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信息化正在广泛的渗透到社会的各行各业和各个领域，其中电子政务则是政府机关和信息化社会接轨的重要步骤。电子政务作为当前政府机关工作的转变方向，正在得到越来越广泛的应用，政府机关通过采用电子政务，传统的工作方式和办公流程正在向自动化、网络化、数字化的方向发展，这将使政府的工作方式产生巨大的转变，办公效率得到巨大的提升。
电子政务是一个庞大的系统工程，它包括了很多实现不同功能的子系统，数字化办公系统作为政府机关日常办公业务的核心，在其中占据了十分重要的地位。可以说，数字化办公是实现电子政务的基础。
政府办公室日常工作通常都是围绕大量的文档展开，文档管理工作在日常办公中占据着核心地位。传统的办公模式是以纸为介质实现公文的流转，公文的流转、查阅、保管等要消耗大量的时间、人力、物力，不利于实现高效率、快节奏的需要，传统的文档管理模式已经不适应当前数字化时代的发展。而网络数字化办公，可以实现数据资源的共享和整合，高效快捷地为用户提供信息资源，满足用户的需要。本文试图提出一个办公室文档数字化管理系统的详细解决方案，为政府部门的数字化办公奠定一个坚实的基础。
当前政府办公室文档管理存在很多问题，如计算机利用效率低下，仅仅充当了打字的工具；各种文件存放混乱，没有明确的分类标准，存在着大量的重复和不规范现象；日常事务处理基本上是依靠传统的纸介质文件传递，效率低且受时空限制；没有充分发挥网络的强大功能，文档仅仅是存储在每位成员的电脑中，从而形成了多个信息孤岛；缺乏统一和规范的管理，缺乏安全机制的保障等等，要改变这些现状，必须尽快实施文档管理数字化，为日常办公提供一个基本平台，将传统的工作方式转变到真正的数字化时代。
办公室文档数字化管理系统按照全局层、部门局部层两个层次来进行设计，全局层负责连接各部门服务器，进行统一的综合分析等功能，提供和对外门户网站的接口；局部层实现文档数字化管理系统的日常主要功能，提供用户日常使用接口，负责文档的存储、应用和维护。系统根据日常办公室文档处理的工作流程，提供比较全面的功能模块划分，如文档的编辑、修改、存储、审批、发布、查询、浏览、打印等。系统的运行需要配备一定的维护人员，并按照维护内容的不同划分出不同的种类。系统提供比较完善的安全防护功能，防止外来入侵，保证文档数据的安全；并且根据使用人员的权限和文档的级别来控制各种系统功能的使用。系统采用了一些先进的数据处理和分析技术(如自动标引、文档聚类、数据挖掘等)来辅助文档数字化管理系统实现最优化管理。
系统采用数据库来存储文档，文档在数据库中可以详细划分为不同的字段，方便以后的查询和数据分析利用，同时文档的安全性和一致性也可以得到较好的保障。整个系统采用先进的B/S结构，客户端只需要具备最基本的浏览器软件就能使用所有的系统功能，最大程度地降低系统的安装、维护难度。
系统前端页面采用流行的动态网页语言来开发，而数据挖掘、自动标引、文档聚类等在服务器上统一管理运行的功能，则可以单独采用C＃、C++或者Java来开发，后台的数据库一般根据政府的财政预算进行适当的选择。
从目前来看，该系统的整体设计方案还存在着一些问题尚待改进：如可以考虑加入本体搜索功能：和其他数字化办公子系统如何有效整合；权限控制面临复杂的现实情况；没有采用工作流技术等。这些存在的问题是进一步完善文档数字化管理系统的重要参考依据。
数字化办公更多的是一种传统工作理念的转变，文档数字化管理系统只是一种工具和手段，关键因素在于转变人们的工作理念。要通过培训使整个政府机关的成员都建立起对数字化办公的新观念，逐步适应文档管理模式的新转变，只有用户的素质提高了，数字化办公才有可能真正实现。