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摘要:阐述了加强计量档案管理和保护的作用及重要性。
关键词:档案管理 管理体制 档案保护 内在因素 外在因素
0 引言
科学规范的档案管理只有坚持与时俱进,才能适应新形势的需要。要做好档案管理工作,就必须吸收和借鉴优秀的档案管理经验,不断适应档案管理工作的新形势,逐步完善档案管理工作,使档案管理工作走上科学化、规范化和制度化的道路。
上世纪80年代,虎林市质监局档案工作无章可循,业务指导工作随意性较大,标准不一,做法各异,没有用规范性的文件统管档案工作的实际。现在,依据国家和档案局的有关规定,制订出台了我市第一个规范性文件《虎林市文书立卷方法和要求》,体验到了制定规范性文件对档案管理的必要性和重要性。
1 管理体制
1.1 管理职能。我局办公室经常组织学习《档案法》及其它实施办法和《黑龙江省档案条例》,开展档案宣传活动,未出现违法行为。档案室统一保管本局全部档案,确保档案的完整、安全,对本局文件材料的形成、积累、整理、归档工作进行指导和监督,确保归档质量。
1.2 管理计划。档案工作纳入了系统的发展规划并按计划部署落实。局档案纳入了相关人员岗位职责或目标管理责任制。单位领导关心重视档案工作,经常过问和检查档案工作,有效地解决实际问题,帮助解决局档案工作所需经费。
1.3 机构人员。成立局档案室,实现了各种门类、载体档案的集中统一管理。并能正常开展档案业务活动。明确有负责局档案工作的专职工作人员,档案工作人员保持相对稳定,档案人员执有档案人员资格证,并取得上岗资格。
1.4 管理制度。我局制定并落实了公文处理、文件收集、整理、归档、各类档案保管、鉴定销毁、档案保密、档案利用、库房管理、档案统计、局外出人员带回文件材料统一交局档案室、档案人员岗位责任制和电子文件归档等基础档案工作制度。有控制措施和手段保证档案的完整、安全、准确。
1.5 业务联系。主动与市档案局建立档案业务联系,按时完成市档案局布置的工作任务并接受监督指导。及时向市档案局和专业主管部门反映本局档案工作情况,按时参加协作组活动。定期组织本系统和所属部门开展档案业务检查、交流活动,开展对本系统和所属部门档案工作的业务指导、监督和检查。
2 加强档案保护
档案保护有延长档案使用寿命和保护国家重要史料的作用,特别是档案开放以后,档案的保护显得更加重要,所以,必须加强档案保护。
2.1 危害档案质量持久性的因素
档案的制度材料是指档案的载体,即物质材料,物质材料总是不断地在运动和变化着,它的变化有内在的因素,也有外在的因素。
2.1.1 内在因素。内在因素就是档案制成材料的本身,如纸张、字迹材料,胶片、磁带物质的物理、化学、生物的物性。我国档案纸质材料多半采用具有酸性的机制纸,字迹材料大量地被不耐久的墨水、复写纸、圆珠笔所代替。根据许多档案馆的调查,字迹褪变最严重的已占字迹材料近30%左右。因此,必须使档案制成材料的质量逐步符合档案保护的要求。
2.1.2 外在因素。外在因素就是保护档案的外部环境中对档案发生影响的各种自然因素如温度、光线、有害气体、灰尘、虫霉、水、火以及对档案造成磨损的机械作用等。以纸张为例,在光、热、水分微生物和有害气体等的作用下,会发生水解、氧化、光解、光氧化等多种化学反应而老化,强度。适宜的温度还可造成细菌、霉菌的生物伤害。灰尘可污染档案,加重档案的褪化和磨损。
此外,规章制度不完善也易造成档案毁损,以往制定的查阅档案规定中主要强调批准权限、查阅范围、方式、时限和保密等内容,没有就防止因素对档案制成材料的危害提出要求,如禁止阳光和人工光源中的紫外光直接照射档案,不准在潮湿、高温条件下使用和存放档案,防止灰生的有害气体污染和侵害档案等,影响了档案的存储寿命。
2.2 在档案使用中做好档案保护工作
在档案开放过程中,必然产生一些新的矛盾。为了既利用好档案,又保护好档案,应重点处理好以下几种关系:
2.2.1 要正确处理近期与长远的关系。重点保护的档案一般都是档案管藏年代较久远的部分,大多数均为纸质载体档案。这些档案经历了各种自然和社会的条件变迁,档案载体材料受到了不同程度的损伤和字迹褪变,因此要重点保护这部份档案。保护的任务是非常繁重的,在管理档案过程中,绝不能采取不负责任的态度。片面追求档案数量,而不顾档案的长远利益,将破损和字迹褪变的档案不经任何技术处理,或反复使用珍贵的历史档案原件阅览复印等,这样做的结果,必然给档案造成严重的破坏,给档案的完整与安全带来威胁,这是国法所不容的。
2.2.2 要正确处理鉴定与保护的关系。在鉴定保存档案工作的同时,一定要为保护和抢救档案工作做好准备。保护档案务必要对每一本案卷进行严肃和慎重的鉴定,其目的不仅在于确定哪些档案可以保存,哪些档案不易保存,同时,对其中的破损档案材料进行登记,为日后抢救和技术处理打下基础。破损档案必须经过保护技术处理,不能采取消极态度,已不掌握修复技术、无资金、少设备为由,将破损档案暂缓保存,这就会严重影响档案的社会化发展和管理。
2.2.3 要正确处理管理与保护的关系,防止片面夸大档案保护的重要性,以档案破损为理由,,缩小管理档案的工作量,保护档案应立足长远。有的档案从内容上看应当保存,但从制作材料上看又属于破损档案,要做好管理保护工作有一定难度,根据具体情况暂缓,是有一定道理的。广大档案工作者都应积极自觉的依法行事,同时,管理档案与保护档案应该同步进行,管理档案在发展的同时又要充分的做好档案的保护工作,特别是一些利用价值很高的档案。档案管理应采取必要的措施,保护档案的绝对安全,如对珍贵档案的原件应尽行缩微复制、计算机储存、停止使用原件,利用复制件为社会各界朋友服务。这样,既保护了原件,又方便了利用,可以说是两全其美。因此,管理档案需要以保护工作做保护,应把保护工作贯穿档案管理的始终。
关键词:档案管理 管理体制 档案保护 内在因素 外在因素
0 引言
科学规范的档案管理只有坚持与时俱进,才能适应新形势的需要。要做好档案管理工作,就必须吸收和借鉴优秀的档案管理经验,不断适应档案管理工作的新形势,逐步完善档案管理工作,使档案管理工作走上科学化、规范化和制度化的道路。
上世纪80年代,虎林市质监局档案工作无章可循,业务指导工作随意性较大,标准不一,做法各异,没有用规范性的文件统管档案工作的实际。现在,依据国家和档案局的有关规定,制订出台了我市第一个规范性文件《虎林市文书立卷方法和要求》,体验到了制定规范性文件对档案管理的必要性和重要性。
1 管理体制
1.1 管理职能。我局办公室经常组织学习《档案法》及其它实施办法和《黑龙江省档案条例》,开展档案宣传活动,未出现违法行为。档案室统一保管本局全部档案,确保档案的完整、安全,对本局文件材料的形成、积累、整理、归档工作进行指导和监督,确保归档质量。
1.2 管理计划。档案工作纳入了系统的发展规划并按计划部署落实。局档案纳入了相关人员岗位职责或目标管理责任制。单位领导关心重视档案工作,经常过问和检查档案工作,有效地解决实际问题,帮助解决局档案工作所需经费。
1.3 机构人员。成立局档案室,实现了各种门类、载体档案的集中统一管理。并能正常开展档案业务活动。明确有负责局档案工作的专职工作人员,档案工作人员保持相对稳定,档案人员执有档案人员资格证,并取得上岗资格。
1.4 管理制度。我局制定并落实了公文处理、文件收集、整理、归档、各类档案保管、鉴定销毁、档案保密、档案利用、库房管理、档案统计、局外出人员带回文件材料统一交局档案室、档案人员岗位责任制和电子文件归档等基础档案工作制度。有控制措施和手段保证档案的完整、安全、准确。
1.5 业务联系。主动与市档案局建立档案业务联系,按时完成市档案局布置的工作任务并接受监督指导。及时向市档案局和专业主管部门反映本局档案工作情况,按时参加协作组活动。定期组织本系统和所属部门开展档案业务检查、交流活动,开展对本系统和所属部门档案工作的业务指导、监督和检查。
2 加强档案保护
档案保护有延长档案使用寿命和保护国家重要史料的作用,特别是档案开放以后,档案的保护显得更加重要,所以,必须加强档案保护。
2.1 危害档案质量持久性的因素
档案的制度材料是指档案的载体,即物质材料,物质材料总是不断地在运动和变化着,它的变化有内在的因素,也有外在的因素。
2.1.1 内在因素。内在因素就是档案制成材料的本身,如纸张、字迹材料,胶片、磁带物质的物理、化学、生物的物性。我国档案纸质材料多半采用具有酸性的机制纸,字迹材料大量地被不耐久的墨水、复写纸、圆珠笔所代替。根据许多档案馆的调查,字迹褪变最严重的已占字迹材料近30%左右。因此,必须使档案制成材料的质量逐步符合档案保护的要求。
2.1.2 外在因素。外在因素就是保护档案的外部环境中对档案发生影响的各种自然因素如温度、光线、有害气体、灰尘、虫霉、水、火以及对档案造成磨损的机械作用等。以纸张为例,在光、热、水分微生物和有害气体等的作用下,会发生水解、氧化、光解、光氧化等多种化学反应而老化,强度。适宜的温度还可造成细菌、霉菌的生物伤害。灰尘可污染档案,加重档案的褪化和磨损。
此外,规章制度不完善也易造成档案毁损,以往制定的查阅档案规定中主要强调批准权限、查阅范围、方式、时限和保密等内容,没有就防止因素对档案制成材料的危害提出要求,如禁止阳光和人工光源中的紫外光直接照射档案,不准在潮湿、高温条件下使用和存放档案,防止灰生的有害气体污染和侵害档案等,影响了档案的存储寿命。
2.2 在档案使用中做好档案保护工作
在档案开放过程中,必然产生一些新的矛盾。为了既利用好档案,又保护好档案,应重点处理好以下几种关系:
2.2.1 要正确处理近期与长远的关系。重点保护的档案一般都是档案管藏年代较久远的部分,大多数均为纸质载体档案。这些档案经历了各种自然和社会的条件变迁,档案载体材料受到了不同程度的损伤和字迹褪变,因此要重点保护这部份档案。保护的任务是非常繁重的,在管理档案过程中,绝不能采取不负责任的态度。片面追求档案数量,而不顾档案的长远利益,将破损和字迹褪变的档案不经任何技术处理,或反复使用珍贵的历史档案原件阅览复印等,这样做的结果,必然给档案造成严重的破坏,给档案的完整与安全带来威胁,这是国法所不容的。
2.2.2 要正确处理鉴定与保护的关系。在鉴定保存档案工作的同时,一定要为保护和抢救档案工作做好准备。保护档案务必要对每一本案卷进行严肃和慎重的鉴定,其目的不仅在于确定哪些档案可以保存,哪些档案不易保存,同时,对其中的破损档案材料进行登记,为日后抢救和技术处理打下基础。破损档案必须经过保护技术处理,不能采取消极态度,已不掌握修复技术、无资金、少设备为由,将破损档案暂缓保存,这就会严重影响档案的社会化发展和管理。
2.2.3 要正确处理管理与保护的关系,防止片面夸大档案保护的重要性,以档案破损为理由,,缩小管理档案的工作量,保护档案应立足长远。有的档案从内容上看应当保存,但从制作材料上看又属于破损档案,要做好管理保护工作有一定难度,根据具体情况暂缓,是有一定道理的。广大档案工作者都应积极自觉的依法行事,同时,管理档案与保护档案应该同步进行,管理档案在发展的同时又要充分的做好档案的保护工作,特别是一些利用价值很高的档案。档案管理应采取必要的措施,保护档案的绝对安全,如对珍贵档案的原件应尽行缩微复制、计算机储存、停止使用原件,利用复制件为社会各界朋友服务。这样,既保护了原件,又方便了利用,可以说是两全其美。因此,管理档案需要以保护工作做保护,应把保护工作贯穿档案管理的始终。