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商业性文件中心是一种提供商业性、专业化文件管理服务的企业，目前在欧美国家受到普遍青睐，尤以美国为盛。20世纪80年代以来，出于精简机构和提高效率的需要，“业务外包”（Outsourcing）的理念和做法被政府机构和企业广为接受。美国越来越多的企业开始选择商业性文件中心作为承担其文件管理、甚至包含信息管理业务的外包机构。
本来，文件管理是企业内部管理的一项职责或业务。但从80年代起，美国企业面临着文件爆炸式增长的局面。文件数量之所以持续增长，原因有很多。比如企业间经常发生的法律纠纷需要提供大量文件；政府的法律法规扩大了企业保存文件的范围；保管期限表的变化也造成了企业文件数量的增加，等等。文件大量增长直接带来保管费用问题。为了减轻费用压力，不少企业都在寻求解决办法。有些企业实行载体转换，将纸质文件转化到缩微品、光盘或其他载体上。这种办法虽可以大大减少文件体积，但局限十分明显，成本高昂姑且不论，应用的比例也很小。有些企业在办公地点之外租用或购买库房。尽管仓储式库房的保管费用比昂贵的办公空间便宜不少，但这种办法也有很多困难，因为库房的雇员、运输工具、装具、设施等都需要企业自行解决。商业性文件中心成为众多企业的新选择。
一旦选择商业性文件中心，企业可以把更多精力投入到生产、管理或经营方面，有利于提高效率。但如果选择不当，不但达不到业务外包的良好初衷，反而给企业带来麻烦。因此，美国企业选择商业性文件中心是相当谨慎的，需要考虑诸多因素。笔者在研读相关文献后发现，这些因素可归纳为库房、员工、服务、技术和费用五个方面。了解这些因素，可以为我国建立本土化的商业性文件中心提供参考。
考虑因素一：库房
库房是保管文件的场所，也是企业选择商业性文件中心首先考虑的因素。企业一般从以下四点入手，关注中心库房及设施的基本情况。
一是库房的所有权。假如库房是中心自有财产，企业顾虑较少；假如是租用库房，企业顾虑就增加了，因为保管费用的不确定性可能加大，库房的地点也可能变动。一旦中心库房租期已满，不能续约时就可能被迫搬家。这就会影响到企业利用文件的便利程度。因此，企业更倾向选择自有库房的商业性文件中心。
二是库房的地点。企业对中心库房的选址安全十分重视，因为只有安全地点才能保证文件安全。通常企业要求库房必须选在远离洪水泛滥、火灾频出等灾害易发地点。此外，库房所在地与企业的距离也是企业重视的一个因素，企业要求库房不能离企业太远，这样才便于文件利用。
三是库房的建筑情况。企业要求中心库房遵守建筑规范和符合建筑资质，这样才能避免文件受到自然或人为灾害的破坏。从建筑材料看，混凝土建筑比木质和金属建筑更安全。特别是建有地下库房的商业性文件中心，更容易受到企业青睐。因为地下库房可以避免飓风、龙卷风、暴雪、地震等许多自然灾害，也能保证内部适宜的温湿度。但缺点是地下库房造价更高，维护成本也更大。例如，美国最著名商业性文件中心Iron Mountain拥有深220英尺的石灰石地下库房，石灰石能天然散热，可以减少空调的功耗，这有利于降低维护成本。
四是库房的内部设施。一般来说，所有商业性文件中心库房内设施较为齐备，文件安全保管没有问题。以Iron Mountain为例，入口处设有保安，由第三方保安公司提供24小时监控。库房装有报警器，装具也十分牢靠结实，有的重要库房还安装有保护性栏杆，避免升降机或其他设备倒塌导致对文件的损害。此外，库房与中心的其他区域严格分离，内部设施的管理也十分严格。库房设施的安全性正是Iron Mountain被众多企业选中的原因之一。
考虑因素二：员工
商业性文件中心员工的业务能力和服务水平直接决定着中心的服务质量，企业选择商业性文件中心之前，都会慎重考察中心员工的基本信息。这些信息主要包括以下三点。
一是员工的资质和经验。由于企业需要将文件长期保存在商业性文件中心，因此企业首先会考察中心员工的资质。员工有无专业背景？是否得到专业认证？是否在专业机构里从事过文件、档案或信息管理的工作？这些问题如果都得到肯定性答复，企业就会倾向与中心签约。此外，员工的经验也为企业所重视。除了专业经验之外，企业还关注中心员工是否具有熟悉本公司业务或在同类公司从业的经历。如果答案令人满意，这种商业性文件中心就会拥有更大的砝码。
二是员工的设置。企业虽然无权干涉商业性文件中心员工的配备，但对其中一类员工的设置格外重视，这就是中心的“速递员”。企业一般倾向选择拥有全职、数量充足速递员的商业性文件中心。如果速递员具有高度责任感和安全意识就更好。这是因为，企业的利用需求必须借助速递员得到满足，假如速递员是兼职的，数量也不充足，就很容易贻误企业利用。假如速递员缺乏责任感和安全意识，企业的商业秘密也很容易泄露。这对企业和商业性文件中心都是致命的。
三是员工的培训计划。首先，企业关注商业性文件中心有无制定员工培训计划，因为这样才能使新员工全面熟悉文件、信息管理的适当方法和程序。其次，企业关注中心员工培训计划是否具有持续性，因为这样才能让员工不断学习文件、信息管理中的新理念、新做法，不断提高业务水平。
考虑因素三：服务
服务是企业选择商业性文件中心的关键性因素，主要包括服务内容和服务水平两个方面。哪家中心的服务内容能够充分满足企业需要，企业就倾向选择这家中心，甚至将其视为本企业的分支机构。哪家中心的服务水平高、有特色，吸引力自然更大一些。
一般而言，企业考察商业性文件中心的服务内容主要有三个评价标准。首先是服务内容的专业性。商业性文件中心作为企业文件管理的外包机构，首先被要求提供到位的专业服务，如文档保管、文档利用、文档销毁、数据保护、系统恢复、专业咨询等等。如果缺乏充分的专业内容，其他业务开展再多也是本末倒置。其次是服务内容的多元化。由于企业文件管理和信息管理受重视程度不断加大，这些方面的职责也在扩展，中心的服务内容日趋多元化，增加了数字化软件服务、技术托管、知识产权管理和无形资产管理等业务。最典型的例子是Iron Mountain，它提供的技术托管是以公正的第三方立场，为源代码等技术资产的在线交易或授权使用提供安全可靠的平台。同时它提供的域名和商标管理保护，可防止他人盗用域名或商标而影响企业利益及声誉。这些业务均受到众多企业的欢迎。再次是服务内容的个性化。中心大多以客户为导向，针对不同客户提供个性化的服务内容。不同行业、不同载体文档信息管理的个性需求，都可以在中心得到满足。例如Iron Mountain就提供量身订造的业务方案，最大限度满足客户需求。
另一方面，企业考察商业性文件中心的服务水平主要有四点评价指标。一是服务的安全性。企业将文档、信息、数据托管在商业性文件中心，最看重的是托管对象的安全性。中心也必须不遗余力地保证文档、信息、数据的安全，才能赢得企业信任。也正因如此，Iron Mountain才会提出这样的宣传口号——“安全是一种生活方式”。二是服务的广泛性。Iron Mountain的服务方式广泛多样，有热线电话咨询、远程诊断、现场支持、员工外派等，这是其赢得客户青睐的重要原因之一。三是服务的便捷性。便利和快捷是企业对中心服务的基本要求，假如既不方便又不快捷，企业就没有必要选择中心作为文档信息管理的外包机构。在现实生活中，商业性文件中心都会尽一切可能满足客户的查档需求，比如Iron Mountain提供网站查询，也提供24小时全天候递送服务，能够在最短时间内满足客户需求。四是服务的主动性。追求利益是商业性文件中心生存发展的根本，激烈的市场竞争促使每一家中心必须提供优质服务，才能获得生存发展空间。Iron Mountain就采取主动上门的服务方式，只要企业有需求，中心员工就会主动上门，提供文件递送服务，最大限度节省客户时间和满足客户需求。正是这样周到细致的主动服务，才使Iron Mountain赢得众多企业的满意和信赖。
考虑因素四：技术
技术是企业选择商业性文件中心的重要考虑因素，因为文件管理和服务需要运用电子、通讯、信息和网络技术。而及时引入先进技术进行文檔管理是商业性文件中心的普遍做法。企业一般从以下三点入手，衡量中心的技术水平。
一是考察中心是否具备满足业务需要的技术。20世纪80年代商业性文件中心应用较广的是条形码技术和光盘存储技术。前者主要用于文件及其目录检索、库房管理；后者主要便于提高文件存储密度。到90年代，更多新技术——保险库、电子保险库、灾难防御和意外防备系统、计算机相关服务等在中心应用。进入21世纪，射频认证条形码和全球卫星定位技术也在中心开始使用。前者功能很多，包括查询、目录控制等；后者主要用于文件运输和传送。如果中心不具备上述技术，就难以得到企业的垂青。
二是考察中心计算机系统的兼容性。一般来说，商业性文件中心大多依靠计算机系统建立了条形码管理，以供检索和查找文件。但企业关注中心的系统是否与本企业兼容，如果企业已有内部检索软件，中心必须配备兼容的计算机系统。如果企业没有检索软件，就需要中心为之度身设计。
三是考察中心的技术成本和安全性。尽管高科技能带来许多便利和成效，但企业会综合考虑技术应用的成本和安全性。如果费用过高，中心即使具备技术优势，企业也不会选择，因为中心作为外包机构的成本低廉就无法实现。此外，计算机载体的稳定性和持久性也是企业不能忽视的，如果中心的技术缺乏安全性，存在文档、数据丢失风险，企业肯定不敢冒险。
考虑因素五：费用
费用是企业选择商业性文件中心的决定性因素。企业选择中心作为其文档管理业务的外包机构，在费用问题上的前提是经济合算。换言之，要么低于企业自行保管的费用，或者企业觉得物有所值，企业才会选择商业性文件中心。否则就不符合效益原则，精明的企业是不会干亏本买卖的。而且，费用也需要综合考虑，并非越低越好。只有服务同质的前提下，价格低廉才有更大的优势。
商业社会中，经济行为需要用法律合同来约束，商业性文件中心的服务也不例外。企业在选定中心后都会签订合同，注明费用的内容。合同通常有两种类型，一种是固定期限的，一般为3~5年；另一种是不固定期限的，双方可以随时解约。通常情况下，固定期限合同规定，在有效期内费用不变；而不固定期限合同的费用双方可协商调整。虽然企业可根据自身情况选择适合的合同类型，但固定期限合同更有利于为企业提供合理的价格。而且，合同的期限越长，中心提供的费用优惠力度就越大。
企业与中心签订合同约定的费用通常包括装具、搬运、处置和其他等费用。装具一般是中心提供的10英寸长、12英寸宽、15英寸高的标准文件盒，体积为1800立方英寸，约相当于1.04立方英尺（标准计量单位）。搬运费用主要包括两个方面，一是最初搬运费用，因为绝大多数情况下商业性文件中心都会主动承担最初搬运工作，但这项工作不是免费的。二是提供利用时的搬运费用，中心为企业提供文件上门服务，往往会约定每一盒文件的搬运价格，再根据实际运量计算费用。如果运量较大，企业也可要求中心打折。处置费用指的是文件销毁或移交费用，一旦文件保管期满，中心会按照企业要求处置文件，同时向企业收取销毁或移交费用。但如果销毁费用过高，就会影响企业的选择。其他费用主要是指中心在保管、搬运和处置之外的服务费用，如咨询、诊断、技术支持等等。
总体而言，上述五个因素尽管重要程度不尽一致，但它们不是孤立存在的，而是相互作用的，共同影响着企业对商业性文件中心的选择。
主要参考文献：
1、Michael J Faber, “The Evolving Commercial records Center Industry”, Information Management Journal, Jul 2001。
2、William Benedon, “Outsourcing: The Right Decision?”, Information Management Journal, Jan 2000。
3、John Dykeman, “It’s Time For Another Look At Commercial records Centers”, Managing Office Technology, Sep 1997。
4、Michael Faber，“Selecting an offsite commercial records center”，ARMA Records Management Quarterly; Jan 1997。作者单位：中国人民大学信息资源管理学院