发挥人事档案信息资源在高校现代化发展中巨大作用,无疑是具有重要的现实意义。
参考文献:
[1] 汪济香,付素英.试论高校人事档案的管理[J]. 科技情报开发与经济.2004(14):48-49.
[2]闭线林,赵群.加强高校人事档案信息资源开发利用的思考[J].云南档案.2010(5):58-60.
[3]吴白莉.试论高校人事档案信息化[J]. 档案与建设.2009(9):37-38.
[4]赵金波.普通本科院校人事档案信息资源开发利用之我见[J].广西师范学报.2009(4):146-149.