中兴通讯档案管理体系建设实践及启示

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在竞争日益激烈的社会主义市场经济条件下,企业如何定位档案管理、怎样开展档案管理体系建设、采用什么管理方式来提高档案管理水平等,是企业管理者和档案学界共同关注的焦点问题。本文从实习经历入手,详细介绍了深圳市中兴通讯有限公司开展档案管理体系建设的整个推进过程,及在此过程中所遭遇的困难、挫折、取得的成果等,并从实践中总结经验,进一步引发对档案学及其相关理论的深入思考,对档案学中有关理论问题进行分析。论文一共分为三大章:  第一章,简要介绍中兴通讯开展档案管理体系建设的背景及相关的准备工作。本章第一部分介绍背景,主要从公司的规模、经营状况,以及文档管理的现状、存在的问题两方面入手,交代清楚公司领导层为什么决心启动公司统一的档案管理体系建设这一浩大工程;第二部分介绍了开展体系建设前的准备工作:开展公司范围内的调研,听取专家意见,必要的人才储备及物资、资金准备等;第三部分介绍组建体系建设团队和确定体系建设方案的具体事宜。  第二章,详细介绍中兴通讯档案管理体系建设的推进过程。本章从档案管理的软件和硬件建设两方面进行阐述。  档案管理软件环境建设包括四大内容:一、制定档案管理体系的指导性制度《中兴通讯档案管理总则(试行)》,规定了公司档案管理的目的、管理模式(实行统一领导、统一制度、档案实体分级集中管理、档案信息网络检索的管理模式)、档案管理组织机构体系(规定在公司内部设立多少个档案室及其相互关系)、岗位设置、档案管理人员设置等,描绘出档案管理体系建设的总蓝图,该制度是档案管理体系建设的总的指导性、方针性文件;二、梳理公司文档体系、编制分类体系表,是档案管理体系建设的前提和基础。三、制定各个档案室的《归档细则》,明确规定各个档案室的档案收集范围及保管期限、收集时间、归档流程及整理要求等,是适用每个具体档案室的专业技术操作标准。四、制定标准《中兴通讯档案室管理规定》,对档案密级管理、档案室(库房)管理、档案利用、档案鉴定销毁、档案统计、实体档案的归档管理等进行规定,该标准适用公司所有档案室。  档案管理硬件环境建设包括档案库房、档案装具以及其他的硬件设备建设等。  第三章,实践启示。包括经验总结和引发的思考两大部分。  中兴通讯档案管理体系建设的经验总结如下:企业以利润为本,企业档案管理体系建设首要考虑因素是“经济效益”,如何科学评估企业档案管理给企业带来的经济效益,是需要深入研究和亟待解决的重大课题;档案管理模式具有多元性、综合性和灵活性等特征,企业应根据具体情况和需要来选择适当的档案管理模式,这是决定企业档案管理体系建设成败的关键所在;选择正确的体系建设策略,是档案管理体系建设迈向成功的重要步骤;从深圳市档案局对中兴通讯档案管理体系建设的所提供的指导和帮助来看,档案行政部门可以在企业档案管理体系建设中扮演更积极的角色。  由实践引发对档案学这门学科的思考:档案学正规教育所灌输的思维模式和管理理念在实践中才是最重要的,而所接受的具体的专业技术、操作手段的教育往往跟不上科学技术的发展,很快惨遭淘汰。引发对档案学相关理论的思考:学界所提倡的前端控制和全程管理在实践中显示了其必要性和重要性;办公自动化程度的不断提高,使文档一体化管理成为企业文档管理发展的大趋势;电子文件的管理将成为企业档案管理的核心业务,学界对电子文件管理的研究将日益提上议程,并期待突破性的进展,如电子文件的法律效力、如何科学有效地管理电子文件等都是亟待解决的重大课题。
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