论文部分内容阅读
【摘 要】精益思想是从精益生产中提炼出的系统理论，作为一种普遍的管理思想在生产与服务领域广泛地传播和应用，其实质是消灭浪费，创造价值。将此思想引入高校的教务管理工作中，对其工作流程进行优化，打造科学有效的教务管理模式，必将提高教务管理水平，进而提高高校的教学水平和在同行业中的竞争力。
【关键词】精益思想 精益生产 教务管理 流程优化
一、精益思想的内涵
精益思想是从日本丰田公司的精益生产中提炼出的系统理论。精益生产是美国麻省理工学院的专家通过对日本等国汽车工业的生产管理方式进行调查研究后总结出来的生产方式，在日本称为丰田生产方式。精益生产的定义是：通过持续改进措施，识别和消除所有产品和服务中的浪费（非增值型作业）的系统方法。其本质是持续改进，并注重人的培养。
精益思想是在精益生产的基础上发展起来的，其核心就是杜绝一切形式的浪费，尽可能地以较少的人力、较少的设备、较短的时间和较小的场地创造出尽可能多的价值。精益思想发展到今天，不仅仅是一个方法、一种生产方式，更是一个思想、一种管理理念。
二、高校教务管理工作的现状及流程特点
随着高等教育大众化进程逐步深入，高校之间的竞争日趋激烈，有效的教务管理是确保高校教学工作正常运转，确保教学质量，提高办学效益，实现高素质人才培养目标的保证。由于高校办学规模的扩大以及教育资源的相对短缺，传统教务管理模式愈益难以适应当前高等教育的发展需要，诸多弊端日益凸显，这些现实问题严重影响了高校教学质量和管理水平的提高。
第一，强调管理职能，缺乏服务理念。大多数管理部门职能定位于自上而下由管理者到被管理者的单向性、被动式的管理。很少考虑被管理者（师生）的意愿和需要，只重视指挥、检查、控制等管理职能，忽视服务、指导、咨询等职能。出发点是保证所谓“正常”的教学秩序，强调师生如何接受管制，较少考虑如何提供优质、高效的服务来保证教学目标的实现。
第二，院系两级管理，行政化程度高。部分工作业务在职能部门间存在交叉重叠，缺乏有效合理的协调与街接，在一定程度上停留在职能化管理的模式上，还没有完全实现流程化管理。教务管理人员有时会依据自己的工作经验来进行处理，管理过程往往比较随意，控制松散，当人员出现变动时将直接影响部分工作的处理程序。院级教务管理部门着眼于全院的整体工作，对各系级单位往往采取“一刀切”的管理模式，未能考虑各系的具体情况，对工作的安排仅限于整个学期各项工作的时间安排，辅以定期催缴。各系级单位只能是机械地按时完成各项繁杂的任务，忙得焦头烂额，无暇创新及自我充电。
第三，缺乏完善的管理制度和工作流程、工作方法。大多数高校连一部较完整的学校章程都没有，缺乏系统的制度体系，没有一套基于科学、规范的管理机制，校长和教师都没有可遵循的依据，只好凭经验办事，跟着感觉走[3]。没有一套完善的工作流程和工作标准，造成各部门的工作重点和工作方法各异，数据、表格汇总时也常出现问题。
三、流程优化原则
在教务管理工作中，良好的管理和教育教学效果与高质量的业务流程存在着必然的联系。为了优化管理流程，首先需要对业务流程进行梳理和规范。目前高校教务管理中的主要问题是工作量大，信息量大，头绪多，工作复杂，而且工作负荷不均衡，期初、期中和期末教学人员极为忙碌，管理服务跟不上学生和教师教学需要，这种工作负荷上的不均衡难以用增加人手来解决。其结果是造成学生、教师对教务管理部门满意度低。要想从根本上解决这些问题，必须对教务管理流程进行优化。
第一，以业务流程为核心，通过对重点工作事项进行优化，突出关键业务，减少没有价值的业务，以达到提高管理效率和管理水平的目的。消除流程内无用的活动，消除过量产出，消除等待时间，消除重复的活动，尽量减少跨部门的协调。跨部门的协调浪费了大量的时间和成本，不断进行的协调会议说明了这一点。对流程进行整合，把多个人从事的活动合并为一个人的工作是可能的。让一个人完成一系列的简单任务，可以大大加快组织里物流和信息流的速度，减少从一个人转交给另一个人时发生错误的可能。
第二，以整体流程全局最优为目标，注重整体工作质量，设计和优化流程中的各项活动，尽可能减少无效的活动，以最小的资源达到最好的管理效果。对教务管理的每一项流程都责任到人，制定相应的符合实际的、可操作的规范，尽量减少人为因素的作用。
3、突出对人的培养，树立持续改进的意识。应用精益思想对教务管理进行流程优化，就是在教务管理中树立以人为本的理念，注意激励和发挥教师和管理人员的积极性和创造性。越是一线的员工，对其负责的工作内容越熟悉，也最容易找出更优的工作方法。虽然业务内容是固定的，但是业务流程是可以持续改进的，在逐学期不断重复的业务过程中查找问题并进行解决，并及时完善到业务流程中。把“人”的智慧和管理创新的成果留在业务流程中，使之成为能够自我完善与更新，一直能够代表最先进生产力水平的“指挥棒”。
4、制定合理有效的规章制度作为保障。根据教务管理工作的特点，设计出一套科学合理、行之有效的规章制度体系，包括教学运行管理、学籍管理、专业和课程建设管理、教材管理、实验室教学管理以及教学质量监控与评价管理等方面，使教务管理工作有“法”可依、有章可循，真正做到依“法”治校、依“法”治教、依“法”治学，使教学工作井然有序、规范高效地运转。同时，还应针对分工和职责写出具体的操作要求和责任书，确保每个岗位的职责和权限明确分配与真正落实。
四、精益思想应用于教务管理的意义
教务管理工作影响着整个教学过程的有序运行，而这些管理工作的成效离不开对业务流程进行优化和设计。在教学运行中抓住影响教学质量的若干关键环节或主要因素，采取有效措施予以改进，不断推进管理创新，不断追求提高人才培养质量的一种教务管理模式。笔者认为，教务管理工作内容涉及面广，类似于工厂中的调度员，所以引入生产企业中精益生产的思想对工作流程进行优化和改进，将企业中先进的管理思想与高校教务管理实际相结合，必将成为高校提升教务管理水平的一条有效途径。
以我院为例，教务管理工作往往涉及多个部门和管理岗位，为了从各个管理岗位纷繁复杂的事务中梳理出一条清晰的流程我们首先对其中的核心业务流程进行分析、评价，同时对各项工作之间的目的性、关联性进行认真梳理和归类，并将工作业务与学院相关管理制度、管理规定进行对应，为具体工作任务制定出一个详细的执行步骤和程序，最终形成一个流程，其中按照时间顺序列出一个学年中各项业务的名称、目的和意义、开始和完成的时间节点、具体的操作方法等内容。
第一，有助于提高教务管理水平。精益管理要求加强规范化建设，强调过程管理及过程控制，这有助于高校克服教务管理的主观性与随意性，走上科学管理的道路。
第二，有助于提高教务管理效率。围绕着教学精益管理的科学体系，教师可以有序与有效地开展各类教学活动，管理人员能够有章可循地按时按量完成各项规定的工作，减少了冗余的沟通，大大提高教务管理效率。
第三，有助于提高同行竞争力。培养高质量人才是高校教务管理的根本目标。基于精益思想的管理是一种质量管理模式，有助于推动高校根据自身实际情况建立教学质量保障体系，形成内部良好的自我完善机制，以促进教学质量不断巩固和提高，同时不断满足学生、家长和用人单位对教育教学服务的需求，从而提高同行竞争力。
参考文献
[1]刘日杰，刘佳.试论精益生产方式的管理思想[J].社科纵横：新理论版，2006（12）：16，36.
[2]解犁. 业务流程优化在教务管理工作中的实践应用[J]. 课程教育研究，2014，15：7-8.
[3]朱军. 高校教学管理引入精益思想的探析[J]. 西安建筑科技大学学报（社会科学版），2009，02：79-82.
[4]齐二石.现代工业工程与管理.天津大学出版社，2007.
【关键词】精益思想 精益生产 教务管理 流程优化
一、精益思想的内涵
精益思想是从日本丰田公司的精益生产中提炼出的系统理论。精益生产是美国麻省理工学院的专家通过对日本等国汽车工业的生产管理方式进行调查研究后总结出来的生产方式，在日本称为丰田生产方式。精益生产的定义是：通过持续改进措施，识别和消除所有产品和服务中的浪费（非增值型作业）的系统方法。其本质是持续改进，并注重人的培养。
精益思想是在精益生产的基础上发展起来的，其核心就是杜绝一切形式的浪费，尽可能地以较少的人力、较少的设备、较短的时间和较小的场地创造出尽可能多的价值。精益思想发展到今天，不仅仅是一个方法、一种生产方式，更是一个思想、一种管理理念。
二、高校教务管理工作的现状及流程特点
随着高等教育大众化进程逐步深入，高校之间的竞争日趋激烈，有效的教务管理是确保高校教学工作正常运转，确保教学质量，提高办学效益，实现高素质人才培养目标的保证。由于高校办学规模的扩大以及教育资源的相对短缺，传统教务管理模式愈益难以适应当前高等教育的发展需要，诸多弊端日益凸显，这些现实问题严重影响了高校教学质量和管理水平的提高。
第一，强调管理职能，缺乏服务理念。大多数管理部门职能定位于自上而下由管理者到被管理者的单向性、被动式的管理。很少考虑被管理者（师生）的意愿和需要，只重视指挥、检查、控制等管理职能，忽视服务、指导、咨询等职能。出发点是保证所谓“正常”的教学秩序，强调师生如何接受管制，较少考虑如何提供优质、高效的服务来保证教学目标的实现。
第二，院系两级管理，行政化程度高。部分工作业务在职能部门间存在交叉重叠，缺乏有效合理的协调与街接，在一定程度上停留在职能化管理的模式上，还没有完全实现流程化管理。教务管理人员有时会依据自己的工作经验来进行处理，管理过程往往比较随意，控制松散，当人员出现变动时将直接影响部分工作的处理程序。院级教务管理部门着眼于全院的整体工作，对各系级单位往往采取“一刀切”的管理模式，未能考虑各系的具体情况，对工作的安排仅限于整个学期各项工作的时间安排，辅以定期催缴。各系级单位只能是机械地按时完成各项繁杂的任务，忙得焦头烂额，无暇创新及自我充电。
第三，缺乏完善的管理制度和工作流程、工作方法。大多数高校连一部较完整的学校章程都没有，缺乏系统的制度体系，没有一套基于科学、规范的管理机制，校长和教师都没有可遵循的依据，只好凭经验办事，跟着感觉走[3]。没有一套完善的工作流程和工作标准，造成各部门的工作重点和工作方法各异，数据、表格汇总时也常出现问题。
三、流程优化原则
在教务管理工作中，良好的管理和教育教学效果与高质量的业务流程存在着必然的联系。为了优化管理流程，首先需要对业务流程进行梳理和规范。目前高校教务管理中的主要问题是工作量大，信息量大，头绪多，工作复杂，而且工作负荷不均衡，期初、期中和期末教学人员极为忙碌，管理服务跟不上学生和教师教学需要，这种工作负荷上的不均衡难以用增加人手来解决。其结果是造成学生、教师对教务管理部门满意度低。要想从根本上解决这些问题，必须对教务管理流程进行优化。
第一，以业务流程为核心，通过对重点工作事项进行优化，突出关键业务，减少没有价值的业务，以达到提高管理效率和管理水平的目的。消除流程内无用的活动，消除过量产出，消除等待时间，消除重复的活动，尽量减少跨部门的协调。跨部门的协调浪费了大量的时间和成本，不断进行的协调会议说明了这一点。对流程进行整合，把多个人从事的活动合并为一个人的工作是可能的。让一个人完成一系列的简单任务，可以大大加快组织里物流和信息流的速度，减少从一个人转交给另一个人时发生错误的可能。
第二，以整体流程全局最优为目标，注重整体工作质量，设计和优化流程中的各项活动，尽可能减少无效的活动，以最小的资源达到最好的管理效果。对教务管理的每一项流程都责任到人，制定相应的符合实际的、可操作的规范，尽量减少人为因素的作用。
3、突出对人的培养，树立持续改进的意识。应用精益思想对教务管理进行流程优化，就是在教务管理中树立以人为本的理念，注意激励和发挥教师和管理人员的积极性和创造性。越是一线的员工，对其负责的工作内容越熟悉，也最容易找出更优的工作方法。虽然业务内容是固定的，但是业务流程是可以持续改进的，在逐学期不断重复的业务过程中查找问题并进行解决，并及时完善到业务流程中。把“人”的智慧和管理创新的成果留在业务流程中，使之成为能够自我完善与更新，一直能够代表最先进生产力水平的“指挥棒”。
4、制定合理有效的规章制度作为保障。根据教务管理工作的特点，设计出一套科学合理、行之有效的规章制度体系，包括教学运行管理、学籍管理、专业和课程建设管理、教材管理、实验室教学管理以及教学质量监控与评价管理等方面，使教务管理工作有“法”可依、有章可循，真正做到依“法”治校、依“法”治教、依“法”治学，使教学工作井然有序、规范高效地运转。同时，还应针对分工和职责写出具体的操作要求和责任书，确保每个岗位的职责和权限明确分配与真正落实。
四、精益思想应用于教务管理的意义
教务管理工作影响着整个教学过程的有序运行，而这些管理工作的成效离不开对业务流程进行优化和设计。在教学运行中抓住影响教学质量的若干关键环节或主要因素，采取有效措施予以改进，不断推进管理创新，不断追求提高人才培养质量的一种教务管理模式。笔者认为，教务管理工作内容涉及面广，类似于工厂中的调度员，所以引入生产企业中精益生产的思想对工作流程进行优化和改进，将企业中先进的管理思想与高校教务管理实际相结合，必将成为高校提升教务管理水平的一条有效途径。
以我院为例，教务管理工作往往涉及多个部门和管理岗位，为了从各个管理岗位纷繁复杂的事务中梳理出一条清晰的流程我们首先对其中的核心业务流程进行分析、评价，同时对各项工作之间的目的性、关联性进行认真梳理和归类，并将工作业务与学院相关管理制度、管理规定进行对应，为具体工作任务制定出一个详细的执行步骤和程序，最终形成一个流程，其中按照时间顺序列出一个学年中各项业务的名称、目的和意义、开始和完成的时间节点、具体的操作方法等内容。
第一，有助于提高教务管理水平。精益管理要求加强规范化建设，强调过程管理及过程控制，这有助于高校克服教务管理的主观性与随意性，走上科学管理的道路。
第二，有助于提高教务管理效率。围绕着教学精益管理的科学体系，教师可以有序与有效地开展各类教学活动，管理人员能够有章可循地按时按量完成各项规定的工作，减少了冗余的沟通，大大提高教务管理效率。
第三，有助于提高同行竞争力。培养高质量人才是高校教务管理的根本目标。基于精益思想的管理是一种质量管理模式，有助于推动高校根据自身实际情况建立教学质量保障体系，形成内部良好的自我完善机制，以促进教学质量不断巩固和提高，同时不断满足学生、家长和用人单位对教育教学服务的需求，从而提高同行竞争力。
参考文献
[1]刘日杰，刘佳.试论精益生产方式的管理思想[J].社科纵横：新理论版，2006（12）：16，36.
[2]解犁. 业务流程优化在教务管理工作中的实践应用[J]. 课程教育研究，2014，15：7-8.
[3]朱军. 高校教学管理引入精益思想的探析[J]. 西安建筑科技大学学报（社会科学版），2009，02：79-82.
[4]齐二石.现代工业工程与管理.天津大学出版社，2007.