论文部分内容阅读
【摘要】随着现代信息技术的飞速发展，信息化进程的不断加快，高校也从传统的办公过程产生的纸质文件已逐步被电子文件取代。在这种新形势下，我们学院领导充分认清了电子文档管理在学院各个部门现状与存在的主要问题，既而采取科学可行的措施加强电子文件的管理，提高电子文档资源利用率，充分的为学生服务，意义十分重大。
【关键词】电子文件管理；归档管理；学籍档案
随着现代信息技术的飞速发展，信息化进程的不断加快，高校也从传统的办公过程产生的纸质文件已逐步被电子文件取代。在这种新形势下，我们学院领导充分认清了电子文档管理在学院各个部门现状与存在的主要问题，既而采取科学可行的措施加强电子文件的管理，提高电子文档资源利用率，充分的为学生服务，意义十分重大。
1.电子档案原始收集工作
要收集积累的电子文件类型有文本文件、图像文件、图形文件、影像文件、声音文件、多媒体文件、超媒体链接文件、程序文件和数据库文件。学院所属机构在主要职能活动中产生的电子文件，凡有查考利用价值的均应定期制作文件备份，并要及时拷贝到U盘或刻录到光盘上脱机保存。各系部、各管理处室指定专人负责电子文件归档工作，将电子文件的收集、整理、归档、保管利纳入系部、管理处室的程序内并赋予相关人员位责任。对电子文件日常管理的监督、指导、检查和分类保管、开发利用等工作，对电子文件的形成、积累、鉴定、归档及保管。学院的档案部门也积极的参与和指导电子文件的形成、办理、收集和归档工作的各个工作环节。利用实行全过程管理与监控，保证管理工作的连续性。
2.加强学籍档案管理工作及服务
高校主要档案为学籍档案，学籍档案是学生在学习、实验和实践等项活动中形成的， 对学校、社会和学生个人具有保存、证明、使用价值的直接的、历史的、真实记录。高职院校学籍档案包括学生的新生录取名册、在校生名册、学籍册、学籍变动、毕业生登记表等原始记录。学籍档案管理是繁杂的，但是学籍档案管理是高职院校档案管理工作的一个重要组成部分。随着科技进步学籍档案管理也从繁杂的纸质档案逐渐实现信息化。以往以管理方式已逐渐不能适应社会的需要。高职院校学籍档案管理工作必须跟上时代步伐，改革掉不适应现代化管理要求的方法，将计算机技术引入学籍档案管理工作中。高职院校可以建立先进的教学管理系统，集排课、选课、学籍等教学管理工作于一体，通过计算机网络信息系统，建立一个学籍管理平台，将新生录取名册、学生学籍、毕业生登记表、毕业证书编号等，由教务部门的总网站下辖各系的分网点，随时检索所需的学籍档案材料，从而实现资源共享，提高工作效率，使学生学籍档案管理走向科学化、规范化。
3.电子文件鉴定归档工作
电子文件鉴定工作应在档案部门业务指导人员会同电子文件形成各系部、处室的工作人员协同开展。电子文件的鉴定工作，应包括对电子文件的真实性、完整性、有效性的鉴定，对电子文件内容、结构、可读性的技术鉴定以及确定电子文件的密级、归档范围和划定保管期限等。电子文件的鉴定工作，应包括对电子文件的真实性、完整性、有效性的鉴定，对电子文件内容、结构、可读性的技术鉴定以及确定电子文件的密级、归档范围和划定保管期限等。电子文件的物理归档：指把电子文件集中下载到可脱机保存的载体上，向档案部门移交的过程。电子文件的归档可分为两步进行，对实时进行的归档先做逻辑归档，然后定期完成物理归档。按照国家现行法规，所有归档电子文件归档时必须归一套对应的纸质文件。
4.归档电子文件的利用
归档电子文件移交到档案馆后，档案馆要制作三套，一套封存保管，一套查阅利用，一套异地保存。封存的电子文件不得利用和外借，利用时要使用电子文件的复制件。电子档案查阅利用时应遵守保密规定。对具有保密要求的归档电子文件一般不在网上提供利用，确有必要以联网方式利用时，应严格遵守国家和学校的有关保密规定，并采取稳妥的安全保密措施。
5.电子档案的保存工作
在制作保管载体时应将电子文件和电子文件元数据一起保存。应定期对保存的归档电子文件进行抽样检验，光盘每满4年进行一次抽检，抽检率不低于40%，如发现问题应及时采取补救措施。如网络系统扩充或系统设备更新，应确认库存载体与新系统、新设备的兼容性，如不兼容，应及时对归档电子文件进行迁移。档案馆应及时按年度对归档电子文件的接收、保管、利用和鉴定销毁情况进行统计。
6.加强对电子文件和电子档案管理知识的培训，提高档案工作人员的业务素质
全校档案人员要学习掌握计算机和电子文档管理系统的操作技能，只要掌握丰富的档案专业知识，如归档文件整理方法、电子文件归档方法等知识，用丰富的档案专业知识指导和失去电子文件归档工作才能有效利用归档的电子文件，积极开展档案编研、信息开发和服务利用工作。
总而言之 要充分利用现代科技手段对档案管理工作的方式进行升级，优化整合档案信息资源，提高档案资源的利用率 更好的为学生服务和为 学院发展服务。
【参考文献】
[1]南京邮电大学.电子文件归档与管理办法.
[2]劉淑杰.对加强高校干部人事档案管理工作的思考.决策探索.
【关键词】电子文件管理；归档管理；学籍档案
随着现代信息技术的飞速发展，信息化进程的不断加快，高校也从传统的办公过程产生的纸质文件已逐步被电子文件取代。在这种新形势下，我们学院领导充分认清了电子文档管理在学院各个部门现状与存在的主要问题，既而采取科学可行的措施加强电子文件的管理，提高电子文档资源利用率，充分的为学生服务，意义十分重大。
1.电子档案原始收集工作
要收集积累的电子文件类型有文本文件、图像文件、图形文件、影像文件、声音文件、多媒体文件、超媒体链接文件、程序文件和数据库文件。学院所属机构在主要职能活动中产生的电子文件，凡有查考利用价值的均应定期制作文件备份，并要及时拷贝到U盘或刻录到光盘上脱机保存。各系部、各管理处室指定专人负责电子文件归档工作，将电子文件的收集、整理、归档、保管利纳入系部、管理处室的程序内并赋予相关人员位责任。对电子文件日常管理的监督、指导、检查和分类保管、开发利用等工作，对电子文件的形成、积累、鉴定、归档及保管。学院的档案部门也积极的参与和指导电子文件的形成、办理、收集和归档工作的各个工作环节。利用实行全过程管理与监控，保证管理工作的连续性。
2.加强学籍档案管理工作及服务
高校主要档案为学籍档案，学籍档案是学生在学习、实验和实践等项活动中形成的， 对学校、社会和学生个人具有保存、证明、使用价值的直接的、历史的、真实记录。高职院校学籍档案包括学生的新生录取名册、在校生名册、学籍册、学籍变动、毕业生登记表等原始记录。学籍档案管理是繁杂的，但是学籍档案管理是高职院校档案管理工作的一个重要组成部分。随着科技进步学籍档案管理也从繁杂的纸质档案逐渐实现信息化。以往以管理方式已逐渐不能适应社会的需要。高职院校学籍档案管理工作必须跟上时代步伐，改革掉不适应现代化管理要求的方法，将计算机技术引入学籍档案管理工作中。高职院校可以建立先进的教学管理系统，集排课、选课、学籍等教学管理工作于一体，通过计算机网络信息系统，建立一个学籍管理平台，将新生录取名册、学生学籍、毕业生登记表、毕业证书编号等，由教务部门的总网站下辖各系的分网点，随时检索所需的学籍档案材料，从而实现资源共享，提高工作效率，使学生学籍档案管理走向科学化、规范化。
3.电子文件鉴定归档工作
电子文件鉴定工作应在档案部门业务指导人员会同电子文件形成各系部、处室的工作人员协同开展。电子文件的鉴定工作，应包括对电子文件的真实性、完整性、有效性的鉴定，对电子文件内容、结构、可读性的技术鉴定以及确定电子文件的密级、归档范围和划定保管期限等。电子文件的鉴定工作，应包括对电子文件的真实性、完整性、有效性的鉴定，对电子文件内容、结构、可读性的技术鉴定以及确定电子文件的密级、归档范围和划定保管期限等。电子文件的物理归档：指把电子文件集中下载到可脱机保存的载体上，向档案部门移交的过程。电子文件的归档可分为两步进行，对实时进行的归档先做逻辑归档，然后定期完成物理归档。按照国家现行法规，所有归档电子文件归档时必须归一套对应的纸质文件。
4.归档电子文件的利用
归档电子文件移交到档案馆后，档案馆要制作三套，一套封存保管，一套查阅利用，一套异地保存。封存的电子文件不得利用和外借，利用时要使用电子文件的复制件。电子档案查阅利用时应遵守保密规定。对具有保密要求的归档电子文件一般不在网上提供利用，确有必要以联网方式利用时，应严格遵守国家和学校的有关保密规定，并采取稳妥的安全保密措施。
5.电子档案的保存工作
在制作保管载体时应将电子文件和电子文件元数据一起保存。应定期对保存的归档电子文件进行抽样检验，光盘每满4年进行一次抽检，抽检率不低于40%，如发现问题应及时采取补救措施。如网络系统扩充或系统设备更新，应确认库存载体与新系统、新设备的兼容性，如不兼容，应及时对归档电子文件进行迁移。档案馆应及时按年度对归档电子文件的接收、保管、利用和鉴定销毁情况进行统计。
6.加强对电子文件和电子档案管理知识的培训，提高档案工作人员的业务素质
全校档案人员要学习掌握计算机和电子文档管理系统的操作技能，只要掌握丰富的档案专业知识，如归档文件整理方法、电子文件归档方法等知识，用丰富的档案专业知识指导和失去电子文件归档工作才能有效利用归档的电子文件，积极开展档案编研、信息开发和服务利用工作。
总而言之 要充分利用现代科技手段对档案管理工作的方式进行升级，优化整合档案信息资源，提高档案资源的利用率 更好的为学生服务和为 学院发展服务。
【参考文献】
[1]南京邮电大学.电子文件归档与管理办法.
[2]劉淑杰.对加强高校干部人事档案管理工作的思考.决策探索.