论文部分内容阅读
摘 要：本文分析了随着信息化技术不断革新发展，阐述了人事档案建设和管理必然趋向信息化发展道路，以人事资源管理的角度认识人事档案电子文档开发、检索、利用作用，推进信息化时代的人员评价、选拔合理配置。
关键词：人事档案；信息化；建设；管理
随着大数据与电子信息技术不断发展，人事档案建设和管理必然是向信息化的大数据趋势发展。人事档案作为人力资源管理工作中记述和反映个人经历、学历、社会关系、业务能力、工作状况和奖惩情况等方面信息，能够真实、全面地反映个人的综合素质，是单位宝贵的人力资源财富，是一个单位了解、评价、选拔干部，积极开展人力资源管理工作的重要依据，对单位的长远发展具有十分重要的意义。因此，人事档案信息化建设和管理工作需要与时俱进，开拓创新，跟上时代发展的步伐，才能保持生机和活力，促进企事业健康发展。
一、人事档案现状情况
目前人事档案的收集、整理、分类、编目、鉴定、保管、检索、利用、编研、统计等信息化程度不高，人事档案材料的收集、整理、分类、案卷、档案柜等手工操作较多。尤其是人事档案有一个鲜明的特点——动态性，人事档案归档的内容不是一成不变，而是随着当事人人生道路的延伸和职业发展变动，所形成新的人事档案收集、整理与归档。为此，新时代的信息化和数字化滚滚向前不断发展，必然要求人事档案跟上时代步伐，从原来纸质档案为主体转变以电子档案为主体，推进人事档案存储空间的信息化和数字化，提高了人力资源管理工作的质量和效率，促进单位发展，降低单位人力资源管理成本。
二、电子文档信息化对提高工作效率的意义
对于用人单位来说，人事档案的作用主要体现在为单位人事资源管理部门提供重要依据。人事档案是个人历史的真实记录，通过利用档案，可以清楚地了解个人过去的工作轨迹，为领导科学决策和科学管理提供重要的参考和依据。现代组织为了做到知人善任、选贤举能，将尽可能全面、准确地了解员工，通常会将考察现状与查阅档案材料中的思想言行、业务水平、个人素质、历史情况等原始材料有机结合。用人过程中形成的定级、调资、任免、晋升、奖惩等方面的呈报、审批材料都会汇总，归入本人档案，作为考核依据。因此用人单位在人员录用、晋级、考核时，都会经常使用档案，考察其德、能、勤、绩等情况，从而全面准确地了解个人的情况，为人力资源的正确选拔和配置起到了重要参考作用。正因为人事档案对于人力资源管理工作具有重要意义，那么，电子文档同传统纸质档案管理相比，具有成本低、效率高、维护便利、利用便捷等诸多优点，因此推进人事档案信息化建设有利于提高档案管理的效率和水平，可以快速准确的获取人事资源管理中个人的基本信息、综合素质、特长和德能勤绩等方面的综合信息，还可以随时查询个人的工作、学习、生活等方面的声像资料，为人力资源管理正确选拔和配置起到快速、准确、便捷的作用，推动组织的健康发展。
三、重点抓好从纸质文档变成电子文档
重点抓好电子文档数据库建设——人事档案的文字信息数据库和多媒体数据库的建设。准确、完整、规范的信息资源的采集、开发和利用，从数据的采集到后期的制作都应该保证较高的质量，照片要采用较高清晰度的扫描仪录入计算机、音频和视频要采用先进数字技术。按照国家有关电子文件归档与管理规范的要求，制定适合组织所需要的人事档案电子文件归档和管理办法，实现人事档案管理的处理和利用，促使人事档案管理规范化、标准化、现代化，提高人事档案的服务水平和管理水平。
人事档案信息化建设是为实现人力资源管理管理提供便捷服务，在接收、传递、存储和提供利用的优化，信息化的电子档案是一种新型载体的档案，是数字化信息技术的产物，是能够被计算机识别处理，按一定格式存储在磁带、磁盘或光盘等介质上，并可在网上传递的数字代码序列，是数字信息的集合体。在实际工作中，人事档案信息化加强了人力资源管理的时效性强和工作效率。人事档案管理是随个人经历变动而变化，人事变动大而且复杂，保存时间长，传统的纸质档案，存量大，数量多，占空间，使得管理和查阅都很不方便，这就需要加快人事档案信息化建设，尽快尽早实现电子化，进一步提高工作效率。
四、加强档案员的培训，提高管理水平
目前，专管人事档案人员结构中，主要是以文科的档案学专业人员为主，理工科做人事档案管理的人员少，面对高速发展的电子信息化显示跟不上时代发展步伐，直接影响到人事档案的信息化发展和信息资源的整合开发与利用。为此，要对人事档案人员进行必要的信息化技能培训，在知识结构、计算机应用能力、办公自动化等方面加以培训和培养，培养掌握现代科学技术与信息化结合的复合型档案管理人才，以适应信息化大数据时代的发展需求，推进人事档案事业发展，实现人事档案事业的现代化管理和人力资源管理的合理配置。
总之，随着现代科技的迅猛发展，数字人事档案的信息化建设和管理是人事档案管理的一场“革命”，人力资源管理日益显得重要起来，利用现代科技和信息技术，如何保存数字化档案信息，对已经熟悉了传统档案管理方法的工作人员来讲无疑是一个巨大的挑战，加强人事档案管理的信息化建设，已经成为人事档案管理的一个主要趨势和重要途径。
参考文献：
[1]李香仙.浅谈人事档案管理信息化建设，科技创新导报，2011（17）.
[2]崔娜.新时期人事档案管理信息化建设研究，价值工程，2011.（24）.
[3]陈祖莉.新时期人事档案管理信息化建设研究，办公室业务，2017（24）.
[4]吴春梅.浅谈网络化时代的数字档案管理，职业时空，2011（6），7，6.
[5]林利红.文书工作与档案管理.武汉大学出版社，2016（6）.
作者简介：林丰灵（1984—），女，汉族，广西来宾人，人事科干事，在职研究生，主要研究方向：档案管理。
关键词：人事档案；信息化；建设；管理
随着大数据与电子信息技术不断发展，人事档案建设和管理必然是向信息化的大数据趋势发展。人事档案作为人力资源管理工作中记述和反映个人经历、学历、社会关系、业务能力、工作状况和奖惩情况等方面信息，能够真实、全面地反映个人的综合素质，是单位宝贵的人力资源财富，是一个单位了解、评价、选拔干部，积极开展人力资源管理工作的重要依据，对单位的长远发展具有十分重要的意义。因此，人事档案信息化建设和管理工作需要与时俱进，开拓创新，跟上时代发展的步伐，才能保持生机和活力，促进企事业健康发展。
一、人事档案现状情况
目前人事档案的收集、整理、分类、编目、鉴定、保管、检索、利用、编研、统计等信息化程度不高，人事档案材料的收集、整理、分类、案卷、档案柜等手工操作较多。尤其是人事档案有一个鲜明的特点——动态性，人事档案归档的内容不是一成不变，而是随着当事人人生道路的延伸和职业发展变动，所形成新的人事档案收集、整理与归档。为此，新时代的信息化和数字化滚滚向前不断发展，必然要求人事档案跟上时代步伐，从原来纸质档案为主体转变以电子档案为主体，推进人事档案存储空间的信息化和数字化，提高了人力资源管理工作的质量和效率，促进单位发展，降低单位人力资源管理成本。
二、电子文档信息化对提高工作效率的意义
对于用人单位来说，人事档案的作用主要体现在为单位人事资源管理部门提供重要依据。人事档案是个人历史的真实记录，通过利用档案，可以清楚地了解个人过去的工作轨迹，为领导科学决策和科学管理提供重要的参考和依据。现代组织为了做到知人善任、选贤举能，将尽可能全面、准确地了解员工，通常会将考察现状与查阅档案材料中的思想言行、业务水平、个人素质、历史情况等原始材料有机结合。用人过程中形成的定级、调资、任免、晋升、奖惩等方面的呈报、审批材料都会汇总，归入本人档案，作为考核依据。因此用人单位在人员录用、晋级、考核时，都会经常使用档案，考察其德、能、勤、绩等情况，从而全面准确地了解个人的情况，为人力资源的正确选拔和配置起到了重要参考作用。正因为人事档案对于人力资源管理工作具有重要意义，那么，电子文档同传统纸质档案管理相比，具有成本低、效率高、维护便利、利用便捷等诸多优点，因此推进人事档案信息化建设有利于提高档案管理的效率和水平，可以快速准确的获取人事资源管理中个人的基本信息、综合素质、特长和德能勤绩等方面的综合信息，还可以随时查询个人的工作、学习、生活等方面的声像资料，为人力资源管理正确选拔和配置起到快速、准确、便捷的作用，推动组织的健康发展。
三、重点抓好从纸质文档变成电子文档
重点抓好电子文档数据库建设——人事档案的文字信息数据库和多媒体数据库的建设。准确、完整、规范的信息资源的采集、开发和利用，从数据的采集到后期的制作都应该保证较高的质量，照片要采用较高清晰度的扫描仪录入计算机、音频和视频要采用先进数字技术。按照国家有关电子文件归档与管理规范的要求，制定适合组织所需要的人事档案电子文件归档和管理办法，实现人事档案管理的处理和利用，促使人事档案管理规范化、标准化、现代化，提高人事档案的服务水平和管理水平。
人事档案信息化建设是为实现人力资源管理管理提供便捷服务，在接收、传递、存储和提供利用的优化，信息化的电子档案是一种新型载体的档案，是数字化信息技术的产物，是能够被计算机识别处理，按一定格式存储在磁带、磁盘或光盘等介质上，并可在网上传递的数字代码序列，是数字信息的集合体。在实际工作中，人事档案信息化加强了人力资源管理的时效性强和工作效率。人事档案管理是随个人经历变动而变化，人事变动大而且复杂，保存时间长，传统的纸质档案，存量大，数量多，占空间，使得管理和查阅都很不方便，这就需要加快人事档案信息化建设，尽快尽早实现电子化，进一步提高工作效率。
四、加强档案员的培训，提高管理水平
目前，专管人事档案人员结构中，主要是以文科的档案学专业人员为主，理工科做人事档案管理的人员少，面对高速发展的电子信息化显示跟不上时代发展步伐，直接影响到人事档案的信息化发展和信息资源的整合开发与利用。为此，要对人事档案人员进行必要的信息化技能培训，在知识结构、计算机应用能力、办公自动化等方面加以培训和培养，培养掌握现代科学技术与信息化结合的复合型档案管理人才，以适应信息化大数据时代的发展需求，推进人事档案事业发展，实现人事档案事业的现代化管理和人力资源管理的合理配置。
总之，随着现代科技的迅猛发展，数字人事档案的信息化建设和管理是人事档案管理的一场“革命”，人力资源管理日益显得重要起来，利用现代科技和信息技术，如何保存数字化档案信息，对已经熟悉了传统档案管理方法的工作人员来讲无疑是一个巨大的挑战，加强人事档案管理的信息化建设，已经成为人事档案管理的一个主要趨势和重要途径。
参考文献：
[1]李香仙.浅谈人事档案管理信息化建设，科技创新导报，2011（17）.
[2]崔娜.新时期人事档案管理信息化建设研究，价值工程，2011.（24）.
[3]陈祖莉.新时期人事档案管理信息化建设研究，办公室业务，2017（24）.
[4]吴春梅.浅谈网络化时代的数字档案管理，职业时空，2011（6），7，6.
[5]林利红.文书工作与档案管理.武汉大学出版社，2016（6）.
作者简介：林丰灵（1984—），女，汉族，广西来宾人，人事科干事，在职研究生，主要研究方向：档案管理。