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电子文件数量的快速增长,使得存储和管理电子文件变得越来越困难,管理成本也越来越高。电子文件存储是电子文件管理不可或缺的一环,优秀的电子文件存储策略不仅能提高电子文件的利用率和价值,保证电子文件的安全性,还能减少管理成本、提高工作效率。目前,国内外对电子文件存储策略有一定的研究,本文站在各领域专家学者的肩膀上,提出了与电子文件存储相关的建议和解决方案。
本文采用对比法、归纳法、案例研究、文献研究等方法,以电子文件存储策略为研究对象,比较国内外现状,在对电子文件存储相关的特性进行研究分析的基础上,针对存储策略的趋势,提出了基于信息生命周期的分级存储管理策略,列举了存储策略的四个基本原则,提出了长久保存的实现技术方法和存储管理手段。正文主要分为两部分:
第一部分主要分析电子文件存储相关的特性,分3层展开。第一层,针对电子文件的特点引申出与此相关的存储需求,如存储需求的高密度性、相对稳定的软硬件环境及元数据依赖性等需求。第二层,分析存储介质的相关特性。电子文件分为磁介质、光介质和半导体介质等类型,每种介质的功能和作用都不同;在存储的过程中,这些介质往往受到各种因素的影响,我们需要针对不同的存储要求选择不同类型的存储介质。第三层,主要研究存储格式。不同电子文件存储的格式是不一样的,格式种类繁多,有文本文件、图形图像文件、音频视频文件等形式,每种格式各有优缺点,电子文件在存储过程中往往根据一定的原则和标准选择不同的格式,本文以国际标准格式PDF为例,具体分析其作为长久保存格式的可能性。
第二部分主要研究存储策略。首先,针对目前流行的存储趋势,提出基于信息生命周期管理的分级存储策略。电子文件信息生命周期管理包括六阶段,落实到具体的实践工作中,最重要的是建立自动化的网络存储,本文对SAN、NAS、CAS三种网络存储进行对比研究,得出其适用的范围。同时,电子文件从产生到存储、利用、归档或最后超过存储期限被删除这整个生命周期中,文件信息被读取的频率逐渐下降,为提高存储设备的使用率,降低存储成本,实现在线存储、近线存储与离线存储统一结合的分级存储管理方案。其次,存储策略的四原则也是至关重要的,不管采用管理手段还是技术方法,都需要遵循前端控制、变化管理、风险管理和综合合作四原则。再次,电子文件存储最终是为了实现长久存储,长久保存的实现方式有迁移、仿真、转换等5种方式,本文对各种技术方法进行分析比较,针对实际情况选择合适的技术方法。最后,要最终实现存储策略离不开严格的标准、法律、人员等管理手段。