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一所新世纪的高等院校，不仅需要公共图书馆等标志性文化设施，也需要与之相适应的公共档案馆作为高校文化新翼及校领导亲师、爱生和为民服务的新平台。高校档案馆在诠释高校历史、展示高校文明、提高师生员工素质、保障公民权益中，具有无可替代的作用。高校档案馆在实行了档案开放政策多年后的今天，由于过去历史条件下形成的封闭、保守、片面、为政治服务旧习惯的影响，同社会上档案馆一样，与大众之间仍不同程度地存在相脱离的情况，使档案馆对社会的吸引力与同类型的博物馆比起来，在社会性、文化性以及休闲功能方面相对薄弱。因此，在以经济建设为中心的和谐社会建设中，从带有浓厚机关衙门色彩的封闭型档案馆转型到现在的开放型能接纳社会大众的公共档案馆，这是历史性的跨越。面向未来，我们必须摒弃一切有悖于“公共”与“服务”的传统理念，采纳和开辟一切能体现“公共”与“服务”的新思路与新途径。笔者认为：应在档案馆的社会性、文化性以及休闲型上有所突破。
1.影响高校档案馆公共服务的因素
1.1社会性因素
宣传工作不到位：多年来，高校档案馆也曾开展了多层次、多形式的宣傳活动，但这些宣传活动一般是针对档案法规及档案工作自身而展开的，而对档案馆的公共服务的宣传却未能到位。另外，我国的档案工作者历来崇尚“默默无闻”，高校档案馆工作人员更是如此，缺乏对自己所从事的工作及取得的劳动成果加以宣传的意识，必然影响社会对档案馆的认知程度。
馆藏匮乏：从馆藏结构上看，就档案馆来说，虽是“门类齐全”，但文书档案占大多数，科技、声像档案却很少；就图书馆而言，电子图书以及相应配套的阅读工具远跟不上形势的发展。从馆藏内容上看，反映高校官方机构运作的历史以及高校宏观方面的较多，对当前由社会发展而悄然兴起的有关人生、家世、个人业绩、高校名人等档案却很少。
服务水平不高：主要表现在：一是利用方式单一，被动服务是当前的主要服务方式，而结合馆藏内容，开展方便、快捷的档案咨询等行之有效的利用方式，却没有真正付诸实施。二是工作效率和编研质量不高，由于档案馆的检索工具、服务设施、阅览环境以及编研产品等一系列问题，导致档案馆利用效率的降低，使利用者望而却步。
1.2文化性因素
社会历史原因：档案馆长期以来强调政治性、机密性，也有其特定的历史原因，使档案馆并没有真正地将自身作为国家法定的文化事业机构看待，而更多地是成为政治机构的附属品，是作为党政机关的机要基地。
馆藏信息原因：档案横贯自然和社会两大领域，蕴含着古今人类社会活动的各种社会信息。多年以来，档案馆由于受社会因素的影响，在自然、个人的信息量方面不是很丰富，使档案馆的文化属性没有完全显示出来。
馆区环境原因：目前我国高校档案馆大多数还没有从政治附属物脱解出来，档案馆建筑同博物馆、图书馆、美术馆、科技馆相比，其标志性公共文化设施被视为现代高校文明象征还没有受到公众格外的尊重和普遍的认可。
1.3休闲型因素
档案馆的政治性：档案自古以来就被认为是巩固统治的武器，虽然多年来档案馆一直希望淡化行政色彩，加深文化色彩，但档案为政权机关服务的特征依然明显。
馆藏的载体特征：馆藏中绝大部分档案的载体是文字纸张，形式比较单一，而不像博物馆大多以文物和标本为基础，具有实物性和直观性。根据心理高和认知高的原理，人们对各种载体的敏感度表现为实物＞图片＞文字。因此，档案的文字特征决定了档案馆休闲功能的发挥和体现程度。
观念落后：许多档案工作人员仍然有意无意地将档案馆看成是为上级机关、领导服务的机构，没有使档案馆服务对象平民化。而相比之下，博物馆纷纷利用双休日和法定节假日开馆，成了许多人休闲、休假的首选之地。
档案意识薄弱：档案休闲与一般休闲服务业相比对受众有更高的文化要求。我国国民文化总体素质较低，生产力水平还不是很高，让一个为衣食住行奔忙的人到档案馆去休闲，无异于跟一个没有解决温饱的人说，“你需要节食减肥了”。因此档案馆休闲的普及需要一个循序渐进的过程，是社会经济发展到一定程度才能够实现的。
2.高校档案馆公共服务的新途径
2.1开发档案馆的社会服务功能
丰富馆藏：丰富馆藏的意义并不仅仅是增加数量，还必须以质量为保证，坚持数量与质量并重，二者不能偏废，这就要求从严把好档案进馆这一关，去“粗”取“精”，强调优化。同时要适当扩大档案的接收面，改善馆藏内容和结构的单一状况：在档案的种类方面，其一是非公务性档案。这里主要指加大对涉及私人事务如家谱、族谱、地籍、婚姻、医疗、户籍等方面的档案的收集、征集、购买力度，其二是特色档案。这里所指的“特色档案”不是泛指一般意义上的地方特色档案，而是专指各个单体档案馆馆藏中，富有个性特点互补型的地方特色的档案，因为这类档案能为公众提供一种根源感、身份感和地方感。第三是珍品档案。即那些年代久远，最具价值，含金量高的镇馆之宝。在档案的载体方面，既要收集传统的纸质档案，同时还要收集现代的胶片、磁带、磁盘、光盘以及电子形式的档案。这些不同来源、内容、形式和载体的档案，互相补充，互相印证，可使档案馆丰富多彩，如此才能给档案馆的公共服务提供必要的物质基础。
加大宣传：高校档案馆应抓住每一个机会，利用多种形式向社会展示自己，强化公众对档案馆的认识。一是利用各种现代传媒手段向公众宣传自己，普及档案知识，激发大众的档案保护、利用意识，扩大档案馆的社会知名度和影响力；二是把向教师和学生服务作为推广公共服务的重点来抓，档案馆工作人员可利用培训班等形式为高校各个部门的档案工作人员进行档案、档案馆知识讲座，在学生中可利用开设选修课的形式进行，培养和训练教师、学生对应用档案解决实际问题、开展历史研究的兴趣和能力。三是设立档案宣传专栏，将档案工作、馆藏内容定期向公众介绍，还可组织师生员工以及校外相关人士参观档案馆、听取馆藏介绍、观看电脑查档演示图等，让公众熟悉、了解高校档案馆，进一步提高档案馆的开放度。
搞好档案的开放：档案的开放，就是在无损于国家和个人利益的前提下，将档案向社会公众开放，最大限度地体现档案的价值，发挥档案的作用。开放时一定要严格依照《档案法》及有关法规，认真筛选，审慎鉴定，符合开放条件的档案必须向社会开放，另外，还要做好开放档案的宣传工作，通过发布公告等方式，向社会公众公布开放档案目录，介绍开放档案内容，以便社会公众知晓，为开放档案创造条件。
加强编研工作：编研工作是开发馆藏档案信息资源的重要手段，编研水平的高低，直接影响档案馆社会功能的发挥。从目前各高校实际工作来看，一是要加强编研力量，增加人、财、物的投入，为编研工作的开展创造良好的条件。二是提高编研质量，编出具有较高使用价值、实用性强、大众化的易于传播的史料。
开发计算机网络功能：利用计算机高效、准确的性能，实现计算机检索，同时建立信息网络，实现档案信息资源共享。高校档案馆应尽快加入公共信息网络，使档案信息的利用具有更广泛的社会性，最大限度地发挥高校档案馆的社会功能。
2.2创建高校档案（图书）馆文化事业机构保障体系
法律政策保障。档案馆文化性的发挥，首先取决于国家政策的保障。《中华人民共和国档案法》第二章第八条明确规定“中央和县级以上地方各级各类档案馆，是集中管理档案的文化事业机构。”从而，赋予档案馆文化性的法律保障，而各级各类档案馆文化功能的具体架构，还须相应的各级政府予以政策上的扶持。如在制定高校发展战略时，要切实地将档案馆作为不可或缺的重要组成部分纳入其中，并予以经济上的扶持和必要的政策倾斜。此外，随着社会形势的不断发展变化，逐步修订和完善符合时代要求的法律、法规和政策，为档案馆开展公共服务提供有力的法律支持和政策保障。
思想观念保障。更新观念，增强档案的开放和服务意识，摆脱档案馆传统的“衙门”或“机要重地”的影响，实现档案馆文化性的思想定位，是档案馆走出“象牙塔”、融入社会、与社会大文化合流的必由之路。
管理者素质保障。档案事业要适应社会的需要，抓档案教育，抓人才培养是永恒的主题。此外，档案工作者还要有崇高的敬业精神和良好的职业道德，这需要档案馆工作人员对自身所从事的职业要从心底由衷的热爱。只有这样才会从主观上增强提高自身文化素质、思想政治素质的自觉性，使自己成为一个真正的“文化人”。
2.3改善高校档案馆工作服务方式
随着社会文明程度以及国民文化程度的不断提高，大众的休闲时间逐渐的多了起来，休闲制度和休闲理念在我国逐步地得以建立和完善。由于国民的整体素质不断提高，人们对于信息的价值认识就会比较深刻，就能够善于运用各种获取信息的手段，并逐渐使整个社会把利用档案信息视为日常生活中不可缺少的一部分，成为人们不可或缺的休闲场所。营造高校档案馆休闲利用氛围，应从以下几方面考虑：
应将档案馆建于远离高校机关、易于师生员工以及广大公众接近的地方。
档案馆要加强内部管理，做到“内紧外松”，营造休闲宽松的场馆氛围。
利用双休日、节假日向公众开放，让不同层次的人有机会到档案馆来。
变被动索取的静态服务方式，为主动提供的动态服务方式。
总之，档案馆这个曾经神秘而机要的地方，如今正以不可逆转的趋势走向大众，只要我们能够积极地思考，合理地创新，充分发挥档案和档案馆的优势，把整个社会和全体公民看作是自己的服务对象，不断创新服务机制，增强信息开发服务功能，扩大窗口利用服务的领域，正确认识并大力弘扬档案馆的社会性、文化性以及休闲功能，就能够创建起高效、便捷的现代化公共服务体系，以满足社会各阶层人士多样的需求，更好地为人类的政治、经济、科教、文化、教育服务。
1.影响高校档案馆公共服务的因素
1.1社会性因素
宣传工作不到位：多年来，高校档案馆也曾开展了多层次、多形式的宣傳活动，但这些宣传活动一般是针对档案法规及档案工作自身而展开的，而对档案馆的公共服务的宣传却未能到位。另外，我国的档案工作者历来崇尚“默默无闻”，高校档案馆工作人员更是如此，缺乏对自己所从事的工作及取得的劳动成果加以宣传的意识，必然影响社会对档案馆的认知程度。
馆藏匮乏：从馆藏结构上看，就档案馆来说，虽是“门类齐全”，但文书档案占大多数，科技、声像档案却很少；就图书馆而言，电子图书以及相应配套的阅读工具远跟不上形势的发展。从馆藏内容上看，反映高校官方机构运作的历史以及高校宏观方面的较多，对当前由社会发展而悄然兴起的有关人生、家世、个人业绩、高校名人等档案却很少。
服务水平不高：主要表现在：一是利用方式单一，被动服务是当前的主要服务方式，而结合馆藏内容，开展方便、快捷的档案咨询等行之有效的利用方式，却没有真正付诸实施。二是工作效率和编研质量不高，由于档案馆的检索工具、服务设施、阅览环境以及编研产品等一系列问题，导致档案馆利用效率的降低，使利用者望而却步。
1.2文化性因素
社会历史原因：档案馆长期以来强调政治性、机密性，也有其特定的历史原因，使档案馆并没有真正地将自身作为国家法定的文化事业机构看待，而更多地是成为政治机构的附属品，是作为党政机关的机要基地。
馆藏信息原因：档案横贯自然和社会两大领域，蕴含着古今人类社会活动的各种社会信息。多年以来，档案馆由于受社会因素的影响，在自然、个人的信息量方面不是很丰富，使档案馆的文化属性没有完全显示出来。
馆区环境原因：目前我国高校档案馆大多数还没有从政治附属物脱解出来，档案馆建筑同博物馆、图书馆、美术馆、科技馆相比，其标志性公共文化设施被视为现代高校文明象征还没有受到公众格外的尊重和普遍的认可。
1.3休闲型因素
档案馆的政治性：档案自古以来就被认为是巩固统治的武器，虽然多年来档案馆一直希望淡化行政色彩，加深文化色彩，但档案为政权机关服务的特征依然明显。
馆藏的载体特征：馆藏中绝大部分档案的载体是文字纸张，形式比较单一，而不像博物馆大多以文物和标本为基础，具有实物性和直观性。根据心理高和认知高的原理，人们对各种载体的敏感度表现为实物＞图片＞文字。因此，档案的文字特征决定了档案馆休闲功能的发挥和体现程度。
观念落后：许多档案工作人员仍然有意无意地将档案馆看成是为上级机关、领导服务的机构，没有使档案馆服务对象平民化。而相比之下，博物馆纷纷利用双休日和法定节假日开馆，成了许多人休闲、休假的首选之地。
档案意识薄弱：档案休闲与一般休闲服务业相比对受众有更高的文化要求。我国国民文化总体素质较低，生产力水平还不是很高，让一个为衣食住行奔忙的人到档案馆去休闲，无异于跟一个没有解决温饱的人说，“你需要节食减肥了”。因此档案馆休闲的普及需要一个循序渐进的过程，是社会经济发展到一定程度才能够实现的。
2.高校档案馆公共服务的新途径
2.1开发档案馆的社会服务功能
丰富馆藏：丰富馆藏的意义并不仅仅是增加数量，还必须以质量为保证，坚持数量与质量并重，二者不能偏废，这就要求从严把好档案进馆这一关，去“粗”取“精”，强调优化。同时要适当扩大档案的接收面，改善馆藏内容和结构的单一状况：在档案的种类方面，其一是非公务性档案。这里主要指加大对涉及私人事务如家谱、族谱、地籍、婚姻、医疗、户籍等方面的档案的收集、征集、购买力度，其二是特色档案。这里所指的“特色档案”不是泛指一般意义上的地方特色档案，而是专指各个单体档案馆馆藏中，富有个性特点互补型的地方特色的档案，因为这类档案能为公众提供一种根源感、身份感和地方感。第三是珍品档案。即那些年代久远，最具价值，含金量高的镇馆之宝。在档案的载体方面，既要收集传统的纸质档案，同时还要收集现代的胶片、磁带、磁盘、光盘以及电子形式的档案。这些不同来源、内容、形式和载体的档案，互相补充，互相印证，可使档案馆丰富多彩，如此才能给档案馆的公共服务提供必要的物质基础。
加大宣传：高校档案馆应抓住每一个机会，利用多种形式向社会展示自己，强化公众对档案馆的认识。一是利用各种现代传媒手段向公众宣传自己，普及档案知识，激发大众的档案保护、利用意识，扩大档案馆的社会知名度和影响力；二是把向教师和学生服务作为推广公共服务的重点来抓，档案馆工作人员可利用培训班等形式为高校各个部门的档案工作人员进行档案、档案馆知识讲座，在学生中可利用开设选修课的形式进行，培养和训练教师、学生对应用档案解决实际问题、开展历史研究的兴趣和能力。三是设立档案宣传专栏，将档案工作、馆藏内容定期向公众介绍，还可组织师生员工以及校外相关人士参观档案馆、听取馆藏介绍、观看电脑查档演示图等，让公众熟悉、了解高校档案馆，进一步提高档案馆的开放度。
搞好档案的开放：档案的开放，就是在无损于国家和个人利益的前提下，将档案向社会公众开放，最大限度地体现档案的价值，发挥档案的作用。开放时一定要严格依照《档案法》及有关法规，认真筛选，审慎鉴定，符合开放条件的档案必须向社会开放，另外，还要做好开放档案的宣传工作，通过发布公告等方式，向社会公众公布开放档案目录，介绍开放档案内容，以便社会公众知晓，为开放档案创造条件。
加强编研工作：编研工作是开发馆藏档案信息资源的重要手段，编研水平的高低，直接影响档案馆社会功能的发挥。从目前各高校实际工作来看，一是要加强编研力量，增加人、财、物的投入，为编研工作的开展创造良好的条件。二是提高编研质量，编出具有较高使用价值、实用性强、大众化的易于传播的史料。
开发计算机网络功能：利用计算机高效、准确的性能，实现计算机检索，同时建立信息网络，实现档案信息资源共享。高校档案馆应尽快加入公共信息网络，使档案信息的利用具有更广泛的社会性，最大限度地发挥高校档案馆的社会功能。
2.2创建高校档案（图书）馆文化事业机构保障体系
法律政策保障。档案馆文化性的发挥，首先取决于国家政策的保障。《中华人民共和国档案法》第二章第八条明确规定“中央和县级以上地方各级各类档案馆，是集中管理档案的文化事业机构。”从而，赋予档案馆文化性的法律保障，而各级各类档案馆文化功能的具体架构，还须相应的各级政府予以政策上的扶持。如在制定高校发展战略时，要切实地将档案馆作为不可或缺的重要组成部分纳入其中，并予以经济上的扶持和必要的政策倾斜。此外，随着社会形势的不断发展变化，逐步修订和完善符合时代要求的法律、法规和政策，为档案馆开展公共服务提供有力的法律支持和政策保障。
思想观念保障。更新观念，增强档案的开放和服务意识，摆脱档案馆传统的“衙门”或“机要重地”的影响，实现档案馆文化性的思想定位，是档案馆走出“象牙塔”、融入社会、与社会大文化合流的必由之路。
管理者素质保障。档案事业要适应社会的需要，抓档案教育，抓人才培养是永恒的主题。此外，档案工作者还要有崇高的敬业精神和良好的职业道德，这需要档案馆工作人员对自身所从事的职业要从心底由衷的热爱。只有这样才会从主观上增强提高自身文化素质、思想政治素质的自觉性，使自己成为一个真正的“文化人”。
2.3改善高校档案馆工作服务方式
随着社会文明程度以及国民文化程度的不断提高，大众的休闲时间逐渐的多了起来，休闲制度和休闲理念在我国逐步地得以建立和完善。由于国民的整体素质不断提高，人们对于信息的价值认识就会比较深刻，就能够善于运用各种获取信息的手段，并逐渐使整个社会把利用档案信息视为日常生活中不可缺少的一部分，成为人们不可或缺的休闲场所。营造高校档案馆休闲利用氛围，应从以下几方面考虑：
应将档案馆建于远离高校机关、易于师生员工以及广大公众接近的地方。
档案馆要加强内部管理，做到“内紧外松”，营造休闲宽松的场馆氛围。
利用双休日、节假日向公众开放，让不同层次的人有机会到档案馆来。
变被动索取的静态服务方式，为主动提供的动态服务方式。
总之，档案馆这个曾经神秘而机要的地方，如今正以不可逆转的趋势走向大众，只要我们能够积极地思考，合理地创新，充分发挥档案和档案馆的优势，把整个社会和全体公民看作是自己的服务对象，不断创新服务机制，增强信息开发服务功能，扩大窗口利用服务的领域，正确认识并大力弘扬档案馆的社会性、文化性以及休闲功能，就能够创建起高效、便捷的现代化公共服务体系，以满足社会各阶层人士多样的需求，更好地为人类的政治、经济、科教、文化、教育服务。