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摘要：本文从传统信息服务和深层次信息服务角度对我国公共档案馆网上信息服务进行调查分析，探讨提高我国公共档案馆信息服务水平的思路。
关键词：公共档案馆网站信息服务
本文基于公共档案馆网站传统(基本)信息服务和深层次信息服务统计分析。传统信息服务是相对于深层次信息服务而言，主要包括展示性服务和检索性服务两大类，该类服务按照一定固定形式开展，是传统档案馆服务模式的延伸。深层次信息服务则是指从各自馆藏现状和服务水平出发，针对档案馆网站用户开发的针对性服务，是基于“以用户为中心”理念下的服务模式，主要包括特色馆藏展示、档案全文阅览、网上办公、网上咨询交流、政府信息公开查询、信息公告更新等模式。
本文的统计数据主要是基于因特网对全国33个公共档案馆网站进行统计，从传统(基本)信息服务和深层次服务进行统计分析，并得出各个服务项目的百分比(具体见表1－1。说明：各服务选项中，有该服务类型的打“√”，没有的为“－”。检索时间：2008年1月)。
1、公共档案馆网上信息服务分析
1．1 基本信息服务分析
1．1．1 展示性服务分析。所统计的公共档案馆网站展示性服务主要包括机构设置、馆藏介绍和查档指南三个栏目，这一服务方式是公众了解档案馆和档案馆馆藏的重要途径，也是公众查询利用档案必须了解的基本情况。从表格数据统计能够看出，展示性服务在我国公共档案馆网上服务开展情况较好，其中网站上开展机构设置的有81％，馆藏介绍有64％，查档指南69％。通过“机构设置”栏目的分析得知，所统计的公共档案馆(局)在“领导关系”上主要隶属于各省市政府或办公厅领导，自治区公共档案馆如宁夏回族自治区、新疆维吾尔自治区档案馆主要隶属于自治区党委办公厅领导。从“机构设置”也能得知我国公共档案馆绝大多数采取档案局和档案馆共同使用一个域名的“局馆网站合一”的模式，这与我国实行的档案局和档案馆“一个机构，两种职能，两块牌子”的机构设置模式有直接的关系。从“馆藏介绍”和“查档指南”栏目，我们基本能够得知该档案馆中提供利用的馆藏档案情况。
1．1．2 检索性服务分析。网站检索服务是公共档案馆网站对传统档案检索服务模式的延伸和扩展，是信息服务是否完善的重要标志。目前我国公共档案馆网上档案信息资源检索服务模式集中在档案目录检索、站内检索和网上预约调卷几个方面。所统计的公共档案馆网站中，72％的网站开展档案目录检索，用户通过该项检索功能迅速查询到相关档案目录信息。63％的网站开展网上预约调卷，档案馆管理人员通过该项功能得知用户所需档案并做好相应的提供利用前期准备工作，提高档案利用效率。18％的网站提供站内检索，方便用户检索网站信息与所需档案信息。从以上数据得出，我国公共档案馆网站开始逐步突破传统检索服务模式，随着网络环境的改变有相应的调整措施，所实施的馆藏档案在线检索已达到一定的水平，一定程度上满足了馆藏档案用户需求。当然，目前我国公共档案馆网站检索性服务仍存在着较大的问题：从检索功能上看，存在着检索功能单一，馆藏档案主要通过单一检索来实现；从检索深度看，主要是以一次信息为主，二次信息为辅；从检索数据类型看，数据类型都为文本信息，多媒体信息尚未实现。在所调查的档案网站中只有3家提供部分档案全文阅读，约占本级别网站的9％，即北京档案信息网、内蒙古档案信息网和云南档案信息网提供部分内容全文阅读。
总的来说，相比较其他各级各类档案馆和档案室，公共档案馆网站信息服务建设起步早、发展快，以展示和检索功能为主的基本信息服务如馆藏介绍、目录检索、站内检索等基础性服务建设已达较高水平，服务内容和模式相对稳定，服务的广度和深度也逐步发展。不足在于文件目录建设细化程度、全文数据库建设和服务质量参差不齐，经济条件较好的地区如上海、北京等城市开展情况良好，而中西部地区的个别公共档案馆网站仅有一个网站主页，更谈不上网络信息资源服务的开展，
1．2 深层次信息服务分析
本文中所统计的深层次档案信息服务主要包括特色馆藏展示、网上办公、网上咨询交流、信息公告更新等方面。
1．2．1 特色馆藏展示。特色馆藏展示是基于本馆特有馆藏所建立具有地域优势、能取得显著成效的特色资源服务，即对本馆特色馆藏档案资源的开发利用，特色馆藏展示能有效发挥本馆特色馆藏资源优势，提高档案馆档案利用率，是档案馆信息服务水平的重要标志。所抽查网站中，81％的档案馆网站有特色资源展示，如上海市档案信息网的“珍档荟萃”中详细介绍了上海市档案馆馆藏的“十九路军将领致严庆祥的感谢状”。青岛市档案信息网中“老青岛特藏室”栏目中的“胶州路1号－普济医院”中心详细介绍了本市普济医院的建立、发展等一些列关于该医院的馆藏。
1．2．2 网上办公。网上办公是指利用网络辅助完成以前使用其他传统手段来实现的工作，网上办公应用到档案馆工作中，能辅助完成电子档案的收发登录、电子文档管理以及提供利用，是提高档案馆办公事务处理效率的有效途径，也是实现档案信息资源共享的有效方式。根据表格统计数据，我国公共档案馆网站提供网上办公的比率仅为18％，远远低于其他服务模式。
1．2．3 网上咨询交流。网上咨询交流是指档案工作人员采用意见栏、论坛、邮件等形式实现与用户之间的交流沟通，并以此来了解用户需求、解决用户问题和接受用户建议。通过统计数据分析。提供网上咨询交流服务的公共档案馆网站为30％。提供网上咨询交流的档案馆网站至少提供一种方式与用户进行交流，交流的方式以电话连线为主，比例为60％，其次为邮件交流，比例为50％。
1．2．4 政府信息公开查询
档案网站政府信息公开查询是指在档案网站上设置查阅、检索途径，用户通过该检索方式查阅法律法规允许公开的政府信息。全世界范围都将政府文件的开放与利用纳入到国家档案信息资源建设之中，政府文件的开放与获取已经成为衡量一个国家档案事业发展、档案信息化建设的重要指标。所统计公共档案馆网站中，开展政府信息公开查询的为48％。
2、几点启示
通过对我国公共档案馆网站数据统计分析结果得知，基本档案信息服务如馆藏介绍、档案目录检索等在经济发达地区已达一定高度。开展情况较好，在中西部则有待加强。深层次档案信息服务如各馆特色馆藏、网上办公、网上咨询交流、网络信息更新等在经济发达地区也存在水平参差不齐，馆与馆之间有较大的差距的问题。笔者认为应该主要从以下三个角度着手加强公共档案馆网络信息服务建设，
2．1 转变服务理念，从“以馆藏为中心”向“以用户为中心”转变。从“以信息为中心”向“以用户为中心”已经成为现代信息资源服务的显著特征之一。公共档案馆作为社会信息资源集散中心，亦应遵循这一模式逐步发展。学习国内外档案馆先进的服务理念和服务方式，逐步向“以馆藏用户为中心，提供灵活多样的服务形式，主动与被动结合的个性化服务并存”改变，对于提高我国公共档案馆档案信息资源共享、开发档案信息资源，提高档案利用率和利用水平，具有重要的现实意义和历史意义。
2．2 充实服务内容，基本信息服务与深层次信息服务并进。根据表1－1数据能够得出，所统计的公共档案馆网站在服务模式主要仍是传统服务模式的延伸，深层次信息服务处于探索阶段。从笔者所统计的国外公共档案馆网络信息服务水平和服务模式的对比中能够得出我国公共档案馆网站的服务手段和方式都还有较大的发展空间。
2．3 加强馆际合作，实现档案信息资源共建、共知、共享。虽然我国公共档案馆建立了档案网站，但在线档案资源获取方式是单一模式，虽然大部分网站都提供了对本区域范围内或全国乃至世界范围部分档案网站的超链接服务，但从本质上看只是链接到相应的档案网址，仍没有解决在线档案资源内容的整合与跨库检索，每个档案网站从内容管理仍然是一个个独立的信息孤岛。因此，公共档案馆应充分利用丰富的馆藏资源，加强档案信息资源的共建、共知与共享，将本馆融入到整个社会的互惠互利的资源共享体系之中，使本馆网上信息服务向高层次、高深度、全方位合作的方向发展。
关键词：公共档案馆网站信息服务
本文基于公共档案馆网站传统(基本)信息服务和深层次信息服务统计分析。传统信息服务是相对于深层次信息服务而言，主要包括展示性服务和检索性服务两大类，该类服务按照一定固定形式开展，是传统档案馆服务模式的延伸。深层次信息服务则是指从各自馆藏现状和服务水平出发，针对档案馆网站用户开发的针对性服务，是基于“以用户为中心”理念下的服务模式，主要包括特色馆藏展示、档案全文阅览、网上办公、网上咨询交流、政府信息公开查询、信息公告更新等模式。
本文的统计数据主要是基于因特网对全国33个公共档案馆网站进行统计，从传统(基本)信息服务和深层次服务进行统计分析，并得出各个服务项目的百分比(具体见表1－1。说明：各服务选项中，有该服务类型的打“√”，没有的为“－”。检索时间：2008年1月)。
1、公共档案馆网上信息服务分析
1．1 基本信息服务分析
1．1．1 展示性服务分析。所统计的公共档案馆网站展示性服务主要包括机构设置、馆藏介绍和查档指南三个栏目，这一服务方式是公众了解档案馆和档案馆馆藏的重要途径，也是公众查询利用档案必须了解的基本情况。从表格数据统计能够看出，展示性服务在我国公共档案馆网上服务开展情况较好，其中网站上开展机构设置的有81％，馆藏介绍有64％，查档指南69％。通过“机构设置”栏目的分析得知，所统计的公共档案馆(局)在“领导关系”上主要隶属于各省市政府或办公厅领导，自治区公共档案馆如宁夏回族自治区、新疆维吾尔自治区档案馆主要隶属于自治区党委办公厅领导。从“机构设置”也能得知我国公共档案馆绝大多数采取档案局和档案馆共同使用一个域名的“局馆网站合一”的模式，这与我国实行的档案局和档案馆“一个机构，两种职能，两块牌子”的机构设置模式有直接的关系。从“馆藏介绍”和“查档指南”栏目，我们基本能够得知该档案馆中提供利用的馆藏档案情况。
1．1．2 检索性服务分析。网站检索服务是公共档案馆网站对传统档案检索服务模式的延伸和扩展，是信息服务是否完善的重要标志。目前我国公共档案馆网上档案信息资源检索服务模式集中在档案目录检索、站内检索和网上预约调卷几个方面。所统计的公共档案馆网站中，72％的网站开展档案目录检索，用户通过该项检索功能迅速查询到相关档案目录信息。63％的网站开展网上预约调卷，档案馆管理人员通过该项功能得知用户所需档案并做好相应的提供利用前期准备工作，提高档案利用效率。18％的网站提供站内检索，方便用户检索网站信息与所需档案信息。从以上数据得出，我国公共档案馆网站开始逐步突破传统检索服务模式，随着网络环境的改变有相应的调整措施，所实施的馆藏档案在线检索已达到一定的水平，一定程度上满足了馆藏档案用户需求。当然，目前我国公共档案馆网站检索性服务仍存在着较大的问题：从检索功能上看，存在着检索功能单一，馆藏档案主要通过单一检索来实现；从检索深度看，主要是以一次信息为主，二次信息为辅；从检索数据类型看，数据类型都为文本信息，多媒体信息尚未实现。在所调查的档案网站中只有3家提供部分档案全文阅读，约占本级别网站的9％，即北京档案信息网、内蒙古档案信息网和云南档案信息网提供部分内容全文阅读。
总的来说，相比较其他各级各类档案馆和档案室，公共档案馆网站信息服务建设起步早、发展快，以展示和检索功能为主的基本信息服务如馆藏介绍、目录检索、站内检索等基础性服务建设已达较高水平，服务内容和模式相对稳定，服务的广度和深度也逐步发展。不足在于文件目录建设细化程度、全文数据库建设和服务质量参差不齐，经济条件较好的地区如上海、北京等城市开展情况良好，而中西部地区的个别公共档案馆网站仅有一个网站主页，更谈不上网络信息资源服务的开展，
1．2 深层次信息服务分析
本文中所统计的深层次档案信息服务主要包括特色馆藏展示、网上办公、网上咨询交流、信息公告更新等方面。
1．2．1 特色馆藏展示。特色馆藏展示是基于本馆特有馆藏所建立具有地域优势、能取得显著成效的特色资源服务，即对本馆特色馆藏档案资源的开发利用，特色馆藏展示能有效发挥本馆特色馆藏资源优势，提高档案馆档案利用率，是档案馆信息服务水平的重要标志。所抽查网站中，81％的档案馆网站有特色资源展示，如上海市档案信息网的“珍档荟萃”中详细介绍了上海市档案馆馆藏的“十九路军将领致严庆祥的感谢状”。青岛市档案信息网中“老青岛特藏室”栏目中的“胶州路1号－普济医院”中心详细介绍了本市普济医院的建立、发展等一些列关于该医院的馆藏。
1．2．2 网上办公。网上办公是指利用网络辅助完成以前使用其他传统手段来实现的工作，网上办公应用到档案馆工作中，能辅助完成电子档案的收发登录、电子文档管理以及提供利用，是提高档案馆办公事务处理效率的有效途径，也是实现档案信息资源共享的有效方式。根据表格统计数据，我国公共档案馆网站提供网上办公的比率仅为18％，远远低于其他服务模式。
1．2．3 网上咨询交流。网上咨询交流是指档案工作人员采用意见栏、论坛、邮件等形式实现与用户之间的交流沟通，并以此来了解用户需求、解决用户问题和接受用户建议。通过统计数据分析。提供网上咨询交流服务的公共档案馆网站为30％。提供网上咨询交流的档案馆网站至少提供一种方式与用户进行交流，交流的方式以电话连线为主，比例为60％，其次为邮件交流，比例为50％。
1．2．4 政府信息公开查询
档案网站政府信息公开查询是指在档案网站上设置查阅、检索途径，用户通过该检索方式查阅法律法规允许公开的政府信息。全世界范围都将政府文件的开放与利用纳入到国家档案信息资源建设之中，政府文件的开放与获取已经成为衡量一个国家档案事业发展、档案信息化建设的重要指标。所统计公共档案馆网站中，开展政府信息公开查询的为48％。
2、几点启示
通过对我国公共档案馆网站数据统计分析结果得知，基本档案信息服务如馆藏介绍、档案目录检索等在经济发达地区已达一定高度。开展情况较好，在中西部则有待加强。深层次档案信息服务如各馆特色馆藏、网上办公、网上咨询交流、网络信息更新等在经济发达地区也存在水平参差不齐，馆与馆之间有较大的差距的问题。笔者认为应该主要从以下三个角度着手加强公共档案馆网络信息服务建设，
2．1 转变服务理念，从“以馆藏为中心”向“以用户为中心”转变。从“以信息为中心”向“以用户为中心”已经成为现代信息资源服务的显著特征之一。公共档案馆作为社会信息资源集散中心，亦应遵循这一模式逐步发展。学习国内外档案馆先进的服务理念和服务方式，逐步向“以馆藏用户为中心，提供灵活多样的服务形式，主动与被动结合的个性化服务并存”改变，对于提高我国公共档案馆档案信息资源共享、开发档案信息资源，提高档案利用率和利用水平，具有重要的现实意义和历史意义。
2．2 充实服务内容，基本信息服务与深层次信息服务并进。根据表1－1数据能够得出，所统计的公共档案馆网站在服务模式主要仍是传统服务模式的延伸，深层次信息服务处于探索阶段。从笔者所统计的国外公共档案馆网络信息服务水平和服务模式的对比中能够得出我国公共档案馆网站的服务手段和方式都还有较大的发展空间。
2．3 加强馆际合作，实现档案信息资源共建、共知、共享。虽然我国公共档案馆建立了档案网站，但在线档案资源获取方式是单一模式，虽然大部分网站都提供了对本区域范围内或全国乃至世界范围部分档案网站的超链接服务，但从本质上看只是链接到相应的档案网址，仍没有解决在线档案资源内容的整合与跨库检索，每个档案网站从内容管理仍然是一个个独立的信息孤岛。因此，公共档案馆应充分利用丰富的馆藏资源，加强档案信息资源的共建、共知与共享，将本馆融入到整个社会的互惠互利的资源共享体系之中，使本馆网上信息服务向高层次、高深度、全方位合作的方向发展。