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摘要：水库工程档案资料是水库工程建设过程、质量等方面的客观反映，资料整理和归档的好坏，影响到工程管理运用决策的及时、准确。因此，在工程档案资料整理和归档中及时发现存在的不足并不断改正和完善，这样才能使档案资料更好的为工程管理工作服好务。
关键词：水库工程档案资料整理及归档
1、前言
水库工程档案资料是水库工程建设过程的书面反映，是水库工程从建议、立项、实施整个过程的集中体现，尤其是工程实施过程的资料更是工程质量的集中体现，是水库工程安全运行的依据。工程建设完成后，呈现在面前的仅是感官体现，并不能反映整个工程质量好坏，工程质量尤其是隐蔽工程只能从档案资料中切实、客观的反映。因此，对水库工程来说工程档案资料是否齐全、真实至关重要。
2、水库工程档案资料分类
现有水库工程档案资料整理主要以工程完成与否分两类：一是在建工程档案资料整理，二是已建工程档案资料整理。
3、水库工程档案资料及整理、归档存在的主要问题及原因分析
3.1在建工程档案整理中存在的问题及原因
3.1.1档案资料整理及归档不规范，一个项目工程资料存在不同型式，外观杂乱无章。主要原因是：一是建设时间不同，国家政策、规范的变化要求不同造成资料上的不统一；二是虽然同一时间建设建设，因监理、施工单位的不同，资料整理人员业务水平参差不齐以及各自手中现有资料及要求不同，也造成资料上的不统一。
3.1.2、工程档案资料整理不及时，往往是工程施工结束后很长时间不能整理完善及归档，档案资料不验收造成工程无法竣工验收。主要原因是资料人员调整频繁，新接手人员需要重新熟悉，造成档案资料整理与施工不同步，严重滞后。
3.1.3、资料丢失，材料后补，不能详细真实的反映实施情况。尤近年来国家对水利工程的加大投入，现在项目工程较多，造成人员暂时性短缺，基本上是一个人当几个人用，特别是在资料整理方面，专业人员更是缺乏。企业为获得更多的经济效益，承揽更多工程，在人员不足的情况下，往往是一个工程正常开展起来后，就对主要人员进行调整，由于人员频繁调整往往造成交接不清，甚至不交接的情况，致使资料丢失较为普遍。同时为跟上施工进度，对于丢失资料只能是暂时搁置，在后期资料整理时重新查补。由于人员调整，后期人员对前期情况不了解，加之前期人员长时间遗忘，造成后补材料并不能如实反映当时实施情况，甚至出现虚假资料。
3.1.4、资料繁杂，不明了。主要原因是资料整理时，盲目参考，看到好的经验，生搬硬套，想将各种情况全部在资料中详细体现，造成资料的繁杂、拖沓，不能简单明了的表达中心思想。
3.2已建工程档案整理中存在的问题及原因
3.2.1、档案资料归档混乱。主要表现是不同年份、不同类型资料混杂在一起，没有明确的分开；成品资料和废弃资料混杂一起，造成资料混乱，影响管理人员对工程实施情况的判断性。造成此类现象的主要原因是：一、原有资料管理人员管理不善，没有将材料分门别类详细分解归档。二、资料整理不及时，尤其是不常用资料，往往因为一时用不到，思想上不重视，将各种资料简单归拢到一起，搁置一角。时间一长，往往遗忘，造成资料归档的混乱。三、一些资料经多次修改成形，修改前资料还存在一些利用价值，为类似工程提供借鉴而保存，造成修改前和修改后资料并存。经过多次整理往往混在一起，造成真假不辨。四、资料多次搬移，尤其是资料室的维修、更换时，资料搬迁人员多为一般工作人员，对资料并不了解，常常将各种材料混在一起。
3.2.2、管理不善，资料缺失情况严重。主要原因是：一、管理不善，资料管理人员不重视，未按档案管理制度执行，档案资料的借阅、归还没有详细记录，借阅人员归还不及时甚至借而不还，长时间造成资料不能及时归档甚至丢失。二、资料多次搬迁，造成资料在搬迁过程中丢失；三、管理人员更换，交接不清，后接人员不了解资料原有、现有、外借、归还等情况，造成资料不能及时收回而缺失。
4、档案资料整理的方法
4.1、制定完善的各项档案管理制度。
根据国家各项档案管理制度，结合单位具体情况制定和完善操作可行档案管理制度。制度的制定还需要严格的执行才能真正体现其作用。这就需要加强管理人员的思想政治教育，认真学习档案管理的有关法律、法规，从思想上现重视起来，同时组织定期政治思想学习，强化责任感。严格执行制度，对于违反规定的，要及时、准确、严肃的处理，发现问题及时处理。
4.2、固定、明确资料整理人员。人是社会活动的主体，是“核心”，因此对于在建工程来说资料整理人员最好从一而终，能够从工程开始至工程结束的贯穿整个过程。在人员不可避免必须进行调整时，人员之间要交接清楚，首先要将资料整理的要求、执行准则、整理思路详细说明，同时将目前已整理、正在整理、未整理材料交接清除，力争资料整理过程中的不间断性。
4.3、在建工程资料整理思想及模式的统一。
资料整理是否及时、准确以及标准是否统一，除了人的因素外，重点还在于整理前期思想上和模式上是否統一有关。思想和模式上的一致才能在整个资料整理过程中步调一致，才能及时、准确、统一的完成。要在思想和模式上一致，首先在资料开始整理前根据建设目的及要求明确需要整理的内容及需要的程度确定整理标准。在标准确定后组织整理人员进行专项培训，做到每个整理人员心中有数，不确定、不明白的要及时进行交流、沟通，避免自行猜测，造成资料上的不统一而进行返工。模式上的统一是指施工中材料的型式，填写要求及整理归档上统一，这就要求在资料整理前就要进行标准和模式上的统一，此项一般情况可以委托监理部门确定，如监理部门不能明确，建设单位可召集监理、施工、设计等人员进行商讨，借鉴类似工程经验，结合本工程实际情况，确定合适、统一的模式。同时，标准和模式一旦确定，尽可能避免大方面的修整，以免造成人力资源、物力资源上的浪费。
4.4、已有资料的收集、归档及管理
首先对现有资料首先要进行整理、归类。为便于工程管理需要，可首先对水库工程项目进行分类，先将同一期项目的资料归拢到一起，然后再按照项目内容和工程部位进行分类，最后再按照时间进行分类，归拢。这样的目的，便于对工程一个部位的管理。当然，分类有多种样式，也可以按照时间进行分类，但对于水库工程管理来说，按照时间进行分类，并不能及时、准确的找到相关资料，该分类法不适用。资料分类、归拢后，要进行资料统计，对现有资料登记造册。
其次，对散失资料的进行统一收集，对于水库管理单位来说，科室人员并不是固定一成不变的，牵扯到调整、升迁、离职等情况，由于在人员变动时，交接不完全或手中的材料遗忘交接等情况，可能造成很多资料的散失。该项工作涉及范围较广，难度比较的大，首先要取得有关部门和领导的支持，由单位或部门明确行文，调动每个有关人员的积极性，力争将散失资料收集齐全。收集到的资料，根据分类方法进行归档。
4.5、历史性资料的抢救工作。水库历史性资料特点是资料备份少，保存时间长，年代久，资料老化、损坏严重。由于该类型资料是反映水库建设初期的基本情况的根本资料，因此对于此类资料的妥善保管意义十分重要。对此类资料保存方法有：重新录入、复印、扫描等方法，采用书面和电子相结合的方式进行保存。
4.6、加强计算机在资料整理及归档中的作用
随着社会的发展，计算机在各行各业中的应用越来越广泛。在资料整理中，计算机在文档目录查询、电子文档存储、借阅管理等方面提供不少便利，因此为更快、更便捷、更好的进行资料整理和归档，就要加强计算机的各项功能的应用。
5、结论
总之，档案资料整理和归档是一门科学，以上仅是个人浅见，要做好资料的整理和归档工作，这就需要我们在以后的工作和生活中不断学习，发现不足、总结经验，不断完善，更好的为工程管理工作服好务。
作者简介：作者简介：姓名：杜辉 性别：男 民族： 汉出生年月：1976年9月 籍贯：山东省枣庄市市中区工程师学士学位研究方向：水利工程招投标、施工管理、工程管理、水库洪水调度；
关键词：水库工程档案资料整理及归档
1、前言
水库工程档案资料是水库工程建设过程的书面反映，是水库工程从建议、立项、实施整个过程的集中体现，尤其是工程实施过程的资料更是工程质量的集中体现，是水库工程安全运行的依据。工程建设完成后，呈现在面前的仅是感官体现，并不能反映整个工程质量好坏，工程质量尤其是隐蔽工程只能从档案资料中切实、客观的反映。因此，对水库工程来说工程档案资料是否齐全、真实至关重要。
2、水库工程档案资料分类
现有水库工程档案资料整理主要以工程完成与否分两类：一是在建工程档案资料整理，二是已建工程档案资料整理。
3、水库工程档案资料及整理、归档存在的主要问题及原因分析
3.1在建工程档案整理中存在的问题及原因
3.1.1档案资料整理及归档不规范，一个项目工程资料存在不同型式，外观杂乱无章。主要原因是：一是建设时间不同，国家政策、规范的变化要求不同造成资料上的不统一；二是虽然同一时间建设建设，因监理、施工单位的不同，资料整理人员业务水平参差不齐以及各自手中现有资料及要求不同，也造成资料上的不统一。
3.1.2、工程档案资料整理不及时，往往是工程施工结束后很长时间不能整理完善及归档，档案资料不验收造成工程无法竣工验收。主要原因是资料人员调整频繁，新接手人员需要重新熟悉，造成档案资料整理与施工不同步，严重滞后。
3.1.3、资料丢失，材料后补，不能详细真实的反映实施情况。尤近年来国家对水利工程的加大投入，现在项目工程较多，造成人员暂时性短缺，基本上是一个人当几个人用，特别是在资料整理方面，专业人员更是缺乏。企业为获得更多的经济效益，承揽更多工程，在人员不足的情况下，往往是一个工程正常开展起来后，就对主要人员进行调整，由于人员频繁调整往往造成交接不清，甚至不交接的情况，致使资料丢失较为普遍。同时为跟上施工进度，对于丢失资料只能是暂时搁置，在后期资料整理时重新查补。由于人员调整，后期人员对前期情况不了解，加之前期人员长时间遗忘，造成后补材料并不能如实反映当时实施情况，甚至出现虚假资料。
3.1.4、资料繁杂，不明了。主要原因是资料整理时，盲目参考，看到好的经验，生搬硬套，想将各种情况全部在资料中详细体现，造成资料的繁杂、拖沓，不能简单明了的表达中心思想。
3.2已建工程档案整理中存在的问题及原因
3.2.1、档案资料归档混乱。主要表现是不同年份、不同类型资料混杂在一起，没有明确的分开；成品资料和废弃资料混杂一起，造成资料混乱，影响管理人员对工程实施情况的判断性。造成此类现象的主要原因是：一、原有资料管理人员管理不善，没有将材料分门别类详细分解归档。二、资料整理不及时，尤其是不常用资料，往往因为一时用不到，思想上不重视，将各种资料简单归拢到一起，搁置一角。时间一长，往往遗忘，造成资料归档的混乱。三、一些资料经多次修改成形，修改前资料还存在一些利用价值，为类似工程提供借鉴而保存，造成修改前和修改后资料并存。经过多次整理往往混在一起，造成真假不辨。四、资料多次搬移，尤其是资料室的维修、更换时，资料搬迁人员多为一般工作人员，对资料并不了解，常常将各种材料混在一起。
3.2.2、管理不善，资料缺失情况严重。主要原因是：一、管理不善，资料管理人员不重视，未按档案管理制度执行，档案资料的借阅、归还没有详细记录，借阅人员归还不及时甚至借而不还，长时间造成资料不能及时归档甚至丢失。二、资料多次搬迁，造成资料在搬迁过程中丢失；三、管理人员更换，交接不清，后接人员不了解资料原有、现有、外借、归还等情况，造成资料不能及时收回而缺失。
4、档案资料整理的方法
4.1、制定完善的各项档案管理制度。
根据国家各项档案管理制度，结合单位具体情况制定和完善操作可行档案管理制度。制度的制定还需要严格的执行才能真正体现其作用。这就需要加强管理人员的思想政治教育，认真学习档案管理的有关法律、法规，从思想上现重视起来，同时组织定期政治思想学习，强化责任感。严格执行制度，对于违反规定的，要及时、准确、严肃的处理，发现问题及时处理。
4.2、固定、明确资料整理人员。人是社会活动的主体，是“核心”，因此对于在建工程来说资料整理人员最好从一而终，能够从工程开始至工程结束的贯穿整个过程。在人员不可避免必须进行调整时，人员之间要交接清楚，首先要将资料整理的要求、执行准则、整理思路详细说明，同时将目前已整理、正在整理、未整理材料交接清除，力争资料整理过程中的不间断性。
4.3、在建工程资料整理思想及模式的统一。
资料整理是否及时、准确以及标准是否统一，除了人的因素外，重点还在于整理前期思想上和模式上是否統一有关。思想和模式上的一致才能在整个资料整理过程中步调一致，才能及时、准确、统一的完成。要在思想和模式上一致，首先在资料开始整理前根据建设目的及要求明确需要整理的内容及需要的程度确定整理标准。在标准确定后组织整理人员进行专项培训，做到每个整理人员心中有数，不确定、不明白的要及时进行交流、沟通，避免自行猜测，造成资料上的不统一而进行返工。模式上的统一是指施工中材料的型式，填写要求及整理归档上统一，这就要求在资料整理前就要进行标准和模式上的统一，此项一般情况可以委托监理部门确定，如监理部门不能明确，建设单位可召集监理、施工、设计等人员进行商讨，借鉴类似工程经验，结合本工程实际情况，确定合适、统一的模式。同时，标准和模式一旦确定，尽可能避免大方面的修整，以免造成人力资源、物力资源上的浪费。
4.4、已有资料的收集、归档及管理
首先对现有资料首先要进行整理、归类。为便于工程管理需要，可首先对水库工程项目进行分类，先将同一期项目的资料归拢到一起，然后再按照项目内容和工程部位进行分类，最后再按照时间进行分类，归拢。这样的目的，便于对工程一个部位的管理。当然，分类有多种样式，也可以按照时间进行分类，但对于水库工程管理来说，按照时间进行分类，并不能及时、准确的找到相关资料，该分类法不适用。资料分类、归拢后，要进行资料统计，对现有资料登记造册。
其次，对散失资料的进行统一收集，对于水库管理单位来说，科室人员并不是固定一成不变的，牵扯到调整、升迁、离职等情况，由于在人员变动时，交接不完全或手中的材料遗忘交接等情况，可能造成很多资料的散失。该项工作涉及范围较广，难度比较的大，首先要取得有关部门和领导的支持，由单位或部门明确行文，调动每个有关人员的积极性，力争将散失资料收集齐全。收集到的资料，根据分类方法进行归档。
4.5、历史性资料的抢救工作。水库历史性资料特点是资料备份少，保存时间长，年代久，资料老化、损坏严重。由于该类型资料是反映水库建设初期的基本情况的根本资料，因此对于此类资料的妥善保管意义十分重要。对此类资料保存方法有：重新录入、复印、扫描等方法，采用书面和电子相结合的方式进行保存。
4.6、加强计算机在资料整理及归档中的作用
随着社会的发展，计算机在各行各业中的应用越来越广泛。在资料整理中，计算机在文档目录查询、电子文档存储、借阅管理等方面提供不少便利，因此为更快、更便捷、更好的进行资料整理和归档，就要加强计算机的各项功能的应用。
5、结论
总之，档案资料整理和归档是一门科学，以上仅是个人浅见，要做好资料的整理和归档工作，这就需要我们在以后的工作和生活中不断学习，发现不足、总结经验，不断完善，更好的为工程管理工作服好务。
作者简介：作者简介：姓名：杜辉 性别：男 民族： 汉出生年月：1976年9月 籍贯：山东省枣庄市市中区工程师学士学位研究方向：水利工程招投标、施工管理、工程管理、水库洪水调度；