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【摘 要】一个独具特色集人才服务、人才管理及人才信息收集、统计等多项功能于一体的综合档案信息服务平台的形成与信息化档案管理的实现能够大大提升人才服务的效率和质量。近年来，人才服務中心顺应信息化、网络化的发展趋势，在人事档案信息管理系统建设上不断着力，力争为服务对象提供更方便、更快捷、更高效的人才服务。本文分析了人事档案化建设的必要性，并探讨了人事档案信息管理系统的建设与应用措施。
【关键词】人事档案;信息管理系统;建设
一、人事档案化建设的必要性
首先，人事档案数字化是适应数字化建设的客观需要，数字化是以网络为基础，利用先进的信息化手段和工具——计算机技术、网络技术、通讯技术，有关的所有信息资源进行全面数字化;并用科学规范的管理对这些信息资源紧张整合和集成，以构成统一的用户管理、统一的资源管理和统一的权限控制;最终实现全面的信息化。从而达到提高管理水平和效率的目的。高质量的数字化干部人事档案建设，可以为科学的管理提供有力的支撑。其次，对于组织人事部门整合人才资源、改进工作方式、提高工作水平有着重要意义。是实现了手工检索到电脑检索的转变，提高了工作效率。阅档人员登录局域网，点击电子档案目录就可以准确找到所要查阅的档案材料，省去了逐卷逐页查找的时间。同时实现了从翻阅纸质档案的查阅电子档案的转变，有利于纸质档案的保护，电子档案建立后，减少了纸质档案翻阅次数，延长了使用寿命。最后，国外人事档案的数字化给我的借鉴。现在很多国家实现了人事档案的现代化、数字化管理。
二、人事档案信息管理系统的建设
（一）加大资金投入，开发一整套人事档案管理系统
随着流动人员及大中专毕业生每年累积增多，很多地区人才流动服务中心库存人事档案数量成倍增加，现行管理系统已不能满足档案管理所需，且人事档案信息多而杂，建立一整套人事档案管理系统势在必行。这套系统既要包括内部管理系统，又包括远程使用、服务系统。内部管理系统将档案原有的基础数据重新导入，并在现有的基础上进行完善，使之拥有一个大型人事档案信息数据库，让常规性查阅利用、统计、调取等实现自动化，替代现行人事档案管理繁琐的入库查询、效率低下的人工调取等，提高人事档案管理的利用率和管理水平等。远程管理系统应将存档人员档案基本信息上传至网络服务后台，流动人员凭身份证或其他有效证件进入网络服务界面即可实时查询，有效提高效率和质量。从长远来看，通过一次性资金投入、借助专业技术力量，开发建设市场化人事管理系统，将获得比投入更大、更有效的产出，实现远程服务和资源共享。
（二）人事档案信息分类数据库的建立
人事档案分类信息数据库的建立是一项非常重要的基础工作，也是信息化系统的核心部分。数据库建立好以后，数据可以重复利用，这样数据的利用率得到了提高，减少了数据的冗余，避免了重复数据的存储，是一个功能比较完善，结构更加合理，人才信息可以共享的资源库。
1.数字化档案
对于一些个人档案中比较重要的纸质材料，可以进行数字化处理形成档案，这样就有利于材料的完整保存，便于利用计算机进行查阅。实行数字化档案，很少接触档案原件的，只是在信息的录入时会用到原始档案，这样对档案的寿命有延长作用。档案的利用者和工作人员可以很方便地通过计算机网络对档案信息进行查阅，但是人事档案也应当注意保密性问题，因此需要对不同分类信息进行相应的密级设置，不同的用户权限级别可以查看相应的人事档案信息。
2.电子档案
近年来，我国已基本全面实施电子政务，这样在人事档案中也就形成了各种各样的多媒体文件、电子文档、电子表格等电子档案。
（三）信息化档案系统的安全性建设
由于人才市场档案局域网毕竟是要与Internet相连的，因此需要在软件和硬件两个方面采取措施以保证整个网络的系统安全和可靠的运行。根据《计算机信息系统保密管理暂行规定》，首先保证网络的安全性和可靠性，包括要建立安全防护机制、安全检测机制和安全恢复机制。其次是根据各地人才市场档案管理保密原则，建立分级的用户信息查询制度，保证档案信息使用的安全性。云计算技术等互联网先进技术的应用，将使未来的网络更智能与高效，今后的人事档案管理必将会在网络上与以下信息系统实现无缝对接，实现信息的整合，更好的服务于社会：一是人事档案系统与各级政府政务网与档案局（馆）相连，更便于信息的归档、共享与开发利用;二是人事档案系统与银行系统互联，建立完整的个人商业信用信息;三是人事档案系统与公安系统的户籍管理系统互联，构成居民综合管理体系;四是人事档案系统与社保局的社保系统相联，构成个人的社保信息体系。
（四）建设信息化的档案管理队伍
档案管理人员队伍建设是实现档案管理信息化成功的根本，决定着档案信息化的发展速度和质量。提高档案管理人员的信息化意识，信息时代文件的自动登记、辅助立卷、归档、著录、检索、信息网络传递和安全利用都是在计算机上实现的。这就要求档案管理人员不仅要熟悉电子文件的特征和电子档案的全程规范管理，而且要掌握计算机系统网络安全防护知识，以确保档案信息的完整性、安全性。档案管理人员还应立足本职工作，强化自我学习意识，积极参与信息化教育培训，不断更新专业知识，提高自身的业务素质和工作水平。为尽快实现传统档案管理模式向现代管理模式的转变，档案管理部门应有计划地对本系统的档案管理人员进行信息化技能培训，培训内容涵盖计算机、网络、信息工程等方面的知识。
三、人事档案信息管理系统的应用
（一）建立专人负责制
为能够结合新形势的需要，人事档案信息管理工作不仅需要工作人员掌握必要的信息化业务知识，并且还要参与档案管理、保护等具体业务。因此相关部门应重点对档案的存放、检阅、流通等各个流程来控制，做到内部严密控制，能够将责任联系到每个员，将各项措施切实执行。
（二）要确保档案信息化建设的整体效益和质量
档案信息化建设是一项长期任务，工作量非常大，一定要严把质量关，保证利用档案信息的查全、查准，力求档案信息管理系统运行的安全、可靠。同时要增强档案安全意识，对于信息化条件下涉密档案的开发利用，一定要把安全防范措施放在首位，对于那些密级较高的档案，原则上不进行数字化，可采取其他保护和复制措施。
（三）实现档案管理的“精耕细作”
进一步明确省、市、县三级人才中心在流动人员人事档案管理方面的工作方向，统一流动人员人事档案管理的主要做法，在档案接转流程、规范整理、数字化建设及配套服务跟进等方面基本形成较为统一的工作标准。
（四）提高相关系统、软件的安全保障性能
过去所使用的档案管理系统，大多是都是单机的系统软件，没有与网络实现对接，网络的病毒、故障对系统的安全运行不会造成较大破坏。然而在新系统软件中，要求必须保障局域网的稳定，否则就很可能导致网络的中断退出现象。此外，网络上的病毒是很大的威胁，网络病毒对安全防范造成了巨大挑战，而软件的系统是凭借着网络来操作的。由此，内部控制也要包括系统软件控制，在购买相关软件的时候，要检验软件开发厂商有没有完全依照法律法规来设计制作。在运行档案信息化系统软件的时候，要详细排查系统软件时候有着漏洞，如果检查结果不合安全需要，就要提出新的研发计划、提高软件制作水平，保障档案信息系统的正常适用。
参考文献：
[1]赵峥.人事档案的现代化管理[J].办公室业务，2012年13期.
[2]韦敏.南宁市干部人事档案信息化项目过程管理研究[D].工程硕士：广西大学，2014.
【关键词】人事档案;信息管理系统;建设
一、人事档案化建设的必要性
首先，人事档案数字化是适应数字化建设的客观需要，数字化是以网络为基础，利用先进的信息化手段和工具——计算机技术、网络技术、通讯技术，有关的所有信息资源进行全面数字化;并用科学规范的管理对这些信息资源紧张整合和集成，以构成统一的用户管理、统一的资源管理和统一的权限控制;最终实现全面的信息化。从而达到提高管理水平和效率的目的。高质量的数字化干部人事档案建设，可以为科学的管理提供有力的支撑。其次，对于组织人事部门整合人才资源、改进工作方式、提高工作水平有着重要意义。是实现了手工检索到电脑检索的转变，提高了工作效率。阅档人员登录局域网，点击电子档案目录就可以准确找到所要查阅的档案材料，省去了逐卷逐页查找的时间。同时实现了从翻阅纸质档案的查阅电子档案的转变，有利于纸质档案的保护，电子档案建立后，减少了纸质档案翻阅次数，延长了使用寿命。最后，国外人事档案的数字化给我的借鉴。现在很多国家实现了人事档案的现代化、数字化管理。
二、人事档案信息管理系统的建设
（一）加大资金投入，开发一整套人事档案管理系统
随着流动人员及大中专毕业生每年累积增多，很多地区人才流动服务中心库存人事档案数量成倍增加，现行管理系统已不能满足档案管理所需，且人事档案信息多而杂，建立一整套人事档案管理系统势在必行。这套系统既要包括内部管理系统，又包括远程使用、服务系统。内部管理系统将档案原有的基础数据重新导入，并在现有的基础上进行完善，使之拥有一个大型人事档案信息数据库，让常规性查阅利用、统计、调取等实现自动化，替代现行人事档案管理繁琐的入库查询、效率低下的人工调取等，提高人事档案管理的利用率和管理水平等。远程管理系统应将存档人员档案基本信息上传至网络服务后台，流动人员凭身份证或其他有效证件进入网络服务界面即可实时查询，有效提高效率和质量。从长远来看，通过一次性资金投入、借助专业技术力量，开发建设市场化人事管理系统，将获得比投入更大、更有效的产出，实现远程服务和资源共享。
（二）人事档案信息分类数据库的建立
人事档案分类信息数据库的建立是一项非常重要的基础工作，也是信息化系统的核心部分。数据库建立好以后，数据可以重复利用，这样数据的利用率得到了提高，减少了数据的冗余，避免了重复数据的存储，是一个功能比较完善，结构更加合理，人才信息可以共享的资源库。
1.数字化档案
对于一些个人档案中比较重要的纸质材料，可以进行数字化处理形成档案，这样就有利于材料的完整保存，便于利用计算机进行查阅。实行数字化档案，很少接触档案原件的，只是在信息的录入时会用到原始档案，这样对档案的寿命有延长作用。档案的利用者和工作人员可以很方便地通过计算机网络对档案信息进行查阅，但是人事档案也应当注意保密性问题，因此需要对不同分类信息进行相应的密级设置，不同的用户权限级别可以查看相应的人事档案信息。
2.电子档案
近年来，我国已基本全面实施电子政务，这样在人事档案中也就形成了各种各样的多媒体文件、电子文档、电子表格等电子档案。
（三）信息化档案系统的安全性建设
由于人才市场档案局域网毕竟是要与Internet相连的，因此需要在软件和硬件两个方面采取措施以保证整个网络的系统安全和可靠的运行。根据《计算机信息系统保密管理暂行规定》，首先保证网络的安全性和可靠性，包括要建立安全防护机制、安全检测机制和安全恢复机制。其次是根据各地人才市场档案管理保密原则，建立分级的用户信息查询制度，保证档案信息使用的安全性。云计算技术等互联网先进技术的应用，将使未来的网络更智能与高效，今后的人事档案管理必将会在网络上与以下信息系统实现无缝对接，实现信息的整合，更好的服务于社会：一是人事档案系统与各级政府政务网与档案局（馆）相连，更便于信息的归档、共享与开发利用;二是人事档案系统与银行系统互联，建立完整的个人商业信用信息;三是人事档案系统与公安系统的户籍管理系统互联，构成居民综合管理体系;四是人事档案系统与社保局的社保系统相联，构成个人的社保信息体系。
（四）建设信息化的档案管理队伍
档案管理人员队伍建设是实现档案管理信息化成功的根本，决定着档案信息化的发展速度和质量。提高档案管理人员的信息化意识，信息时代文件的自动登记、辅助立卷、归档、著录、检索、信息网络传递和安全利用都是在计算机上实现的。这就要求档案管理人员不仅要熟悉电子文件的特征和电子档案的全程规范管理，而且要掌握计算机系统网络安全防护知识，以确保档案信息的完整性、安全性。档案管理人员还应立足本职工作，强化自我学习意识，积极参与信息化教育培训，不断更新专业知识，提高自身的业务素质和工作水平。为尽快实现传统档案管理模式向现代管理模式的转变，档案管理部门应有计划地对本系统的档案管理人员进行信息化技能培训，培训内容涵盖计算机、网络、信息工程等方面的知识。
三、人事档案信息管理系统的应用
（一）建立专人负责制
为能够结合新形势的需要，人事档案信息管理工作不仅需要工作人员掌握必要的信息化业务知识，并且还要参与档案管理、保护等具体业务。因此相关部门应重点对档案的存放、检阅、流通等各个流程来控制，做到内部严密控制，能够将责任联系到每个员，将各项措施切实执行。
（二）要确保档案信息化建设的整体效益和质量
档案信息化建设是一项长期任务，工作量非常大，一定要严把质量关，保证利用档案信息的查全、查准，力求档案信息管理系统运行的安全、可靠。同时要增强档案安全意识，对于信息化条件下涉密档案的开发利用，一定要把安全防范措施放在首位，对于那些密级较高的档案，原则上不进行数字化，可采取其他保护和复制措施。
（三）实现档案管理的“精耕细作”
进一步明确省、市、县三级人才中心在流动人员人事档案管理方面的工作方向，统一流动人员人事档案管理的主要做法，在档案接转流程、规范整理、数字化建设及配套服务跟进等方面基本形成较为统一的工作标准。
（四）提高相关系统、软件的安全保障性能
过去所使用的档案管理系统，大多是都是单机的系统软件，没有与网络实现对接，网络的病毒、故障对系统的安全运行不会造成较大破坏。然而在新系统软件中，要求必须保障局域网的稳定，否则就很可能导致网络的中断退出现象。此外，网络上的病毒是很大的威胁，网络病毒对安全防范造成了巨大挑战，而软件的系统是凭借着网络来操作的。由此，内部控制也要包括系统软件控制，在购买相关软件的时候，要检验软件开发厂商有没有完全依照法律法规来设计制作。在运行档案信息化系统软件的时候，要详细排查系统软件时候有着漏洞，如果检查结果不合安全需要，就要提出新的研发计划、提高软件制作水平，保障档案信息系统的正常适用。
参考文献：
[1]赵峥.人事档案的现代化管理[J].办公室业务，2012年13期.
[2]韦敏.南宁市干部人事档案信息化项目过程管理研究[D].工程硕士：广西大学，2014.