论文部分内容阅读
摘要:随着企业改革的不断深入和发展,企业档案工作能否充分发挥在企业管理中的作用,更好地与企业现代化管理工作相适应,已日显重要。本文通过介绍作者在档案工作中的一些体会,对新形势下企业管理与企业档案工作的关系,企业档案工作存在的问题以及如何做好新形势下的档案工作作一些浅析。
关键词:档案;经济纠纷;企业管理;法律规范
作者简介:马德玲(1963-),女,安徽淮北人,大唐淮北发电厂,馆员,主要研究方向:企业档案管理。(安徽 淮北 235002)
一、发电企业管理与企业档案工作的关系
发电企业档案工作是企业管理的重要组成部分,是电力企业在各项经济社会活动中形成的全部档案的总和,它原始地记录了一个发电企业的发展过程,对维护企业经济效益和历史面貌起到不可替代的凭证作用,为电力企业的安全生产、经营管理、文化建设和可持续性发展等方面发挥着重要作用。
笔者所在的淮北发电厂(以下简称“我厂”)于1984年11月成立档案科,对科技、文书、会计和声像、荣誉档案实行集中统一管理。1997年12月通过了国家档案局“企业档案目标管理国家一级”验收。2003年12月荣获“全国档案工作优秀集体”,这也是档案工作的最高荣誉。2008年3月通过大唐集团公司“档案工作目标管理一级”验收,并荣获集团公司档案管理工作“标杆示范企业”称号。另外,档案科还多次获得省、市以及电力系统档案工作先进集体称号。
我厂档案工作常抓不懈,档案在企业管理和发展中得到了充分的展示。我厂利用档案材料研究并应用了大型汽轮机大轴弯曲较正技术和5万机组主蒸汽管寿命评估,获得华东电管局和安徽省科技进步一等奖。由于我厂档案工作基础扎实、收集齐全、管理规范,为2002年的企业“创一流”和每年一度的安全性评价、经济性评价的顺利通过作出了较大的贡献。在一些经济纠纷案中,我厂充分利用档案材料为证据,真正品尝到依法维权的重要性。例如:与淮北市杜集区6户鱼塘索赔纠纷;与淮北市玻璃厂区段灰管征地纠纷;与淮北市渠沟村征地赔偿纠纷和与该市糖业烟酒公司房屋租赁纠纷等处理过程中,我厂利用档案资料,依法维护企业权益,避免经济损失近千万元。
所以,电力企业档案与企业管理工作不可脱离,相辅相成。必须充分认识企业档案工作的重要意义,认真做好企业档案工作,为企业的科学发展服务。
二、新形势下企业档案工作的现状和问题
随着企业改革的不断深入和发展,原有的企业档案管理工作和模式也受到很大冲击。根据本人多年的工作经验以及对近年来企业档案工作的了解、分析,认为很多企业档案工作已经不能适应企业管理工作的发展,现状令人堪忧,主要表现在以下几个方面。
1.缺少法制观念,档案意识淡薄
企业中普遍存在着这种现象:认为《中华人民共和国档案法》不是法,有些人把工作中形成的有保存价值的文件材料当成个人的私有资料,长期放在自己身边。一旦工作调动或机构调整,这部分有价值的文件材料也因人而去,从而造成档案的丢失、损坏和内容的不完整。如:某电厂技术部门一个管理人员,当年在分场做专工时,为了自己使用方便,把某设备的技术档案长期留在自己身边。后来他调换了岗位,到厂生产部门做技术专工,就把身边保留的设备技术档案交给了他的接任人。两年后,因为工作需要,他要查看那套设备档案,接任人怎么找也找不到那些接手的档案。为了解决当时的设备问题,单位只好再联系设备生产厂家,重新花钱买了一套设备技术档案,虽然解决了当时设备存在的问题,却影响了机组的负荷量,给企业造成不可挽回的经济损失。这样的事情在企业里时常发生,企业员工,特别是企业管理人员,档案法制意识淡薄,给企业造成重大的经济损失,教训也是很沉重的。
2.档案队伍不稳定,人员素质下降
企业在压缩编制、实施减员增效时,档案机构常常首当其冲,被降格压缩;档案人员一减再减或者成为分流人员的主要去处,造成人员素质良莠不齐。据笔者了解,某电厂原有档案人员4人,随着电力企业改革,2人退休,1人调离,现在只有1人,用这位“留守”档案人员的话来说:“我就是有三头六臂也不能搞好一个电厂的档案工作啊!”还有一个新建电厂,为了不占编制,竟然全部聘用4名职工家属做档案工作,这些“编外档案员”既不懂档案管理,又不懂电力生产知识,真不知如何来管理电力企业档案?这种档案队伍现状在电力行业中并不少见,在其他行业中也不足为奇,档案人员素质下降,令人堪忧。
3.服务意识淡薄,服务观念陈旧
在某些企业中,特别是老档案人员观念陈旧,档案工作默守陈规,被动服务,缩小了企业档案工作生存和发展的空间,使档案工作失去生命力。他们把档案工作看成一项“神秘”的工作,平时总是对前来查阅档案的人员“严格审查”、“严格看管”,像对待特务,更谈不上主动提供利用了。这样的服务意识只会使企业档案工作生存和发展的空间缩小,慢慢地脱离企业,失去生命力,最终,把企业档案引向绝路。
4.档案收集被动,档案内容匮乏
一些企业的档案人员习惯于被动接收,每年只是把本企业形成的红头文件接收过来,整理归档。对于一个企业来讲,它不同于政府机关,企业的各管理部门还会形成很多账外文件,如:报表、总结、技术措施、声像档案、照片档案、荣誉档案、电子档案以及各种有归档保存价值的会议记录等。对于这些账外文件,各管理部门往往不会主动归档,如果档案人员再不去主动收集,必然造成档案内容的不完整,档案载体的缺项,使档案工作没有丰富的物资主体,不能多角度、全方位地记录企业的历史面貌,严重影响了档案在企业管理中作用的发挥,从而影响企业的生存和发展。
5.管理手段滞后,制约档案利用
据笔者了解,受经济条件的制约或领导意识的限制,有的企业档案管理还停留在以前的手工抄写阶段,有的虽然配有计算机,但因配置较低,要打开一个Word文档都要等很长时间,档案检索利用工作效率太低,档案管理工作现代化还没有起步或者刚刚起步,这样的档案管理手段与目前企业管理的要求相差甚远,严重地制约着档案作用的发挥和档案工作的发展。
三、如何做好新形势下的企业档案工作
1.加强法制建设,提高档案意识
加大对《中华人民共和国档案法》的宣传力度,制订适合本企业特点的各项档案管理制度,利用一切条件和机会向企业干部、职工宣传档案工作,提高全员档案意识。首先,要让全员职工明白:从档案形成至保存、利用,不仅仅是档案工作者的职责,也是全体企业员工的责任;企业员工作为企业档案的形成者,有义务将其在本职工作岗位上形成的各种有保存价值的文件材料归档保存。其次,通过档案宣传,营造良好的档案舆论氛围,提高档案工作的地位,从而提高企业员工的档案意识。
2.加强队伍建设,提高人员素质
首先,要保持档案工作人员队伍的稳定。人心浮动、见异思迁是当前一些企业档案管理人员的思想现状。要稳定档案队伍、留住人才实属不易。但是,为了档案事业的长远发展,为了本企业档案工作大局着想,应当采取必要措施创造档案人才留得住、用得上、可发展的企业环境:一是开展思想政治工作,使档案工作人员树立正确的人生观、价值观,爱岗敬业,甘愿为档案工作贡献自己的才华。二是创造条件,尽快使符合条件的档案人员能获得相应的中高级职称,激励他们的工作热情。三是缩小档案人员与其他管理人员之间的收入差距,让档案人员得到应得的报酬,使得档案干部队伍逐步稳定下来。其次,加强对档案人员的业务培训和现代化管理知识的培训。档案业务培训是人才成长的重要途径。随着新时期企业改革的不断深入,档案工作也面临革新:一是档案人员的更替比较频繁,新上岗的人员急切需要进行系统培训,即使是老档案人员也面临着管理方法和管理理念的老化,需要及时更新。二是新时期企业管理现代化管理水平不断提高,档案管理工作也应该与时俱进,充分利用现代化的管理手段,挖掘档案的潜在价值。再次,注意档案人员年龄的合理搭配。我们知道,档案工作是一项对管理经验依赖性很强的工作。没有档案管理经验想搞好档案工作只能是一厢情愿,所以,一定要把有经验的档案人员留在档案干部队伍里。同时,还要合理配备年轻人,通过以老带少、适时培训的方法,让他们早日成为档案工作的骨干,使企业档案工作后继有人。
3.加强服务观念,提高服务意识
企业档案人员要进一步认清档案工作的服务性特点,改被动服务为主动服务,改进服务手段,提高服务质量,为企业的发展当好助手、当好参谋。以前,档案部门习惯于被动服务,较少开展主动服务。当今形势下,这种服务方式已经不能满足目前企业发展的需求了。这就要求我们档案人员要主动了解企业的生产、经营情况,了解当前企业管理的需求,改变传统的服务手段,利用先进的档案管理网络,以浏览、下载、发送邮件等多种方式,主动、及时、快捷、有效地提供服务。
4.加强档案收集,丰富档案内容
档案的收集是档案业务的关键性环节,是维护企业历史面貌的必要手段,是档案工作的起点,为档案工作提供了物质对象。加强企业档案的收集工作,就是除了按照正常工作渠道接收档案以外,还要把散落在企业各部门和个人手里有保存价值的零散文件材料一并收集,按照档案管理的要求整理归档。根据本人多年从事档案管理的经验,企业可成立档案信息网,信息网应该覆盖企业管理工作的方方面面。充分调动网员的积极性,发挥每位网员的作用,广泛收集有保存价值的文件材料,去伪存真,去粗存精,即可达到丰富档案内容的目的。
5.加强现代化管理,服务企业发展
档案管理的现代化是企业管理现代化的重要组成部分。档案管理的现代化促进企业管理的现代化的发展,企业管理的现代化又能带动档案管理的现代化。因此,加大对档案管理现代化的投资力度,运用现代化管理手段,既可以提高工作效率,又能把档案人员从繁琐的手工劳动中解放出来。只有这样,档案人员才能抽出更多的时间,从事档案信息资源的开发和利用,使档案工作在企业的改革和发展中发挥更大的作用。
四、结论
总之,企业管理离不开企业档案工作,企业档案工作是企业管理工作的重要组成部分,企业管理越规范,企业领导越是重视档案工作。因此,笔者得出这样一句话:一个企业的管理规范不规范,关键看档案。也就是说,一个企业的档案管理工作很规范,说明这个企业管理的一定很规范。
(责任编辑:刘辉)
关键词:档案;经济纠纷;企业管理;法律规范
作者简介:马德玲(1963-),女,安徽淮北人,大唐淮北发电厂,馆员,主要研究方向:企业档案管理。(安徽 淮北 235002)
一、发电企业管理与企业档案工作的关系
发电企业档案工作是企业管理的重要组成部分,是电力企业在各项经济社会活动中形成的全部档案的总和,它原始地记录了一个发电企业的发展过程,对维护企业经济效益和历史面貌起到不可替代的凭证作用,为电力企业的安全生产、经营管理、文化建设和可持续性发展等方面发挥着重要作用。
笔者所在的淮北发电厂(以下简称“我厂”)于1984年11月成立档案科,对科技、文书、会计和声像、荣誉档案实行集中统一管理。1997年12月通过了国家档案局“企业档案目标管理国家一级”验收。2003年12月荣获“全国档案工作优秀集体”,这也是档案工作的最高荣誉。2008年3月通过大唐集团公司“档案工作目标管理一级”验收,并荣获集团公司档案管理工作“标杆示范企业”称号。另外,档案科还多次获得省、市以及电力系统档案工作先进集体称号。
我厂档案工作常抓不懈,档案在企业管理和发展中得到了充分的展示。我厂利用档案材料研究并应用了大型汽轮机大轴弯曲较正技术和5万机组主蒸汽管寿命评估,获得华东电管局和安徽省科技进步一等奖。由于我厂档案工作基础扎实、收集齐全、管理规范,为2002年的企业“创一流”和每年一度的安全性评价、经济性评价的顺利通过作出了较大的贡献。在一些经济纠纷案中,我厂充分利用档案材料为证据,真正品尝到依法维权的重要性。例如:与淮北市杜集区6户鱼塘索赔纠纷;与淮北市玻璃厂区段灰管征地纠纷;与淮北市渠沟村征地赔偿纠纷和与该市糖业烟酒公司房屋租赁纠纷等处理过程中,我厂利用档案资料,依法维护企业权益,避免经济损失近千万元。
所以,电力企业档案与企业管理工作不可脱离,相辅相成。必须充分认识企业档案工作的重要意义,认真做好企业档案工作,为企业的科学发展服务。
二、新形势下企业档案工作的现状和问题
随着企业改革的不断深入和发展,原有的企业档案管理工作和模式也受到很大冲击。根据本人多年的工作经验以及对近年来企业档案工作的了解、分析,认为很多企业档案工作已经不能适应企业管理工作的发展,现状令人堪忧,主要表现在以下几个方面。
1.缺少法制观念,档案意识淡薄
企业中普遍存在着这种现象:认为《中华人民共和国档案法》不是法,有些人把工作中形成的有保存价值的文件材料当成个人的私有资料,长期放在自己身边。一旦工作调动或机构调整,这部分有价值的文件材料也因人而去,从而造成档案的丢失、损坏和内容的不完整。如:某电厂技术部门一个管理人员,当年在分场做专工时,为了自己使用方便,把某设备的技术档案长期留在自己身边。后来他调换了岗位,到厂生产部门做技术专工,就把身边保留的设备技术档案交给了他的接任人。两年后,因为工作需要,他要查看那套设备档案,接任人怎么找也找不到那些接手的档案。为了解决当时的设备问题,单位只好再联系设备生产厂家,重新花钱买了一套设备技术档案,虽然解决了当时设备存在的问题,却影响了机组的负荷量,给企业造成不可挽回的经济损失。这样的事情在企业里时常发生,企业员工,特别是企业管理人员,档案法制意识淡薄,给企业造成重大的经济损失,教训也是很沉重的。
2.档案队伍不稳定,人员素质下降
企业在压缩编制、实施减员增效时,档案机构常常首当其冲,被降格压缩;档案人员一减再减或者成为分流人员的主要去处,造成人员素质良莠不齐。据笔者了解,某电厂原有档案人员4人,随着电力企业改革,2人退休,1人调离,现在只有1人,用这位“留守”档案人员的话来说:“我就是有三头六臂也不能搞好一个电厂的档案工作啊!”还有一个新建电厂,为了不占编制,竟然全部聘用4名职工家属做档案工作,这些“编外档案员”既不懂档案管理,又不懂电力生产知识,真不知如何来管理电力企业档案?这种档案队伍现状在电力行业中并不少见,在其他行业中也不足为奇,档案人员素质下降,令人堪忧。
3.服务意识淡薄,服务观念陈旧
在某些企业中,特别是老档案人员观念陈旧,档案工作默守陈规,被动服务,缩小了企业档案工作生存和发展的空间,使档案工作失去生命力。他们把档案工作看成一项“神秘”的工作,平时总是对前来查阅档案的人员“严格审查”、“严格看管”,像对待特务,更谈不上主动提供利用了。这样的服务意识只会使企业档案工作生存和发展的空间缩小,慢慢地脱离企业,失去生命力,最终,把企业档案引向绝路。
4.档案收集被动,档案内容匮乏
一些企业的档案人员习惯于被动接收,每年只是把本企业形成的红头文件接收过来,整理归档。对于一个企业来讲,它不同于政府机关,企业的各管理部门还会形成很多账外文件,如:报表、总结、技术措施、声像档案、照片档案、荣誉档案、电子档案以及各种有归档保存价值的会议记录等。对于这些账外文件,各管理部门往往不会主动归档,如果档案人员再不去主动收集,必然造成档案内容的不完整,档案载体的缺项,使档案工作没有丰富的物资主体,不能多角度、全方位地记录企业的历史面貌,严重影响了档案在企业管理中作用的发挥,从而影响企业的生存和发展。
5.管理手段滞后,制约档案利用
据笔者了解,受经济条件的制约或领导意识的限制,有的企业档案管理还停留在以前的手工抄写阶段,有的虽然配有计算机,但因配置较低,要打开一个Word文档都要等很长时间,档案检索利用工作效率太低,档案管理工作现代化还没有起步或者刚刚起步,这样的档案管理手段与目前企业管理的要求相差甚远,严重地制约着档案作用的发挥和档案工作的发展。
三、如何做好新形势下的企业档案工作
1.加强法制建设,提高档案意识
加大对《中华人民共和国档案法》的宣传力度,制订适合本企业特点的各项档案管理制度,利用一切条件和机会向企业干部、职工宣传档案工作,提高全员档案意识。首先,要让全员职工明白:从档案形成至保存、利用,不仅仅是档案工作者的职责,也是全体企业员工的责任;企业员工作为企业档案的形成者,有义务将其在本职工作岗位上形成的各种有保存价值的文件材料归档保存。其次,通过档案宣传,营造良好的档案舆论氛围,提高档案工作的地位,从而提高企业员工的档案意识。
2.加强队伍建设,提高人员素质
首先,要保持档案工作人员队伍的稳定。人心浮动、见异思迁是当前一些企业档案管理人员的思想现状。要稳定档案队伍、留住人才实属不易。但是,为了档案事业的长远发展,为了本企业档案工作大局着想,应当采取必要措施创造档案人才留得住、用得上、可发展的企业环境:一是开展思想政治工作,使档案工作人员树立正确的人生观、价值观,爱岗敬业,甘愿为档案工作贡献自己的才华。二是创造条件,尽快使符合条件的档案人员能获得相应的中高级职称,激励他们的工作热情。三是缩小档案人员与其他管理人员之间的收入差距,让档案人员得到应得的报酬,使得档案干部队伍逐步稳定下来。其次,加强对档案人员的业务培训和现代化管理知识的培训。档案业务培训是人才成长的重要途径。随着新时期企业改革的不断深入,档案工作也面临革新:一是档案人员的更替比较频繁,新上岗的人员急切需要进行系统培训,即使是老档案人员也面临着管理方法和管理理念的老化,需要及时更新。二是新时期企业管理现代化管理水平不断提高,档案管理工作也应该与时俱进,充分利用现代化的管理手段,挖掘档案的潜在价值。再次,注意档案人员年龄的合理搭配。我们知道,档案工作是一项对管理经验依赖性很强的工作。没有档案管理经验想搞好档案工作只能是一厢情愿,所以,一定要把有经验的档案人员留在档案干部队伍里。同时,还要合理配备年轻人,通过以老带少、适时培训的方法,让他们早日成为档案工作的骨干,使企业档案工作后继有人。
3.加强服务观念,提高服务意识
企业档案人员要进一步认清档案工作的服务性特点,改被动服务为主动服务,改进服务手段,提高服务质量,为企业的发展当好助手、当好参谋。以前,档案部门习惯于被动服务,较少开展主动服务。当今形势下,这种服务方式已经不能满足目前企业发展的需求了。这就要求我们档案人员要主动了解企业的生产、经营情况,了解当前企业管理的需求,改变传统的服务手段,利用先进的档案管理网络,以浏览、下载、发送邮件等多种方式,主动、及时、快捷、有效地提供服务。
4.加强档案收集,丰富档案内容
档案的收集是档案业务的关键性环节,是维护企业历史面貌的必要手段,是档案工作的起点,为档案工作提供了物质对象。加强企业档案的收集工作,就是除了按照正常工作渠道接收档案以外,还要把散落在企业各部门和个人手里有保存价值的零散文件材料一并收集,按照档案管理的要求整理归档。根据本人多年从事档案管理的经验,企业可成立档案信息网,信息网应该覆盖企业管理工作的方方面面。充分调动网员的积极性,发挥每位网员的作用,广泛收集有保存价值的文件材料,去伪存真,去粗存精,即可达到丰富档案内容的目的。
5.加强现代化管理,服务企业发展
档案管理的现代化是企业管理现代化的重要组成部分。档案管理的现代化促进企业管理的现代化的发展,企业管理的现代化又能带动档案管理的现代化。因此,加大对档案管理现代化的投资力度,运用现代化管理手段,既可以提高工作效率,又能把档案人员从繁琐的手工劳动中解放出来。只有这样,档案人员才能抽出更多的时间,从事档案信息资源的开发和利用,使档案工作在企业的改革和发展中发挥更大的作用。
四、结论
总之,企业管理离不开企业档案工作,企业档案工作是企业管理工作的重要组成部分,企业管理越规范,企业领导越是重视档案工作。因此,笔者得出这样一句话:一个企业的管理规范不规范,关键看档案。也就是说,一个企业的档案管理工作很规范,说明这个企业管理的一定很规范。
(责任编辑:刘辉)