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一、全宗的概念
全宗是一个独立机关、团体、企事业单位或著名人物在社会活动中形成的档案有机整体,是档案馆(室)对档案进行科学管理的基本单位,也是国家档案全宗的基本分类单位。
法国最早把同一个来源的档案文件集合体称为全宗,并把它作为档案分类的重要原则。全宗包括三个方面的基本含义:
1.全宗是一个有机整体,具有不可分割性,除个别情况外,同一全宗的档案不能分散,不同全宗的档案不能混杂。
2.全宗是在一定历史活动中形成的,整体具有客观性。这种客观性取决于其内部成分中多维的历史联系。
3.全宗是以一定的社会单位为基础构成的,说明了特定档案整体的来源和界限以及全宗单位的相对稳定性。
二、立档单位及其构成条件
立档单位,又称作“全宗构成者”,就是指形成档案全宗的机构、团体、企事业单位或著名人物。一般来说,构成立档单位的条件有3点:
一是能独立行使职权,并能以自己的名义对外行文。
二是是一个预算会计单位或经济核算单位,可以编制预算或财务计划。
三是设立管理人事的机构或人员,并有一定人事任免权。
确立立档单位所有解决的中心问题,是综合地分析某一机关、组织是不是一个具有法定权利和义务的独立单位。上述条件是从不同的侧面考察了一个单位的独立性。虽然有时未必各条都具备,但通常是有此即有彼,且彼此相互制约。其中第一个条件是必要条件,其他两个条件则属于参考性条件。
我国各级政府机关、企业和事业单位等,一般都建有共产党、共青团以及其他群众组织。这些组织和机关的行政机构,是密切联系的一个整体,应当作为一个立档单位。
三、全宗的划分
根据以上构成立档单位的基本条件,按照有关规定,在全国档案馆网中占有重要地位和较大数量的省、地(市)、县级机构档案,其全宗划分的一般方法是:
1.省级机关:
(1)中共省委(包括各部委)的档案通常应划为一个全宗,其中纪律检查委员会的档案应单独构成全宗。
(2)省直属机关党委(包括直属机关团委)的档案应单独构成全宗。
(3)省级人民团体,如政协、工会、共青团、妇联、各民主党派和工商联等的档案各为一个全宗。
(4)省人大常委会、省人民政府(包括办公厅及省人民政府各办公室)的档案各为一个全宗。
(5)省级各委、厅(局)、院、行、社等的档案各为一个全宗。
(6)省级各厅、局所属院、校、所、工厂、公司等二级机构的档案,亦可构成单独全宗。
(7)省级各厅、局派驻省内外各地的临时工作机构,如办事处、供销处、转运站等的档案一般不单独构成全宗,归入各有关厅局的档案全宗。但如果是固定常设机构,或机构较大,文件较多,驻地较远,其档案亦可构成单独全宗。
2.地、市、县级机关:
(1)中共地、市、县委(包括办公室、各部)的档案各为一个全宗。
(2)中共地、市、县纪律检查委员会的档案各为一个全宗。
(3)地、市、县直属机关党委(包括直属机关团委)的档案各为一个全宗。
(4)地、市、县工会、团委、妇联的档案分别各为一个全宗。
(5)市、县人大党委会的档案各为一个全宗。
(6)行政公署、市、县人民政府(包括各办公室)的档案各为一个全宗。
(7)地、市、县级各局、行、院的档案分别各为一个全宗。
(8)地、市、县各级企、事业单位的档案分别构成全宗。
(9)市、县政协的档案各为一个全宗。
3.省、地、市、县党委或政府各临时办事机构:
其档案一般不形成新的全宗,可以与有关主管部门的档案共同构成一个全宗。
4.市、县人民政府各局、行的派出单位:
如公安派出所、粮食管理所、银行办事处等机构的档案,可以归入派出单位档案全宗,而不需要单独划分全宗。
全宗是一个独立机关、团体、企事业单位或著名人物在社会活动中形成的档案有机整体,是档案馆(室)对档案进行科学管理的基本单位,也是国家档案全宗的基本分类单位。
法国最早把同一个来源的档案文件集合体称为全宗,并把它作为档案分类的重要原则。全宗包括三个方面的基本含义:
1.全宗是一个有机整体,具有不可分割性,除个别情况外,同一全宗的档案不能分散,不同全宗的档案不能混杂。
2.全宗是在一定历史活动中形成的,整体具有客观性。这种客观性取决于其内部成分中多维的历史联系。
3.全宗是以一定的社会单位为基础构成的,说明了特定档案整体的来源和界限以及全宗单位的相对稳定性。
二、立档单位及其构成条件
立档单位,又称作“全宗构成者”,就是指形成档案全宗的机构、团体、企事业单位或著名人物。一般来说,构成立档单位的条件有3点:
一是能独立行使职权,并能以自己的名义对外行文。
二是是一个预算会计单位或经济核算单位,可以编制预算或财务计划。
三是设立管理人事的机构或人员,并有一定人事任免权。
确立立档单位所有解决的中心问题,是综合地分析某一机关、组织是不是一个具有法定权利和义务的独立单位。上述条件是从不同的侧面考察了一个单位的独立性。虽然有时未必各条都具备,但通常是有此即有彼,且彼此相互制约。其中第一个条件是必要条件,其他两个条件则属于参考性条件。
我国各级政府机关、企业和事业单位等,一般都建有共产党、共青团以及其他群众组织。这些组织和机关的行政机构,是密切联系的一个整体,应当作为一个立档单位。
三、全宗的划分
根据以上构成立档单位的基本条件,按照有关规定,在全国档案馆网中占有重要地位和较大数量的省、地(市)、县级机构档案,其全宗划分的一般方法是:
1.省级机关:
(1)中共省委(包括各部委)的档案通常应划为一个全宗,其中纪律检查委员会的档案应单独构成全宗。
(2)省直属机关党委(包括直属机关团委)的档案应单独构成全宗。
(3)省级人民团体,如政协、工会、共青团、妇联、各民主党派和工商联等的档案各为一个全宗。
(4)省人大常委会、省人民政府(包括办公厅及省人民政府各办公室)的档案各为一个全宗。
(5)省级各委、厅(局)、院、行、社等的档案各为一个全宗。
(6)省级各厅、局所属院、校、所、工厂、公司等二级机构的档案,亦可构成单独全宗。
(7)省级各厅、局派驻省内外各地的临时工作机构,如办事处、供销处、转运站等的档案一般不单独构成全宗,归入各有关厅局的档案全宗。但如果是固定常设机构,或机构较大,文件较多,驻地较远,其档案亦可构成单独全宗。
2.地、市、县级机关:
(1)中共地、市、县委(包括办公室、各部)的档案各为一个全宗。
(2)中共地、市、县纪律检查委员会的档案各为一个全宗。
(3)地、市、县直属机关党委(包括直属机关团委)的档案各为一个全宗。
(4)地、市、县工会、团委、妇联的档案分别各为一个全宗。
(5)市、县人大党委会的档案各为一个全宗。
(6)行政公署、市、县人民政府(包括各办公室)的档案各为一个全宗。
(7)地、市、县级各局、行、院的档案分别各为一个全宗。
(8)地、市、县各级企、事业单位的档案分别构成全宗。
(9)市、县政协的档案各为一个全宗。
3.省、地、市、县党委或政府各临时办事机构:
其档案一般不形成新的全宗,可以与有关主管部门的档案共同构成一个全宗。
4.市、县人民政府各局、行的派出单位:
如公安派出所、粮食管理所、银行办事处等机构的档案,可以归入派出单位档案全宗,而不需要单独划分全宗。