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通过不断的学习和实践，我利用Microsoft Excel数据库软件，自行设置档案管理所需的各种目录格式，对我所的科技档案实行电脑管理，解决了各单位档案管理软件不能统一，且价格又高的矛盾，觉得省钱又实用，现将我对科技档案管理的具体操作介绍如下，供各位同行切磋。
Microsoft Excel是一个功能强大的数据库软件。Excel文件是一个由N个工作表组成的工作簿，像一个能装许多纸张的活页夹，活页夹本身是一个工作簿，而活页夹中的每一页就是一个工作表，运行Excel就像打开活页夹，并翻到其中的一页进行工作。我们可以在Excel工作表里输入每份归档文件所包含的信息，那么，Excel就变成一个信息越来越丰富的数据库，再利用Excel强大的功能，实现档案信息的传递、收集、分类排序、编号、存贮、检索、借阅利用及其安全保密，使档案得到有序的管理。
1 档案管理表格的制作及信息录入
1.1 科技档案“卷内文件”表格的制作。打开Excel工作表，将Sheet I设计为科技档案卷内文件目录表格，SheetⅡ、SheetⅢ、SheetⅣ、SheetV、SheetⅥ……依次设计为区试档案、育种档案、资源档案、栽培档案、成果档案等的卷内文件目录表格。
在Sheet I里设计标准规格的“卷内文件”表格，采用A4纸做页面设置，每页设12条目录，行高为45MM，列宽为最合适列宽，页面方向为纵向。设顶端两行为顶端标题行，单击“文件”菜单下拉“页面设置”对话框的“工作表”项，将前两行设为顶端标题行，其中第一行为总标题“卷内文件”，用24号楷体、黑体，合并居中：第二行为列标题行，用14号楷体。列标题分别为：序号、文件作者、文件标题、形成日期、页码、密级、备注共七项，选中总标题以下的格式，设为14号楷体，并添加边框为“田”，一张规范的“卷内文件”表格就设置好了。可以在表格内逐条录入所有科技档案的“卷内文件”目录。其余区试档案、育种档案、资源档案、栽培档案、成果档案等的“卷内文件”目录表格的设置与科技档案相同。
1.2 “档案案卷目录”表格的制作。页面采用A4纸横向设置，字体为12号宋体字，行高为32MM，列宽为最合适列宽，每页设10条目录，单击“文件”菜单下拉“页面设置”对话框的“工作表”项将前三行设为顶端标题行，其中第一行总标题“档案案卷目录”用24号宋体、黑体，合并居中，第二行“档案种类”为12号宋体字，第三行为列标题行，分别为：顺序号、分类号、归档时间、案卷标题、文件作者、形成单位、起止时间、件数、页数、保管期限、变更情况、备注、借出情况，共12个字段，其中。最后一个字段“借出情况”一列不在被打印的“档案案卷目录”表格内，而只是作为档案利用情况的一个标记。此单元格设计与“档案借阅登记表”超链接。再选中列标题以下的所有格式设为12号宋体，并添加边框为“田”，一张规范的“档案案卷目录”表格就设置好了，可以在表格内输入所有科技档案案卷的标题及相关信息。
1.3 “档案分类目录”表格的设置。“档案分类目录”表格的设置与“档案案卷目录”表格的设置基本相同，设置好后，只要将“档案案卷目录”里的内容根据分类目录的要求，按列复制到分类目录中就可以了。
以上所有工作表里数据的录入除了逐行输入外，也可以用“数据记录单”来录入数据，具体操作为：当标题行只有列标题时，选中列标题的任意单元格，单击“数据”菜单下的“记录单”，在“记录单”的对话框里即可输入每一条记录的信息。
1.4 案卷封面的制作。设置为A4纸纵向，在Excel的一个页面上，设行高为30MM，在A3一13行打“湖南省农科院”为24号宋体，合并居中：A5-15行打“科技档案”为28号宋体字，黑体，合并居中：第11行和13行为案卷标题行，B11-C11打“题目：”为14号宋体，D11-I11为18号楷体，合并居中，并加上底边框线，B13-113为18楷体，并加上底边框线：B15-C15打“类别：”为14号宋体，合并居中，D15-115加底边框线，合并居中：B17-117打“分类号／卷号：”为14号宋体。D17-117合并居中，加底边框线；B19打“页数：”14号宋体，D19加底边框线，18号楷体：E19打“起止日期：”14号宋体，F19-G19合并居中，加底边框线，18号楷体。这样一个符合规格要求的封面就做好了。当需要打印某一案卷的封面时，只要将“档案案卷目录”内记录的信息转移到封面上来，具体为：选中“题目；”后面的E11单元格，键盘键入“=”转到“档案案卷目录”工作表窗口，找到所需的封面的案卷标题，按“Enter”键，即案卷标题就出现在封面的“题目：”栏内。再用同样的方式可以输入“页数：”和“起止日期：”等。
采用与案卷封面设置相同的方法，可以制作案卷的封底——备考表。
1.5 档案借阅登记表的制作。以A4纸作横向页面设置，设前三行为标题行，第一行为标题“科技档案借阅登记表”，以七列合并居中、22号宋体字；第二行空行：第三行为列标题，分七个字段：借阅日期、单位、姓名、案卷名称、案卷号、归还日期、备注，为12号楷体，每页设12条记录，行高为30MM，列宽为最适合列宽，选中列标题以下添加边框为“田”，则表格设置完成。
2 实现档案信息的查询和利用
2.1 在档案信息数据库建立后，可以实现对每份文件的检索查询，即了解所要查找的文件是否存档，是否借出，以及与此文件相关的文件有那些。单击“编辑”菜单下拉的“查找”出现“查找和替换”对话框，输入要查找的内容，点击“查找下一个”即所查找的文件出现在当前的窗口中，并被选中，也可以点击“查找全部”，则查找出的文件列表出现在对话框的下面。
2.2如果查找的文件不在所打开的工作表窗口内，也可以单击“文件”下拉菜单的“搜索”，出现“基本搜索”对话框，在“搜索文本”项里输入要搜索文件的主题词， “搜索范围”下拉箭头里选择要搜索文件的类型是Ex-cel或Word或是其他的文档类型，点击“搜索”，即搜索的结果出现在列表里，再打开列表的文档，查找所需要的文件。
2.3在Excel数据库里，也可以用筛选查找文件及与此文件内容相关的文件，并能打印文件的列表报告，只要单击“数据”菜单下的“筛选” “自动筛选”，在列标题的右下角会出现下拉箭头，选择所要查找的字段，单击下拉箭头，显示出该字段中的记录，选中需要查找的内容，则查找的文件列表就出来了。
2.4 Excel数据库与电子文件原件建立超级链接，实现对原文的检索。在“卷内文件”表格内，选中能表达某一原件信息记录的单元格，单击“插入”菜单里的“超链接”，出现“超链接”对话框，在“查找范围”里选择原件所在的文件夹，再在文件夹里找到原件，单击“确定”，一个超链接就做好了，要调出原件时，只要双击Excel数据库里代表原件信息有“超链接”的单元格，原件就出现在窗口。
2.5档案借阅登记。每次借出或归还的档案都要在“档案借阅登记表”上记录，当借阅者查找的某卷档案没有归还时，在“档案案卷目录”里的“借出情况”一栏登记为“借出”，双击此超链接到“档案借阅登记表”，就能了解到借阅这一案卷的详细情况。
3 数据库信息的统计和分析
Excel工作表还可以用于统计归档文件的件数，存档的案卷数，在“卷内文件”的工作表里，一条记录代表一份文件，所以行号已经标明了文件的份数，同样，在“档案案卷目录”里，行号记录了存档的案卷数。如果要了解每年存档的案卷数，则在“档案案卷目录”里选择字段“归档时间”再单击“数据”菜单下的“分类汇总”，出现“分类汇总”对话框，在“分类字段”中选择“归档时间”， “汇总方式”中选择“计数”，单击“确定，则显示出每年存档的案卷数。
Excel还可以实现外部数据的导入：与其他软件实行数据转换及数据库升级：对数据库进行保密设置等多种功能。总之，数字化档案管理活动中所涉及的信息存储、共享利用、流动和处理等工作，在Excel中都能实现，所以，利用Excel作为科技档案管理的数据库是个不错的选择。
Microsoft Excel是一个功能强大的数据库软件。Excel文件是一个由N个工作表组成的工作簿，像一个能装许多纸张的活页夹，活页夹本身是一个工作簿，而活页夹中的每一页就是一个工作表，运行Excel就像打开活页夹，并翻到其中的一页进行工作。我们可以在Excel工作表里输入每份归档文件所包含的信息，那么，Excel就变成一个信息越来越丰富的数据库，再利用Excel强大的功能，实现档案信息的传递、收集、分类排序、编号、存贮、检索、借阅利用及其安全保密，使档案得到有序的管理。
1 档案管理表格的制作及信息录入
1.1 科技档案“卷内文件”表格的制作。打开Excel工作表，将Sheet I设计为科技档案卷内文件目录表格，SheetⅡ、SheetⅢ、SheetⅣ、SheetV、SheetⅥ……依次设计为区试档案、育种档案、资源档案、栽培档案、成果档案等的卷内文件目录表格。
在Sheet I里设计标准规格的“卷内文件”表格，采用A4纸做页面设置，每页设12条目录，行高为45MM，列宽为最合适列宽，页面方向为纵向。设顶端两行为顶端标题行，单击“文件”菜单下拉“页面设置”对话框的“工作表”项，将前两行设为顶端标题行，其中第一行为总标题“卷内文件”，用24号楷体、黑体，合并居中：第二行为列标题行，用14号楷体。列标题分别为：序号、文件作者、文件标题、形成日期、页码、密级、备注共七项，选中总标题以下的格式，设为14号楷体，并添加边框为“田”，一张规范的“卷内文件”表格就设置好了。可以在表格内逐条录入所有科技档案的“卷内文件”目录。其余区试档案、育种档案、资源档案、栽培档案、成果档案等的“卷内文件”目录表格的设置与科技档案相同。
1.2 “档案案卷目录”表格的制作。页面采用A4纸横向设置，字体为12号宋体字，行高为32MM，列宽为最合适列宽，每页设10条目录，单击“文件”菜单下拉“页面设置”对话框的“工作表”项将前三行设为顶端标题行，其中第一行总标题“档案案卷目录”用24号宋体、黑体，合并居中，第二行“档案种类”为12号宋体字，第三行为列标题行，分别为：顺序号、分类号、归档时间、案卷标题、文件作者、形成单位、起止时间、件数、页数、保管期限、变更情况、备注、借出情况，共12个字段，其中。最后一个字段“借出情况”一列不在被打印的“档案案卷目录”表格内，而只是作为档案利用情况的一个标记。此单元格设计与“档案借阅登记表”超链接。再选中列标题以下的所有格式设为12号宋体，并添加边框为“田”，一张规范的“档案案卷目录”表格就设置好了，可以在表格内输入所有科技档案案卷的标题及相关信息。
1.3 “档案分类目录”表格的设置。“档案分类目录”表格的设置与“档案案卷目录”表格的设置基本相同，设置好后，只要将“档案案卷目录”里的内容根据分类目录的要求，按列复制到分类目录中就可以了。
以上所有工作表里数据的录入除了逐行输入外，也可以用“数据记录单”来录入数据，具体操作为：当标题行只有列标题时，选中列标题的任意单元格，单击“数据”菜单下的“记录单”，在“记录单”的对话框里即可输入每一条记录的信息。
1.4 案卷封面的制作。设置为A4纸纵向，在Excel的一个页面上，设行高为30MM，在A3一13行打“湖南省农科院”为24号宋体，合并居中：A5-15行打“科技档案”为28号宋体字，黑体，合并居中：第11行和13行为案卷标题行，B11-C11打“题目：”为14号宋体，D11-I11为18号楷体，合并居中，并加上底边框线，B13-113为18楷体，并加上底边框线：B15-C15打“类别：”为14号宋体，合并居中，D15-115加底边框线，合并居中：B17-117打“分类号／卷号：”为14号宋体。D17-117合并居中，加底边框线；B19打“页数：”14号宋体，D19加底边框线，18号楷体：E19打“起止日期：”14号宋体，F19-G19合并居中，加底边框线，18号楷体。这样一个符合规格要求的封面就做好了。当需要打印某一案卷的封面时，只要将“档案案卷目录”内记录的信息转移到封面上来，具体为：选中“题目；”后面的E11单元格，键盘键入“=”转到“档案案卷目录”工作表窗口，找到所需的封面的案卷标题，按“Enter”键，即案卷标题就出现在封面的“题目：”栏内。再用同样的方式可以输入“页数：”和“起止日期：”等。
采用与案卷封面设置相同的方法，可以制作案卷的封底——备考表。
1.5 档案借阅登记表的制作。以A4纸作横向页面设置，设前三行为标题行，第一行为标题“科技档案借阅登记表”，以七列合并居中、22号宋体字；第二行空行：第三行为列标题，分七个字段：借阅日期、单位、姓名、案卷名称、案卷号、归还日期、备注，为12号楷体，每页设12条记录，行高为30MM，列宽为最适合列宽，选中列标题以下添加边框为“田”，则表格设置完成。
2 实现档案信息的查询和利用
2.1 在档案信息数据库建立后，可以实现对每份文件的检索查询，即了解所要查找的文件是否存档，是否借出，以及与此文件相关的文件有那些。单击“编辑”菜单下拉的“查找”出现“查找和替换”对话框，输入要查找的内容，点击“查找下一个”即所查找的文件出现在当前的窗口中，并被选中，也可以点击“查找全部”，则查找出的文件列表出现在对话框的下面。
2.2如果查找的文件不在所打开的工作表窗口内，也可以单击“文件”下拉菜单的“搜索”，出现“基本搜索”对话框，在“搜索文本”项里输入要搜索文件的主题词， “搜索范围”下拉箭头里选择要搜索文件的类型是Ex-cel或Word或是其他的文档类型，点击“搜索”，即搜索的结果出现在列表里，再打开列表的文档，查找所需要的文件。
2.3在Excel数据库里，也可以用筛选查找文件及与此文件内容相关的文件，并能打印文件的列表报告，只要单击“数据”菜单下的“筛选” “自动筛选”，在列标题的右下角会出现下拉箭头，选择所要查找的字段，单击下拉箭头，显示出该字段中的记录，选中需要查找的内容，则查找的文件列表就出来了。
2.4 Excel数据库与电子文件原件建立超级链接，实现对原文的检索。在“卷内文件”表格内，选中能表达某一原件信息记录的单元格，单击“插入”菜单里的“超链接”，出现“超链接”对话框，在“查找范围”里选择原件所在的文件夹，再在文件夹里找到原件，单击“确定”，一个超链接就做好了，要调出原件时，只要双击Excel数据库里代表原件信息有“超链接”的单元格，原件就出现在窗口。
2.5档案借阅登记。每次借出或归还的档案都要在“档案借阅登记表”上记录，当借阅者查找的某卷档案没有归还时，在“档案案卷目录”里的“借出情况”一栏登记为“借出”，双击此超链接到“档案借阅登记表”，就能了解到借阅这一案卷的详细情况。
3 数据库信息的统计和分析
Excel工作表还可以用于统计归档文件的件数，存档的案卷数，在“卷内文件”的工作表里，一条记录代表一份文件，所以行号已经标明了文件的份数，同样，在“档案案卷目录”里，行号记录了存档的案卷数。如果要了解每年存档的案卷数，则在“档案案卷目录”里选择字段“归档时间”再单击“数据”菜单下的“分类汇总”，出现“分类汇总”对话框，在“分类字段”中选择“归档时间”， “汇总方式”中选择“计数”，单击“确定，则显示出每年存档的案卷数。
Excel还可以实现外部数据的导入：与其他软件实行数据转换及数据库升级：对数据库进行保密设置等多种功能。总之，数字化档案管理活动中所涉及的信息存储、共享利用、流动和处理等工作，在Excel中都能实现，所以，利用Excel作为科技档案管理的数据库是个不错的选择。