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摘 要：随着社会信息化水平的不断提高，企业要想提升档案管理水平，增强企业的综合实力，必须要加强企业档案管理的信息化建设，这样才能适应现代企业档案管理的需要，实现档案管理的数字化和一体化。本文介绍了企业档案管理信息化的现状以及信息化建设对于提升企业档案管理水平的重要作用，就如何以信息化建设来提升档案管理水平提出了相应的措施。
关键词：信息化建设 企业 档案管理
长期以来，实体管理是主要的企业档案管理模式。档案管理的信息化建设使档案管理模式发生了转变，信息管理成为企业档案管理的新模式。企业档案管理的信息化能够有效的提高档案管理水平和生产效益，也是提高企业核心竞争力的重要途径。因此，要做好企业的档案管理工作，必须要加强档案管理的信息化建设，以信息化建设提升企业的整体管理水平和经济效益。
一、档案管理信息化的现状
（一）信息化管理软件不够完善
信息化管理软件是进行信息化管理的工具。在现阶段，信息化管理软件还不够完善，不能完全适应企业档案管理的需要。当前档案管理部门在软件开发、计算機的使用等方面不协调、不统一的情况比较普遍，管理软件在文件搜索和信息管理等方面还存在着技术瓶颈。由于协调性不强，企业的信息管理工作也受到了很大影响，要实现档案信息的电子化还有很长的一段路要走。
（二）信息管理缺乏相应的标准，规范性也不强
基础工作的规范化和标准化是档案管理信息化的前提，很多企业在基础工作方面存在着很多问题，诸如档案管理人员的业务水平低、著录细则的相容性不强、案卷质量不高等。由于缺乏统一的标准，很多企业在进行档案管理时只着眼于某个系统或某一个馆，给信息管理的全面推广和实施带来了困难，也制约了档案管理信息化的发展。
（三）企业现行的整理分类方法及标准已经不能适应档案管理工作的需要
随着信息化建设的进一步发展，磁盘和光盘已成为主要的存储介质，计算机信息处理技术的发展速度越来越快，以往的实体管理方式已完全不能适应现实情况的需要。
（四）企业档案管理人员的素质不高
随着企业档案管理信息化的发展，对企业档案管理人员也提出了更高的要求。档案管理人员不仅需要具备较高的文化及技术水平，在档案以及信息处理方面也要具备较高的素养。现阶段，很多企业的档案管理人员技术水平不高，复合型人才更是寥寥无几，严重影响了档案管理信息化的发展。
二、信息化建设对于企业档案管理的重要作用
档案管理的信息化建设是提高企业档案管理信息服务水平的重要途径，也是使档案管理适应时代发展的有效途径，同时还有力的促进了档案管理水平的提升，在企业的档案管理和日常运营中都发挥了积极作用。
（一）提高了档案管理水平和效率
企业档案管理在实现了数字化之后，档案管理部门的职能发生了转变。从单纯的保管和利用向信息采集、管理以及服务等职能转变，这样就实现了信息资源的合理配置，也提高了档案管理水平和服务水平。
（二）档案管理的利用率得到了有效提高、
通过信息化建设，企业的档案管理水平获得了实质上的提升，为企业管理者进行决策时提供了可靠的信息依据，也大大提升了查考各职能部门实际工作情况的效率。
（三）促进企业档案管理的现代化
企业的档案管理是一种信息管理，也可以看做是一项知识管理工作。相对于信息管理来说，知识管理是一种延伸，也是一种发展。在知识经济时代，知识不仅仅是一种信息，它还是一种能够影响人类行为的力量，是一种促进社会进步的工具。在进行知识管理时，要实现信息、活动、人的一体化，实现信息的共享，提升其社会化服务的功能。因此，档案管理工作实现信息化之后，不仅提升了档案管理水平，而且还提高了档案工作的社会地位。
进入21世纪以来，信息化在各领域内的发展日新月异，也成为档案事业发展的新方向。做好档案管理工作，对于企业的发展具有重要意义，而信息化建设是企业档案管理水平的助推器，在企业的发展过程中将会发挥越来越重要的作用。
三、以信息化建设提升企业档案管理水平的措施
要提升企业的档案管理水平，必须要强化信息化建设。企业档案管理的信息化建设具有丰富的内涵，主要包括建设信息数据库、对信息资源进行有效整理、信息网络及人才队伍的建设以及信息资源的开发利用等方面。因此，企业档案管理的信息化建设不是简单的将档案管理数字化，还需要从多个方面加以促进。
（一）对电子文件归档和信息数据库加强管理
要做好这方面的工作需要注意以下三点：第一，要按照有关规定，在参考文件和数据价值的前提下，对电子文件归档的内容、范围以及保管期限进行确定。在进行归档管理时要由企业档案管理部门和信息管理部门针对各业务信息系统提出科学、合理的归档管理方案。第二，提供高质量的档案信息服务。在信息化建设的促进下，企业档案信息服务的渠道越来越多，提供档案服务的条件也日趋便利。企业要重视对档案资源的建设和收集，以专题或集成的形式提供高质量的档案信息服务。第三，电子档案一定要安全可靠。要确保电子档案的安全性，必须要加强档案管理，从管理和技术这两方面出发，确保档案数据库及档案传输的安全。
（二）实现档案管理信息化建设与企业改革的有机结合
通过信息化建设提升企业的档案管理水平，需要将两者有机结合起来，一方面要创新企业档案管理的模式，另一方面要针对企业档案管理的实际情况研究进行信息化建设的途径和方法，并及时的进行沟通和交流。在档案管理人才的建设方面，企业要积极引进相关的信息技术人才，同时对现有的档案管理人员进行系统的培训，提高他们的技能水平，使其适应信息化建设的需要。要对企业档案管理信息化的新要求和新特点进行研究，以更好的推进企业档案信息化建设。另外，要实现企业档案管理的信息化，一定要按照标准化、规范化的要求进行建设，这样才能提高档案管理的实际运用水平，才能真正符合档案管理的要求。在进行信息化建设时，要积极参照各级档案行政管理部门的相关标准和规范，同时结合企业的实际情况，制定出电子文件和电子档案管理的标准和规范。 （三）企业档案管理的信息化建设要与ERP系统相结合
ERP系统属于新一代的管理信息系统，它是信息技术与先进管理思想的有机融合，对于改善企业业务流程、提高企业的综合竞争力具有重要作用。企业在进行档案管理信息化建设时，要与ERP系统有机结合，真正实现档案管理水平的跨越式发展。要对档案信息资源进行深层次的开发和利用，需要建立一种网络化的信息综合系统。加强与情报、图书等信息的横向联系。这样可以充分挖掘档案信息资源的价值，提高信息服务的水平。
（四）企业员工要积极参与，充分发挥其主动性和积极性
在管理信息系统的建设过程中，往往存在设计与需求脱节的情况，使档案信息系统的实用性和有效性大打折扣，情况严重的甚至会导致档案信息系统的失败。因此，要努力提高企业员工在档案管理信息化建设中的参与度，在系统建设的各个阶段发挥自己的主动性和智慧，积极与系统设计人员进行沟通，及时反馈系统的使用情况和问题。這样一来，系统开发者也能有针对性的加以调整和完善，满足企业的实际需要，提高信息系统的有效性和实用性。
（五）重视基础设施建设，建立健全企业档案管理制度、
在进行档案管理信息化的工作时，功能完善的基础设施是必不可少的，是工作取得成功的第一步。企业要高度重视基础设施建设，努力改善信息服务的条件，使档案管理工作走向规范化、标准化，为充分发挥其功能打下坚实的基础。同时，为了实现企业档案管理的规范化和标准化，必须要建立和完善相应的管理制度，为档案管理信息化建设提供制度保障。有了统一规范的管理制度，就可以有效的对档案信息进行整合，也为系统开发提供了便利。另外，在档案管理信息化的建设过程中，要按照企业档案管理条例的要求设置好档案文件的查阅条件和查阅流程等信息，这对于加快信息系统的开发具有积极意义。
总结：
综上所述，企业档案管理的信息化建设是企业发展的实际需要，也是提升企业管理水平和竞争力的重要途径。在信息化建设的过程中，要努力摒弃旧的管理思维和管理手段，以信息化管理来替代传统的手工管理模式。这样不仅实现了对企业档案的动态管理，而且还节约了开支，降低了企业的运营成本。因此，企业档案管理的信息化，与企业的发展息息相关，对于提高企业的经济效益、提升企业的整体管理水平具有重要意义。
参考文献：
[1]曲晓琳.以信息化建设提升企业档案管理水平[J].华章，2012（9）.
[2]周淑华.谈如何加强企业档案信息化建设[J].黑龙江档案，2011（3）.
[3]严祥辉.浅谈企业档案管理的信息化建设[J].图书与档案，2008（24）.
[4]田瑞锋，程瑞芳，林耀川.企业档案管理信息化建设[J].科技经济市场，2006（2）.
关键词：信息化建设 企业 档案管理
长期以来，实体管理是主要的企业档案管理模式。档案管理的信息化建设使档案管理模式发生了转变，信息管理成为企业档案管理的新模式。企业档案管理的信息化能够有效的提高档案管理水平和生产效益，也是提高企业核心竞争力的重要途径。因此，要做好企业的档案管理工作，必须要加强档案管理的信息化建设，以信息化建设提升企业的整体管理水平和经济效益。
一、档案管理信息化的现状
（一）信息化管理软件不够完善
信息化管理软件是进行信息化管理的工具。在现阶段，信息化管理软件还不够完善，不能完全适应企业档案管理的需要。当前档案管理部门在软件开发、计算機的使用等方面不协调、不统一的情况比较普遍，管理软件在文件搜索和信息管理等方面还存在着技术瓶颈。由于协调性不强，企业的信息管理工作也受到了很大影响，要实现档案信息的电子化还有很长的一段路要走。
（二）信息管理缺乏相应的标准，规范性也不强
基础工作的规范化和标准化是档案管理信息化的前提，很多企业在基础工作方面存在着很多问题，诸如档案管理人员的业务水平低、著录细则的相容性不强、案卷质量不高等。由于缺乏统一的标准，很多企业在进行档案管理时只着眼于某个系统或某一个馆，给信息管理的全面推广和实施带来了困难，也制约了档案管理信息化的发展。
（三）企业现行的整理分类方法及标准已经不能适应档案管理工作的需要
随着信息化建设的进一步发展，磁盘和光盘已成为主要的存储介质，计算机信息处理技术的发展速度越来越快，以往的实体管理方式已完全不能适应现实情况的需要。
（四）企业档案管理人员的素质不高
随着企业档案管理信息化的发展，对企业档案管理人员也提出了更高的要求。档案管理人员不仅需要具备较高的文化及技术水平，在档案以及信息处理方面也要具备较高的素养。现阶段，很多企业的档案管理人员技术水平不高，复合型人才更是寥寥无几，严重影响了档案管理信息化的发展。
二、信息化建设对于企业档案管理的重要作用
档案管理的信息化建设是提高企业档案管理信息服务水平的重要途径，也是使档案管理适应时代发展的有效途径，同时还有力的促进了档案管理水平的提升，在企业的档案管理和日常运营中都发挥了积极作用。
（一）提高了档案管理水平和效率
企业档案管理在实现了数字化之后，档案管理部门的职能发生了转变。从单纯的保管和利用向信息采集、管理以及服务等职能转变，这样就实现了信息资源的合理配置，也提高了档案管理水平和服务水平。
（二）档案管理的利用率得到了有效提高、
通过信息化建设，企业的档案管理水平获得了实质上的提升，为企业管理者进行决策时提供了可靠的信息依据，也大大提升了查考各职能部门实际工作情况的效率。
（三）促进企业档案管理的现代化
企业的档案管理是一种信息管理，也可以看做是一项知识管理工作。相对于信息管理来说，知识管理是一种延伸，也是一种发展。在知识经济时代，知识不仅仅是一种信息，它还是一种能够影响人类行为的力量，是一种促进社会进步的工具。在进行知识管理时，要实现信息、活动、人的一体化，实现信息的共享，提升其社会化服务的功能。因此，档案管理工作实现信息化之后，不仅提升了档案管理水平，而且还提高了档案工作的社会地位。
进入21世纪以来，信息化在各领域内的发展日新月异，也成为档案事业发展的新方向。做好档案管理工作，对于企业的发展具有重要意义，而信息化建设是企业档案管理水平的助推器，在企业的发展过程中将会发挥越来越重要的作用。
三、以信息化建设提升企业档案管理水平的措施
要提升企业的档案管理水平，必须要强化信息化建设。企业档案管理的信息化建设具有丰富的内涵，主要包括建设信息数据库、对信息资源进行有效整理、信息网络及人才队伍的建设以及信息资源的开发利用等方面。因此，企业档案管理的信息化建设不是简单的将档案管理数字化，还需要从多个方面加以促进。
（一）对电子文件归档和信息数据库加强管理
要做好这方面的工作需要注意以下三点：第一，要按照有关规定，在参考文件和数据价值的前提下，对电子文件归档的内容、范围以及保管期限进行确定。在进行归档管理时要由企业档案管理部门和信息管理部门针对各业务信息系统提出科学、合理的归档管理方案。第二，提供高质量的档案信息服务。在信息化建设的促进下，企业档案信息服务的渠道越来越多，提供档案服务的条件也日趋便利。企业要重视对档案资源的建设和收集，以专题或集成的形式提供高质量的档案信息服务。第三，电子档案一定要安全可靠。要确保电子档案的安全性，必须要加强档案管理，从管理和技术这两方面出发，确保档案数据库及档案传输的安全。
（二）实现档案管理信息化建设与企业改革的有机结合
通过信息化建设提升企业的档案管理水平，需要将两者有机结合起来，一方面要创新企业档案管理的模式，另一方面要针对企业档案管理的实际情况研究进行信息化建设的途径和方法，并及时的进行沟通和交流。在档案管理人才的建设方面，企业要积极引进相关的信息技术人才，同时对现有的档案管理人员进行系统的培训，提高他们的技能水平，使其适应信息化建设的需要。要对企业档案管理信息化的新要求和新特点进行研究，以更好的推进企业档案信息化建设。另外，要实现企业档案管理的信息化，一定要按照标准化、规范化的要求进行建设，这样才能提高档案管理的实际运用水平，才能真正符合档案管理的要求。在进行信息化建设时，要积极参照各级档案行政管理部门的相关标准和规范，同时结合企业的实际情况，制定出电子文件和电子档案管理的标准和规范。 （三）企业档案管理的信息化建设要与ERP系统相结合
ERP系统属于新一代的管理信息系统，它是信息技术与先进管理思想的有机融合，对于改善企业业务流程、提高企业的综合竞争力具有重要作用。企业在进行档案管理信息化建设时，要与ERP系统有机结合，真正实现档案管理水平的跨越式发展。要对档案信息资源进行深层次的开发和利用，需要建立一种网络化的信息综合系统。加强与情报、图书等信息的横向联系。这样可以充分挖掘档案信息资源的价值，提高信息服务的水平。
（四）企业员工要积极参与，充分发挥其主动性和积极性
在管理信息系统的建设过程中，往往存在设计与需求脱节的情况，使档案信息系统的实用性和有效性大打折扣，情况严重的甚至会导致档案信息系统的失败。因此，要努力提高企业员工在档案管理信息化建设中的参与度，在系统建设的各个阶段发挥自己的主动性和智慧，积极与系统设计人员进行沟通，及时反馈系统的使用情况和问题。這样一来，系统开发者也能有针对性的加以调整和完善，满足企业的实际需要，提高信息系统的有效性和实用性。
（五）重视基础设施建设，建立健全企业档案管理制度、
在进行档案管理信息化的工作时，功能完善的基础设施是必不可少的，是工作取得成功的第一步。企业要高度重视基础设施建设，努力改善信息服务的条件，使档案管理工作走向规范化、标准化，为充分发挥其功能打下坚实的基础。同时，为了实现企业档案管理的规范化和标准化，必须要建立和完善相应的管理制度，为档案管理信息化建设提供制度保障。有了统一规范的管理制度，就可以有效的对档案信息进行整合，也为系统开发提供了便利。另外，在档案管理信息化的建设过程中，要按照企业档案管理条例的要求设置好档案文件的查阅条件和查阅流程等信息，这对于加快信息系统的开发具有积极意义。
总结：
综上所述，企业档案管理的信息化建设是企业发展的实际需要，也是提升企业管理水平和竞争力的重要途径。在信息化建设的过程中，要努力摒弃旧的管理思维和管理手段，以信息化管理来替代传统的手工管理模式。这样不仅实现了对企业档案的动态管理，而且还节约了开支，降低了企业的运营成本。因此，企业档案管理的信息化，与企业的发展息息相关，对于提高企业的经济效益、提升企业的整体管理水平具有重要意义。
参考文献：
[1]曲晓琳.以信息化建设提升企业档案管理水平[J].华章，2012（9）.
[2]周淑华.谈如何加强企业档案信息化建设[J].黑龙江档案，2011（3）.
[3]严祥辉.浅谈企业档案管理的信息化建设[J].图书与档案，2008（24）.
[4]田瑞锋，程瑞芳，林耀川.企业档案管理信息化建设[J].科技经济市场，2006（2）.