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【摘 要】随着信息化的发展，传统的档案管理模式已不能适应数字化档案管理的需要，电子档案已在档案管理工作中得到了广泛的应用。在信息化的新形势下，档案工作者要以科学发展观为指导做好档案工作，应做到规范化、标准化，注意风险控制，不断提高自身的素质。
【关键词】档案管理;科学发展观;规范化;风险控制;提高素质
随着信息化的发展，传统的档案管理模式已不能适应数字化档案管理的需要，电子档案已在档案管理工作中得到了广泛的应用，这种发展趋势给档案管理工作提出了新的挑战。在信息化的新形势下，档案工作者要以科学发展观为指导做好档案工作，应做到规范化、标准化，注意风险控制，不断提高自身的素质，从而把檔案管理工作切实做好。
一、以科学发展观为指导做好档案工作
档案工作者应站在战略思维的高度，遵循科学发展观，推动档案工作走上科学的发展道路：一要树立开放意识。二要增强服务意识。三要突出创新意识。档案工作必须从传统走向创新。四要强化发展意识。档案工作必须跟上时代发展的步伐。各级档案部门要自觉地将档案工作与党和国家的发展大局联系起来，将档案事业的发展与整个国家的经济、政治、社会全面协调发展结合起来，抢抓机遇，乘势而上，争取发展机会，拓展发展空间，推动档案工作加速发展。
促进档案事业全面协调可持续发展，必须坚持统筹兼顾的原则。把科学发展观贯穿于档案事业发展的全过程，落实到档案事业发展的各个环节。在当前和今后的工作中，既要抓好传统的档案系统内部的各项工作，也要搞好档案系统与外部各方面联系;既要抓好传统的档案基础业务工作，也要搞好档案工作为党和国家工作大局的各项服务;既要搞好档案信息资源的开发利用，也要抓好档案中各种秘密以及个人隐私的保护;既要运用现代科技手段保护传统载体的档案，也要运用传统手段和方法保护新型电子载体的档案，既要尊重档案的形成规律和保管的原有基础，又要运用数字化、网络化等手段对之进行系统地开发和利用;既要保留并发挥档案工作基本的传统功能，又要不断拓展档案工作新的更多功能，使档案事业真正做到全面发展、协调发展、可持续发展。
二、档案信息化管理应做到规范化和标准化
规范化、标准化是进行档案信息化建设的一项重要内容，也是衡量档案管理工作现代化水平的一个重要标志。在进行档案管理信息化时，应该按照国家推荐信息化管理的标准，根据自身发展的需求和特点来制定内部的管理标准体系，在实践中不断进行完善。档案目录数据库，应既符合国家的标准，又有利于实际的操作。应对各立档单位文件及档案的内容、著录项目、数据库结构和格式等作出统一的规定，还要对档案数据库管理的软件、硬件的文档格式、数据指标等进行统一规范。使得将来电子目录入档案馆之后能实现数据的共享，解决因软件的不同而带来的数据无法转换或者不能读取的问题。
三、档案信息化管理应注意风险控制
在信息化的新形势下，档案管理工作必须注意风险控制。要防范风险，缓解风险，确保档案安全。这需要采取各种相应的措施。电子信息档案在遭到外界的干扰后，为了把危险降到最小，就需要管理人员尽最大的努力把危险掌控在一定的范围内，那么管理人员应该怎么做才能使风险得到缓解？目前，许多单位开始利用风险转移的策略进行缓解，电子信息档案管理的风险缓解就是通过制定实施应变计划、灾难恢复计划、电子信息档案相关资产重新布置等手段来减小电子信息档案及相关资产价值本身或风险的后果或影响。常见的风险缓解方法包括：事前措施、事后措施。前者是指在损失发生前为减少损失程度执行的方案;后者是在损失发生后为减少损失执行的方法。需要强调的是，在进行电子信息档案的管理时如果发生危险，那么不管是什么情况，单位都要积极主动的进行及时的处理，这才是最为关键的。
在电子信息档案管理中，还有一种经常使用的规避风险的措施就是转移策略，所谓转移策略实质上是一种风险的分散，即把风险转到其他的地方，以此来把已经存在的风险降到最低，一般而言，能够从多个角度对风险转移的方法实施修正，如：修改配置模式、购买保险、外包给其他机构、或者与提供商签署服务合同等等。经过这样的处理之后，我们可以把复杂的风险问题进行简化，再对原先实施的电子信息档案管理策略优化改进，创造更加先进的电子信息档案管理系统。此外，还可以与网络供应商互相协调，让供应商的安全服务符合电子信息档案的使用需要。另外，还要强调的是，外包同样隐含着风险，如果外包人员不符合合同的标准，那么后果会很严重。所以为了预防人为因素给单位造成损失，那么那些使用电子信息档案的人员要做的就是一定要严格遵守操作标准。
四、提高档案管理人员的素质，实现档案管理科学化
档案管理人员必须具备多元化知识背景才能适应信息化的要求，现代化知识将成为每一位档案工作者知识构成的要素，因此，建立一支具有现代科学技术知识和业务知识的专业队伍是至关重要的。首先，档案工作者必须具有多元化的知识结构，现代科学成果在档案管理中在大量运用迫使档案工作人员支学习和掌握理论、文化和管理等有关知识，其中尤为重要的是计算机、数学、生物学等学科的知识，它们对档案管理实现现代化、信息化具有直接作用。其次，全面掌握档案专业知识，如具备档案学、档案管理学、文书学、目录学、档案自动化管理以及档案著录、标引、检索、编研、复制、修裱等有关档案专业知识和基本技能。再次，从档案管理现代化发展趋势看，档案工作人员必须具备掌握档案管理现代化技术、进行档案信息分析与研究、提供高层次档案信息服务与咨询等三方面的能力。档案管理人员必须学习、学习、再学习，上级档案管理部门要积极创造条件，有计划的选送档案管理人员进行深造，进行离岗培训，还可以采取以老带新、以强带弱的办法，互帮互学等建立复合型人才群和梯队型人才结构。作为档案管理工作者，应看到自身素质与新形势对档案工作需要的差距，以时不我待的精神状态抓紧自身的学习提高，尽快使自己成为合格的档案工作者。随着设备的更新和引进，档案管理部门既要注重引进具有丰富档案专业知识和实践经验，精通业务的各种人才 ，又要注意引进相关学科的专门人才，合理调整档案工作者的专业结构、年龄结构和知识结构。另一方面也要加强对原有工作人员的培训和知识更新，使更多的人熟悉和掌握有关现代化管理技术，科学地管理档案。
参考文献
[1]沈彦.浅议电子文件及电子档案管理[J].单位导报.2010（4）.
[2]王兆新，裘洁.浅议电子文件信息的安全与保密[J].浙江档案.2004（1）.
[3]宗文萍.基于价值链理论的档案信息安全管理[J].档案学研究.2005（1）.
[4]沈彦.浅议电子文件及电子档案管理[J].单位导报.2010（4）.
[5]邹生.开放网络环境下的信息安全问题[J].信息安全与通信保密.2004（4）.
【关键词】档案管理;科学发展观;规范化;风险控制;提高素质
随着信息化的发展，传统的档案管理模式已不能适应数字化档案管理的需要，电子档案已在档案管理工作中得到了广泛的应用，这种发展趋势给档案管理工作提出了新的挑战。在信息化的新形势下，档案工作者要以科学发展观为指导做好档案工作，应做到规范化、标准化，注意风险控制，不断提高自身的素质，从而把檔案管理工作切实做好。
一、以科学发展观为指导做好档案工作
档案工作者应站在战略思维的高度，遵循科学发展观，推动档案工作走上科学的发展道路：一要树立开放意识。二要增强服务意识。三要突出创新意识。档案工作必须从传统走向创新。四要强化发展意识。档案工作必须跟上时代发展的步伐。各级档案部门要自觉地将档案工作与党和国家的发展大局联系起来，将档案事业的发展与整个国家的经济、政治、社会全面协调发展结合起来，抢抓机遇，乘势而上，争取发展机会，拓展发展空间，推动档案工作加速发展。
促进档案事业全面协调可持续发展，必须坚持统筹兼顾的原则。把科学发展观贯穿于档案事业发展的全过程，落实到档案事业发展的各个环节。在当前和今后的工作中，既要抓好传统的档案系统内部的各项工作，也要搞好档案系统与外部各方面联系;既要抓好传统的档案基础业务工作，也要搞好档案工作为党和国家工作大局的各项服务;既要搞好档案信息资源的开发利用，也要抓好档案中各种秘密以及个人隐私的保护;既要运用现代科技手段保护传统载体的档案，也要运用传统手段和方法保护新型电子载体的档案，既要尊重档案的形成规律和保管的原有基础，又要运用数字化、网络化等手段对之进行系统地开发和利用;既要保留并发挥档案工作基本的传统功能，又要不断拓展档案工作新的更多功能，使档案事业真正做到全面发展、协调发展、可持续发展。
二、档案信息化管理应做到规范化和标准化
规范化、标准化是进行档案信息化建设的一项重要内容，也是衡量档案管理工作现代化水平的一个重要标志。在进行档案管理信息化时，应该按照国家推荐信息化管理的标准，根据自身发展的需求和特点来制定内部的管理标准体系，在实践中不断进行完善。档案目录数据库，应既符合国家的标准，又有利于实际的操作。应对各立档单位文件及档案的内容、著录项目、数据库结构和格式等作出统一的规定，还要对档案数据库管理的软件、硬件的文档格式、数据指标等进行统一规范。使得将来电子目录入档案馆之后能实现数据的共享，解决因软件的不同而带来的数据无法转换或者不能读取的问题。
三、档案信息化管理应注意风险控制
在信息化的新形势下，档案管理工作必须注意风险控制。要防范风险，缓解风险，确保档案安全。这需要采取各种相应的措施。电子信息档案在遭到外界的干扰后，为了把危险降到最小，就需要管理人员尽最大的努力把危险掌控在一定的范围内，那么管理人员应该怎么做才能使风险得到缓解？目前，许多单位开始利用风险转移的策略进行缓解，电子信息档案管理的风险缓解就是通过制定实施应变计划、灾难恢复计划、电子信息档案相关资产重新布置等手段来减小电子信息档案及相关资产价值本身或风险的后果或影响。常见的风险缓解方法包括：事前措施、事后措施。前者是指在损失发生前为减少损失程度执行的方案;后者是在损失发生后为减少损失执行的方法。需要强调的是，在进行电子信息档案的管理时如果发生危险，那么不管是什么情况，单位都要积极主动的进行及时的处理，这才是最为关键的。
在电子信息档案管理中，还有一种经常使用的规避风险的措施就是转移策略，所谓转移策略实质上是一种风险的分散，即把风险转到其他的地方，以此来把已经存在的风险降到最低，一般而言，能够从多个角度对风险转移的方法实施修正，如：修改配置模式、购买保险、外包给其他机构、或者与提供商签署服务合同等等。经过这样的处理之后，我们可以把复杂的风险问题进行简化，再对原先实施的电子信息档案管理策略优化改进，创造更加先进的电子信息档案管理系统。此外，还可以与网络供应商互相协调，让供应商的安全服务符合电子信息档案的使用需要。另外，还要强调的是，外包同样隐含着风险，如果外包人员不符合合同的标准，那么后果会很严重。所以为了预防人为因素给单位造成损失，那么那些使用电子信息档案的人员要做的就是一定要严格遵守操作标准。
四、提高档案管理人员的素质，实现档案管理科学化
档案管理人员必须具备多元化知识背景才能适应信息化的要求，现代化知识将成为每一位档案工作者知识构成的要素，因此，建立一支具有现代科学技术知识和业务知识的专业队伍是至关重要的。首先，档案工作者必须具有多元化的知识结构，现代科学成果在档案管理中在大量运用迫使档案工作人员支学习和掌握理论、文化和管理等有关知识，其中尤为重要的是计算机、数学、生物学等学科的知识，它们对档案管理实现现代化、信息化具有直接作用。其次，全面掌握档案专业知识，如具备档案学、档案管理学、文书学、目录学、档案自动化管理以及档案著录、标引、检索、编研、复制、修裱等有关档案专业知识和基本技能。再次，从档案管理现代化发展趋势看，档案工作人员必须具备掌握档案管理现代化技术、进行档案信息分析与研究、提供高层次档案信息服务与咨询等三方面的能力。档案管理人员必须学习、学习、再学习，上级档案管理部门要积极创造条件，有计划的选送档案管理人员进行深造，进行离岗培训，还可以采取以老带新、以强带弱的办法，互帮互学等建立复合型人才群和梯队型人才结构。作为档案管理工作者，应看到自身素质与新形势对档案工作需要的差距，以时不我待的精神状态抓紧自身的学习提高，尽快使自己成为合格的档案工作者。随着设备的更新和引进，档案管理部门既要注重引进具有丰富档案专业知识和实践经验，精通业务的各种人才 ，又要注意引进相关学科的专门人才，合理调整档案工作者的专业结构、年龄结构和知识结构。另一方面也要加强对原有工作人员的培训和知识更新，使更多的人熟悉和掌握有关现代化管理技术，科学地管理档案。
参考文献
[1]沈彦.浅议电子文件及电子档案管理[J].单位导报.2010（4）.
[2]王兆新，裘洁.浅议电子文件信息的安全与保密[J].浙江档案.2004（1）.
[3]宗文萍.基于价值链理论的档案信息安全管理[J].档案学研究.2005（1）.
[4]沈彦.浅议电子文件及电子档案管理[J].单位导报.2010（4）.
[5]邹生.开放网络环境下的信息安全问题[J].信息安全与通信保密.2004（4）.