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摘要：文章首先简单介绍了当今社会档案存在的两种主要形式——纸质档案和电子档案，然后对两者多方面的特征进行了对比分析，通过分析阐明了当今社会两种档案同时存在是一种不可避免的现象。
關键词：纸质档案 电子档案 档案管理 共存
中图分类号：G275.3
档案是人们对生活及工作中展开的各项活动产生的有保存价值的真实的历史记录。随着人类潜能的不断开发，通信技术迅猛发展，以及计算机的广泛应用，档案也在由纸质形式向电子形式逐渐转变。当然这个转变需要一个漫长的过程，目前我国的档案管理就处在纸质档案与电子档案共存的环境中。下面我将通过对两者多方面的特点进行对比来分析一下目前的档案管理的形势，并展望一下未来的发展趋势。
一. 电子档案和纸质档案的本质区别
要对比两者的本质区别就要先谈一下电子档案的定义。电子档案指的是经过整理归档后有保存价值的电子文件。而新近颁布的国家标准《电子文件归档与管理规范》中对电子文件的定义是：电子文件是指在数字设备及环境中形成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。纸质档案顾名思义就是记录在纸张上的各种字符信息。
从定义中就可以看出由于电子文档和纸张文档的载体不同，电子档案的使用必须要依赖计算机等设备及相应的软件人们才能使用它所记录的信息。而纸质档案则无需任何设备人们就可以直接阅读它所记录的信息。
二.电子档案和纸质档案记录信息的差异
纸质档案是可以记录信息的状态是文字和图（包括图形、图表以及图像），比较单一。如果要记录其他的信息状态比如声音，那纸质档案只能用文字对它进行形容，这就改变了其声音信息的“原始性”。 而电子档案除了可以记录文字和图还可以原始的记录声音、影像等各种信息。
当然，两者存储信息的密度也有比较大的差异。纸质档案的信息存储密度低，电子档案的存储密度高。并且随着科技的进步，电子档案介质的存储密度一直在不断加大。有个直观的数据可以明显比较出两者的差距，目前社会硬盘的计量单位可以达到TB，而1TB硬盘可以存储约5000亿个汉字。换言之，两者记录信息的密度比是一个硬盘的体积和记录数千亿汉字的纸张的体积比。
三.电子档案和纸质档案信息共享的差异
档案的共享性是指同一份档案可以同被多个使用者利用，使用者可以在不同地方。
电子档案的共享性比较大。因为电子文件的传输工具是计算机网络，如果有需要并得到许可可以利用相关的软件或程序做到用网络上的任何终端设备去读取存储在某一个设备上的电子文件。一个终端上的电子文件也可以同时发给多个网络终端。可以看出电子档案的传输比较不受地域限制，它是由网络化来决定的。
纸质档案则需要使用亲自到档案管查找、阅读、借阅，这不仅浪费了时间，而且还导致在同一时间一份文件的使用者必须是一个人。这就对档案的利用产生了一定程度的限制。
四.电子档案和纸质档案的安全方面的差异
电子档案在重复利用过程中不会留下痕迹，无论电子档案被复制、打印多少次原档案都不会受到损伤。所以合理的利用电子档案不会对电子档案的寿命产生影响。但是，因为电子档案与纸质档案最大利用上的不同在于电子档案的共享性，在利用互联网的时它的安全就相对受到威胁。会有一些不法分子利用非法手段“攻击”计算机，计算机里的电子档案就会被窃取。所以电子档案的安全性一个重要的方面就是要处理在档案共享和传递过程中互联网对档案本身产生的影响。
相对就电子档案，纸质档案的安全主要在与档案本身的保护。纸质档案在重复利用过程中容易受到影响，容易破损。正常情况下，随着利用次数越多纸张会被损耗，字迹也会越老化。纸质档案是以符合证据性要求产生并得以保护的，而且纸质档案不像电子档案在被允许的情况下轻松复制，它有存在的唯一性。所以纸质档案的安全只要在于对纸质档案载体自身的保护。
五.电子档案和纸质档案更改的差异
纸质档案被更改后一定会留下痕迹，如纸上有划痕或字迹有直接更改等。因为字迹和书写墨迹的新旧都可以鉴别，所以纸质档案不易更改和伪造。
电子档案的更改则易更改，这是由电子文档的载体计算机对存储介质的可更改性决定的，在电子档案被传递或更换至其他载体时就存在这被改动的可能性。由于电子档案被更改不留下痕迹，所以不易被发现。
纸质档案和电子档案两者都有着各自的优缺点，有对方不可取代的特性。如纸质档案，在有关“签字”和“印章”方面有有效的证据性，这电子档案目前无法做到的。而电子档案的共享性和庞大的信息量是纸质档案无所能及的。所以就目前的档案技术和发展情况来看，在未来很长一段时间内，纸质档案和电子档案还要共存着。
参考文献：
1.档案管理学[M].机械工业出版社2005中国机械工业教育协会组
2.图书管档案管理的发展趋势[J] 闫玲 图书馆工作与研究，2008（4）：102-103
3.现代网络环境下档案工作的四个变化[J] 胡海涟 科技档案 2006（4）
關键词：纸质档案 电子档案 档案管理 共存
中图分类号：G275.3
档案是人们对生活及工作中展开的各项活动产生的有保存价值的真实的历史记录。随着人类潜能的不断开发，通信技术迅猛发展，以及计算机的广泛应用，档案也在由纸质形式向电子形式逐渐转变。当然这个转变需要一个漫长的过程，目前我国的档案管理就处在纸质档案与电子档案共存的环境中。下面我将通过对两者多方面的特点进行对比来分析一下目前的档案管理的形势，并展望一下未来的发展趋势。
一. 电子档案和纸质档案的本质区别
要对比两者的本质区别就要先谈一下电子档案的定义。电子档案指的是经过整理归档后有保存价值的电子文件。而新近颁布的国家标准《电子文件归档与管理规范》中对电子文件的定义是：电子文件是指在数字设备及环境中形成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。纸质档案顾名思义就是记录在纸张上的各种字符信息。
从定义中就可以看出由于电子文档和纸张文档的载体不同，电子档案的使用必须要依赖计算机等设备及相应的软件人们才能使用它所记录的信息。而纸质档案则无需任何设备人们就可以直接阅读它所记录的信息。
二.电子档案和纸质档案记录信息的差异
纸质档案是可以记录信息的状态是文字和图（包括图形、图表以及图像），比较单一。如果要记录其他的信息状态比如声音，那纸质档案只能用文字对它进行形容，这就改变了其声音信息的“原始性”。 而电子档案除了可以记录文字和图还可以原始的记录声音、影像等各种信息。
当然，两者存储信息的密度也有比较大的差异。纸质档案的信息存储密度低，电子档案的存储密度高。并且随着科技的进步，电子档案介质的存储密度一直在不断加大。有个直观的数据可以明显比较出两者的差距，目前社会硬盘的计量单位可以达到TB，而1TB硬盘可以存储约5000亿个汉字。换言之，两者记录信息的密度比是一个硬盘的体积和记录数千亿汉字的纸张的体积比。
三.电子档案和纸质档案信息共享的差异
档案的共享性是指同一份档案可以同被多个使用者利用，使用者可以在不同地方。
电子档案的共享性比较大。因为电子文件的传输工具是计算机网络，如果有需要并得到许可可以利用相关的软件或程序做到用网络上的任何终端设备去读取存储在某一个设备上的电子文件。一个终端上的电子文件也可以同时发给多个网络终端。可以看出电子档案的传输比较不受地域限制，它是由网络化来决定的。
纸质档案则需要使用亲自到档案管查找、阅读、借阅，这不仅浪费了时间，而且还导致在同一时间一份文件的使用者必须是一个人。这就对档案的利用产生了一定程度的限制。
四.电子档案和纸质档案的安全方面的差异
电子档案在重复利用过程中不会留下痕迹，无论电子档案被复制、打印多少次原档案都不会受到损伤。所以合理的利用电子档案不会对电子档案的寿命产生影响。但是，因为电子档案与纸质档案最大利用上的不同在于电子档案的共享性，在利用互联网的时它的安全就相对受到威胁。会有一些不法分子利用非法手段“攻击”计算机，计算机里的电子档案就会被窃取。所以电子档案的安全性一个重要的方面就是要处理在档案共享和传递过程中互联网对档案本身产生的影响。
相对就电子档案，纸质档案的安全主要在与档案本身的保护。纸质档案在重复利用过程中容易受到影响，容易破损。正常情况下，随着利用次数越多纸张会被损耗，字迹也会越老化。纸质档案是以符合证据性要求产生并得以保护的，而且纸质档案不像电子档案在被允许的情况下轻松复制，它有存在的唯一性。所以纸质档案的安全只要在于对纸质档案载体自身的保护。
五.电子档案和纸质档案更改的差异
纸质档案被更改后一定会留下痕迹，如纸上有划痕或字迹有直接更改等。因为字迹和书写墨迹的新旧都可以鉴别，所以纸质档案不易更改和伪造。
电子档案的更改则易更改，这是由电子文档的载体计算机对存储介质的可更改性决定的，在电子档案被传递或更换至其他载体时就存在这被改动的可能性。由于电子档案被更改不留下痕迹，所以不易被发现。
纸质档案和电子档案两者都有着各自的优缺点，有对方不可取代的特性。如纸质档案，在有关“签字”和“印章”方面有有效的证据性，这电子档案目前无法做到的。而电子档案的共享性和庞大的信息量是纸质档案无所能及的。所以就目前的档案技术和发展情况来看，在未来很长一段时间内，纸质档案和电子档案还要共存着。
参考文献：
1.档案管理学[M].机械工业出版社2005中国机械工业教育协会组
2.图书管档案管理的发展趋势[J] 闫玲 图书馆工作与研究，2008（4）：102-103
3.现代网络环境下档案工作的四个变化[J] 胡海涟 科技档案 2006（4）