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【摘要】 随着国家对基础研究和科研的重视，高校对科研工作也加大了投入，电大作为成人高校，近年来科研工作也取得了重要成果，但对科研档案的管理有别于人事档案，有其重要的特点和保密需要。现代通信技术的发展，随着改革开发的深入和现代通信技术的发展，泄密事件层出不穷，做好科研档案和管理的工作，尤其是重要科研成果，项目立项等文件资料和档案保管必须严密。本文从科研档案的特点和规律从发，对科研文档管理存在的问题进行总结，提出改善管理和应对保密需求的对策探讨。
一．科研资料管理存在的问题和特点
企事业及科研单位都有大量的科研相关文件资料，重要的科研文件和资料都是指科研单位在工作活动中形成的各种门类和载体的档案。一方面需要妥善保密保管，另外需要方便根据权限查阅和借还操作。其工作量和管理难度不亚于中型图书馆管理工作，也不亚于档案管理工作。因为普通档案管理不需要考虑资料的级别和查阅的权限。随着信息技术在管理上越来越深入而广泛的应用，机密科研文件资料管理数据库技术已逐步成熟。加强对科研机密科研文件资料的管理研究是一个不断发展的新型学科，实现动态科研机密文档资料保存处理和数据库的更新,为提高工作效率，总结电大科研资料文档管理的特点，以便度对科研文档管理制度化和加强对科研资料的的严格管理。
1．保密意识有待提高。国家档案局2006年12月18日发布了《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》，从制度上对文件档案实现行政规章的实际规范效用。为各机关单位制定更加系统、完整、科学的文件档案的归档范围和保管方面的期限提供了新的指导和监督，也进一步明确了规范机关文件档案管理制度是各级文件档案领导和管理部门法律上的职责。这有助于文件档案管理部门站在遵守法律的高度，来加强并夯实机关文件档案管理工作，对提高保密意识，对文件和档案资料的管理逐渐重视起来。但整体上来说，保密意识和重要文档的管理仍然处于比较低的水平，这方面需要大力宣传和全社会的保密意识教育，是一个漫长的过程。
2．缺少一套专门的科研档案管理系统。在具体操作上没有统一的管理系统，各科研单位自己把控，计算机参与的程度不高。重要科研文档包括科研成果文档、项目立项、论文集电子版和纸质保存、科研学术报刊和学术会议视频资料等,科研文件资料管理是一项非常重要的工作，这不仅保护科研成果秘密问题，还应该方便根据权限调阅和借还等管理。将所有资料集中存储在一个数据库文件中，数据采用压缩储存，并设有密码保护功能，没有密码无法打开数据库，资料的管理采用类似于资源管理器的树型结构，可以很方便地预览、编辑数据。通过树型结构可以将个人资料进行合理分类，便于资料的查询。具有文件的导入、导出功能，所有资料均可导出到文件，也可以由文件导入恢复成数据库存储。因此，开发一套完善的科研文件资料管理研究管理系统就必不可少了。科研单位文件档案管理工作是科研单位保密工作、实施严格管理的重要工作，也是科研单位系统管理不可分割的一部分，工作的的质量与成效，直接影响保密工作的把关和科研单位管理的效率和水平。特别是在实行机构改革、提高工作效率、引入竞争机制的形势下，更新观念，提高科研单位文件管理工作的效率和质量尤为重要。作为计算机应用的一部分,使用计算机对重要科研部门文件和档案进行管理,具有手工管理所无法比拟的优点。例如:检索迅速、查找方便、可靠性高、存储量大、保密性好、成本低等。这些优点能够极大地提高管理单位机密文件和档案管理的效率,也是管理朝科学化、正规化,与世界接轨的方向。信息管理系统(简称MIS)是介于信息论，经济管理理论，统计学与运筹学及计算机科学之间的一门边缘性，综合性，系统性的交叉科学，它是随着管理科学，信息技术，计算机技术等的发展而产生和发展起来的。研究和开发一套适合科研单位单位使用的机密文件及资料管理系统是已经非常迫切的工作，也是具有非常现实需要的工作。
3.目前的状态。目前科研单位对纸质科研成果的管理工作大多较为随意。但诸如科研成果分类不细致，缺乏科研成果说明标签，未进行分等级管理等情况屡见不鲜，从而导致经常出现科研成果受损、丢失、重复存放、查找不方便等状况，不但影响工作效率，还会影响科研单位严谨的形象。规范和把控科研成果管理大致可围绕以下几个方面，首先是科研成果和档案的分类。分类工作分为两步，第一步是根据科研项目的内容性质，先将科研成果划分为普通或者机密科研成果，机密级别。不是所有的科研成果都可以公开，书面科研成果应根据内容设定受控级别，例如其究竟是普通公开科研成果，还是按照一定级别才可以查阅的科研成果。档案资料类科研成果、内部管理类科研成果等；第二步是在每个大分类下面，再细分不同的科研成果类型，分类越细，以后查找起来就越方便。最后是科研成果存放。在确定科研成果分类表和科研成果等级之后，再根据科研成果的数量和使用频率，设定不同的科研成果简介文档存放用品。例如板夹、普通科研成果夹、科研成果袋、快捞架等等。当然，受控科研成果夹还需要存放在机密科研成果柜。
二．建议和对策探讨
1.引进计算机管理。原始科研成果和档案的信息具有原始性和完整性，利用计算机建立数据库，实现诸如查询和借阅方面的信息管理，实现计算机对机密科研成果档案完整、准确和动态管理体系，可以及时准确、全面的提供科研成果信息资料和相关数据，提高机密科研文档管理的工作效率。科研信息及档案信息的收集就是为了充分达到原始资料资源共享，这是信息管理的出发点和归宿点，这也要求有科研成果资料管理系统提供强有力的技术保障。文件保管制度中的另一个关键是存储。纸质文件文件如同电子信息一样需要妥善的安置与保管。无论您是出于安全因素或者是想减少文件管理成本、文件存放的位置和相关信息都是至关重要的。
2.密级管理。从管理层面上来说，加强科研成果信息和纸质文档管理，除了计算机管理外，还应该加强人员素质和意识方面方面，首先，提高认识，严格把关。无论是科研科室内部还是外部，几乎每份科研成果的形成到归档都要由部门负责人审核、签发。科研成果信息的借阅也必须经过一定的手续，根据级别和权重借阅不同级别的科研成果档案。因此，加强对重要科研成果的审核、签发和借阅情况。统一认识，层层把关，确保每份科研成果的安全管理要求。其次，抓好科研成果建档，确保科研成果材料的信息准确。科研成果档案管理工作的根本目的就是为科研档案管理提供优质高效的科研成果借阅和管理服务，它的主导功能是保密和帮助科研单位运作的顺畅。科研单位切不可忽视科研成果材料的收集归档，尤其是要注意对一些机密科研成果更要加强收集保管。对有较高价值的科研成果材料更应重点保存，为今后利用提供方便。做到科研成果资料借阅管理的科学化以及规范化。具体说来，实现了对机密科研成果资料进行建立数据库，能够科学严密的对借阅人信息管理。在借阅和归还管理中做到安全可靠，能够根据权重完成借阅和归还。既可以按科研成果名、內容关键字、科研成果形成时间等信息对科研成果资料进行查询，并能及时准确的反映出科研成果资料的借阅情况。通过计算机实现了简单的统计和分析借阅频率功能，统计和图表展示出库存科研成果资料的分类情况与借出科研成果资料所占的比例。单位科研成果资料种类和时间分布情况。完善对使用该管理系统的工作人员的管理，也就是密码管理，按照不同的级别系统提供不同的功能授权。采用计算机对数据库的管理可方便快捷地查询科研成果共享信息；安全保管和安全借阅，归还；权重管理。
最后，信息时代和网络环境下的科研文件和资料载体多样化和多学科化要求管理人才队伍和个人的知识结构也应多样化。然而当前科研单位管理人员的知识结构比较单一，其中一部分人员是学其他专业而后转到科研单位工作的，他们因为没有系统地学习过图书情报的基础理论和专业技术科研档案管理的工作缺乏深入了解，因而难以胜任保密性很强的一些深层次的业务工作。另外图书情报专业毕业的人员因缺少其他有关学科的专业知识进而难以开展深层次的服务工作，其业务水平停留在传统服务工作的水平上。继续教育不够致使计算机和网络知识和技能以及外语水平普遍不高，直接造成科研单位管理人员整体素质不高难以适应科研管理工作。
参考文献
［1］ 朱德金编著，《科技情报开发与经济》，试论现代图书馆的人力资源管理［m］ ,2005.619
［2］ 盛秋艳: 高校图书馆外文期刊利用中的问题与对策 ［J］图书馆建设2001（2）
一．科研资料管理存在的问题和特点
企事业及科研单位都有大量的科研相关文件资料，重要的科研文件和资料都是指科研单位在工作活动中形成的各种门类和载体的档案。一方面需要妥善保密保管，另外需要方便根据权限查阅和借还操作。其工作量和管理难度不亚于中型图书馆管理工作，也不亚于档案管理工作。因为普通档案管理不需要考虑资料的级别和查阅的权限。随着信息技术在管理上越来越深入而广泛的应用，机密科研文件资料管理数据库技术已逐步成熟。加强对科研机密科研文件资料的管理研究是一个不断发展的新型学科，实现动态科研机密文档资料保存处理和数据库的更新,为提高工作效率，总结电大科研资料文档管理的特点，以便度对科研文档管理制度化和加强对科研资料的的严格管理。
1．保密意识有待提高。国家档案局2006年12月18日发布了《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》，从制度上对文件档案实现行政规章的实际规范效用。为各机关单位制定更加系统、完整、科学的文件档案的归档范围和保管方面的期限提供了新的指导和监督，也进一步明确了规范机关文件档案管理制度是各级文件档案领导和管理部门法律上的职责。这有助于文件档案管理部门站在遵守法律的高度，来加强并夯实机关文件档案管理工作，对提高保密意识，对文件和档案资料的管理逐渐重视起来。但整体上来说，保密意识和重要文档的管理仍然处于比较低的水平，这方面需要大力宣传和全社会的保密意识教育，是一个漫长的过程。
2．缺少一套专门的科研档案管理系统。在具体操作上没有统一的管理系统，各科研单位自己把控，计算机参与的程度不高。重要科研文档包括科研成果文档、项目立项、论文集电子版和纸质保存、科研学术报刊和学术会议视频资料等,科研文件资料管理是一项非常重要的工作，这不仅保护科研成果秘密问题，还应该方便根据权限调阅和借还等管理。将所有资料集中存储在一个数据库文件中，数据采用压缩储存，并设有密码保护功能，没有密码无法打开数据库，资料的管理采用类似于资源管理器的树型结构，可以很方便地预览、编辑数据。通过树型结构可以将个人资料进行合理分类，便于资料的查询。具有文件的导入、导出功能，所有资料均可导出到文件，也可以由文件导入恢复成数据库存储。因此，开发一套完善的科研文件资料管理研究管理系统就必不可少了。科研单位文件档案管理工作是科研单位保密工作、实施严格管理的重要工作，也是科研单位系统管理不可分割的一部分，工作的的质量与成效，直接影响保密工作的把关和科研单位管理的效率和水平。特别是在实行机构改革、提高工作效率、引入竞争机制的形势下，更新观念，提高科研单位文件管理工作的效率和质量尤为重要。作为计算机应用的一部分,使用计算机对重要科研部门文件和档案进行管理,具有手工管理所无法比拟的优点。例如:检索迅速、查找方便、可靠性高、存储量大、保密性好、成本低等。这些优点能够极大地提高管理单位机密文件和档案管理的效率,也是管理朝科学化、正规化,与世界接轨的方向。信息管理系统(简称MIS)是介于信息论，经济管理理论，统计学与运筹学及计算机科学之间的一门边缘性，综合性，系统性的交叉科学，它是随着管理科学，信息技术，计算机技术等的发展而产生和发展起来的。研究和开发一套适合科研单位单位使用的机密文件及资料管理系统是已经非常迫切的工作，也是具有非常现实需要的工作。
3.目前的状态。目前科研单位对纸质科研成果的管理工作大多较为随意。但诸如科研成果分类不细致，缺乏科研成果说明标签，未进行分等级管理等情况屡见不鲜，从而导致经常出现科研成果受损、丢失、重复存放、查找不方便等状况，不但影响工作效率，还会影响科研单位严谨的形象。规范和把控科研成果管理大致可围绕以下几个方面，首先是科研成果和档案的分类。分类工作分为两步，第一步是根据科研项目的内容性质，先将科研成果划分为普通或者机密科研成果，机密级别。不是所有的科研成果都可以公开，书面科研成果应根据内容设定受控级别，例如其究竟是普通公开科研成果，还是按照一定级别才可以查阅的科研成果。档案资料类科研成果、内部管理类科研成果等；第二步是在每个大分类下面，再细分不同的科研成果类型，分类越细，以后查找起来就越方便。最后是科研成果存放。在确定科研成果分类表和科研成果等级之后，再根据科研成果的数量和使用频率，设定不同的科研成果简介文档存放用品。例如板夹、普通科研成果夹、科研成果袋、快捞架等等。当然，受控科研成果夹还需要存放在机密科研成果柜。
二．建议和对策探讨
1.引进计算机管理。原始科研成果和档案的信息具有原始性和完整性，利用计算机建立数据库，实现诸如查询和借阅方面的信息管理，实现计算机对机密科研成果档案完整、准确和动态管理体系，可以及时准确、全面的提供科研成果信息资料和相关数据，提高机密科研文档管理的工作效率。科研信息及档案信息的收集就是为了充分达到原始资料资源共享，这是信息管理的出发点和归宿点，这也要求有科研成果资料管理系统提供强有力的技术保障。文件保管制度中的另一个关键是存储。纸质文件文件如同电子信息一样需要妥善的安置与保管。无论您是出于安全因素或者是想减少文件管理成本、文件存放的位置和相关信息都是至关重要的。
2.密级管理。从管理层面上来说，加强科研成果信息和纸质文档管理，除了计算机管理外，还应该加强人员素质和意识方面方面，首先，提高认识，严格把关。无论是科研科室内部还是外部，几乎每份科研成果的形成到归档都要由部门负责人审核、签发。科研成果信息的借阅也必须经过一定的手续，根据级别和权重借阅不同级别的科研成果档案。因此，加强对重要科研成果的审核、签发和借阅情况。统一认识，层层把关，确保每份科研成果的安全管理要求。其次，抓好科研成果建档，确保科研成果材料的信息准确。科研成果档案管理工作的根本目的就是为科研档案管理提供优质高效的科研成果借阅和管理服务，它的主导功能是保密和帮助科研单位运作的顺畅。科研单位切不可忽视科研成果材料的收集归档，尤其是要注意对一些机密科研成果更要加强收集保管。对有较高价值的科研成果材料更应重点保存，为今后利用提供方便。做到科研成果资料借阅管理的科学化以及规范化。具体说来，实现了对机密科研成果资料进行建立数据库，能够科学严密的对借阅人信息管理。在借阅和归还管理中做到安全可靠，能够根据权重完成借阅和归还。既可以按科研成果名、內容关键字、科研成果形成时间等信息对科研成果资料进行查询，并能及时准确的反映出科研成果资料的借阅情况。通过计算机实现了简单的统计和分析借阅频率功能，统计和图表展示出库存科研成果资料的分类情况与借出科研成果资料所占的比例。单位科研成果资料种类和时间分布情况。完善对使用该管理系统的工作人员的管理，也就是密码管理，按照不同的级别系统提供不同的功能授权。采用计算机对数据库的管理可方便快捷地查询科研成果共享信息；安全保管和安全借阅，归还；权重管理。
最后，信息时代和网络环境下的科研文件和资料载体多样化和多学科化要求管理人才队伍和个人的知识结构也应多样化。然而当前科研单位管理人员的知识结构比较单一，其中一部分人员是学其他专业而后转到科研单位工作的，他们因为没有系统地学习过图书情报的基础理论和专业技术科研档案管理的工作缺乏深入了解，因而难以胜任保密性很强的一些深层次的业务工作。另外图书情报专业毕业的人员因缺少其他有关学科的专业知识进而难以开展深层次的服务工作，其业务水平停留在传统服务工作的水平上。继续教育不够致使计算机和网络知识和技能以及外语水平普遍不高，直接造成科研单位管理人员整体素质不高难以适应科研管理工作。
参考文献
［1］ 朱德金编著，《科技情报开发与经济》，试论现代图书馆的人力资源管理［m］ ,2005.619
［2］ 盛秋艳: 高校图书馆外文期刊利用中的问题与对策 ［J］图书馆建设2001（2）