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摘要：本文根据目前档案管理工作的发展趋势，对档案信息电子化过程进行了分析，提出了今后档案电子化工作的几点看法。
关键词：档案信息；电子化
计算机网络化对于企业档案管理，无疑是一次档案管理的革命。我厂档案管理从纯手工的目录检索方式，发展到目前的计算机网上目录检索。这一转变把档案管理人员从繁重的查找工作中解脱出来，提高了档案的查找速度和工作效率，使档案工作不再费时费力。档案电子化是对不同介质的档案进行数字化处理，建立网上查询系统，从而实现档案信息网上全文检索。我厂档案电子化工作的开展，特别是《厂电子档案信息综合应用系统》的建立，为厂内外档案利用者查阅、利用档案资料提供了一个现代化、高效率的管理平台。
鉴于我厂的实际情况，根据本人的实践和探索，认为在档案电子化建设的过程中要充分考虑到档案信息的数据流程、数据存储方式和安全性，尽可能利用计算机的网络技术，以网站的形式来管理和利用档案，实现档案信息资源的共享。以下主要从五个方面来谈一谈我厂档案电子化的建设过程。
1．数据的流程和存储
档案信息电子化在企业开发中应充分发挥计算机网络在档案信息管理和传输上的优势。避免“多渠道，多方式”传输档案信息导致信息重复，一致性差、工作量大等弊端。档案电子化数据流应建立厂(二级单位)、矿(三级单位)两级网络体系，原则上二级单位保存的信息，各三级单位不再保存，保证档案信息的唯一性。建立企业的档案资源库，保证了企业檔案信息的共享。需要强调的是要坚持“转变观念、统一思想，立足全厂、落实局部”的原则．规范档案信息传输渠道，统一各门类档案的数据结构。并严格遵守国家GB／T18894-2002《电子文件归档与管理规范》。我厂的档案数据资源是从Notes数据库中统一提取，导人《档案信息管理系统》，开展日常的档案工作和档案信息网上检索查询。
2．数据的安全性
由于档案资料的特殊性，在档案电子化过程中还要充分考虑到档案资料的安全性，这种安全性应包括以下两个方面。一个是电子档案资料存储的安全性，另一个是电子档案资料查阅的安全性。
2．1电子档案资料存储的安全性
档案的电子化建设极大的方便了查阅，不仅提高了管理部门的工作效率和技术水平，而且可以有效的为科技人员提供科研服务，可以为领导层的决策提供有力的依据。档案电子化管理后，档案的管理部门已从过去的档案的保管部门转变为企业内部信息的管理中心，这样电子档案资料存储的安全性就尤为重要了。
目前，虽然服务器的容错技术极大地降低了各种不可预料灾难发生时的损失，但是理想的备份系统应该是全方位、多层次的管理，系统管理员利用集中式管理工具对全网的备份策略进行统一管理，备份服务器可以监控所有机器的备份作业，也可以修改备份策略，浏览所有的目录，所有的数据可以备份到同备份服务器或与应用服务器相连的任何一台磁带库内，保证数据存储的安全可靠。
2．2电子档案资料利用的安全性
为了保障电子资料的保密，应该做好档案信息的密级划分。绝密档案一律不上网，机密以下的档案信息要设置登陆帐号和密码，只有经过管理员授权的用户才能访问。为了确保档案信息的安全，还要采取以下措施：
2．2．1设置访问日志：日志中详细记录了用户访问档案原件的信息，在信息中包含用户的MAc地址、IP地址等信息。管理员可以根据访问用户MAC、IP的变化情况来了解访问的异常情况，还可以将授权用户的计算机和MAC、IP进行绑定，即使出现了状况，也很容易找到责任人。
2．2．2设置限时限制：为了防止合法用户登陆了电子文档后因忘记关闭网页而泄密，可以对网页设置限时限制，当一个用户在10分钟内没有操作时，网页将自动关闭，要查询需要重新登陆。
2．2．3制定完善的信息安全制度，定期对系统管理员和信息管理员进行培训和考核，制定信息安全的应急预案。
3．数据的原件真实性
档案电子化工作，是将纸质档案和照片等资料进机，实现全文检索。主要通过扫描仪的扫描和数码相机拍摄将档案信息输入计算机，同时采用一些图形图像软件进行处理加工。在输入处理的过程中要注意保持纸质档案的原貌和文件尺寸的大小，使档案原件最终以图形文件的形式保存，以保证原件的真实、有效性。
4．档案信息的高效性
利用网页技术和数据库技术为用户高效利用电子档案打下了良好的基础。档案查询网站要使用统一、友好的浏览界面和操作方法，方便用户的浏览操作，同时要采用模糊查询技术，为用户提供多种快速查询方法，能够使用户在较短的时间内找到所需的档案资料。
档案信息电子化后，档案的查借阅采用计算机管理，操作方便，同时自动产生催还记录，对过期不还的借阅者进行有效的催还，减少了档案人员的催还档案的诸多麻烦和不便。
5．档案信息人才队伍的建设
档案电子化工作，除了需要大量的技术支持以外，关键的问题在于要加强人才队伍建设。我厂要做好档案电子化工作：一是，要加大档案信息化宣传教育力度，在全厂各级档案部门普及档案电子化知识，二是，我厂档案系统的工作人员都要接受计算机专业知识培训，并获得有关部门颁发的计算机等级考试证书，作为档案人员任职资格的必备条件之一；三是，对档案专业技术人员实施继续教育．把电子化及其相关知识作为每年进修的内容．努力提高全厂档案工作者的档案科技意识和科研水平；四是，加强档案电子化专门人才的培养，掌握先进的现代化知识和技能．为我厂档案信息化建设提供人才支撑和技术保障。
总之．档案管理实现电子化、网络化管理是时代发展的大方向。我厂主管档案领导对此项工作中非常重视，投人人力、物力，最大限度开发档案信息资源。目前，我厂已完成了前磁档案、录像带档案、纸质红头文件和科研档案的电子化工作，并建立了电子档案综合应用系统。为我厂生产建设提供更多的可利用的信息资源。档案管理只有实现了电子化管理，才能和企业的发展相协调，才能适应不断变化的外部环境需求，为企业提高市场竞争力，实现可持续发展做出更大的贡献。
参考文献：
[1]现代存储技术在企业中的应用，唐雪峰
[2]学校电子档案工作的探索与实践，萧山三职，俞国龙
[3]上海市档案信息化建设实施意见，上海市档案局
关键词：档案信息；电子化
计算机网络化对于企业档案管理，无疑是一次档案管理的革命。我厂档案管理从纯手工的目录检索方式，发展到目前的计算机网上目录检索。这一转变把档案管理人员从繁重的查找工作中解脱出来，提高了档案的查找速度和工作效率，使档案工作不再费时费力。档案电子化是对不同介质的档案进行数字化处理，建立网上查询系统，从而实现档案信息网上全文检索。我厂档案电子化工作的开展，特别是《厂电子档案信息综合应用系统》的建立，为厂内外档案利用者查阅、利用档案资料提供了一个现代化、高效率的管理平台。
鉴于我厂的实际情况，根据本人的实践和探索，认为在档案电子化建设的过程中要充分考虑到档案信息的数据流程、数据存储方式和安全性，尽可能利用计算机的网络技术，以网站的形式来管理和利用档案，实现档案信息资源的共享。以下主要从五个方面来谈一谈我厂档案电子化的建设过程。
1．数据的流程和存储
档案信息电子化在企业开发中应充分发挥计算机网络在档案信息管理和传输上的优势。避免“多渠道，多方式”传输档案信息导致信息重复，一致性差、工作量大等弊端。档案电子化数据流应建立厂(二级单位)、矿(三级单位)两级网络体系，原则上二级单位保存的信息，各三级单位不再保存，保证档案信息的唯一性。建立企业的档案资源库，保证了企业檔案信息的共享。需要强调的是要坚持“转变观念、统一思想，立足全厂、落实局部”的原则．规范档案信息传输渠道，统一各门类档案的数据结构。并严格遵守国家GB／T18894-2002《电子文件归档与管理规范》。我厂的档案数据资源是从Notes数据库中统一提取，导人《档案信息管理系统》，开展日常的档案工作和档案信息网上检索查询。
2．数据的安全性
由于档案资料的特殊性，在档案电子化过程中还要充分考虑到档案资料的安全性，这种安全性应包括以下两个方面。一个是电子档案资料存储的安全性，另一个是电子档案资料查阅的安全性。
2．1电子档案资料存储的安全性
档案的电子化建设极大的方便了查阅，不仅提高了管理部门的工作效率和技术水平，而且可以有效的为科技人员提供科研服务，可以为领导层的决策提供有力的依据。档案电子化管理后，档案的管理部门已从过去的档案的保管部门转变为企业内部信息的管理中心，这样电子档案资料存储的安全性就尤为重要了。
目前，虽然服务器的容错技术极大地降低了各种不可预料灾难发生时的损失，但是理想的备份系统应该是全方位、多层次的管理，系统管理员利用集中式管理工具对全网的备份策略进行统一管理，备份服务器可以监控所有机器的备份作业，也可以修改备份策略，浏览所有的目录，所有的数据可以备份到同备份服务器或与应用服务器相连的任何一台磁带库内，保证数据存储的安全可靠。
2．2电子档案资料利用的安全性
为了保障电子资料的保密，应该做好档案信息的密级划分。绝密档案一律不上网，机密以下的档案信息要设置登陆帐号和密码，只有经过管理员授权的用户才能访问。为了确保档案信息的安全，还要采取以下措施：
2．2．1设置访问日志：日志中详细记录了用户访问档案原件的信息，在信息中包含用户的MAc地址、IP地址等信息。管理员可以根据访问用户MAC、IP的变化情况来了解访问的异常情况，还可以将授权用户的计算机和MAC、IP进行绑定，即使出现了状况，也很容易找到责任人。
2．2．2设置限时限制：为了防止合法用户登陆了电子文档后因忘记关闭网页而泄密，可以对网页设置限时限制，当一个用户在10分钟内没有操作时，网页将自动关闭，要查询需要重新登陆。
2．2．3制定完善的信息安全制度，定期对系统管理员和信息管理员进行培训和考核，制定信息安全的应急预案。
3．数据的原件真实性
档案电子化工作，是将纸质档案和照片等资料进机，实现全文检索。主要通过扫描仪的扫描和数码相机拍摄将档案信息输入计算机，同时采用一些图形图像软件进行处理加工。在输入处理的过程中要注意保持纸质档案的原貌和文件尺寸的大小，使档案原件最终以图形文件的形式保存，以保证原件的真实、有效性。
4．档案信息的高效性
利用网页技术和数据库技术为用户高效利用电子档案打下了良好的基础。档案查询网站要使用统一、友好的浏览界面和操作方法，方便用户的浏览操作，同时要采用模糊查询技术，为用户提供多种快速查询方法，能够使用户在较短的时间内找到所需的档案资料。
档案信息电子化后，档案的查借阅采用计算机管理，操作方便，同时自动产生催还记录，对过期不还的借阅者进行有效的催还，减少了档案人员的催还档案的诸多麻烦和不便。
5．档案信息人才队伍的建设
档案电子化工作，除了需要大量的技术支持以外，关键的问题在于要加强人才队伍建设。我厂要做好档案电子化工作：一是，要加大档案信息化宣传教育力度，在全厂各级档案部门普及档案电子化知识，二是，我厂档案系统的工作人员都要接受计算机专业知识培训，并获得有关部门颁发的计算机等级考试证书，作为档案人员任职资格的必备条件之一；三是，对档案专业技术人员实施继续教育．把电子化及其相关知识作为每年进修的内容．努力提高全厂档案工作者的档案科技意识和科研水平；四是，加强档案电子化专门人才的培养，掌握先进的现代化知识和技能．为我厂档案信息化建设提供人才支撑和技术保障。
总之．档案管理实现电子化、网络化管理是时代发展的大方向。我厂主管档案领导对此项工作中非常重视，投人人力、物力，最大限度开发档案信息资源。目前，我厂已完成了前磁档案、录像带档案、纸质红头文件和科研档案的电子化工作，并建立了电子档案综合应用系统。为我厂生产建设提供更多的可利用的信息资源。档案管理只有实现了电子化管理，才能和企业的发展相协调，才能适应不断变化的外部环境需求，为企业提高市场竞争力，实现可持续发展做出更大的贡献。
参考文献：
[1]现代存储技术在企业中的应用，唐雪峰
[2]学校电子档案工作的探索与实践，萧山三职，俞国龙
[3]上海市档案信息化建设实施意见，上海市档案局