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教务档案是高校教育教学过程中教务部门形成的关于教师、学生及教务部门自身各项工作和各种规章制度的总和。中山职业技术学院筹建于2005年,2006年6月正式挂牌成立。学院在成立的时候就相当重视教务档案的规范化建设,但由于没有太多的经验,所以试用了很多种归档方法,以求能找到一种真正适合学院实际情况的归档管理办法。
由于成立不久就要接受专家的评估,中山职业技术学院紧紧围绕“以评促建、以评促改、以评促管、评建结合、重在建设”的20字方针,在迎接评估的同时,积极完善自身的建设工作。在部门主管的领导下,笔者兼任了教务处教务档案的整理工作,在此方面有一些经验体会在此交流。
一、发现的问题
1.教务档案管理缺乏系统性、规范性
由于学院成立时间不长,没有太多经验,教务档案的管理还处于摸索阶段。之前的归档方法较多,并且档案的标签各异。例如,有按照每人所负责的相关工作进行归档的,有按照时间进行归档的,有按照工作性质进行归档的,有按照学院档案科管理办法进行归档的,有按照评估所需项目进行归档的。总之,分类的办法多种多样,不同的分类办法也在不同的阶段发挥了作用,但也给查找资料造成一定困难。
2.档案管理手段相对滞后
由于教务处是教学工作的协调、指挥中心,故其保存的教务档案需经常查阅,由于之前没有一个相对完善的管理手段,有些材料在多次翻阅查找中并没有放回原位,给日后的查阅造成不便。
二、作出调整与改进
1.规范归档方法,学院要求和评估要求两不误
在档案管理建设中,学院逐步形成了自己的归档方法,可是学院的归档方法和评估的归档分类又有不同。作为教学管理核心部门的教务处,在整理档案的时候既要服从学院的归档分类办法,但也不能不顾评估的需要。因为教务档案是评估指标体系中的重要材料源,是学校做好申报性文件资料和自评报告赖以支撑的基础,是评估专家全面客观地评价学校的主要依据,丰富、充实而完整的教务档案将直接影响学校的评估结果。因此,笔者将评估归档指标融入学院归档中,建立了学院归档方法和评估归档方法的对应表,并统一了档案标签,如图1所示,JX11(综合)为学院档案一级目录,JX11-4(学院有关教学管理工作的规章制度、会议记录、调研报告)为学院档案二级目录,JX11-14[学院教学工作会议资料(按学期)]为评估归档与学院档案二级目录相对应的具体内容,档案标签最下方为我们在建档时需要加上的必要说明。
通过这种简单的链接,教务处的档案既能按照学院的归档方法进行归档,也满足了评估时快速按照评估内容查找相应资料的要求。
2.规范教务档案管理
由于教务处的不同科室负责不同的业务,在归档和查找时,科室基本上只查閱其相对应的教务档案。于是,笔者提出了科室领导负责制,即科室领导负责统筹和安排其对应业务的档案整理和查阅,如涉及跨科室的内容,需相关科室领导商量后由其中一个科室负责牵头归档。每一次查阅都要经过教务处的档案管理员和科室档案负责人同意后方可查看,查阅后,由科室档案负责人监督其放回原位,如再出现已归档资料不知去向的,科室领导负责将其找到为止。由于档案管理落实到科室个人,归档和查阅时就减少了出错的机会,就算是偶有疏忽而放错地方,因资料都在同一科室存放,查找更正的时间将大大缩短。
评估只是一个手段,建设才是关键,中山职业技术学院以评估为契机,推动了学院的创新,深化了改革,优化了教学手段,完善了行政管理,带动了学校教学管理的规范化、制度化、科学化、信息化建设,统筹兼顾,以评估促进建设,以建设提升评估,使评建共进。笔者相信,学院将在迎评的建设中得到质的飞跃!
(作者单位:广东省中山职业技术学院)
由于成立不久就要接受专家的评估,中山职业技术学院紧紧围绕“以评促建、以评促改、以评促管、评建结合、重在建设”的20字方针,在迎接评估的同时,积极完善自身的建设工作。在部门主管的领导下,笔者兼任了教务处教务档案的整理工作,在此方面有一些经验体会在此交流。
一、发现的问题
1.教务档案管理缺乏系统性、规范性
由于学院成立时间不长,没有太多经验,教务档案的管理还处于摸索阶段。之前的归档方法较多,并且档案的标签各异。例如,有按照每人所负责的相关工作进行归档的,有按照时间进行归档的,有按照工作性质进行归档的,有按照学院档案科管理办法进行归档的,有按照评估所需项目进行归档的。总之,分类的办法多种多样,不同的分类办法也在不同的阶段发挥了作用,但也给查找资料造成一定困难。
2.档案管理手段相对滞后
由于教务处是教学工作的协调、指挥中心,故其保存的教务档案需经常查阅,由于之前没有一个相对完善的管理手段,有些材料在多次翻阅查找中并没有放回原位,给日后的查阅造成不便。
二、作出调整与改进
1.规范归档方法,学院要求和评估要求两不误
在档案管理建设中,学院逐步形成了自己的归档方法,可是学院的归档方法和评估的归档分类又有不同。作为教学管理核心部门的教务处,在整理档案的时候既要服从学院的归档分类办法,但也不能不顾评估的需要。因为教务档案是评估指标体系中的重要材料源,是学校做好申报性文件资料和自评报告赖以支撑的基础,是评估专家全面客观地评价学校的主要依据,丰富、充实而完整的教务档案将直接影响学校的评估结果。因此,笔者将评估归档指标融入学院归档中,建立了学院归档方法和评估归档方法的对应表,并统一了档案标签,如图1所示,JX11(综合)为学院档案一级目录,JX11-4(学院有关教学管理工作的规章制度、会议记录、调研报告)为学院档案二级目录,JX11-14[学院教学工作会议资料(按学期)]为评估归档与学院档案二级目录相对应的具体内容,档案标签最下方为我们在建档时需要加上的必要说明。
通过这种简单的链接,教务处的档案既能按照学院的归档方法进行归档,也满足了评估时快速按照评估内容查找相应资料的要求。
2.规范教务档案管理
由于教务处的不同科室负责不同的业务,在归档和查找时,科室基本上只查閱其相对应的教务档案。于是,笔者提出了科室领导负责制,即科室领导负责统筹和安排其对应业务的档案整理和查阅,如涉及跨科室的内容,需相关科室领导商量后由其中一个科室负责牵头归档。每一次查阅都要经过教务处的档案管理员和科室档案负责人同意后方可查看,查阅后,由科室档案负责人监督其放回原位,如再出现已归档资料不知去向的,科室领导负责将其找到为止。由于档案管理落实到科室个人,归档和查阅时就减少了出错的机会,就算是偶有疏忽而放错地方,因资料都在同一科室存放,查找更正的时间将大大缩短。
评估只是一个手段,建设才是关键,中山职业技术学院以评估为契机,推动了学院的创新,深化了改革,优化了教学手段,完善了行政管理,带动了学校教学管理的规范化、制度化、科学化、信息化建设,统筹兼顾,以评估促进建设,以建设提升评估,使评建共进。笔者相信,学院将在迎评的建设中得到质的飞跃!
(作者单位:广东省中山职业技术学院)