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摘要：人事代理是人事制度改革的一个新模式，是将“单位人”变为“社会人”，促进人才合理流动的一项新举措。而人事代理人员档案管理作为人事代理制度的重要组成部分，是人事代理制度落实的保障。本文在提出医院人事代理人员档案管理工作面临的一系列问题的基础上，总结了如何建立科学合理的医院人事代理人员档案管理体系，为医院人事代理制度的落实保驾护航，为人事制度改革服务。
关键词：医院 人事代理 档案管理
作为知识密集、高风险、环境复杂的机构，在现有的经济体制下，如何合理配置和引进优秀医疗人才，是各级医院面临的难题之一。随着人才市场的发展，各级医院大都采用了人事制度改革的新产物——人事代理制度。“人事代理”是一种新型的人事管理方式，是在国家人事政策法规指导下，尊重单位用人自主权，尊重专业技术人员择业权，由政府人事部门所属人才交流机构作为人事综合代管部门，受企事业单位的委托，进行社会化管理，并为其具体承办人事方面的系列服务。人事代理人员档案管理是人事代理制度的重要组成部分，因此，医院如何在新模式下，加强人事代理人员档案管理，为一线医疗护理人员营造稳定的工作环境，是医院人事代理制度落实的关键环节。随着人事代理制度的进一步推行，用人结构的变化，医院的人事代理档案管理工作也存在突出问题。在此仅对这些问题进行简要归纳，并提出一些对应措施。
1 现阶段医院人事代理档案管理面临的问题
1.1 制度落实与配套措施的操作还存在不协调。医院人事档案代理工作涉及到医院人事工作的许多环节，政策性强。虽然人事代理制度逐步实施，人事档案管理的配套措施还不健全，有些措施操作还与代理制度不同步，不协调。首先，医院代理人员工龄认定、工资调整、职称评定、党团关系均发生在单位，而代理制度的实施使人档分离，极易形成“人档不统一”的现象，甚至造成新的“无头档案”，医院要了解代理人员的情况，及时更新信息，必须去人才交流中心去查档，而查档、借档的手续程序繁琐，对人事档案的利用造成极大的不便利，甚至会影响一线医疗护理人员正常工作的开展。再者，个人档案是对个人成长经历的真实记录，具有连续性的特点，如果代理机构制度落实不到位，配套措施不到位，信息反馈不及时，医院对个人的情况了解不全面，将延误相关工作的进行。例如，医院每年分配到的毕业生中，有入党积极分子或预备党员，这些情况在档案中均有详细记载，而代理机构若无法将这些信息及时提供给医院，势必会影响入党积极分子的培养考察，预备党员的转正，进而影响对医务人员的管理。
1.2 档案管理队伍素质不高，服务不到位。档案管理人员的素质直接决定着档案的质量。医院人事代理档案管理需要打破传统封闭管理的局面，涉及到代理机构、医院、人才三方，这就对人事档案管理人员素质提出更高要求。目前，我国代理机构和医院档案管理队伍建设还是薄弱环节，领导重视不够，人事代理的档案管理往往是兼职或其他专业人员临时担任，这些人员存在思想观念还相对更新不够及时，对人事制度改革的有关规定和相关法律还不熟悉，没有完全掌握人事档案管理方面的知识和技能，相应的其档案管理的服务责任意识不强等问题，造成对人事代理人员服务不到位，档案收集不及时、不完全现象屡见不鲜，错档、漏档、假档现象也时有发生。
1.3 用人单位与代理机构职责不清。用人单位与代理机构职责不明，导致工作效率不高、管理出现纰漏、利用档案不便等现象。目前由于人事代理是一种契约式、协议式的运作机制，缺乏约束性。从目前医疗机构的代理现状看，人才交流中心仍存在官僚主义作风，重收费，轻管理，只是对档案进行保管，没有对档案更新做太多实质性的工作。医院人事部门除了做好原本由医院管理的在职及退休人员的人事档案外，还要收集、整理、分类、鉴别人事代理人员的各项归档材料，与代理机构交接，以及到代理机构办理诸如：查档、借档、还档等业务，这样势必增加医院档案管理人员的工作量，这与实行人事代理的初衷是相违背的。
1.4 信息化建设滞后，开发利用率不高。因人事代理是一种新型的用才模式，其档案管理涉及的情况较复杂，与传统的档案管理有一定的区别。代理机构和医院对代理人员档案进行双重管理，因职责与分工的模糊，存在硬件投入少，信息化建设滞后，档案信息无法网络化，这就在收集、补充、更新人事档案存在困难的问题。产生了诸如查询、利用困难，材料收集和归档不及时等问题，使得这部分人员的档案利用率不高，无法适应新形势下人才流动的要求，不能体现医院为流动人才办理人事代理服务的优势。
2 对医院人事代理人员档案管理体系的思考
2.1 健全配套措施，保障协调实施。制度的灵魂在于实施落实，要想把医院人事代理制度真正落实到位，必须制定相关科学合理的配套措施，这就需要人事代理机构与医院做好沟通协调工作，制定明确的操作办法，遵循人事档案管理工作的特点和医院人事代理人员档案管理的特殊要求，制定切合实际的规章制度和简单高效的操作流程。一是要建立医院与人事代理机构的分工负责规章制度。因人事代理制度是人事制度改革的一种新型用人模式，其还在发展阶段，尚存在很多问题，它涉及到人才、用人单位和代理机构三方，医院和代理机构对其人事档案管理都有责任，但长期以来这两个机构的责任一直模糊，没有清晰的界定，这对这一部分人员的档案管理很不利。当务之急，是要分清两个机构对人事代理人员档案管理的职责，并实行问责制，使医院和代理机构对人事代理人员档案管理真正负起责任。代理机构应当针对代理人员原始档案的收集、保管、查阅、更新等基本业务特点制定科学合理的规章制度，并形成简洁的操作制度，以便为医院和代理人员提供优质的服务。医院要对代理人员在院期间形成档案的收集、归档、更新负责，这也要建立一套相应的规范程序。二是建立行之有效的档案管理监督机制。人事档案的价值体现在利用中，而目前存在的人才代理机构或医院的“扣档”和人才的“弃档”现象的原因之一就是监督机制的缺失。因此，国家人事、组织、档案行政管理部门可成立监管小组，定期不定期对人事代理人员档案管理、传递情况进行检查，将检查的各项目进行量化打分，并接受社会监督和投诉，依《档案法》对违反相关规定的代理机构和医院进行相应处罚，让档案真正为人才服务。三是建立网络服务的相关制度。医院人事代理人员档案管理的网络建设是其发展的必然趋势，但网络具有开放性的特点，而人事档案在相当长时间内具有保密性特点，要解决这一矛盾，必须制定相应的网络服务的制度来规范网络行为。如通过技术手段，采用数据加密、用户识别、终端识别、扫描原始签名等措施，防止人事档案信息被删除、修改、复制，通过授权和密码等安全手段确保人事档案信息网络化的正常运行。 2.2 分清职责，落实责任。在执行相关制度的基础上，分清代理机构和医院的职责，进一步落实责任，不是其流于形式。一是代理机构要积极为代理人员提供服务，摆脱“重收费轻服务”的观念。一方面，代理机构要做好档案及时完善工作，实现人才流动时的“档随人走”，避免弃档、漏档、错档现象，同时做好防范工作，杜绝 “假档”产生。另外，代理机构要丰富代理档案内涵，可以涉及社会保险、个人信用记录、思想品德考察等内容的材料，增加对个人综合素质材料的收集，使人才实用性、个性更加突出，以使其具有的功能更加适合医院的需求，达到医院与人才双方的共赢。二是医院应承担其人事代理人员在院期间档案的更新和完善工作。医院要派专门人员从事人事代理人员档案管理，建立专门的人才档案信息库，把人员在院期间的表现、职称晋升、考核结果等原始材料及时归档，并把这些信息通过网络及时反馈给代理机构。
2.3 强化队伍建设，提高服务质量。人事档案管理是一份专业性和保密性极强的工作，档案管理人员队伍的素质高低决定了人事档案管理的质量。而医院人事代理人员的档案管理具有一定的特殊性，既要注重档案的保密性，又要为促进人才的合理流动提供便利服务，为一线医务人员提供更好的就业环境，保证医院工作的正常运转。这就对人事档案管理人员提出了新的要求，既要熟悉原有档案管理规章制度要求，又要学习医院人事代理人员档案管理的新模式，积极为医院人事代理人员提供优质档案管理服务。人事代理机构和医院人事部门可以联合开办相关培训班或学习会议，对代理机构和医院人事代理档案管理人员进行规章制度和操作流程的培训，以达到健全配套措施，保障协调实施的目的，使医院人事代理人员的档案管理工作走向科学化、专业化、合理化的轨道。
在人事制度改革发展的背景下，医院和代理机构的档案管理人员必须更新思想观念，与时俱进，做好传统档案管理观念与医疗单位人事代理人员档案管理新观念的衔接，努力做到保密性和服务性的统一，既要保存好人事档案，又要为医院人事代理人员流动就业提供便利。其次，档案管理人员更要加强业务学习，在掌握人事制度改革的有关法律、法规的基础上，深入了解人事代理制度的发展进程，改善知识结构，加强自身素质培养，提升医院人事档案管理的业务水平，以适应新形势的要求。
2.4 推进信息化建设，实现最优效益。人事代理机构和医院要加快建设档案数字化平台建设，加大对人事档案工作的资金投入，力求档案利用途径的多样化，使人事档案的价值在利用中得到体现，通过网络实现代理机构与医院的双向沟通，从而解决“人档分离”的矛盾，实现人事代理档案利用的最大化。在此基础上必须做到以下几点：
首先，医院与代理机构要积极投入开发人事代理档案信息管理软件，建立并完善档案信息数据库，让专业人员及时更新，实现动态管理档案信息，保证档案的实效性、真实性和准确性。同时医院与代理机构要在遵守档案信息保密制度的前提下，建设档案信息网上查询服务系统，拓宽档案利用渠道，实现网络资源共享，使医院人事代理人员档案管理工作信息化、科学化、现代化，提高工作效率，同时减少因频繁查阅对原始档案造成的磨损，也减少医院档案管理人员的工作量，使人事代理人员档案信息能更好的为人才的合理流动服务，为医院工作服务。
其次，建立人事档案基本信息库和档案材料传递、接收数据库、政审证明材料数据库。在基本信息数据库建立上，在原有基本信息如姓名、性别、出生年月、籍贯、党团时间、参加工作时间、学历、职称、职务、鉴定考核、奖惩、工资、合同等内容的基础上，逐步健全与人事档案密切相关的医疗保险、公积金、养老保险、失业保险等人事信息功能。档案材料传递、接收、政审证明等方面建立联系、送交、登记制度，将传递材料的名称、时间、姓名、交送人、接收人等项目录入数据库进行管理，通过资源共享平台，实现双方资料的合成，以便及时、准确的反映材料传递的变化，简化政审工作流程，提高工作效率。
综上，人事代理制度的引进在很大程度上缓解了医院人员编制滞后，人才配置受限的矛盾。医院为了落实好人事代理制度必须建立健全人事代理人员档案管理体系，做好档案的收集、整理、利用，加强与人才中介机构的沟通，及时更新人员档案信息。规范流程，健全制度，加强人员队伍培训，提高代理机构的服务质量，开发完善的以人事档案为基础的软件，建立人力资源信息共享平台，为人事制度改革服务，有效开发医院人力资源，实现医院人力资源的可持续性发展。
参考文献：
[1]何岩，陈晓峰.积极推进人事代理制度，实现用人制度上的根本性突破[J].中国科学院院刊，2003（4）：285-288.
[2]魏娜.浅议医院人事档案代理制度[J].档案人语，2012（9）：47-
48.
[3]牛东华.浅议医院人事档案管理的新模式——人事档案代理[J].陕西档案，2008（1）：42-43.
[4]徐晓凤，张丽云，徐淳.对医院人事代理人员人事档案管理的思考[J].现代医院，2009（2）：142-143.
[5]谢秀芳.医院人事代理人员档案管理探析[J].办公室业务，2012（10）：45-46.
作者简介：张爱曾（1973-），女，河南上蔡人，馆员。
关键词：医院 人事代理 档案管理
作为知识密集、高风险、环境复杂的机构，在现有的经济体制下，如何合理配置和引进优秀医疗人才，是各级医院面临的难题之一。随着人才市场的发展，各级医院大都采用了人事制度改革的新产物——人事代理制度。“人事代理”是一种新型的人事管理方式，是在国家人事政策法规指导下，尊重单位用人自主权，尊重专业技术人员择业权，由政府人事部门所属人才交流机构作为人事综合代管部门，受企事业单位的委托，进行社会化管理，并为其具体承办人事方面的系列服务。人事代理人员档案管理是人事代理制度的重要组成部分，因此，医院如何在新模式下，加强人事代理人员档案管理，为一线医疗护理人员营造稳定的工作环境，是医院人事代理制度落实的关键环节。随着人事代理制度的进一步推行，用人结构的变化，医院的人事代理档案管理工作也存在突出问题。在此仅对这些问题进行简要归纳，并提出一些对应措施。
1 现阶段医院人事代理档案管理面临的问题
1.1 制度落实与配套措施的操作还存在不协调。医院人事档案代理工作涉及到医院人事工作的许多环节，政策性强。虽然人事代理制度逐步实施，人事档案管理的配套措施还不健全，有些措施操作还与代理制度不同步，不协调。首先，医院代理人员工龄认定、工资调整、职称评定、党团关系均发生在单位，而代理制度的实施使人档分离，极易形成“人档不统一”的现象，甚至造成新的“无头档案”，医院要了解代理人员的情况，及时更新信息，必须去人才交流中心去查档，而查档、借档的手续程序繁琐，对人事档案的利用造成极大的不便利，甚至会影响一线医疗护理人员正常工作的开展。再者，个人档案是对个人成长经历的真实记录，具有连续性的特点，如果代理机构制度落实不到位，配套措施不到位，信息反馈不及时，医院对个人的情况了解不全面，将延误相关工作的进行。例如，医院每年分配到的毕业生中，有入党积极分子或预备党员，这些情况在档案中均有详细记载，而代理机构若无法将这些信息及时提供给医院，势必会影响入党积极分子的培养考察，预备党员的转正，进而影响对医务人员的管理。
1.2 档案管理队伍素质不高，服务不到位。档案管理人员的素质直接决定着档案的质量。医院人事代理档案管理需要打破传统封闭管理的局面，涉及到代理机构、医院、人才三方，这就对人事档案管理人员素质提出更高要求。目前，我国代理机构和医院档案管理队伍建设还是薄弱环节，领导重视不够，人事代理的档案管理往往是兼职或其他专业人员临时担任，这些人员存在思想观念还相对更新不够及时，对人事制度改革的有关规定和相关法律还不熟悉，没有完全掌握人事档案管理方面的知识和技能，相应的其档案管理的服务责任意识不强等问题，造成对人事代理人员服务不到位，档案收集不及时、不完全现象屡见不鲜，错档、漏档、假档现象也时有发生。
1.3 用人单位与代理机构职责不清。用人单位与代理机构职责不明，导致工作效率不高、管理出现纰漏、利用档案不便等现象。目前由于人事代理是一种契约式、协议式的运作机制，缺乏约束性。从目前医疗机构的代理现状看，人才交流中心仍存在官僚主义作风，重收费，轻管理，只是对档案进行保管，没有对档案更新做太多实质性的工作。医院人事部门除了做好原本由医院管理的在职及退休人员的人事档案外，还要收集、整理、分类、鉴别人事代理人员的各项归档材料，与代理机构交接，以及到代理机构办理诸如：查档、借档、还档等业务，这样势必增加医院档案管理人员的工作量，这与实行人事代理的初衷是相违背的。
1.4 信息化建设滞后，开发利用率不高。因人事代理是一种新型的用才模式，其档案管理涉及的情况较复杂，与传统的档案管理有一定的区别。代理机构和医院对代理人员档案进行双重管理，因职责与分工的模糊，存在硬件投入少，信息化建设滞后，档案信息无法网络化，这就在收集、补充、更新人事档案存在困难的问题。产生了诸如查询、利用困难，材料收集和归档不及时等问题，使得这部分人员的档案利用率不高，无法适应新形势下人才流动的要求，不能体现医院为流动人才办理人事代理服务的优势。
2 对医院人事代理人员档案管理体系的思考
2.1 健全配套措施，保障协调实施。制度的灵魂在于实施落实，要想把医院人事代理制度真正落实到位，必须制定相关科学合理的配套措施，这就需要人事代理机构与医院做好沟通协调工作，制定明确的操作办法，遵循人事档案管理工作的特点和医院人事代理人员档案管理的特殊要求，制定切合实际的规章制度和简单高效的操作流程。一是要建立医院与人事代理机构的分工负责规章制度。因人事代理制度是人事制度改革的一种新型用人模式，其还在发展阶段，尚存在很多问题，它涉及到人才、用人单位和代理机构三方，医院和代理机构对其人事档案管理都有责任，但长期以来这两个机构的责任一直模糊，没有清晰的界定，这对这一部分人员的档案管理很不利。当务之急，是要分清两个机构对人事代理人员档案管理的职责，并实行问责制，使医院和代理机构对人事代理人员档案管理真正负起责任。代理机构应当针对代理人员原始档案的收集、保管、查阅、更新等基本业务特点制定科学合理的规章制度，并形成简洁的操作制度，以便为医院和代理人员提供优质的服务。医院要对代理人员在院期间形成档案的收集、归档、更新负责，这也要建立一套相应的规范程序。二是建立行之有效的档案管理监督机制。人事档案的价值体现在利用中，而目前存在的人才代理机构或医院的“扣档”和人才的“弃档”现象的原因之一就是监督机制的缺失。因此，国家人事、组织、档案行政管理部门可成立监管小组，定期不定期对人事代理人员档案管理、传递情况进行检查，将检查的各项目进行量化打分，并接受社会监督和投诉，依《档案法》对违反相关规定的代理机构和医院进行相应处罚，让档案真正为人才服务。三是建立网络服务的相关制度。医院人事代理人员档案管理的网络建设是其发展的必然趋势，但网络具有开放性的特点，而人事档案在相当长时间内具有保密性特点，要解决这一矛盾，必须制定相应的网络服务的制度来规范网络行为。如通过技术手段，采用数据加密、用户识别、终端识别、扫描原始签名等措施，防止人事档案信息被删除、修改、复制，通过授权和密码等安全手段确保人事档案信息网络化的正常运行。 2.2 分清职责，落实责任。在执行相关制度的基础上，分清代理机构和医院的职责，进一步落实责任，不是其流于形式。一是代理机构要积极为代理人员提供服务，摆脱“重收费轻服务”的观念。一方面，代理机构要做好档案及时完善工作，实现人才流动时的“档随人走”，避免弃档、漏档、错档现象，同时做好防范工作，杜绝 “假档”产生。另外，代理机构要丰富代理档案内涵，可以涉及社会保险、个人信用记录、思想品德考察等内容的材料，增加对个人综合素质材料的收集，使人才实用性、个性更加突出，以使其具有的功能更加适合医院的需求，达到医院与人才双方的共赢。二是医院应承担其人事代理人员在院期间档案的更新和完善工作。医院要派专门人员从事人事代理人员档案管理，建立专门的人才档案信息库，把人员在院期间的表现、职称晋升、考核结果等原始材料及时归档，并把这些信息通过网络及时反馈给代理机构。
2.3 强化队伍建设，提高服务质量。人事档案管理是一份专业性和保密性极强的工作，档案管理人员队伍的素质高低决定了人事档案管理的质量。而医院人事代理人员的档案管理具有一定的特殊性，既要注重档案的保密性，又要为促进人才的合理流动提供便利服务，为一线医务人员提供更好的就业环境，保证医院工作的正常运转。这就对人事档案管理人员提出了新的要求，既要熟悉原有档案管理规章制度要求，又要学习医院人事代理人员档案管理的新模式，积极为医院人事代理人员提供优质档案管理服务。人事代理机构和医院人事部门可以联合开办相关培训班或学习会议，对代理机构和医院人事代理档案管理人员进行规章制度和操作流程的培训，以达到健全配套措施，保障协调实施的目的，使医院人事代理人员的档案管理工作走向科学化、专业化、合理化的轨道。
在人事制度改革发展的背景下，医院和代理机构的档案管理人员必须更新思想观念，与时俱进，做好传统档案管理观念与医疗单位人事代理人员档案管理新观念的衔接，努力做到保密性和服务性的统一，既要保存好人事档案，又要为医院人事代理人员流动就业提供便利。其次，档案管理人员更要加强业务学习，在掌握人事制度改革的有关法律、法规的基础上，深入了解人事代理制度的发展进程，改善知识结构，加强自身素质培养，提升医院人事档案管理的业务水平，以适应新形势的要求。
2.4 推进信息化建设，实现最优效益。人事代理机构和医院要加快建设档案数字化平台建设，加大对人事档案工作的资金投入，力求档案利用途径的多样化，使人事档案的价值在利用中得到体现，通过网络实现代理机构与医院的双向沟通，从而解决“人档分离”的矛盾，实现人事代理档案利用的最大化。在此基础上必须做到以下几点：
首先，医院与代理机构要积极投入开发人事代理档案信息管理软件，建立并完善档案信息数据库，让专业人员及时更新，实现动态管理档案信息，保证档案的实效性、真实性和准确性。同时医院与代理机构要在遵守档案信息保密制度的前提下，建设档案信息网上查询服务系统，拓宽档案利用渠道，实现网络资源共享，使医院人事代理人员档案管理工作信息化、科学化、现代化，提高工作效率，同时减少因频繁查阅对原始档案造成的磨损，也减少医院档案管理人员的工作量，使人事代理人员档案信息能更好的为人才的合理流动服务，为医院工作服务。
其次，建立人事档案基本信息库和档案材料传递、接收数据库、政审证明材料数据库。在基本信息数据库建立上，在原有基本信息如姓名、性别、出生年月、籍贯、党团时间、参加工作时间、学历、职称、职务、鉴定考核、奖惩、工资、合同等内容的基础上，逐步健全与人事档案密切相关的医疗保险、公积金、养老保险、失业保险等人事信息功能。档案材料传递、接收、政审证明等方面建立联系、送交、登记制度，将传递材料的名称、时间、姓名、交送人、接收人等项目录入数据库进行管理，通过资源共享平台，实现双方资料的合成，以便及时、准确的反映材料传递的变化，简化政审工作流程，提高工作效率。
综上，人事代理制度的引进在很大程度上缓解了医院人员编制滞后，人才配置受限的矛盾。医院为了落实好人事代理制度必须建立健全人事代理人员档案管理体系，做好档案的收集、整理、利用，加强与人才中介机构的沟通，及时更新人员档案信息。规范流程，健全制度，加强人员队伍培训，提高代理机构的服务质量，开发完善的以人事档案为基础的软件，建立人力资源信息共享平台，为人事制度改革服务，有效开发医院人力资源，实现医院人力资源的可持续性发展。
参考文献：
[1]何岩，陈晓峰.积极推进人事代理制度，实现用人制度上的根本性突破[J].中国科学院院刊，2003（4）：285-288.
[2]魏娜.浅议医院人事档案代理制度[J].档案人语，2012（9）：47-
48.
[3]牛东华.浅议医院人事档案管理的新模式——人事档案代理[J].陕西档案，2008（1）：42-43.
[4]徐晓凤，张丽云，徐淳.对医院人事代理人员人事档案管理的思考[J].现代医院，2009（2）：142-143.
[5]谢秀芳.医院人事代理人员档案管理探析[J].办公室业务，2012（10）：45-46.
作者简介：张爱曾（1973-），女，河南上蔡人，馆员。