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摘 要：高校档案管理工作是学校管理的重要组成部分，是高等院校整体工作不可缺少的重要环节，是办好高校的重要基础工作之一，也是衡量高校教育质量和管理水平的一个重要标志。文章针对高校档案管理工作中存在的问题和制约因素，提出了推进高校档案管理工作的有效措施。
关键词：高校;档案;管理
高等院校档案工作是维护高等院校历史真实面貌的重要事业，是高等院校整体工作不可缺少的重要环节，是办好高等院校的重要基础之一，也是衡量高等院校教育质量和管理水平的一个重要标志。高等 院校要加强对档案工作的领导和管理，把档案工作纳入学校发展规划和工作计划，纳入各个部门的议事日程和管理制度，纳入有关人员的岗位职责范围，并作为检查、考核其工作业绩的重要依据。但是，随着高等 院校的发展，档案管理工作在许多方面还需要进一步改进和提高。因此，如何加强高等 院校档案管理工作，具有特别重要的意义。
一、高校档案管理存在的问题
（1）高校领导对学校档案管理工作不够重视由于学校领导干部的档案意识较弱，认识不到位，学校档案管理工作置于各项工作的末位。学校领导把主要精力都关注在学科建设和基础设施建设之中，认为档案管理不过就是整理整理材料，没有认识到档案管理工作对学校建设的重要性和必要性。上行下效，致使学校的许多部门领导也普遍存在一种错误观念，认为他们的主要任务是教学和管理，档案材料的收集、整理不过是分外之事，不认真对待甚至不愿配合档案部门做好档案的收集工作。各级领导对档案工作的忽视，致使一些档案管理人员也无视自己的工作，认为自己从事的工作无关紧要，不能为学校的发展提供服务。从而导致档案方面的工作无法全面化、科学化的开展。
（2）高校档案管理人员缺乏相应的专业知识随着国家对高校的重视，各个高校对教学和学科建设方面投入了大量的人力、财力和物力。对教师的专业化要求很高，但是高校却极少特意招收与档案研究和管理相关专业的人才来学校专门从事档案管理工作，所以就造成很多高校的档案管理人员很多不是档案管理专业出身的情况，这些人员缺乏档案管理方面的专业化知识，不知道如何对档案进行规整，导致档案管理人员在工作效率和服务质量方面不能尽如人意，而档案的作用得不到充分的利用和发挥，造成档案资源的极大浪费。
二、高校档案管理的主要对策
（1）抓好基础工作，加强档案业务建设。为了使档案工作更好为高校科研、教学、管理服务（首先必须抓好档案的基础工作。第一，完善档案管理制度。档案归档工作要实行.三纳入-.四同步-。三纳入，即把档案工作纳入领导的议事日程（纳入教学、科研和各项管理工作（纳入教师、科技人员和干部的职责范围。四同步即布置、检查、总结、验收各项工作的同步。第二，全面实行文件材料形成部门和课题组立卷制度。为了确保各门类档案的完整、准确、系统。必须严格落实岗位责任制，强化档案收集归档保管工作。实行定人、定时、定质、定职的.四定-方针，严格把好档案的收集、整理、归档关。第三，把好案卷质量关。采用高校统一规范的分类法，统一标准化管理档案，这样可以提高档案工作的质量和效率，又可为实现管理的现代化打下坚实的基础。
（2）建立校园档案网络化，实施目标化管理。高校档案部门应从实际出发，根据档案的社会地位与作用制定学校的档案管理目标。近几年，由于高等院校的不断发展，高校的分院、所、系都承担了教学、科研及党政管理工作。这就要求我们在高校内建立起一个完整的档案管理网络系统，在各个部门配备一批高素质的兼职档案员，并通过对兼职档案员的岗位考核，实行奖罚制。
（3）强化业务素质，提高档案人员的专业素质。尽管技术进步对信息环境的构建起着至关重要的作用，但是人仍然是决定的因素。因此，加强高校档案工作人员业务能力的培养，提高档案工作人员的素质，培养档案工作人员在电子环境下的工作意识是档案信息化的关键所在，这就要求各高校培养一支专业化档案工作人员队伍。另一方面档案管理人员也要自觉加强专业知识学习，不断拓宽自己的知识面，提高文字能力、综合分析能力，加强计算机知识及人事档案管理软件知识的学習，掌握现代信息管理技术，努力使自己成为既熟悉档案管理业务知识，又懂得计算机管理技术的具有双重知识结构的复合型人才。因此，高校档案管理人员应不断加强业务学习，掌握信息化技术运用能力，不断提高管理水平，实现档案管理的现代化，使档案工作逐步向规范化、信息化转轨，充分发挥档案的信息服务功能。
（4）提高服务水平。满足高校发展的需求。档案管理人员要了解学校中心工作和主要任务，摸清档案需求的动向，把握档案利用者的需求。要了解广大科研人员的心态，他们对档案利用效果和档案工作的评价，以提高档案的利用率。明确档案人员既是专业人员，又是服务人员，在工作中要利用现代化办公设备电话、传真、网络等，向需要服务人群、部门提供及时准确的档案信息。
（5）增强档案信息化管理的安全意识。信息技术为档案的管理提供了高效、快捷的手段和方法，但也给档案管理带来了安全隐患。目前，一些高校在进行档案信息化建设时，安全意识往往不够，从而造成档案信息的丢失和泄密，带来了难以弥补的巨大损失。而且由于对电子文件保存中存在的更新版本的不兼容性和不可识读性，存储材料及载体的易损毁问题的忽视，往往会造成宝贵档案信息资源的丢失。因此，各高校在档案管理中，一定要对档案管理的相关政策进行认真的研究，要在对各种信息资料的密级进行严格界定的基础上，正确运用好计算机的加密功能，对通用数据库的数据根据使用权限进行系统的分类加密，要正确处理好档案资料的保密与利用的关系，既要克服求稳怕险、不思进取的保守观念，又要防止不设界限、随随便便的麻痹思想。另外，电子档案对保存环境和保存方式手段的要求都很高，管理人员要注意防潮、防高温、防辐射、防病毒工作，切实加强档案资料的安全性研究，认真搞好电子档案的及时备份与维护工作，要正确处理好电子档案与纸质档案的关系，确保档案资料的安全完整。
档案管理工作是高校一项基础工作，也是重要工作 之一，在学校管理工作中不可缺少。所以我们要做好学校档 案的管理工作，为学校的发展建设服务，这不仅需要档案管 理人员的努力，也需要学校领导以及各级领导部门的重视和 支持。
关键词：高校;档案;管理
高等院校档案工作是维护高等院校历史真实面貌的重要事业，是高等院校整体工作不可缺少的重要环节，是办好高等院校的重要基础之一，也是衡量高等院校教育质量和管理水平的一个重要标志。高等 院校要加强对档案工作的领导和管理，把档案工作纳入学校发展规划和工作计划，纳入各个部门的议事日程和管理制度，纳入有关人员的岗位职责范围，并作为检查、考核其工作业绩的重要依据。但是，随着高等 院校的发展，档案管理工作在许多方面还需要进一步改进和提高。因此，如何加强高等 院校档案管理工作，具有特别重要的意义。
一、高校档案管理存在的问题
（1）高校领导对学校档案管理工作不够重视由于学校领导干部的档案意识较弱，认识不到位，学校档案管理工作置于各项工作的末位。学校领导把主要精力都关注在学科建设和基础设施建设之中，认为档案管理不过就是整理整理材料，没有认识到档案管理工作对学校建设的重要性和必要性。上行下效，致使学校的许多部门领导也普遍存在一种错误观念，认为他们的主要任务是教学和管理，档案材料的收集、整理不过是分外之事，不认真对待甚至不愿配合档案部门做好档案的收集工作。各级领导对档案工作的忽视，致使一些档案管理人员也无视自己的工作，认为自己从事的工作无关紧要，不能为学校的发展提供服务。从而导致档案方面的工作无法全面化、科学化的开展。
（2）高校档案管理人员缺乏相应的专业知识随着国家对高校的重视，各个高校对教学和学科建设方面投入了大量的人力、财力和物力。对教师的专业化要求很高，但是高校却极少特意招收与档案研究和管理相关专业的人才来学校专门从事档案管理工作，所以就造成很多高校的档案管理人员很多不是档案管理专业出身的情况，这些人员缺乏档案管理方面的专业化知识，不知道如何对档案进行规整，导致档案管理人员在工作效率和服务质量方面不能尽如人意，而档案的作用得不到充分的利用和发挥，造成档案资源的极大浪费。
二、高校档案管理的主要对策
（1）抓好基础工作，加强档案业务建设。为了使档案工作更好为高校科研、教学、管理服务（首先必须抓好档案的基础工作。第一，完善档案管理制度。档案归档工作要实行.三纳入-.四同步-。三纳入，即把档案工作纳入领导的议事日程（纳入教学、科研和各项管理工作（纳入教师、科技人员和干部的职责范围。四同步即布置、检查、总结、验收各项工作的同步。第二，全面实行文件材料形成部门和课题组立卷制度。为了确保各门类档案的完整、准确、系统。必须严格落实岗位责任制，强化档案收集归档保管工作。实行定人、定时、定质、定职的.四定-方针，严格把好档案的收集、整理、归档关。第三，把好案卷质量关。采用高校统一规范的分类法，统一标准化管理档案，这样可以提高档案工作的质量和效率，又可为实现管理的现代化打下坚实的基础。
（2）建立校园档案网络化，实施目标化管理。高校档案部门应从实际出发，根据档案的社会地位与作用制定学校的档案管理目标。近几年，由于高等院校的不断发展，高校的分院、所、系都承担了教学、科研及党政管理工作。这就要求我们在高校内建立起一个完整的档案管理网络系统，在各个部门配备一批高素质的兼职档案员，并通过对兼职档案员的岗位考核，实行奖罚制。
（3）强化业务素质，提高档案人员的专业素质。尽管技术进步对信息环境的构建起着至关重要的作用，但是人仍然是决定的因素。因此，加强高校档案工作人员业务能力的培养，提高档案工作人员的素质，培养档案工作人员在电子环境下的工作意识是档案信息化的关键所在，这就要求各高校培养一支专业化档案工作人员队伍。另一方面档案管理人员也要自觉加强专业知识学习，不断拓宽自己的知识面，提高文字能力、综合分析能力，加强计算机知识及人事档案管理软件知识的学習，掌握现代信息管理技术，努力使自己成为既熟悉档案管理业务知识，又懂得计算机管理技术的具有双重知识结构的复合型人才。因此，高校档案管理人员应不断加强业务学习，掌握信息化技术运用能力，不断提高管理水平，实现档案管理的现代化，使档案工作逐步向规范化、信息化转轨，充分发挥档案的信息服务功能。
（4）提高服务水平。满足高校发展的需求。档案管理人员要了解学校中心工作和主要任务，摸清档案需求的动向，把握档案利用者的需求。要了解广大科研人员的心态，他们对档案利用效果和档案工作的评价，以提高档案的利用率。明确档案人员既是专业人员，又是服务人员，在工作中要利用现代化办公设备电话、传真、网络等，向需要服务人群、部门提供及时准确的档案信息。
（5）增强档案信息化管理的安全意识。信息技术为档案的管理提供了高效、快捷的手段和方法，但也给档案管理带来了安全隐患。目前，一些高校在进行档案信息化建设时，安全意识往往不够，从而造成档案信息的丢失和泄密，带来了难以弥补的巨大损失。而且由于对电子文件保存中存在的更新版本的不兼容性和不可识读性，存储材料及载体的易损毁问题的忽视，往往会造成宝贵档案信息资源的丢失。因此，各高校在档案管理中，一定要对档案管理的相关政策进行认真的研究，要在对各种信息资料的密级进行严格界定的基础上，正确运用好计算机的加密功能，对通用数据库的数据根据使用权限进行系统的分类加密，要正确处理好档案资料的保密与利用的关系，既要克服求稳怕险、不思进取的保守观念，又要防止不设界限、随随便便的麻痹思想。另外，电子档案对保存环境和保存方式手段的要求都很高，管理人员要注意防潮、防高温、防辐射、防病毒工作，切实加强档案资料的安全性研究，认真搞好电子档案的及时备份与维护工作，要正确处理好电子档案与纸质档案的关系，确保档案资料的安全完整。
档案管理工作是高校一项基础工作，也是重要工作 之一，在学校管理工作中不可缺少。所以我们要做好学校档 案的管理工作，为学校的发展建设服务，这不仅需要档案管 理人员的努力，也需要学校领导以及各级领导部门的重视和 支持。