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摘要：随着全球一体化的到来，加速中国经济的同时也刺激了国内企业的发展，使企业之间的关联不只局限在本国或本行业，其中，企业的档案管理已经受到越来越多企业管理者的关注。规范化、科学化的档案管理，是企业必须做好的一项基础性工作，在企业发展的同时档案工作不应被削弱，建立一套适应企业业务特点、体现企业规范化、科学管理水平的档案体系，使得档案工作的发展不置后于企业发展速度，它将为企业各项综合业务和研究工作的开展创造必要条件，对规避和抵御各种风险起到重要的作用。
关键词：档案管理 企业 系统
档案管理是建立企业制度的重要内容之一，重视基础理论研究，保证档案管理工作及时有效地为企业生产经营、改革改造和加强管理服务是重要的内容。本文简析了企业档案管理工作的现状，阐述了企业档案管理的原则，并对现行档案管理工作提出了相应的建议。
一、当前企业档案管理工作的弊端
1、企业档案管理归档制度不健全，归档范围责任主体不明确造成企业档案管理水平落后。档案制度、整理规则和归档范围一旦发生变化则造成企业档案全宗及其档号规则的无连续性，由于上级单位没有硬性要求整改，则保持原来的编制规则为好。反之，如果一发生变动，则给企业档案人员增加很大的工作量和整改压力，同时也带来了不少的麻烦，又因近些年精减编制和人员等因素，造成企业屈指可数的档案人员力不从心。企业档案管理不是仅仅使用一些先进设备的问题，而是一个系统工程，是由许多方面的因素相互协调、相互制约构成的总体目标，需要各方面的大力支持和各级领导的高度重视，更需要相关部门和人员转变原有观念，通力合作。
2、企业档案资源整合不力和档案系统网络化运用面不广，造成档案资源管理归档形式的单一化。当今迅猛发展的科技信息时代，企业自动化、数字化、网络化办公已渗透入企业生产经营管理的各个环节。如何把各个业务系统的档案资源整合并入档案管理系统，建立无缝链接加以整理、保存和利用，是目前面临的一大难题。另外，档案系统网络化运用面狭小，限制了归档形式的单一性。
3、企业档案管理做不到规范化、科学化。在一些企业单位的档案室普遍存在管理不规范、不科学的问题，集中表现出来的，首先是档号不规范、案卷标题不规范；其次是大部分案卷缺少卷内目录，以及案卷混乱的现象比较严重。
4、企业档案管理人员专业水平不高。实现档案管理现代化，要求档案人员既要掌握先进的科学技术知识，能够进行新技术、新设备的日常使用、维护和更新，同时要具有先进的管理技能，较高的文化素养。从目前人员现状来看，许多企业单位的文书、档案管理人员，大多数还停留在收发、查找的阶段，缺少现代化管理的基本知识，没有掌握现代化设备的操作技能。企业的档案管理工作人员在文化程度和专业素质还不能适应新时期开展档案工作的需要，特别是进入全新的经济时代，熟悉档案管理内容，进行档案信息深层次研究和开发的专业人才十分缺乏。
5、企业档案管理效率低下。企业档案管理的前提是档案基础工作的规范化、标准化，当前企业档案工作管理存在的问题是：大量的案卷质量不高 ，缺乏完整的检索工具。许多部门的立卷、编目、检索等，未按国家档案局制定的标准规范操作。档案检索方式有手工检索和计算机检索，但是在目前，传统的手工检索占有很大比重。各档案部门在手工检索的途径上做了大量的工作，编制了多种形式的检索工具。在编制检索工具中出现了求“多”不求“精”的现象，误认为编制的检索工具越多档案工作服务质量越高 6、企业档案信息开发和编研力度不足。在档案开发编研方面，一些企业档案部门为达标升级应付检查随便选几个人就来编研，使编研产品层次低、质量差、实用性不大、利用价值更小。有的选题虽好，紧跟形势，但因编研时间过长失去了时效性影响了作用的发挥。
二、制定切实有效的企业档案管理原则
1、统一领导，分级管理。企业内部的档案机构要对本企业的档案工作实行归口管理和统一领导，建立统一的企业档案管理制度，对企业的全部档案实施综合管理。
2、维护企业档案的完整与安全。维护档案的完整，从数量上说，要保证企业档案在内容上齐全配套；从质量上说，要保持企业档案的系统性和内在的有机联系，在范围上应涵盖企业全部工作活动所产生的各种门类、各种形式的档案文书，严防对档案人为地加以割裂和零乱堆砌。维护企业档案的安全，对企业档案进行很好的管理和保护，要加强保密工作，严防企业档案的丢失和失密、泄密现象的发生，严守企 业档案中所含的涉密事项，保护知识产权，维护企业的合法权益。
3、便于企业和社会对企业档案的有效利用。企业档案的利用，既是企业档案工作的基本出发点，又是企业档案工作的最终目的。企业档案管理工作之所以能够延续下来并得到不断发展，就是因为它对社会有一定的利用价值。企业档案的利用贯穿于企业档案管理工作的各个环节和始终，并且是检验档案管理工作质量的根本标准。
三、强化企业档案管理的应对措施
1、加强档案管理体系建设，完善档案管理制度和监督机制。档案管理的形成是企业各时期业务工作开展情况的一个体现，要明确档案的收集范围、流程、要求和部门第一责任人，建立档案收集工作目标责任制，把档案管理归档机制落到实处。另外，对档案的管理还应具有合理有效地监督制度进行控制，在档案运用过程中，不同的运用对象其目的是不一样的，管理人员可以根据具体的情况加强监管的措施。
2、拓宽工作渠道，保障档案管理归档的齐全和完整。档案管理是一个系统工程，企业档案的质量与各部门的工作质量息息相关，各部门既是档案室服务的对象，同时也是档案的提供者。做好部门档案资料管理是企业档案管理的基础，这样才能发挥其应有的价值作用。
3、强化对档案工作的评价与考核。要进一步健全档案工作评价奖惩机制，对档案管理做得比较好的，应给予表彰奖励，对档案工作不重视造成档案丢失的，要通报批评；还要结合企业开展的比学赶帮超活动，参与年度红旗的评比；另外，要组织开展二级企业的档案工作评价服务检查，及时指出档案管理中存在的问题，切实做好档案的收集整理工作。
4、加快档案管理的信息化建设。首先借助档案管理系统平台，整合各板块业务系统的档案信息资源；大力推广应用档案管理系统，把档案应用与归档机制延伸至企业的每个部门及每个岗位、每个员工；其次是加强档案管理系统网络化管理，在保障安全保密的前提下做到在线查、调阅档案信息，并需要加大宣传力度和档案管理系统的提升力度，以最大限度实现其利用价值。
5、提高档案管理人员的业务素质。通过培训学习，让他们具有较好的专业知识及技能，对业务工作的开展更加熟悉，并且还应加强相关法律法规的学习及政治素质的培养，让档案管理人员充分认识到档案管理的重要性，并热爱所从事的这份事业。同时还应加强用人制度的完善，选拔具有较高专业水平及文化水平的工作管理人员补充到队伍中来，从而使档案管理队伍更精良，高素质的管理队伍更善于发现及分析问题，并对经验进行总结。
总之，随着社会主义市场经济的发展和建成小康社会的需要，要求企业的档案管理工作，不仅范围更广、内容更丰富，而且要不断有新的提高。档案管理对企业经营与发展具有参考、借鉴和凭证作用，建立适应企业发展的档案资源管理的归档机制，采取有效措施和有力形式整合档案资源，维护档案的完整和安全，从而达到有效利用。
关键词：档案管理 企业 系统
档案管理是建立企业制度的重要内容之一，重视基础理论研究，保证档案管理工作及时有效地为企业生产经营、改革改造和加强管理服务是重要的内容。本文简析了企业档案管理工作的现状，阐述了企业档案管理的原则，并对现行档案管理工作提出了相应的建议。
一、当前企业档案管理工作的弊端
1、企业档案管理归档制度不健全，归档范围责任主体不明确造成企业档案管理水平落后。档案制度、整理规则和归档范围一旦发生变化则造成企业档案全宗及其档号规则的无连续性，由于上级单位没有硬性要求整改，则保持原来的编制规则为好。反之，如果一发生变动，则给企业档案人员增加很大的工作量和整改压力，同时也带来了不少的麻烦，又因近些年精减编制和人员等因素，造成企业屈指可数的档案人员力不从心。企业档案管理不是仅仅使用一些先进设备的问题，而是一个系统工程，是由许多方面的因素相互协调、相互制约构成的总体目标，需要各方面的大力支持和各级领导的高度重视，更需要相关部门和人员转变原有观念，通力合作。
2、企业档案资源整合不力和档案系统网络化运用面不广，造成档案资源管理归档形式的单一化。当今迅猛发展的科技信息时代，企业自动化、数字化、网络化办公已渗透入企业生产经营管理的各个环节。如何把各个业务系统的档案资源整合并入档案管理系统，建立无缝链接加以整理、保存和利用，是目前面临的一大难题。另外，档案系统网络化运用面狭小，限制了归档形式的单一性。
3、企业档案管理做不到规范化、科学化。在一些企业单位的档案室普遍存在管理不规范、不科学的问题，集中表现出来的，首先是档号不规范、案卷标题不规范；其次是大部分案卷缺少卷内目录，以及案卷混乱的现象比较严重。
4、企业档案管理人员专业水平不高。实现档案管理现代化，要求档案人员既要掌握先进的科学技术知识，能够进行新技术、新设备的日常使用、维护和更新，同时要具有先进的管理技能，较高的文化素养。从目前人员现状来看，许多企业单位的文书、档案管理人员，大多数还停留在收发、查找的阶段，缺少现代化管理的基本知识，没有掌握现代化设备的操作技能。企业的档案管理工作人员在文化程度和专业素质还不能适应新时期开展档案工作的需要，特别是进入全新的经济时代，熟悉档案管理内容，进行档案信息深层次研究和开发的专业人才十分缺乏。
5、企业档案管理效率低下。企业档案管理的前提是档案基础工作的规范化、标准化，当前企业档案工作管理存在的问题是：大量的案卷质量不高 ，缺乏完整的检索工具。许多部门的立卷、编目、检索等，未按国家档案局制定的标准规范操作。档案检索方式有手工检索和计算机检索，但是在目前，传统的手工检索占有很大比重。各档案部门在手工检索的途径上做了大量的工作，编制了多种形式的检索工具。在编制检索工具中出现了求“多”不求“精”的现象，误认为编制的检索工具越多档案工作服务质量越高 6、企业档案信息开发和编研力度不足。在档案开发编研方面，一些企业档案部门为达标升级应付检查随便选几个人就来编研，使编研产品层次低、质量差、实用性不大、利用价值更小。有的选题虽好，紧跟形势，但因编研时间过长失去了时效性影响了作用的发挥。
二、制定切实有效的企业档案管理原则
1、统一领导，分级管理。企业内部的档案机构要对本企业的档案工作实行归口管理和统一领导，建立统一的企业档案管理制度，对企业的全部档案实施综合管理。
2、维护企业档案的完整与安全。维护档案的完整，从数量上说，要保证企业档案在内容上齐全配套；从质量上说，要保持企业档案的系统性和内在的有机联系，在范围上应涵盖企业全部工作活动所产生的各种门类、各种形式的档案文书，严防对档案人为地加以割裂和零乱堆砌。维护企业档案的安全，对企业档案进行很好的管理和保护，要加强保密工作，严防企业档案的丢失和失密、泄密现象的发生，严守企 业档案中所含的涉密事项，保护知识产权，维护企业的合法权益。
3、便于企业和社会对企业档案的有效利用。企业档案的利用，既是企业档案工作的基本出发点，又是企业档案工作的最终目的。企业档案管理工作之所以能够延续下来并得到不断发展，就是因为它对社会有一定的利用价值。企业档案的利用贯穿于企业档案管理工作的各个环节和始终，并且是检验档案管理工作质量的根本标准。
三、强化企业档案管理的应对措施
1、加强档案管理体系建设，完善档案管理制度和监督机制。档案管理的形成是企业各时期业务工作开展情况的一个体现，要明确档案的收集范围、流程、要求和部门第一责任人，建立档案收集工作目标责任制，把档案管理归档机制落到实处。另外，对档案的管理还应具有合理有效地监督制度进行控制，在档案运用过程中，不同的运用对象其目的是不一样的，管理人员可以根据具体的情况加强监管的措施。
2、拓宽工作渠道，保障档案管理归档的齐全和完整。档案管理是一个系统工程，企业档案的质量与各部门的工作质量息息相关，各部门既是档案室服务的对象，同时也是档案的提供者。做好部门档案资料管理是企业档案管理的基础，这样才能发挥其应有的价值作用。
3、强化对档案工作的评价与考核。要进一步健全档案工作评价奖惩机制，对档案管理做得比较好的，应给予表彰奖励，对档案工作不重视造成档案丢失的，要通报批评；还要结合企业开展的比学赶帮超活动，参与年度红旗的评比；另外，要组织开展二级企业的档案工作评价服务检查，及时指出档案管理中存在的问题，切实做好档案的收集整理工作。
4、加快档案管理的信息化建设。首先借助档案管理系统平台，整合各板块业务系统的档案信息资源；大力推广应用档案管理系统，把档案应用与归档机制延伸至企业的每个部门及每个岗位、每个员工；其次是加强档案管理系统网络化管理，在保障安全保密的前提下做到在线查、调阅档案信息，并需要加大宣传力度和档案管理系统的提升力度，以最大限度实现其利用价值。
5、提高档案管理人员的业务素质。通过培训学习，让他们具有较好的专业知识及技能，对业务工作的开展更加熟悉，并且还应加强相关法律法规的学习及政治素质的培养，让档案管理人员充分认识到档案管理的重要性，并热爱所从事的这份事业。同时还应加强用人制度的完善，选拔具有较高专业水平及文化水平的工作管理人员补充到队伍中来，从而使档案管理队伍更精良，高素质的管理队伍更善于发现及分析问题，并对经验进行总结。
总之，随着社会主义市场经济的发展和建成小康社会的需要，要求企业的档案管理工作，不仅范围更广、内容更丰富，而且要不断有新的提高。档案管理对企业经营与发展具有参考、借鉴和凭证作用，建立适应企业发展的档案资源管理的归档机制，采取有效措施和有力形式整合档案资源，维护档案的完整和安全，从而达到有效利用。