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近年来,烟草行业通过整顿生产经营秩序和加强内部管理监督,企业的经营管理水平得到了很大提高。但是,也应该清醒地认识到,很多企业还存在管理粗放、内控弱化的问题。究其因为,主要是由于企业缺乏完善的内部控制措施,管理制度流于形式,内部监督控制乏力。因此,加强内部控制对烟草企业具有深远的现实意义。随着我国烟草行业信息化工作的开展,以财务会计管理为核心的ERP系统在烟草企业的应用日益广泛和成熟,企业若能充分利用这一系统,加强内部控制,提高管理水平,对提高管理效率和保护资产的安全与完整,防止会计信息失真等,有着积极的作用。
ERP使企业的管理职能向内、外两个方向延伸。向内以精益生产方式改造企业生产管理系统,向外则增加供应链管理功能和战略决策支持功能,其实施引发了企业管理活动领域各个方面的变革。就企业的内部控制而言,ERP对其各要素都带来了积极的影响:ERP的实施,有助于企业改善控制环境。ERP系统使得企业组织形式趋于扁平化,提高了员工的地位和素质,改善了信息不对称状况,提高“内部人”的监控水平,从而改善了企业的内部控制环境；ERP的实施,有助于企业管理层进行风险评估。ERP可以对很多日常经营中操作性的风险直接给出量化指标,并可以通过对数据进行结构性分析、趋势性分析等得出参考值,以供管理层决策参考；ERP的实施,有助于企业更好地实施控制措施。ERP系统通过口令控制、数据加密、职能权限管理、操作日志管理等增强了企业内部控制活动的刚性,内部控制由事后的监督检查为主变为事前和事中控制模式,实现了人一机共同控制的模式；ERP的实施,有助于企业加强信息的处理与沟通。ERP系统的应用改变了企业信息孤岛的状况,为企业成员提供了很好的沟通条件；ERP的实施,有助于企业加强监督力度。监督检查是实施内部控制的重要保证。ERP系统为企业建立持续监控提供客观、科学的标准,以翔实的记录为依据,以科学制定的计划为准绳,可以保证持续有效地监控。
ERP系统的应用在改变企业传统营运模式的同时也带来了业务流程和信息系统的新风险,增加了内部控制的难度。首先,由于过去跨部门的审批流程得到简化和压缩,用于企业内部控制的许多审计线索在ERP系统的引入后消失了,形成了企业新的业务风险。其次,网络的开放性、数据的共享性必将增加信息系统自身的风险。最后,由于ERP系统的高度集成性,企业的物流、资金流与企业内部、外部复杂多变的情况环环相扣,加大了内部控制的难度。
在烟草行业的龙头企业HT集团下属的卷烟厂中,YX卷烟厂代表了整个HT集团ERP实施项目的最高水平。ERP系统的应用,使得YX卷烟厂的管理由粗放迈向精细,关注的重心由结果转向过程,但是由于对内部控制和风险管理的认识不够,缺乏应用的层次性和系统性,在ERP应用过程中很少考虑ERP系统与内部控制的关系,YX卷烟厂的内部控制管理尚有很大的提升空间。应用ERP和内部控制理论对YX卷烟厂的内部控制情况进行剖析,发现YX卷烟厂还存在机构设置及权责分配还有待完善,传统的功能型组织弊端较大；业务流程控制不够到位；人才缺口较大；内部审计作用不够重视等问题。
针对这些问题,YX卷烟厂应采取以下措施来完善其内部控制管理:构建矩阵型管理组织结构,在ERP管理系统环境下,由于强大的数据处理功能和快捷的信息沟通功能,为YX卷烟厂实施价值链管理搭建了良好的平台。在ERP系统基础上,对内部价值要素进行合理配置,形成具有自身特色的价值实现流程,继而形成与之相适应的扁平化、点对点的矩阵组织结构,以弥补传统的功能型组织的不足；完善业务流程控制,YX卷烟厂应建立健全有效的内部控制制度体系,参照尚在征求意见中的《企业内部控制应用指引》,重新梳理工程项目控制流程、预算控制流程和成本费用的控制流程等重点流程,结合ERP系统流程,近一步完善业务控制流程,加强业务的事前、事中及事后控制；YX卷烟厂应从引导员工发挥主观能动性、突出员工辅助经营决策职能、鼓励员工参与ERP系统的需求分析与设计及培育员工全局观念等几个方面来重点提高人员素质,以加强人事控制；强化内部审计的作用,内部审计本身作为一种特殊的组织控制,利用ERP系统强大的信息数据整合处理功能对公司业务运营进行风险评估,对财务系统工作质量进行独立公正的监督评价,从而不断优化ERP系统中的流程设置,促进组织提高运作效率和提升组织价值。
YX卷烟厂在基于ERP环境的内部控制管理上的探索,为国内其他企业(尤其是烟草企业)提供了宝贵的经验,值得借鉴。通过以上分析,可以得出以下结论:企业实施ERP系统是效益和风险并存的,在充分认识到ERP给企业带来巨大效益的同时也应该加强风险,尤其是业务风险的防范；类似于YX卷烟厂的处于变革期的卷烟生产实体应该在烟草行业联合重组的过程中,从组织结构的重建、职责权限的划分等源头上就注重引入内部控制的观念,利用ERP系统加强内部控制,提高管理水平,以提高管理效率和保护资产的安全与完整；运用了ERP系统的企业,只有构建一种人一机协调的内部控制模式,ERP管理系统的正面影响力才能够有效发挥；在ERP系统运用过程中要注意及时调整内部控制的方式和重点。