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摘 要：秘书文档管理课程是高职院校文秘专业广泛开设的一门以培养并提升学生文档管理技能为目标的技能课。目前随着现代信息化技术的发展和各校教学改革的推进，如何将信息技术融入课程教学受到普遍关注，而且在这种融合中如何基于信息技术开发并完善课程实训环节更成为文秘教师普遍关注的焦点和课程改革推进的难点。本文拟从四个方面对基于现代信息技术的文档管理实训模式进行一些探讨。
关键词：信息化技术 文档管理 实训模式
中图分类号：G712 文献标识码：A 文章编号：1673-9795（2013）05（b）-0158-01
秘书文档管理课程是高等职业院校文秘专业的一门传统核心课程，旨在培养并提升学生的文档管理的职业技能，课程讲究理论教授与实训操作并重。如今随着现代信息化技术的发展和教学改革的推进，文档管理课程在理论讲授中早已融入了诸多信息化技术因素，例如多媒体应用，精美课件的制作，网络图文信息资料的搜集等，这些转变提升了授课内容的前瞻性和趣味性。与此同时，如何基于现代信息技术开发并完善课程实训也成为高职院校文秘教师关注的焦点和课程改革中的难点。基于该课程的教学现状、教育部的政策导向1以及个人的教学经历，本文拟从以下四个方面就基于现代信息技术的文档管理课程实训模式进行一些简要的探讨。
1 利用信息技术和网络共享平台，更新充实课程网站案例数据库
案例分析是一种传统的实训教学法，操作流程通常是教师提供案例，学生分析案例。这种传统实训方法虽然可有针对性地辅助巩固知识点，却不能充分调动学生的积极性，学生基本处于被动地位。如今信息技术的快速发展也为我们的传统实训方法带来了新的启示，实训时可鼓励学生利用计算机和网络广泛搜集甄选典型性案例，然后对典型案例进行综合分析与汇报，最终学生甄选的案例与其评析均上传至课程网站案例数据库。这种融入了信息化因素的实训任务，一方面能充分调动学生积极性，提高其对网络信息搜集处理能力，培养思维创新、团队合作、沟通等综合素质；另一方面搜集来的前沿性时效性强的专业案例不断充实本课程的案例数据库，提升了课程网站利用率，使案例分析这种传统实训方法焕发新的生机。
2 搜寻剪辑文档管理视频，引入情景讨论实训任务
从沟通角度来讲，以影像和声音为载体的信息沟通其效果比以文字为载体的要好很多。因此，在课程实训中设置以视频为依托的情景讨论任务能进一步提升教学效果。当然搜集和剪辑文档管理视频是非常关键的前期工作，专业教师需要以广阔的视野，敏锐的洞察力，多渠道搜寻与文档管理相关的视频，比如，学生的模拟情景表演的录像、历届国家秘书证考试用视频、利用会声会影、狸窝视频转换器等软件剪辑电影电视中的部分片段、新闻视频、专题片视频等等。在实训操作中，教师可仿效秘书证考试中视频分析的操作方法，将视频播放三遍，然后要求学生发现并分析视频存在的问题、汇总分析结果。这种以视频为依托的基于信息化技术处理后的情景讨论实训任务以其新颖、可视、直观的特点、吸引着学生的注意力，也激发着他们学习的兴趣和热情。
3 文书档案管理软件的搜集、对比与应用
现代信息技术的快速发展和快节奏的都市工作使很多文档管理软件被开发出来。这些软件的开发和使用无疑会提高目前企事业单位文秘人员的工作效率，但另一个方面由于开发软件的工作人员其文档管理知识的了解程度以及个人水平的不同，目前的文档管理软件可谓良莠不齐。因此，通过网络搜集、对比、试用和选择文档管理软件就是一个具有挑战性的实训任务，这种任务对于敢于挑战的90后学生们是十分有吸引力的。
文档管理软件的甄选完成后，紧接着的便是软件的试用，试用地点可设在计算机机房。学生根据老师提供的公文和档案资料，逐项利用文档管理软件进行录入和保存，这样可起到双向检测的作用，既检查学生对文档知识的掌握情况，也检测软件的适用性。例如本课程的实训任务收发文模拟演练便是采用这种方式完成的。
4 重视并引入电子文档归档步骤模拟演练
伴随信息技术和网络的迅猛发展，电子文档大量产生。电子文档通常指人们在社会活动中形成的、以计算机盘片、磁盘和光盘等化学磁性材料为载体的文字材料，包括电子文书、电子信件、电子报表、电子图纸等。电子文档的收集、整理、鉴定、保管、检索及提供利用对计算机系统和网络系统有很强的依赖性。在文档教学的实训环节中设置电子文档归档步骤模拟演练，可促使学生认知电子文档这种特殊档案的特点，还能提升信息处理速度和办公自动化水平，因此这种方式也不失为信息技术与课程实训相融合的一种尝试与探索。
现今文书与档案其载体、特征、形式方面都发生了巨大的变化，文档信息自动化处理也已是目前主流状态，因此，信息时代下的秘书文档管理课程必然要求与时俱进，要求基于信息化技术的开发并完善课程实训模式。当然这种探索也对教师和学生的知识结构、思维模式、创新意识等多方面也都提出了更高的要求，需要我们手脑并用、思维创新、师生共进。
参考文献
[1]闫冬.电子文档管理的现状、特点以及建议[J].长春教育学院学报，2009（3）：146-147.
[2]余厚洪.网络时代文档管理对象的变化与信息服务的深化[J].湖北档案，2009（12）：20-22.
[3]汪溢，谭书旺.秘书文档管理[M].大连理工出版社，2010.
关键词：信息化技术 文档管理 实训模式
中图分类号：G712 文献标识码：A 文章编号：1673-9795（2013）05（b）-0158-01
秘书文档管理课程是高等职业院校文秘专业的一门传统核心课程，旨在培养并提升学生的文档管理的职业技能，课程讲究理论教授与实训操作并重。如今随着现代信息化技术的发展和教学改革的推进，文档管理课程在理论讲授中早已融入了诸多信息化技术因素，例如多媒体应用，精美课件的制作，网络图文信息资料的搜集等，这些转变提升了授课内容的前瞻性和趣味性。与此同时，如何基于现代信息技术开发并完善课程实训也成为高职院校文秘教师关注的焦点和课程改革中的难点。基于该课程的教学现状、教育部的政策导向1以及个人的教学经历，本文拟从以下四个方面就基于现代信息技术的文档管理课程实训模式进行一些简要的探讨。
1 利用信息技术和网络共享平台，更新充实课程网站案例数据库
案例分析是一种传统的实训教学法，操作流程通常是教师提供案例，学生分析案例。这种传统实训方法虽然可有针对性地辅助巩固知识点，却不能充分调动学生的积极性，学生基本处于被动地位。如今信息技术的快速发展也为我们的传统实训方法带来了新的启示，实训时可鼓励学生利用计算机和网络广泛搜集甄选典型性案例，然后对典型案例进行综合分析与汇报，最终学生甄选的案例与其评析均上传至课程网站案例数据库。这种融入了信息化因素的实训任务，一方面能充分调动学生积极性，提高其对网络信息搜集处理能力，培养思维创新、团队合作、沟通等综合素质；另一方面搜集来的前沿性时效性强的专业案例不断充实本课程的案例数据库，提升了课程网站利用率，使案例分析这种传统实训方法焕发新的生机。
2 搜寻剪辑文档管理视频，引入情景讨论实训任务
从沟通角度来讲，以影像和声音为载体的信息沟通其效果比以文字为载体的要好很多。因此，在课程实训中设置以视频为依托的情景讨论任务能进一步提升教学效果。当然搜集和剪辑文档管理视频是非常关键的前期工作，专业教师需要以广阔的视野，敏锐的洞察力，多渠道搜寻与文档管理相关的视频，比如，学生的模拟情景表演的录像、历届国家秘书证考试用视频、利用会声会影、狸窝视频转换器等软件剪辑电影电视中的部分片段、新闻视频、专题片视频等等。在实训操作中，教师可仿效秘书证考试中视频分析的操作方法，将视频播放三遍，然后要求学生发现并分析视频存在的问题、汇总分析结果。这种以视频为依托的基于信息化技术处理后的情景讨论实训任务以其新颖、可视、直观的特点、吸引着学生的注意力，也激发着他们学习的兴趣和热情。
3 文书档案管理软件的搜集、对比与应用
现代信息技术的快速发展和快节奏的都市工作使很多文档管理软件被开发出来。这些软件的开发和使用无疑会提高目前企事业单位文秘人员的工作效率，但另一个方面由于开发软件的工作人员其文档管理知识的了解程度以及个人水平的不同，目前的文档管理软件可谓良莠不齐。因此，通过网络搜集、对比、试用和选择文档管理软件就是一个具有挑战性的实训任务，这种任务对于敢于挑战的90后学生们是十分有吸引力的。
文档管理软件的甄选完成后，紧接着的便是软件的试用，试用地点可设在计算机机房。学生根据老师提供的公文和档案资料，逐项利用文档管理软件进行录入和保存，这样可起到双向检测的作用，既检查学生对文档知识的掌握情况，也检测软件的适用性。例如本课程的实训任务收发文模拟演练便是采用这种方式完成的。
4 重视并引入电子文档归档步骤模拟演练
伴随信息技术和网络的迅猛发展，电子文档大量产生。电子文档通常指人们在社会活动中形成的、以计算机盘片、磁盘和光盘等化学磁性材料为载体的文字材料，包括电子文书、电子信件、电子报表、电子图纸等。电子文档的收集、整理、鉴定、保管、检索及提供利用对计算机系统和网络系统有很强的依赖性。在文档教学的实训环节中设置电子文档归档步骤模拟演练，可促使学生认知电子文档这种特殊档案的特点，还能提升信息处理速度和办公自动化水平，因此这种方式也不失为信息技术与课程实训相融合的一种尝试与探索。
现今文书与档案其载体、特征、形式方面都发生了巨大的变化，文档信息自动化处理也已是目前主流状态，因此，信息时代下的秘书文档管理课程必然要求与时俱进，要求基于信息化技术的开发并完善课程实训模式。当然这种探索也对教师和学生的知识结构、思维模式、创新意识等多方面也都提出了更高的要求，需要我们手脑并用、思维创新、师生共进。
参考文献
[1]闫冬.电子文档管理的现状、特点以及建议[J].长春教育学院学报，2009（3）：146-147.
[2]余厚洪.网络时代文档管理对象的变化与信息服务的深化[J].湖北档案，2009（12）：20-22.
[3]汪溢，谭书旺.秘书文档管理[M].大连理工出版社，2010.