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[摘要]细节是学校档案工作的灵魂。首先，档案工作人员要收集细节，这是档案工作的基础，然后要甄别细节，根据法律法规做好档案材料的取舍，最后，还要做好细节的保密和安全工作。
[关键词]细节 学校 档案 灵魂
[中图分类号]G271 [文献标识码]A [文章编号]1009-5349（2015）01-0105-01
现阶段，学校的档案工作一般情况下是由非档案专业的人员担任，真正学档案专业的人实际上是很少的。在专业基础薄弱的档案工作者中间，档案的收集、鉴别和保密工作往往会出现许多缺失、疏漏、失真、误鉴、失密、丢失等现象，再加上档案工作人员档案意识薄弱，档案工作很难做到准确无误，在记录教职工的德、能、勤、绩方面的实际情况时，有时会出现一些问题。在这种情况下，学校的档案工作人员应该抓住档案工作的“细节”这个灵魂，把档案工作做细做好。
一、细节的收集是档案管理人员的基础工作
收集档案细节是档案人员的主要工作，因为只有全面而准确地收集，才能反映教职工工作的基本情况，收集工作是做好其他工作的基础。
（一）收集细节的主要内容
收集细节的主要内容一般包括四个方面：其一是个人的基本情况材料，包括个人的姓名、性别、出生时间、政治面貌和各种履历表、登记表、自传以及各种考核、鉴定材料、参加工作时间、工资调整情况、学历和培训情况、专业技术职称晋升情况、调动、退休等情况等。其二是业务材料，由业务部门、有关部门和个人提供的能够反映个人科技成果、业务能力、考核以及对个人评价等方面的材料。其三是政治面貌材料。如入团、入党的材料以及党内、党外的奖励、团员、党员登记表、个人的思想总结、工作汇报等。其四是处分材料。
（二）收集细节的方法
档案材料的收集方法是多种多样的，但主要的收集方法有定时收集、定向收集和追踪收集三种方法。定时收集是按照政府、单位和档案人事部门要求周期性地向有关单位和部门进行集中的收集。对于学校来说，学期末、年末和教师节是三个重要的节点，因为学期末、年末和教师节学校都要进行总结、表彰、奖励、工资晋升等活动。定向收集是向形成档案材料的主管单位和主管人员进行收集。而追踪收集是在特殊情况下使用的，一般是发现档案材料不全或丢失时使用的一种补救措施。要根据档案和本人以及相关知情人员提供的线索进行追踪收集，进行寻根问底式的收集。这种收集方法要求档案工作人员做到“五勤”，即“眼勤、口勤、腿勤、手勤和心勤”。眼勤就是看见档案中有疏漏的地方马上进行记录，要经常翻阅档案资料；口勤就是寻找一切机会向有关人员进行询问；腿勤就是主动跑到有关人员那里进行询问和考证；手勤就是遇到有疏漏和有疑问的档案材料及时进行记录；心勤就是要求档案工作人员要怀着一颗对本职工作负责、公平、公开、公正、客观和为人民服务的心。只有这样，才能做到档案的拾遗补缺，齐全完整。
（三）收集细节的途径
学校档案的收集途径是多种多样的，但一般情况下有七种收集途径。（1）有关党团组织的材料，如入党入团申请书、入党入团登记表以及党团表彰和处罚材料等。（2）有关的业务部门考核结果、大型的比赛材料、工作量的记载以及科研成果等方面的评价材料。（3）在学校读书时的学习成绩、学历、鉴定奖励和处罚等方面的材料。（4）通过曾经工作过的单位收集过去形成的历史档案材料。（5）通过各级劳资、人事部门收集的各种考核、履历、调动、任免、晋升行政职务、晋升专业技术职务、工资调整、各种奖惩、离休、退休资料等。（6）在政法部门和公安部门收集的违法犯罪记录等。（7）通过医疗机构收集的病历和体检资料等。
二、细节的甄别是整理档案的重要环节
档案人员收集好细节后，并不是要把所有收集来的资料都纳入档案之中，而是要进行认真的鉴别和取舍。鉴别、取舍档案既是一项业务性很强的工作，同时也是一项政治性和政策性很强的工作，必须根据各级政府和档案主管部门的规定和政策，作为判断材料的价值和取舍档案资料的标准。既要取得有理有据，又要舍得合理合规。有的关键的材料会影响一个人的一生，在整理档案的时候，要有强烈的责任心和规章法律意识，决定材料的取舍要慎之又慎，要做到合情、合理、合规、合法、公平、公正。鉴别档案细节应当以历史唯物主义和辩证唯物主义为指导，对具体问题进行具体、客观的分析，根据材料的内容、材料的历史条件、材料的用途确定它的保存价值，在确定每一个细节后，最后形成科学、详尽、完整的档案。
三、细节的保密和安全是档案工作的关键
细节的保密和安全的重点在库房管理。原则上讲，档案的库房应当按照国家有关规定建造，但是对于一些小的单位，没有经济条件专门建造档案库房，标准可以放得低一点，但是并不是任何一间办公室都可以用做档案的库房。如果从档案的安全保密的这个角度看，库房不宜用门窗、墙壁、房顶不坚固的房子，也不宜用底楼。档案的库房应该指定责任心强的职工专门管理，并建立严格的管理制度，非档案工作人员禁止入内，要做好防光、防盗、防霉、防虫、防暑、防尘、防有害气体、防震、防雷击、防火、防爆等工作。按照国家的规定，对已经解密的档案，要公开其目录等。
总之，细节是档案工作的灵魂。如果把完整的档案比作大海的话，档案的每一个细节就好比小溪，只要每一条小溪有源源不断的活水，大海一定会碧波荡漾，波澜壮阔。
责任编辑：彭海多
[关键词]细节 学校 档案 灵魂
[中图分类号]G271 [文献标识码]A [文章编号]1009-5349（2015）01-0105-01
现阶段，学校的档案工作一般情况下是由非档案专业的人员担任，真正学档案专业的人实际上是很少的。在专业基础薄弱的档案工作者中间，档案的收集、鉴别和保密工作往往会出现许多缺失、疏漏、失真、误鉴、失密、丢失等现象，再加上档案工作人员档案意识薄弱，档案工作很难做到准确无误，在记录教职工的德、能、勤、绩方面的实际情况时，有时会出现一些问题。在这种情况下，学校的档案工作人员应该抓住档案工作的“细节”这个灵魂，把档案工作做细做好。
一、细节的收集是档案管理人员的基础工作
收集档案细节是档案人员的主要工作，因为只有全面而准确地收集，才能反映教职工工作的基本情况，收集工作是做好其他工作的基础。
（一）收集细节的主要内容
收集细节的主要内容一般包括四个方面：其一是个人的基本情况材料，包括个人的姓名、性别、出生时间、政治面貌和各种履历表、登记表、自传以及各种考核、鉴定材料、参加工作时间、工资调整情况、学历和培训情况、专业技术职称晋升情况、调动、退休等情况等。其二是业务材料，由业务部门、有关部门和个人提供的能够反映个人科技成果、业务能力、考核以及对个人评价等方面的材料。其三是政治面貌材料。如入团、入党的材料以及党内、党外的奖励、团员、党员登记表、个人的思想总结、工作汇报等。其四是处分材料。
（二）收集细节的方法
档案材料的收集方法是多种多样的，但主要的收集方法有定时收集、定向收集和追踪收集三种方法。定时收集是按照政府、单位和档案人事部门要求周期性地向有关单位和部门进行集中的收集。对于学校来说，学期末、年末和教师节是三个重要的节点，因为学期末、年末和教师节学校都要进行总结、表彰、奖励、工资晋升等活动。定向收集是向形成档案材料的主管单位和主管人员进行收集。而追踪收集是在特殊情况下使用的，一般是发现档案材料不全或丢失时使用的一种补救措施。要根据档案和本人以及相关知情人员提供的线索进行追踪收集，进行寻根问底式的收集。这种收集方法要求档案工作人员做到“五勤”，即“眼勤、口勤、腿勤、手勤和心勤”。眼勤就是看见档案中有疏漏的地方马上进行记录，要经常翻阅档案资料；口勤就是寻找一切机会向有关人员进行询问；腿勤就是主动跑到有关人员那里进行询问和考证；手勤就是遇到有疏漏和有疑问的档案材料及时进行记录；心勤就是要求档案工作人员要怀着一颗对本职工作负责、公平、公开、公正、客观和为人民服务的心。只有这样，才能做到档案的拾遗补缺，齐全完整。
（三）收集细节的途径
学校档案的收集途径是多种多样的，但一般情况下有七种收集途径。（1）有关党团组织的材料，如入党入团申请书、入党入团登记表以及党团表彰和处罚材料等。（2）有关的业务部门考核结果、大型的比赛材料、工作量的记载以及科研成果等方面的评价材料。（3）在学校读书时的学习成绩、学历、鉴定奖励和处罚等方面的材料。（4）通过曾经工作过的单位收集过去形成的历史档案材料。（5）通过各级劳资、人事部门收集的各种考核、履历、调动、任免、晋升行政职务、晋升专业技术职务、工资调整、各种奖惩、离休、退休资料等。（6）在政法部门和公安部门收集的违法犯罪记录等。（7）通过医疗机构收集的病历和体检资料等。
二、细节的甄别是整理档案的重要环节
档案人员收集好细节后，并不是要把所有收集来的资料都纳入档案之中，而是要进行认真的鉴别和取舍。鉴别、取舍档案既是一项业务性很强的工作，同时也是一项政治性和政策性很强的工作，必须根据各级政府和档案主管部门的规定和政策，作为判断材料的价值和取舍档案资料的标准。既要取得有理有据，又要舍得合理合规。有的关键的材料会影响一个人的一生，在整理档案的时候，要有强烈的责任心和规章法律意识，决定材料的取舍要慎之又慎，要做到合情、合理、合规、合法、公平、公正。鉴别档案细节应当以历史唯物主义和辩证唯物主义为指导，对具体问题进行具体、客观的分析，根据材料的内容、材料的历史条件、材料的用途确定它的保存价值，在确定每一个细节后，最后形成科学、详尽、完整的档案。
三、细节的保密和安全是档案工作的关键
细节的保密和安全的重点在库房管理。原则上讲，档案的库房应当按照国家有关规定建造，但是对于一些小的单位，没有经济条件专门建造档案库房，标准可以放得低一点，但是并不是任何一间办公室都可以用做档案的库房。如果从档案的安全保密的这个角度看，库房不宜用门窗、墙壁、房顶不坚固的房子，也不宜用底楼。档案的库房应该指定责任心强的职工专门管理，并建立严格的管理制度，非档案工作人员禁止入内，要做好防光、防盗、防霉、防虫、防暑、防尘、防有害气体、防震、防雷击、防火、防爆等工作。按照国家的规定，对已经解密的档案，要公开其目录等。
总之，细节是档案工作的灵魂。如果把完整的档案比作大海的话，档案的每一个细节就好比小溪，只要每一条小溪有源源不断的活水，大海一定会碧波荡漾，波澜壮阔。
责任编辑：彭海多