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摘 要：干部档案工作是党和国家干部工作的重要组成部分。根据干部人事档案的特点，积极有效的管理和利用干部人事档案信息资源，是新时期干部人事档案工作的出发点和落脚点。本文通过分析干部人事档案的特点，针对新形势下如何做好干部人事档案的科学化、规范化管理及开发利用工作进行探讨。以期通过本文的阐述有效提高人事工作服务质量，为人事档案管理体制的完善与发展提供理论参考。
关键词：干部；人事档案；规范化管理；开发利用
近些年来，学界对人事档案管理的研究主要集中于人事档案管理问题与对策、人事档案信息化管理、高校人事档案、流动人员人事档案、企业人事档案、人事档案系统等方面的研究。我国人事档案管理研究的不足主要表现在关注国内人事档案问题的研究多，借鉴国外经验的研究少；针对个别单位人事档案问题的研究多，探讨共性问题的研究少；实际问题研究多，理论概括少。今后应该加强人事档案工作改革、人事档案的“三化”以及人事档案法制建设的研究。
一、干部人事档案的特点
l、立档单位的统一性
干部人事档案的立卷、分类是统一的、一致的。每卷干部人事档案实体都分成十大类：履历类；自传类；鉴定、考核、考察类；学历、学位、培训、职称类；政审类；参加党团类；奖励类；党内外处分类；工资、任免、录用、出国类；其他（可供组织上参考的）类。
2、形成材料的分散性
干部人事档案材料收集规定决定了干部人事档案材料的分散性。干部人事档案的材料内容，大部分是由组织人事部门形成的，也有其它各级部门形成的材料，比如奖励材料，既有本单位的先进奖励材料，也有省级国家的先进奖励材料。干部人事档案材料产生面广而杂，材料形成单位不统一，材料分散在各地、各部门，有干部主管业务部门形成的材料，也有无隶属关系、不相干的地区、部门形成的材料，如学历、服兵役等材料的形成。
3、档案实体的流动性
干部人事档案会随着干部的流动而流动，干部人事档案的管理会随着干部管理权限的变化而变化。由于干部的交流、调动，会经常性地带来干部人事档案的接收、移交，干部人事档案的转递工作颇为频繁。随着干部人事制度改革的不断深入，干部身份终生制的打破，经济全球化的到来，干部人事档案的流动会更加丰富，这种流动不仅在机关之间，而且会在全社会内广泛开展。
二、加强干部人事档案的科学化规范化管理
l、进一步完善干部人事档案管理的基础设施建设
要使干部人事档案管理更加规范化和科学化，就必须进一步完善干部档案基础设施建设。这是做好干部人事档案工作的基础，也是维护干部人事档案安全与完整的必要条件。要采取多种防护措施，防止和消除损毁档案的各种不利因素，最大限度地延长干部人事档案的寿命，做到及时准确地为社会各界和党的各级组织服务。
要保证做到干部人事档案基础设施建设的标准化。
①各级领导部门要重视，把这项工作列入议事日程。工作人员要做到嘴勤，腿勤，经常向领导汇报工作，拿出基础设施建设的设想，争取得到领导的支持，
②采取多种渠道筹措资金，购置档案库房所需设备，落实好中共中央组织部、国家档案局关于《干部档案工作条例》中提出的“六防”（即：防火、防潮、防蛀、防盗、防光、防高温）等设施。
2、进一步规范干部人事档案的收集、整理
为适应干部人事制度的改革，提高干部人事档案工作管理水平，中共中央组织部颁发了《干部人事档案材料收集归档规定》，使干部人事档案材料收集归档工作有章可循。干部人事档案的收集，就是指干部人事档案管理部门通过各种渠道将其所管人员已形成的分散的人事档案材料收集起来，汇集成人事档案案卷的工作。它是人事档案管理工作的起点，没有人事档案材料的收集工作，便没有人事档案的管理工作。人事档案材料的收集工作是一项长期和经常性的工作，这就需要工作人员具有很强的事业心和责任感。
干部人事档案的整理，是干部人事档案管理工作的重要基础工作，具有很强的专业性，工作人员要在认真学习《干部档案整理工作细则》的同时，积极参加不同形式的培训，提高管理档案工作技能，掌握整档技术和规范，按照《条例》要求，统一购置新式卷盒和整档所需工具，在档案整理过程中，必须做到档案材料排列有序，层次清楚，案卷装订整齐美观，便于利用。
三、积极做好干部人事档案的开发利用
l、干部人事档案管理部门要在了解和掌握档案利用实际效益上下功夫
档案管理部门在了解和统计查阅利用情況时，除了要求利用者主动反馈信息外，还要进行跟踪调查，调查档案利用实际效益。
①有利于了解档案的价值和作用。保存干部人事档案，最重要的一点是要提供利用。如果档案不再利用，档案也就失去保存的意义。而只有通过档案的利用，才能了解档案的价值。
②有利于了解和掌握档案利用信息，进一步拓宽档案利用工作的渠道，最大限度地发挥档案的价值和作用。通过实际效益的调查和收集，可以了解各部门对档案利用的需求和利用者的心理，从而改进服务形式，拓宽利用渠道，使更多的利用者了解档案，熟悉档案，利用档案，为干部工作服务。
③有利于业务工作实绩的体现。干部人事档案业务工作的内容很多，而开发利用档案信息资源应该是业务工作的“主体工程”，尤其要衡量工作与实绩，开发利用档案信息资源最能说明问题了。用户通过利用你的档案，获取了效益，这就是你工作的实绩。如果既统计利用数据，又注意了解档案的实际效益，那你的实绩就有血有肉。
2、开发利用档案信息资源，获得档案实际效益的建议
①要认真做好查（借）阅登记工作。查（借）阅登记是各馆（室）在档案查（借）阔时必须做的一项工作。在登记时，要把查（借）阅档案的利用目的，填写清楚，不可填写得太简单，这样便于提供实际效益的线索和确定有否必要进行跟踪调查等。
②建立用户联系制度。档案在查（借）阅时，一般不会产生效益，而要通过实践，才能反映出档案的实际价值，产生一定的工作效益。因此，要建立用户联系制度，同时，定期召开用户座谈会，以加强与用户联系，改进我们的工作和服务方法，更好地为用户服务。
③分发档案信息反馈表。即在用户查（借）阅档案后发给一张档案利用信息反馈表，主要内容包括利用单位、利用人、时间、案卷名称和获取的效益。特别是效益要写得具体一点，应有时间、地点、人物和具体事例。
④实地调查和电话采访。根据用户查阅时登记在案的线索，可以及时到实地调查或电话采访，掌握利用效果的第一手资料。
综上所述，人事档案的管理与利用工作必须适应新形势的需要，改变传统的人事档案利用工作中的陈旧观念，立足于人事档案的信息资源，真正做到知人善任，选贤任能，从而为人事工作提供优质服务，为人事档案管理体制的完善和发展作出积极的贡献。
参考文献
[1]齐虎 医院人事档案管理浅析[J]；疾病监测与控制；2013年02期 .
[2]杨励颖 浅谈人事档案管理现存问题及改进措施[J]；华章；2013年16期 .
[3]王桂芬 人事档案管理的新思路[J]；理论观察；2013年04期 .
[4]李红 浅谈档案管理[J]；合作经济与科技；2013年15期 .
关键词：干部；人事档案；规范化管理；开发利用
近些年来，学界对人事档案管理的研究主要集中于人事档案管理问题与对策、人事档案信息化管理、高校人事档案、流动人员人事档案、企业人事档案、人事档案系统等方面的研究。我国人事档案管理研究的不足主要表现在关注国内人事档案问题的研究多，借鉴国外经验的研究少；针对个别单位人事档案问题的研究多，探讨共性问题的研究少；实际问题研究多，理论概括少。今后应该加强人事档案工作改革、人事档案的“三化”以及人事档案法制建设的研究。
一、干部人事档案的特点
l、立档单位的统一性
干部人事档案的立卷、分类是统一的、一致的。每卷干部人事档案实体都分成十大类：履历类；自传类；鉴定、考核、考察类；学历、学位、培训、职称类；政审类；参加党团类；奖励类；党内外处分类；工资、任免、录用、出国类；其他（可供组织上参考的）类。
2、形成材料的分散性
干部人事档案材料收集规定决定了干部人事档案材料的分散性。干部人事档案的材料内容，大部分是由组织人事部门形成的，也有其它各级部门形成的材料，比如奖励材料，既有本单位的先进奖励材料，也有省级国家的先进奖励材料。干部人事档案材料产生面广而杂，材料形成单位不统一，材料分散在各地、各部门，有干部主管业务部门形成的材料，也有无隶属关系、不相干的地区、部门形成的材料，如学历、服兵役等材料的形成。
3、档案实体的流动性
干部人事档案会随着干部的流动而流动，干部人事档案的管理会随着干部管理权限的变化而变化。由于干部的交流、调动，会经常性地带来干部人事档案的接收、移交，干部人事档案的转递工作颇为频繁。随着干部人事制度改革的不断深入，干部身份终生制的打破，经济全球化的到来，干部人事档案的流动会更加丰富，这种流动不仅在机关之间，而且会在全社会内广泛开展。
二、加强干部人事档案的科学化规范化管理
l、进一步完善干部人事档案管理的基础设施建设
要使干部人事档案管理更加规范化和科学化，就必须进一步完善干部档案基础设施建设。这是做好干部人事档案工作的基础，也是维护干部人事档案安全与完整的必要条件。要采取多种防护措施，防止和消除损毁档案的各种不利因素，最大限度地延长干部人事档案的寿命，做到及时准确地为社会各界和党的各级组织服务。
要保证做到干部人事档案基础设施建设的标准化。
①各级领导部门要重视，把这项工作列入议事日程。工作人员要做到嘴勤，腿勤，经常向领导汇报工作，拿出基础设施建设的设想，争取得到领导的支持，
②采取多种渠道筹措资金，购置档案库房所需设备，落实好中共中央组织部、国家档案局关于《干部档案工作条例》中提出的“六防”（即：防火、防潮、防蛀、防盗、防光、防高温）等设施。
2、进一步规范干部人事档案的收集、整理
为适应干部人事制度的改革，提高干部人事档案工作管理水平，中共中央组织部颁发了《干部人事档案材料收集归档规定》，使干部人事档案材料收集归档工作有章可循。干部人事档案的收集，就是指干部人事档案管理部门通过各种渠道将其所管人员已形成的分散的人事档案材料收集起来，汇集成人事档案案卷的工作。它是人事档案管理工作的起点，没有人事档案材料的收集工作，便没有人事档案的管理工作。人事档案材料的收集工作是一项长期和经常性的工作，这就需要工作人员具有很强的事业心和责任感。
干部人事档案的整理，是干部人事档案管理工作的重要基础工作，具有很强的专业性，工作人员要在认真学习《干部档案整理工作细则》的同时，积极参加不同形式的培训，提高管理档案工作技能，掌握整档技术和规范，按照《条例》要求，统一购置新式卷盒和整档所需工具，在档案整理过程中，必须做到档案材料排列有序，层次清楚，案卷装订整齐美观，便于利用。
三、积极做好干部人事档案的开发利用
l、干部人事档案管理部门要在了解和掌握档案利用实际效益上下功夫
档案管理部门在了解和统计查阅利用情況时，除了要求利用者主动反馈信息外，还要进行跟踪调查，调查档案利用实际效益。
①有利于了解档案的价值和作用。保存干部人事档案，最重要的一点是要提供利用。如果档案不再利用，档案也就失去保存的意义。而只有通过档案的利用，才能了解档案的价值。
②有利于了解和掌握档案利用信息，进一步拓宽档案利用工作的渠道，最大限度地发挥档案的价值和作用。通过实际效益的调查和收集，可以了解各部门对档案利用的需求和利用者的心理，从而改进服务形式，拓宽利用渠道，使更多的利用者了解档案，熟悉档案，利用档案，为干部工作服务。
③有利于业务工作实绩的体现。干部人事档案业务工作的内容很多，而开发利用档案信息资源应该是业务工作的“主体工程”，尤其要衡量工作与实绩，开发利用档案信息资源最能说明问题了。用户通过利用你的档案，获取了效益，这就是你工作的实绩。如果既统计利用数据，又注意了解档案的实际效益，那你的实绩就有血有肉。
2、开发利用档案信息资源，获得档案实际效益的建议
①要认真做好查（借）阅登记工作。查（借）阅登记是各馆（室）在档案查（借）阔时必须做的一项工作。在登记时，要把查（借）阅档案的利用目的，填写清楚，不可填写得太简单，这样便于提供实际效益的线索和确定有否必要进行跟踪调查等。
②建立用户联系制度。档案在查（借）阅时，一般不会产生效益，而要通过实践，才能反映出档案的实际价值，产生一定的工作效益。因此，要建立用户联系制度，同时，定期召开用户座谈会，以加强与用户联系，改进我们的工作和服务方法，更好地为用户服务。
③分发档案信息反馈表。即在用户查（借）阅档案后发给一张档案利用信息反馈表，主要内容包括利用单位、利用人、时间、案卷名称和获取的效益。特别是效益要写得具体一点，应有时间、地点、人物和具体事例。
④实地调查和电话采访。根据用户查阅时登记在案的线索，可以及时到实地调查或电话采访，掌握利用效果的第一手资料。
综上所述，人事档案的管理与利用工作必须适应新形势的需要，改变传统的人事档案利用工作中的陈旧观念，立足于人事档案的信息资源，真正做到知人善任，选贤任能，从而为人事工作提供优质服务，为人事档案管理体制的完善和发展作出积极的贡献。
参考文献
[1]齐虎 医院人事档案管理浅析[J]；疾病监测与控制；2013年02期 .
[2]杨励颖 浅谈人事档案管理现存问题及改进措施[J]；华章；2013年16期 .
[3]王桂芬 人事档案管理的新思路[J]；理论观察；2013年04期 .
[4]李红 浅谈档案管理[J]；合作经济与科技；2013年15期 .