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摘要：信息化环境下，计算机和互联网技术迅速普及，尤其是企业信息数字化和自动化的发展，使得企业文档管理工作急需变革。现阶段，企业文档管理工作存在着诸如制度不健全、信息化方法的挑战等问题，在一定程度上给企业带来了消极影响。文章对企业文档管理的问题和对策进行了探讨。
关键词：信息化；文档管理；问题；对策
前言：
企业文档管理对企业的业务、生产和管理的正常运行有着重要的意义，是支撑企业的平台，而且企业各项决策的发布都离不开文档提供的信息。但在信息化的环境下，企业文档管理也存在着一些亟待解决的问题。所以，如何解决企业文档管理中存在的问题是当前的重要任务。
一、企业文档管理中存在的问题
企业文档是企业在运行过程中形成的原始历史记录，包括对生产技术活动、工作活动和经营销售活动等信息，大致可以分为科技文档、文书文档、劳动工资文档、会计文档和人事文档。在文档管理中，常见的问题有以下几种。
第一种，文档收集问题。企业需要收集的资料包含的文件类型很多，文档资源的来源也不一致，呈现分散的特点，且企业不同的部门收集文档的标准和形式都存在着差异，还存在着整理的文档信息来源不准确、材料缺失的问题，都无形中给企业的文档整编和查考的工作造成了消极影响。而且企业的不同业务部门对文档的收集工作不重视，使得文档管理人员无法在同一时期将文档收集齐全，对文档管理工作的整体推动形成阻碍，影响文档的归档工作。
第二种，文档管理制度的问题。目前，企业的文档管理工作制度逐渐完整，对合同、公文档案的收集比较及时，但也存在问题。大部分的企业文档管理工作仍然沿用纸质文案的传统，这种由大量纸张形成的文档的收集、分类和管理工作的时间都比较长，且一旦归档入库查阅和搬运工作更繁复。另外，企业文档管理制度的内容已经无法满足新时期的企业发展要求，对音像、视频等新型文档形式无法管理和保存[1]。
第三种，文档在企业中的利用率低下。企业的对文档管理工作也包括文档的调用和保管，如会计文档可以给企业的财务工作提供判断盈亏和预测经营风险的信息。但现实则是，企业高管和职工对文档的调用多是因为政府部门检查和离职、调任等原因，甚至大部分的员工对文档管理不了解而文档管理人员的文档服务意识差，使得文档的利用率下降。
第四种，文档的信息化存在问题。由于文档信息化管理应用较晚，文档数字化工作量较大，并且有众多的视频、音频文件要转换。再加上企业没有形成整体的文档信息化管理系统，调用和分析工作进程缓慢，对于生成的电子文档的保存也没有进行对应的分类。此外，文档管理人员也存在问题，很多企业的文档管理人员多是由其他部门调任，不具备专业的文档管理知识。
二、信息化背景下文档管理的必要性
文档管理工作能够对企业发展的信息进行完整、固定记录，实现文档的开放、利用，发挥文档的作用。在信息化背景下，进行文档信息化管理可以很大程度上减少管理人员操作错误，提高文档的傳输和查找效率，提供优质的服务。文档管理部门可以将大量的纸质文档转化为电子数据建立网上文档资料库，减少不必要的空间浪费，同时信息化的档案管理方式需要构建企业的局域网络，能够实现员工自行查找所需的文档资料并及时和文档管理人员沟通反馈[2]。
三、信息化背景下加强文档管理工作的对策
（一）完善文档管理制度，统一规范管理
企业文档管理中存在文件收集问题究其原因主要在于企业没有制定完善的管理制度，对各个部门上交的文件也没有用统一的规范形式要求，部分企业即使进行了规范制度的制定对实施的效果并没有达到预期。为了解决存在的问题，企业的文档管理工作应该完善相关的文档管理条款并根据实际管理工作中出现的问题对内容适当的添加和删减，规范提交文档的形式和文档格式。
首先，企业的文档管理部门要按照企业运行过程中形成的档案类型有针对性地制作统一的表格，对企业各个部门需要提交的文档格式以及文档内容统一的要求。如人力资源部门提交的人事文档格式就是使用表格的形式，内容要包含员工的工资信息、基本信息、业务成绩、工作表现等。而企业在运行过程中也会有特殊的文档出现，一般分为两类，一是对会议的记录视频和音频图像，这种文档的提交要让相关的部门转化为文字形式后在统一的使用表格提交。二是企业工程建筑开发档案等文档，就要要求员工最大程度的提交完整的资料，以便文档的整理和收集。文档管理人员在保存这类文档时，要建立临时的信息储备库，方便对文档信息及时的修改和调用。
其次，在未来的企业发展中文档管理工作一定是面对大量的电子文件，应该对企业的信息化程度进行判断，借鉴国家文档管理标准和行业的统一标准，制定符合企业发展的文档管理制度。企业要将各部门提交文档的时间添加到文档管理规定中，在各个部门分设文档管理负责人，对文档提交延迟和信息不规范的部门进行惩处。
最后，文档管理制度不能缺少监督制度。监督制度的建立能够规范文档管理工作的规范，将管理制度落实到日常工作中，如出现文档信息缺失的现象就可以在合适的范围内对资料整理人员处以100元左右的罚款。
（二）加强文档工作的宣传力度
企业文档的利用效率低下的原因在于企业的管理人员和基层员工对文档管理工作的不熟悉和不重视，因此，导致文档管理工作和企业的发展以及员工的个人发展出现断层。为了解决这一问题，企业要加强对文档管理工作的宣传。宣传的内容要包括文档管理工作对企业和个人的重要性，使得企业管理层和工作人员能够认识到文档管理工作的辅助作用。也要包括文档管理工作的过程，让各个部门的人员能够基本掌握文档管理技术，从根源上减少文档收集和提交过程中出现问题的概率。企业文档管理部门不能只依靠自身宣传，要与企业相关的文化宣传部门联合，在开展企业文化学习的过程中主动的为这一互动提供信息资料，使管理者注意到文档管理工作的重要性。此外，还可以通过人力资源部门合作，在每年的年终表彰大会或优秀员工评选上，利用庞大的信息总结员工的工作成绩和技术水平编写“员工个人评价书”，通过这些活动，让员工意识到文档管理工作对个人发展的作用，借此种方式促使员工重视对个人文档的应用[3]。
（三）完善文档信息化管理
企业文档管理工作之所以在管理方法等方面出现问题，在于企业在信息化背景下对档案管理的信息化工作建设不足。档案信息化管理方式能够对文档系统化、高效化的统一管理，并节省时间和空间，提高文档管理工作的效率。
1.建立健全电子文档管理体系
信息化背景下的文档管理，建立健全管理体系是十分重要的，能够保障文档管理工作的质量。首先要对电子文档的登记、名称、收集、维护的标准进行设定，对记录格式、载体严格的要求。为了保证文档的安全可以使用云存储的方式进行文档备份，并且对文档的生成到归档的全过程进行监控，实现文档管理工作的储存、保管和备份的一体化。此外，要对文档管理工作的信息化技术、方法和体系及时的调整升级，以适应企业和市场的需要。
2.加强文档管理人员的素质建设
当前的企业档案管理人员的专业素质普遍不高，在此种情况下，要加强文档管理人员的技术培训工作，使工作人员掌握操作和技术知识，能够应用信息化设备对纸质文档的格式进行更换，将文档正确的归档。
结语：
总之，在信息化的背景下企业文档工作要寻找有效的对策应对存在的问题，如完善文档信息化管理、统一规范等，发挥文档管理工作在企业中的作用。
参考文献：
[1]万峻，蒋莹，李晓琼.企业文档云化管理必要性[J].中国新通信，2016，18（19）：52.
[2]王林，李清乐，办公自动化中文档管理的信息化工作[J].云南水力发电，2016，32（04）：8-10+14.
[3]庄德升，符美明，陈明刚.实用PDM图文档管理平台的设计[J].四川兵工学报，2015，34（02）：107-110+125.
关键词：信息化；文档管理；问题；对策
前言：
企业文档管理对企业的业务、生产和管理的正常运行有着重要的意义，是支撑企业的平台，而且企业各项决策的发布都离不开文档提供的信息。但在信息化的环境下，企业文档管理也存在着一些亟待解决的问题。所以，如何解决企业文档管理中存在的问题是当前的重要任务。
一、企业文档管理中存在的问题
企业文档是企业在运行过程中形成的原始历史记录，包括对生产技术活动、工作活动和经营销售活动等信息，大致可以分为科技文档、文书文档、劳动工资文档、会计文档和人事文档。在文档管理中，常见的问题有以下几种。
第一种，文档收集问题。企业需要收集的资料包含的文件类型很多，文档资源的来源也不一致，呈现分散的特点，且企业不同的部门收集文档的标准和形式都存在着差异，还存在着整理的文档信息来源不准确、材料缺失的问题，都无形中给企业的文档整编和查考的工作造成了消极影响。而且企业的不同业务部门对文档的收集工作不重视，使得文档管理人员无法在同一时期将文档收集齐全，对文档管理工作的整体推动形成阻碍，影响文档的归档工作。
第二种，文档管理制度的问题。目前，企业的文档管理工作制度逐渐完整，对合同、公文档案的收集比较及时，但也存在问题。大部分的企业文档管理工作仍然沿用纸质文案的传统，这种由大量纸张形成的文档的收集、分类和管理工作的时间都比较长，且一旦归档入库查阅和搬运工作更繁复。另外，企业文档管理制度的内容已经无法满足新时期的企业发展要求，对音像、视频等新型文档形式无法管理和保存[1]。
第三种，文档在企业中的利用率低下。企业的对文档管理工作也包括文档的调用和保管，如会计文档可以给企业的财务工作提供判断盈亏和预测经营风险的信息。但现实则是，企业高管和职工对文档的调用多是因为政府部门检查和离职、调任等原因，甚至大部分的员工对文档管理不了解而文档管理人员的文档服务意识差，使得文档的利用率下降。
第四种，文档的信息化存在问题。由于文档信息化管理应用较晚，文档数字化工作量较大，并且有众多的视频、音频文件要转换。再加上企业没有形成整体的文档信息化管理系统，调用和分析工作进程缓慢，对于生成的电子文档的保存也没有进行对应的分类。此外，文档管理人员也存在问题，很多企业的文档管理人员多是由其他部门调任，不具备专业的文档管理知识。
二、信息化背景下文档管理的必要性
文档管理工作能够对企业发展的信息进行完整、固定记录，实现文档的开放、利用，发挥文档的作用。在信息化背景下，进行文档信息化管理可以很大程度上减少管理人员操作错误，提高文档的傳输和查找效率，提供优质的服务。文档管理部门可以将大量的纸质文档转化为电子数据建立网上文档资料库，减少不必要的空间浪费，同时信息化的档案管理方式需要构建企业的局域网络，能够实现员工自行查找所需的文档资料并及时和文档管理人员沟通反馈[2]。
三、信息化背景下加强文档管理工作的对策
（一）完善文档管理制度，统一规范管理
企业文档管理中存在文件收集问题究其原因主要在于企业没有制定完善的管理制度，对各个部门上交的文件也没有用统一的规范形式要求，部分企业即使进行了规范制度的制定对实施的效果并没有达到预期。为了解决存在的问题，企业的文档管理工作应该完善相关的文档管理条款并根据实际管理工作中出现的问题对内容适当的添加和删减，规范提交文档的形式和文档格式。
首先，企业的文档管理部门要按照企业运行过程中形成的档案类型有针对性地制作统一的表格，对企业各个部门需要提交的文档格式以及文档内容统一的要求。如人力资源部门提交的人事文档格式就是使用表格的形式，内容要包含员工的工资信息、基本信息、业务成绩、工作表现等。而企业在运行过程中也会有特殊的文档出现，一般分为两类，一是对会议的记录视频和音频图像，这种文档的提交要让相关的部门转化为文字形式后在统一的使用表格提交。二是企业工程建筑开发档案等文档，就要要求员工最大程度的提交完整的资料，以便文档的整理和收集。文档管理人员在保存这类文档时，要建立临时的信息储备库，方便对文档信息及时的修改和调用。
其次，在未来的企业发展中文档管理工作一定是面对大量的电子文件，应该对企业的信息化程度进行判断，借鉴国家文档管理标准和行业的统一标准，制定符合企业发展的文档管理制度。企业要将各部门提交文档的时间添加到文档管理规定中，在各个部门分设文档管理负责人，对文档提交延迟和信息不规范的部门进行惩处。
最后，文档管理制度不能缺少监督制度。监督制度的建立能够规范文档管理工作的规范，将管理制度落实到日常工作中，如出现文档信息缺失的现象就可以在合适的范围内对资料整理人员处以100元左右的罚款。
（二）加强文档工作的宣传力度
企业文档的利用效率低下的原因在于企业的管理人员和基层员工对文档管理工作的不熟悉和不重视，因此，导致文档管理工作和企业的发展以及员工的个人发展出现断层。为了解决这一问题，企业要加强对文档管理工作的宣传。宣传的内容要包括文档管理工作对企业和个人的重要性，使得企业管理层和工作人员能够认识到文档管理工作的辅助作用。也要包括文档管理工作的过程，让各个部门的人员能够基本掌握文档管理技术，从根源上减少文档收集和提交过程中出现问题的概率。企业文档管理部门不能只依靠自身宣传，要与企业相关的文化宣传部门联合，在开展企业文化学习的过程中主动的为这一互动提供信息资料，使管理者注意到文档管理工作的重要性。此外，还可以通过人力资源部门合作，在每年的年终表彰大会或优秀员工评选上，利用庞大的信息总结员工的工作成绩和技术水平编写“员工个人评价书”，通过这些活动，让员工意识到文档管理工作对个人发展的作用，借此种方式促使员工重视对个人文档的应用[3]。
（三）完善文档信息化管理
企业文档管理工作之所以在管理方法等方面出现问题，在于企业在信息化背景下对档案管理的信息化工作建设不足。档案信息化管理方式能够对文档系统化、高效化的统一管理，并节省时间和空间，提高文档管理工作的效率。
1.建立健全电子文档管理体系
信息化背景下的文档管理，建立健全管理体系是十分重要的，能够保障文档管理工作的质量。首先要对电子文档的登记、名称、收集、维护的标准进行设定，对记录格式、载体严格的要求。为了保证文档的安全可以使用云存储的方式进行文档备份，并且对文档的生成到归档的全过程进行监控，实现文档管理工作的储存、保管和备份的一体化。此外，要对文档管理工作的信息化技术、方法和体系及时的调整升级，以适应企业和市场的需要。
2.加强文档管理人员的素质建设
当前的企业档案管理人员的专业素质普遍不高，在此种情况下，要加强文档管理人员的技术培训工作，使工作人员掌握操作和技术知识，能够应用信息化设备对纸质文档的格式进行更换，将文档正确的归档。
结语：
总之，在信息化的背景下企业文档工作要寻找有效的对策应对存在的问题，如完善文档信息化管理、统一规范等，发挥文档管理工作在企业中的作用。
参考文献：
[1]万峻，蒋莹，李晓琼.企业文档云化管理必要性[J].中国新通信，2016，18（19）：52.
[2]王林，李清乐，办公自动化中文档管理的信息化工作[J].云南水力发电，2016，32（04）：8-10+14.
[3]庄德升，符美明，陈明刚.实用PDM图文档管理平台的设计[J].四川兵工学报，2015，34（02）：107-110+125.