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对很多在职场上工作的人而言，“开会”经常是头号时间杀手，因此如何提高会议效率，就成为重要的议题。
相信对很多在职场上工作的人而言，“开会”都是头号时间杀手，因此如何提高会议效率，就成为重要的议题。就我个人的经验而言，要让会议有效率，首先要先建立起时间成本的概念。所谓时间成本的概念其实很好计算，比如说一个人月薪3万元，除以一个月30天，那么一天的工资基本上就是l000元，如果会议用去半天时间，那么每个人开会的时间成本就是500元，一个人500元，若有10个人与会，那这场会议的成本就是5000元。有了这样的时间成本概念，大家就会有积极提升会议效率的心态，而提升会议效率的办法，不外乎就是会前准备充实，会中有效控制，以及会后追踪管制。说来确实简单，但究竟要如何准备、如何控制、如何记录与追踪，当然就是重点所在。我相信每个人都有不同的方法，这里仅分享一些我个人的经验：
会前准备
1、确认会议目标，并依目标找到适当参与人
确认会议目标，是让会议有效率最根本的方式，因为只有目标明确，才能找到合适会议参与人；找对了人，就不容易浪费大家的时间。机关团体在开会时，很多时候有些人没有办法出席，就委请他人代为出席，代理出席的人又往往不是真正的代理人，这是不对的。这时要请的是真正了解你职务内容的职务代理人，因为他能代表你发言，一般的代理人却不能，充其量只能做到代为记录的工作，这样就没有办法达到会议的目的。
2、提供相关资料给与会人员做准备
有了明确的目标，还要先准备一些相关资料供与会人士参考，主要是希望与会人士都有所准备，知道自己要谈的主题，在会上讨论时也才能有焦点。也就是在这个原则下，临时召开的会议，能少就尽量少，大家都没准备，只会浪费所有人的时间。
3、会前先沟通，搜集提案
很多真正的沟通其实在会前就已经开始，会前如果能先搜集到每个人的提案，大家就可以先准备好解决的方案，开会的时候只须再针对这些提案做些补充和讨论就可以了，不必重头开始。事实上，多半时候会议主持人召开会议都是有一定目的的，开会经常只是一种为会议主持人的意见公开背书的形式。有一个故事是，5个人要去吃饭，只有一个人爱吃牛肉面，最后却叫了5碗牛肉面，原因是其他的4个人都“随便”，只有爱吃牛肉面的人表示自己爱吃牛肉面，于是大家最后都选了牛肉面。这就是大多数会议背后的真相，当场不表示意见，日后即便是不满也没有机会再表达，而这正是多数会议的目的所在。露骨的说法是，这有点近似一种少数人的暴力。
会中控制
1、有人离题或发言太久，就要立刻制止
在一场会议中，不免有些人一聊就忘了主题，这时候主持人就一定要技巧性地制止，截断对方的发言。如果会前就已经知道某些人经常会有发言太久的习惯，那就可以从一开始就先声明，让对方有所警觉。
2、减少突发状况发生
任何会议都应该是有目的的，因此为了达成会议目的，会议主持人一定要先做功课，这些功课包括对议题、主办单位以及所有参与人的了解，事前了解越多，会议中的意外状况就会越少。比如：有些人原本就是意见多多型或是反应激烈型，这就必须在事前先做沟通。在很多会议中，更多时候往往是与会人士都不主动发言，为了避免冷场，甚至可以事先安排所谓的“桩脚”，在适当时候发言，或是引导发言方向，以期快速达到会议的目的。
3、以轻松的态度、机敏的心情来主持会议
在会议中，会议主持人一定要随时抱持警觉心，一切行为都是为了要达成会议目标。但如果太过严肃，会议就会变得沉闷，也间接压抑了思考的活跃。因此观察不同的人，可以用一些不同的方式来面对，比如：比较沉闷的人，就可以多鼓励他们说话。
会后追踪检讨
会议中一旦有决议，就要明确地将相关事宜交代给特定的人处理，并明确约定完成时间。如果会议结束，主席只宣布把这件事交给谁做，这是不够的，还必须进一步清楚说明要何时完成，这样才能达到日后追踪考核的目的，真正达到开会的目的。会议切忌：会而不议、议而不决、决而不行，这样的会就不用开了。
以上谈的是遇到不能不开的会议时，能让会议更有效率的方法。但通常真正浪费时间的会议，常常是一些你不必一定要出席的会议，面对这样的情况，我的做法就是直接拒绝，这是最直接也最不会浪费自己时间的方法。
总之开会就是要符合SMART原则就聪明有效。SMART的会议是指：1、会议目标明确（Specific）；2、绩效可以评估(Measurable)；3、具体可行(Attainable)；4、与企业目标相符（Realistic）；5、具时间效力（Timeliness）。(资讯来源：台湾《大师轻松读》)
相信对很多在职场上工作的人而言，“开会”都是头号时间杀手，因此如何提高会议效率，就成为重要的议题。就我个人的经验而言，要让会议有效率，首先要先建立起时间成本的概念。所谓时间成本的概念其实很好计算，比如说一个人月薪3万元，除以一个月30天，那么一天的工资基本上就是l000元，如果会议用去半天时间，那么每个人开会的时间成本就是500元，一个人500元，若有10个人与会，那这场会议的成本就是5000元。有了这样的时间成本概念，大家就会有积极提升会议效率的心态，而提升会议效率的办法，不外乎就是会前准备充实，会中有效控制，以及会后追踪管制。说来确实简单，但究竟要如何准备、如何控制、如何记录与追踪，当然就是重点所在。我相信每个人都有不同的方法，这里仅分享一些我个人的经验：
会前准备
1、确认会议目标，并依目标找到适当参与人
确认会议目标，是让会议有效率最根本的方式，因为只有目标明确，才能找到合适会议参与人；找对了人，就不容易浪费大家的时间。机关团体在开会时，很多时候有些人没有办法出席，就委请他人代为出席，代理出席的人又往往不是真正的代理人，这是不对的。这时要请的是真正了解你职务内容的职务代理人，因为他能代表你发言，一般的代理人却不能，充其量只能做到代为记录的工作，这样就没有办法达到会议的目的。
2、提供相关资料给与会人员做准备
有了明确的目标，还要先准备一些相关资料供与会人士参考，主要是希望与会人士都有所准备，知道自己要谈的主题，在会上讨论时也才能有焦点。也就是在这个原则下，临时召开的会议，能少就尽量少，大家都没准备，只会浪费所有人的时间。
3、会前先沟通，搜集提案
很多真正的沟通其实在会前就已经开始，会前如果能先搜集到每个人的提案，大家就可以先准备好解决的方案，开会的时候只须再针对这些提案做些补充和讨论就可以了，不必重头开始。事实上，多半时候会议主持人召开会议都是有一定目的的，开会经常只是一种为会议主持人的意见公开背书的形式。有一个故事是，5个人要去吃饭，只有一个人爱吃牛肉面，最后却叫了5碗牛肉面，原因是其他的4个人都“随便”，只有爱吃牛肉面的人表示自己爱吃牛肉面，于是大家最后都选了牛肉面。这就是大多数会议背后的真相，当场不表示意见，日后即便是不满也没有机会再表达，而这正是多数会议的目的所在。露骨的说法是，这有点近似一种少数人的暴力。
会中控制
1、有人离题或发言太久，就要立刻制止
在一场会议中，不免有些人一聊就忘了主题，这时候主持人就一定要技巧性地制止，截断对方的发言。如果会前就已经知道某些人经常会有发言太久的习惯，那就可以从一开始就先声明，让对方有所警觉。
2、减少突发状况发生
任何会议都应该是有目的的，因此为了达成会议目的，会议主持人一定要先做功课，这些功课包括对议题、主办单位以及所有参与人的了解，事前了解越多，会议中的意外状况就会越少。比如：有些人原本就是意见多多型或是反应激烈型，这就必须在事前先做沟通。在很多会议中，更多时候往往是与会人士都不主动发言，为了避免冷场，甚至可以事先安排所谓的“桩脚”，在适当时候发言，或是引导发言方向，以期快速达到会议的目的。
3、以轻松的态度、机敏的心情来主持会议
在会议中，会议主持人一定要随时抱持警觉心，一切行为都是为了要达成会议目标。但如果太过严肃，会议就会变得沉闷，也间接压抑了思考的活跃。因此观察不同的人，可以用一些不同的方式来面对，比如：比较沉闷的人，就可以多鼓励他们说话。
会后追踪检讨
会议中一旦有决议，就要明确地将相关事宜交代给特定的人处理，并明确约定完成时间。如果会议结束，主席只宣布把这件事交给谁做，这是不够的，还必须进一步清楚说明要何时完成，这样才能达到日后追踪考核的目的，真正达到开会的目的。会议切忌：会而不议、议而不决、决而不行，这样的会就不用开了。
以上谈的是遇到不能不开的会议时，能让会议更有效率的方法。但通常真正浪费时间的会议，常常是一些你不必一定要出席的会议，面对这样的情况，我的做法就是直接拒绝，这是最直接也最不会浪费自己时间的方法。
总之开会就是要符合SMART原则就聪明有效。SMART的会议是指：1、会议目标明确（Specific）；2、绩效可以评估(Measurable)；3、具体可行(Attainable)；4、与企业目标相符（Realistic）；5、具时间效力（Timeliness）。(资讯来源：台湾《大师轻松读》)