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摘 要:在科技与经济迅速发展的今天,我国社会正处于相当关键的转型期,政府活动在社会发展的过程中起到十分重要的作用。作为政务工作的重要角色,政府秘书的绩效管理成了众所关注的问题。运用人力资源管理关于绩效测评的方法与技术,分析政府秘书的绩效测评方法,使绩效测评结果更加真实可靠,促进政府秘书工作效率的全面提升。
关键词:政府秘书;绩效;测评方法
1 秘书的发展情况
关于“秘书”一词,世界各国迄无一致定义,因为各有各的国情。秘书的情况是复杂的,美国与苏联的秘书都叫秘书,甚至英语、俄语里的“秘书”,都来源于拉丁语,与我国秘书含有“秘密”的意思一样,字源相近。在我国,古代秘书的含义与今天不同,就是今天对秘书一也没有法定的或公认的一致见解。
迄今为止,我国政府秘书工作经历了从产生到奴隶社会到封建社会到近代社会再到新中国这样几个发展时期。在发展过程中,我国政府秘书工作制度一方面体现出渐进变革的“路径依整”性,对部分制度作了继承;另一方面也体现出激进变革的“革命性”,对部分制度作了发展。就这样,我国政府秘书工作制度在“继承”与“发展”之间逐步完善。
近代以来,政府秘书发展十分迅猛。1911年,辛亥革命的炮声敲响了清王朝灭亡的丧钟,在中国历史上长达两千多年的封建专制主义统治终于走到了尽头。与这种剧烈的、革命性的制度变迁相适应,我国政府秘书工作也发展到了一个新的历史阶段。政府秘书工作机构在名称和实际职能上逐渐吻合起来,并且从政务部门中独立出来,政府秘书工作的各种规范在继承历代秘书工作传统和吸收现代西方行政管理经验的基础上进一步发展、规范围和丰富起来,政府秘书机构的设置和秘书人员的选拔、任用和培训已初步纳入法治的轨道,具有了古代社会所没有的稳定性。
新中国成立后,于1951年颁布了《关于各级政府机关秘书长和不设秘书长的办公厅主任的工作任务和秘书工作机构的决定》,对政府机关秘书长或办公厅主任的职责作了一些规定。这样,在全国范围内,政府秘书机构体系就建立起来了。主要有文字处理、会议工作、信息调查、综合协调、督促检查、信访接待、参谋助手、事务管理等工作。
2 绩效管理的含义
20世纪30年代,贝尔实验室的舒哈特提出了品质持续改进循环圈,即P-D-C-A,从而产生了绩效管理的思想。绩效管理是指为实现组织发展战略和目标,采用科学的方法,通过对员工个人或群体的行为表现、劳动态度和工作业绩,以及综合素质的全面监测、考核、分析和评价,充分调动员工的积极性、主动性和创造性,不断改善员工和组织的行为,提高员工和组织的素质,挖掘其潜力的过程。
3 政府秘书绩效测评方法
绩效测评是绩效管理中特别重要的一个环节。通过对绩效的测评,能对于不同性质不同岗位员工作出一个清醒的绩效判断。组织的绩效与员工的绩效是紧密相连的,只有员工的高绩效才能形成组织的高绩效。秘书人员处于组织的特殊位置,他们的绩效不仅关系到自己的工作领域,而且还在一定程度上影响着组织行政系统的绩效。
政府秘书是一个很特殊的岗位,对于这一岗位的测评,不仅需要考虑到其性质是属于公务性质,常期与领导接触,另外,还必须考虑到他们所涉及到事务的特殊性。对于政府秘书的绩效测评,主要有等级评定法、强迫分布法、排序法、对偶比较法等方法。
4 政府秘书绩效测评方法
(1)等级评定法。
等级评定法是最容易操作和普遍应用的一种绩效评定方法,这种评估方法的操作形式是,给出不同等级的定义和描述,然后针对每一个评价要素或绩效指标按照给定的等级进行评估,最后再做出总的评价。这种方法对于政府秘书的绩效测评是一种简单易行的方法,指标量化比较清晰,利于之后的绩效改进。
(2)对偶比较法。
对偶比较法是一种相对的绩效评估方法。它的基本做法是:在每一个评估要素上将每一个秘书与文员与其他的秘书与文员进行比较。这种方法能测评出相对差异,能让政府秘书的绩效在各个部门或同等岗位之间进行充分的横向比较,有利于绩效改进。
对偶比较法的优势在于,它十分适合政府秘书这一岗位的性质,因为部门联系紧密,秘书打交道的情况多,使得横向比较显得尤其重要,这种方法得出的结果可靠性高,利于绩效改进目标的设定。但操作比较麻烦,成本较高。
(3)关键事件法。
在进行政府秘书的绩效评估时,可以对其在一些关键事件中的表现进行评估,但应该注意的是,对关键事件的评估一定要与被评估者的关键绩效指标联系起来,也就是说,这些关键事件是与被评估者的关键绩效指标有关的事件。
通过关键事件法进行绩效测评,能很好地直观分析和观察到政府秘书人员的工作状态,能进行积极的绩效反馈与改进。
随着科技与经济的迅速发展,我国政府也逐步在从管理型政府向服务型政府转型,在这样特殊的时期,政府秘书的工作是相当重要的,是需要受到重视的。通过对政府秘书的恰当的绩效管理,能提高其工作效率,加快其进步步速,促使我国政府工作更快更好发展。
参考文献
[1] 唐克.政务艺术[M].四川人民出版社,2007.
[2]詹福满,代云明.新时期政府秘书工作[M].群众出版社,2004.
[3]王济民,蔡超,杨锋.现代秘书实务实[M].暨南大学出版社,2006.
关键词:政府秘书;绩效;测评方法
1 秘书的发展情况
关于“秘书”一词,世界各国迄无一致定义,因为各有各的国情。秘书的情况是复杂的,美国与苏联的秘书都叫秘书,甚至英语、俄语里的“秘书”,都来源于拉丁语,与我国秘书含有“秘密”的意思一样,字源相近。在我国,古代秘书的含义与今天不同,就是今天对秘书一也没有法定的或公认的一致见解。
迄今为止,我国政府秘书工作经历了从产生到奴隶社会到封建社会到近代社会再到新中国这样几个发展时期。在发展过程中,我国政府秘书工作制度一方面体现出渐进变革的“路径依整”性,对部分制度作了继承;另一方面也体现出激进变革的“革命性”,对部分制度作了发展。就这样,我国政府秘书工作制度在“继承”与“发展”之间逐步完善。
近代以来,政府秘书发展十分迅猛。1911年,辛亥革命的炮声敲响了清王朝灭亡的丧钟,在中国历史上长达两千多年的封建专制主义统治终于走到了尽头。与这种剧烈的、革命性的制度变迁相适应,我国政府秘书工作也发展到了一个新的历史阶段。政府秘书工作机构在名称和实际职能上逐渐吻合起来,并且从政务部门中独立出来,政府秘书工作的各种规范在继承历代秘书工作传统和吸收现代西方行政管理经验的基础上进一步发展、规范围和丰富起来,政府秘书机构的设置和秘书人员的选拔、任用和培训已初步纳入法治的轨道,具有了古代社会所没有的稳定性。
新中国成立后,于1951年颁布了《关于各级政府机关秘书长和不设秘书长的办公厅主任的工作任务和秘书工作机构的决定》,对政府机关秘书长或办公厅主任的职责作了一些规定。这样,在全国范围内,政府秘书机构体系就建立起来了。主要有文字处理、会议工作、信息调查、综合协调、督促检查、信访接待、参谋助手、事务管理等工作。
2 绩效管理的含义
20世纪30年代,贝尔实验室的舒哈特提出了品质持续改进循环圈,即P-D-C-A,从而产生了绩效管理的思想。绩效管理是指为实现组织发展战略和目标,采用科学的方法,通过对员工个人或群体的行为表现、劳动态度和工作业绩,以及综合素质的全面监测、考核、分析和评价,充分调动员工的积极性、主动性和创造性,不断改善员工和组织的行为,提高员工和组织的素质,挖掘其潜力的过程。
3 政府秘书绩效测评方法
绩效测评是绩效管理中特别重要的一个环节。通过对绩效的测评,能对于不同性质不同岗位员工作出一个清醒的绩效判断。组织的绩效与员工的绩效是紧密相连的,只有员工的高绩效才能形成组织的高绩效。秘书人员处于组织的特殊位置,他们的绩效不仅关系到自己的工作领域,而且还在一定程度上影响着组织行政系统的绩效。
政府秘书是一个很特殊的岗位,对于这一岗位的测评,不仅需要考虑到其性质是属于公务性质,常期与领导接触,另外,还必须考虑到他们所涉及到事务的特殊性。对于政府秘书的绩效测评,主要有等级评定法、强迫分布法、排序法、对偶比较法等方法。
4 政府秘书绩效测评方法
(1)等级评定法。
等级评定法是最容易操作和普遍应用的一种绩效评定方法,这种评估方法的操作形式是,给出不同等级的定义和描述,然后针对每一个评价要素或绩效指标按照给定的等级进行评估,最后再做出总的评价。这种方法对于政府秘书的绩效测评是一种简单易行的方法,指标量化比较清晰,利于之后的绩效改进。
(2)对偶比较法。
对偶比较法是一种相对的绩效评估方法。它的基本做法是:在每一个评估要素上将每一个秘书与文员与其他的秘书与文员进行比较。这种方法能测评出相对差异,能让政府秘书的绩效在各个部门或同等岗位之间进行充分的横向比较,有利于绩效改进。
对偶比较法的优势在于,它十分适合政府秘书这一岗位的性质,因为部门联系紧密,秘书打交道的情况多,使得横向比较显得尤其重要,这种方法得出的结果可靠性高,利于绩效改进目标的设定。但操作比较麻烦,成本较高。
(3)关键事件法。
在进行政府秘书的绩效评估时,可以对其在一些关键事件中的表现进行评估,但应该注意的是,对关键事件的评估一定要与被评估者的关键绩效指标联系起来,也就是说,这些关键事件是与被评估者的关键绩效指标有关的事件。
通过关键事件法进行绩效测评,能很好地直观分析和观察到政府秘书人员的工作状态,能进行积极的绩效反馈与改进。
随着科技与经济的迅速发展,我国政府也逐步在从管理型政府向服务型政府转型,在这样特殊的时期,政府秘书的工作是相当重要的,是需要受到重视的。通过对政府秘书的恰当的绩效管理,能提高其工作效率,加快其进步步速,促使我国政府工作更快更好发展。
参考文献
[1] 唐克.政务艺术[M].四川人民出版社,2007.
[2]詹福满,代云明.新时期政府秘书工作[M].群众出版社,2004.
[3]王济民,蔡超,杨锋.现代秘书实务实[M].暨南大学出版社,2006.