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摘要：通过对广东省电力设计研究院文档管理系统建设的研究，对电力设计企业档案数字化建设的思路和方法进行了探讨。
关键词：工程项目档案；电子文件；数字化；电力设计企业
作者简介：于明佳（1980-），女，黑龙江依兰人，广东省电力设计研究院文档与出版管理中心。（广东 广州 510663）
中图分类号：F270.7 文献标识码：A 文章编号：1007-0079（2011）12-0047-02
20世纪80年代起，伴随着信息技术的发展，工程设计领域经历了从手工设计与绘图到计算机辅助设计与绘图的重要变革，工程设计文件也从单一的以纸质为载体变为纸质与电子两种形式并存。设计院在工程设计中产生了数量巨大的电子文件，但由于设计工作的流程和方法大部分还是沿用纸质文件的处理方式，文件的有效性只在纸质文件而没有同时在电子文件上得到保证。因此，电子文件的利用不能贯穿到整个工程建设过程之中，电子文件的优点没有得到充分的利用和发挥。如何开展企业档案数字化建设，成为了一个亟待解决的问题。
广东省电力设计研究院自2007年起，一直积极开展档案数字化工作的探索和实践，目前已初步完成了以“先归档、后出版”流程为核心，以相关管理制度为保障，以文档管理系统为最终实现的数字化档案馆建设，实现了工程项目档案管理以纸质档案为主向以电子文件为主的工作模式转变。
一、电力设计企业建设数字化档案馆的构思和目标
为了更好地为工程勘测设计服务，实现企业数字化档案馆的建设，广东省电力设计研究院提出构建以电子档案管理为核心的文档管理系统，并设定了以下具体的建设目标：确保系统归档电子文件的有效性、完整性、真实性，保证归档的电子文件和出版的纸质文件完全一致；以电子文件的利用取代底图的利用，日后工程图纸的套用、调晒等直接使用电子档案再打印完成出版；实现卷册级别的设计成品完整收集，满足科技档案完整性要求；建立完善的流通管理系统，在实现电子档案的基础上，实现档案流通借阅以电子档案为主；实现与业主电子化移交。
二、系统建设思路和方法
1.系统建设思路
（1）实现“先归档、后出版”的工作流程。“先归档、后出版”工作流程即在工程技术人员提交打印文件时，系统自动将该文件存档，并提取图纸相关的属性，利用条形码功能识别出电子图纸的最后版本。确保存档的电子文件与打印出来的纸质文件保持完全一致，使文档库保存的电子文件都是准确的，而且项目文档也是完整的，如图1所示。
（2）实现电子档案的安全管理。通过设置电子文件的分级访问权限、系统审计等技术手段，确保电子档案的安全性，防止文件被非法使用。对所管理的所有图纸、档案都建立了日志，以跟踪所有的查询、删除、复制、打印等读写操作活动。
（3）围绕电子档案的利用重新设计档案的利用环节。根据电子档案的工作方式，对档案利用的模式进行重新设计。收集的电子文件都对应有可编辑和不可编辑两种格式。主要使用DWF、PDF等不可编辑类文件查看，DWG、OFFICE 等文件主要供下载和编辑。系统采用WEB方式查询浏览，并通过权限设置保证了不同角色的工程技术人员对各类电子文档的查询浏览权限。
（4）提高文档管理的信息共享水平。理清工程项目档案工作流程中的数据流及数据关系，在文档管理系统中对数据结构进行优化，实现文档管理系统各功能模块间数据的共享，达到数据一次输入、多次使用的目标。
（5）提高文档管理中心库房管理水平。使用条形码技术对纸质档案和库房进行管理，提高库房管理的智能化水平。
2.系统建设方法
（1）功能模块。文档管理系统从功能上划分可以分为科技档案管理、其他档案（图书、资料、规程规范、期刊和声像档案）管理、总承包管理、流通管理、系统平台五大模块，如图2所示。其中，科技档案管理包括：电子文件收集、电子文件归档确认、纸质档案归档确认、原始档案归档确认、科技档案整编、原始资料整编。其他档案管理包括：其他档案的归档确认、其他档案整编。总承包管理模块是一个针对总承包工程的总体解决方案。流通管理包括：科技档案和其他档案综合流通管理。系统平台包括：统计查询报表工具、工作流自定义工具、档案导出工具、库房管理和系统管理。
（2）电子文件收集。通过统一的打印提交入口，确保收集的电子文件是出版纸质文件的源头电子文件。能管理各种应用软件（如AutoCAD、MicroStation、MS-Office、三维设计软件、光栅矢量混排软件等）编制的电子文件；能自定义电子文件信息字段；结构化管理电子文件的元数据信息。记录电子文件的应用软件环境，包括应用软件的版本（如AutoCAD2007、AutoCAD2007中的天正3.0等），收集相关的环境文件（如字体文件、打印样式表）信息。
（3）电子文件和纸质档案归档确认。归档确认是由文档管理中心审核员负责，先进行纸质档案的归档确认，确认纸质档案归档后，通过条形码调出纸质档案对应的电子文件，确认电子文件归档，成为电子档案，如图3所示。
收到纸质档案后，系统能提供多维的查找方式，并通过条形码准确找到其对应的电子文件进行归档确认。当电子文件确认归档成为电子档案后，系统对电子档案进行签名。
（4）自动读取图签信息。系统自动从CAD图纸的图签上读取相应的信息，之后的工作环节不再需要填写大量的图纸编号、图纸名称等信息，取而代之的是在电子文件归档过程中，由系统从图纸中自动读取填入。一方面极大地减少了归档人员的工作量，另一方面也避免了人工手动输入过程中的差错，保证了系统内数据的准确性。归档人员需要在此过程中对信息的准确性进行把关，若有信息错误（如工程技术人员填写图签时书写错误等），则要及时通知工程技术人员进行修改。
（5）建立文档的关联。建立项目文档的关联能更方便文件的利用，提高文档服务的水平。系统目前针对图纸套用和图纸变更这两种重要的关联类别建立起关联。
三、系统配套的数字化工作
1.开展旧底图数字化工作
为更好地发挥文档管理系统的作用，进一步提高档案数字化水平，广东省电力设计研究院开展了旧底图扫描、著录的图纸数字化基础工作。完全实现了以电子文件的利用取代底图的利用，工程图纸的套用、调晒等直接使用电子文档打印完成出版，底图调用工作量明显下降，也提高了图纸的套用效率。
2.实现电网工程的电子化移交
为了最大程度地发挥档案数字化的优势和作用，文档管理系统提供接口，实现了与业主单位——广东电网公司（各地方供电局）工程项目档案管理系统的有效衔接。
文档管理系统可以直接结构化导出包含了电子文件及其著录信息的竣工图档案。根据电子化移交的要求，导入到广东电网公司工程项目档案管理系统后，保留了包括卷册信息在内的各项著录信息，保持档案信息和电子文件及实体的关联关系，避免了重复劳动，有效地减少了双方的工作量。
3.实现库房智能化管理
广东省电力设计研究院的库房配置了先进的智能型电动密集柜，通过文档管理系统与库房管理系统的接口，如图4所示，实现了库房纸质档案的“PDA+条码定位管理”。
文档管理系统记录档案的条形码信息，通过PDA将条码导入库房管理系统，由库房管理系统增加位置信息，再由PDA将信息反馈给文档管理系统，这样，文档管理系统使用条形码技术与库房管理系统建立对应的关联关系，并记录每个档案在密集柜的存放位置。通过对文档管理系统或PDA的操作，可以定位档案位置，并驱动档案密集柜自动打开，缩减寻找档案的时间，提高档案库房的管理水平。
四、建设数字化档案馆带来的变化
（1）CAD文件实现了100%的归档率和准确率。
（2）工程项目档案的利用完全实现网络化和电子化——网上提交、网上查询、网上申请、网上浏览、电子化移交等。
（责任编辑：麻剑飞）
关键词：工程项目档案；电子文件；数字化；电力设计企业
作者简介：于明佳（1980-），女，黑龙江依兰人，广东省电力设计研究院文档与出版管理中心。（广东 广州 510663）
中图分类号：F270.7 文献标识码：A 文章编号：1007-0079（2011）12-0047-02
20世纪80年代起，伴随着信息技术的发展，工程设计领域经历了从手工设计与绘图到计算机辅助设计与绘图的重要变革，工程设计文件也从单一的以纸质为载体变为纸质与电子两种形式并存。设计院在工程设计中产生了数量巨大的电子文件，但由于设计工作的流程和方法大部分还是沿用纸质文件的处理方式，文件的有效性只在纸质文件而没有同时在电子文件上得到保证。因此，电子文件的利用不能贯穿到整个工程建设过程之中，电子文件的优点没有得到充分的利用和发挥。如何开展企业档案数字化建设，成为了一个亟待解决的问题。
广东省电力设计研究院自2007年起，一直积极开展档案数字化工作的探索和实践，目前已初步完成了以“先归档、后出版”流程为核心，以相关管理制度为保障，以文档管理系统为最终实现的数字化档案馆建设，实现了工程项目档案管理以纸质档案为主向以电子文件为主的工作模式转变。
一、电力设计企业建设数字化档案馆的构思和目标
为了更好地为工程勘测设计服务，实现企业数字化档案馆的建设，广东省电力设计研究院提出构建以电子档案管理为核心的文档管理系统，并设定了以下具体的建设目标：确保系统归档电子文件的有效性、完整性、真实性，保证归档的电子文件和出版的纸质文件完全一致；以电子文件的利用取代底图的利用，日后工程图纸的套用、调晒等直接使用电子档案再打印完成出版；实现卷册级别的设计成品完整收集，满足科技档案完整性要求；建立完善的流通管理系统，在实现电子档案的基础上，实现档案流通借阅以电子档案为主；实现与业主电子化移交。
二、系统建设思路和方法
1.系统建设思路
（1）实现“先归档、后出版”的工作流程。“先归档、后出版”工作流程即在工程技术人员提交打印文件时，系统自动将该文件存档，并提取图纸相关的属性，利用条形码功能识别出电子图纸的最后版本。确保存档的电子文件与打印出来的纸质文件保持完全一致，使文档库保存的电子文件都是准确的，而且项目文档也是完整的，如图1所示。
（2）实现电子档案的安全管理。通过设置电子文件的分级访问权限、系统审计等技术手段，确保电子档案的安全性，防止文件被非法使用。对所管理的所有图纸、档案都建立了日志，以跟踪所有的查询、删除、复制、打印等读写操作活动。
（3）围绕电子档案的利用重新设计档案的利用环节。根据电子档案的工作方式，对档案利用的模式进行重新设计。收集的电子文件都对应有可编辑和不可编辑两种格式。主要使用DWF、PDF等不可编辑类文件查看，DWG、OFFICE 等文件主要供下载和编辑。系统采用WEB方式查询浏览，并通过权限设置保证了不同角色的工程技术人员对各类电子文档的查询浏览权限。
（4）提高文档管理的信息共享水平。理清工程项目档案工作流程中的数据流及数据关系，在文档管理系统中对数据结构进行优化，实现文档管理系统各功能模块间数据的共享，达到数据一次输入、多次使用的目标。
（5）提高文档管理中心库房管理水平。使用条形码技术对纸质档案和库房进行管理，提高库房管理的智能化水平。
2.系统建设方法
（1）功能模块。文档管理系统从功能上划分可以分为科技档案管理、其他档案（图书、资料、规程规范、期刊和声像档案）管理、总承包管理、流通管理、系统平台五大模块，如图2所示。其中，科技档案管理包括：电子文件收集、电子文件归档确认、纸质档案归档确认、原始档案归档确认、科技档案整编、原始资料整编。其他档案管理包括：其他档案的归档确认、其他档案整编。总承包管理模块是一个针对总承包工程的总体解决方案。流通管理包括：科技档案和其他档案综合流通管理。系统平台包括：统计查询报表工具、工作流自定义工具、档案导出工具、库房管理和系统管理。
（2）电子文件收集。通过统一的打印提交入口，确保收集的电子文件是出版纸质文件的源头电子文件。能管理各种应用软件（如AutoCAD、MicroStation、MS-Office、三维设计软件、光栅矢量混排软件等）编制的电子文件；能自定义电子文件信息字段；结构化管理电子文件的元数据信息。记录电子文件的应用软件环境，包括应用软件的版本（如AutoCAD2007、AutoCAD2007中的天正3.0等），收集相关的环境文件（如字体文件、打印样式表）信息。
（3）电子文件和纸质档案归档确认。归档确认是由文档管理中心审核员负责，先进行纸质档案的归档确认，确认纸质档案归档后，通过条形码调出纸质档案对应的电子文件，确认电子文件归档，成为电子档案，如图3所示。
收到纸质档案后，系统能提供多维的查找方式，并通过条形码准确找到其对应的电子文件进行归档确认。当电子文件确认归档成为电子档案后，系统对电子档案进行签名。
（4）自动读取图签信息。系统自动从CAD图纸的图签上读取相应的信息，之后的工作环节不再需要填写大量的图纸编号、图纸名称等信息，取而代之的是在电子文件归档过程中，由系统从图纸中自动读取填入。一方面极大地减少了归档人员的工作量，另一方面也避免了人工手动输入过程中的差错，保证了系统内数据的准确性。归档人员需要在此过程中对信息的准确性进行把关，若有信息错误（如工程技术人员填写图签时书写错误等），则要及时通知工程技术人员进行修改。
（5）建立文档的关联。建立项目文档的关联能更方便文件的利用，提高文档服务的水平。系统目前针对图纸套用和图纸变更这两种重要的关联类别建立起关联。
三、系统配套的数字化工作
1.开展旧底图数字化工作
为更好地发挥文档管理系统的作用，进一步提高档案数字化水平，广东省电力设计研究院开展了旧底图扫描、著录的图纸数字化基础工作。完全实现了以电子文件的利用取代底图的利用，工程图纸的套用、调晒等直接使用电子文档打印完成出版，底图调用工作量明显下降，也提高了图纸的套用效率。
2.实现电网工程的电子化移交
为了最大程度地发挥档案数字化的优势和作用，文档管理系统提供接口，实现了与业主单位——广东电网公司（各地方供电局）工程项目档案管理系统的有效衔接。
文档管理系统可以直接结构化导出包含了电子文件及其著录信息的竣工图档案。根据电子化移交的要求，导入到广东电网公司工程项目档案管理系统后，保留了包括卷册信息在内的各项著录信息，保持档案信息和电子文件及实体的关联关系，避免了重复劳动，有效地减少了双方的工作量。
3.实现库房智能化管理
广东省电力设计研究院的库房配置了先进的智能型电动密集柜，通过文档管理系统与库房管理系统的接口，如图4所示，实现了库房纸质档案的“PDA+条码定位管理”。
文档管理系统记录档案的条形码信息，通过PDA将条码导入库房管理系统，由库房管理系统增加位置信息，再由PDA将信息反馈给文档管理系统，这样，文档管理系统使用条形码技术与库房管理系统建立对应的关联关系，并记录每个档案在密集柜的存放位置。通过对文档管理系统或PDA的操作，可以定位档案位置，并驱动档案密集柜自动打开，缩减寻找档案的时间，提高档案库房的管理水平。
四、建设数字化档案馆带来的变化
（1）CAD文件实现了100%的归档率和准确率。
（2）工程项目档案的利用完全实现网络化和电子化——网上提交、网上查询、网上申请、网上浏览、电子化移交等。
（责任编辑：麻剑飞）