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摘 要：在人员信息组织中，人事档案管理是其重要载体，而且在人力资源管理中，人事档案管理是其重要组成部分。妥善的人事档案管理可以促进开发与使用企事业人力资源，如果人事档案管理无法与人力资源管理趋势相适应，那么就会对人力资源管理产生负面影响。本文对人力资源管理中人事档案管理的重要性进行阐述，提出相关对现阶段人事档案管理予以完善的对策，发挥人事档案管理应有的作用，提高人力资源管理能力。
关键词：人事档案；管理；人力资源
如果人事档案管理无法与人力资源管理趋势相适应，那么就会对人力资源管理产生负面影响。所以，要发挥人事档案管理应有作用，提高人力资源管理能力。
一、人事档案管理对人力资源管理重要意义
人事档案中的信息作为人力资源管理过程中识人、选人，用人的重要依据，人力资源管理的各项职能都与人事档案有着紧密的关系，有效的人事档案管理对人力资源开发的促进作用主要表现在以下方面：
（1）人力资源开发提供真实可靠的信息和数据利用人事档案有助于动态分析员工的人生轨迹，了解员工的过去，掌握现在，进而预测其发展潜力。人事档案可以提供各种有价值的信息，使组织能够及时的发现新人，以免压制、埋没人才，尽管类型不同、作用各异，但只要有利于系统功能发挥的都是有用人才。通过利用人事档案提供的信息，从而在使用各类人才时能够做到扬长避短，使人才的最大效力得到发挥。
（2）有助于对人力资源进行合理配置利用人事档案可以更深一步地了解相关员工的信息，从而能够做到科学的管理。有效的人事档案管理可以使人力资源信息共享，在组织内进行资源配置时，根据不同人才的能力和特点的不同，因事择人，用人以治事，充分发挥人才的相对优势，从而促进人才在各部门、系统、组织之间能够合理有序地流动，进而更好地促进企事业的迅速发展。
（3）对人力资源需求预测更科学、规范对人力资源需求产生影响的最主要因素来自组织的内部，通过对人力资源档案进行有效的分析有助于组织及时了解组织变革与发展对人才的需求，从而制定合理的人力资源计划。一个组织首先要从人事档案里获取真实结果，建立工作分析表，然后才能科学地预测人力资源需求。
二、不善的人事档案管理对人力资源管理的负面影响
1.档案材料虚假性不利于合理配置人力资源
真实性是档案的基本特质，若档案缺乏真实性，那么人事档案就会不具备利用价值。由于信息缺乏对称性，导致档案频频出现失真的个人信息现象。像假年龄、假学历以及假工龄等等。这些虚假信息会导致人事部门无法对企事业职工做正确评估，无法正确制定企业人员补充计划、配置计划、退休及解聘计划等相关工作。
2.人事档案内容雷同、分散，导致人力资源效力的降低
企事业人事档案一定要对员工真实面貌进行历史、全面以及客观反映，但是，目前很多人事档案内容抽象、资料单一，不能体现个性化，此现象导致企事业在对人才的选用上缺乏一定参考价值，对企事业员工正常晋升与选拔产生直接性影响，不仅会挫伤员工工作积极性，而且还会造成企事业经济损失。
3.落后的档案材料管理，缺乏时效性，阻碍人力资源管理效率
人事档案材料属于记录当事人历史的重要依据，因为不会对已置于人事档案的相关员工材料进行二次审核，而且最新的档案也属于程式化，对近期反映员工工作的档案又很少，所以人力资源管理部门无法从中获取有价值的企事业信息。而且随着不断流动的企事业人员，对企事业进行个人档案的查阅带来不便，造成时间与人力的浪费，从而降低企事业工作效率。
三、人事档案在人力资源管理中的作用
（1）人事档案是企事业单位进行某些决策时的重要参考依据，企事业单位中的绩效考核机制是要依靠企事业单位中的人事档案才能有效施行的。绩效考核关系到员工的资薪情况、福利、保障、晋升或奖惩，只有对应到个人，企事业单位才能很好地进行资薪配置或是奖优惩劣。绩效考核要依照人事档案进行员工的个人绩效评估。依据人事档案中记录的员工信息及过往的考核记录，人力资源管理人员才能准确掌握员工的综合素质、绩效情况和个人工作能力等情况，然后进行有效的分析管理，从而做出最准确的奖惩分配，保证企事业单位中制度的公平、公正、公开及以后决策的科学性。
（2）人事档案推动人力资源开发人事档案是在人力资源管理过程中形成的，记录了人员信息、工作表现、绩效情况、个人经历、个人综合素质等一系列资料信息的用以归档保存的文字、表格或其他表现形式的历史记录，可以客观地反映出员工的素质及其工作能力的优劣。人力资源管理中对于工作人员的选拔、组织安排等都会参考人事档案中的相关历史信息，全面了解人员的能力、专业、个人素养等情况之后做出最适当的人员配置，因此人力资源管理工作与人事档案密切相关。人力资源管理过程中产生的多种信息资料都会反映在人事档案中，成为以后人事选拔或人事调动的重要参考依据。因此，企事业单位中的人力资源开发必须依靠人事档案，人事档案的存在和完善能够极大地推动人力资源的良性开发。
（3）人事档案帮助企事业单位有针对性地设定员工培训项目，企事业单位对员工进行培训之前，可以根据员工的信息资料，如教育背景、經历、年龄等，设置相应的培训项目，有针对性地对员工进行培训。
（4）人事档案提供真实可靠的信息优化人力资源配置，企事业单位要想充分了解员工的个人能力、长处、专业技能等相关因素，做到知人善任，人尽其才，充分挖掘企事业单位人力资源的潜能，将人力资源发挥的力量最大化，就必须要依赖人事档案来对员工进行最全面的个人信息和个人经历了解。人事档案中详细记录了员工的个人相关信息、文化程度、专业技能、特长、工作经验等资讯，企事业单位的人事部门或人力资源管理部门通过查阅人事档案，对员工的工作历史或个人经历进行了全面而详尽的了解，从而做出最佳的人事调动，优化人力资源的配置方式。
四、结束语
人事档案是我国人才主要信息的来源，是组织单位知人善用、选拔人才的重要手段。人事档案的基本特性决定了其在组织的人力资源管理中的作用是不可替代的。在提倡服务型社会建设的今天，我们要充分发挥人事档案管理的积极作用，把档案工作延伸到发展的最前沿，积极拓展服务职能，为人力资源开发提供强有力的保障，促进人力资源健康、和谐的发展。
关键词：人事档案；管理；人力资源
如果人事档案管理无法与人力资源管理趋势相适应，那么就会对人力资源管理产生负面影响。所以，要发挥人事档案管理应有作用，提高人力资源管理能力。
一、人事档案管理对人力资源管理重要意义
人事档案中的信息作为人力资源管理过程中识人、选人，用人的重要依据，人力资源管理的各项职能都与人事档案有着紧密的关系，有效的人事档案管理对人力资源开发的促进作用主要表现在以下方面：
（1）人力资源开发提供真实可靠的信息和数据利用人事档案有助于动态分析员工的人生轨迹，了解员工的过去，掌握现在，进而预测其发展潜力。人事档案可以提供各种有价值的信息，使组织能够及时的发现新人，以免压制、埋没人才，尽管类型不同、作用各异，但只要有利于系统功能发挥的都是有用人才。通过利用人事档案提供的信息，从而在使用各类人才时能够做到扬长避短，使人才的最大效力得到发挥。
（2）有助于对人力资源进行合理配置利用人事档案可以更深一步地了解相关员工的信息，从而能够做到科学的管理。有效的人事档案管理可以使人力资源信息共享，在组织内进行资源配置时，根据不同人才的能力和特点的不同，因事择人，用人以治事，充分发挥人才的相对优势，从而促进人才在各部门、系统、组织之间能够合理有序地流动，进而更好地促进企事业的迅速发展。
（3）对人力资源需求预测更科学、规范对人力资源需求产生影响的最主要因素来自组织的内部，通过对人力资源档案进行有效的分析有助于组织及时了解组织变革与发展对人才的需求，从而制定合理的人力资源计划。一个组织首先要从人事档案里获取真实结果，建立工作分析表，然后才能科学地预测人力资源需求。
二、不善的人事档案管理对人力资源管理的负面影响
1.档案材料虚假性不利于合理配置人力资源
真实性是档案的基本特质，若档案缺乏真实性，那么人事档案就会不具备利用价值。由于信息缺乏对称性，导致档案频频出现失真的个人信息现象。像假年龄、假学历以及假工龄等等。这些虚假信息会导致人事部门无法对企事业职工做正确评估，无法正确制定企业人员补充计划、配置计划、退休及解聘计划等相关工作。
2.人事档案内容雷同、分散，导致人力资源效力的降低
企事业人事档案一定要对员工真实面貌进行历史、全面以及客观反映，但是，目前很多人事档案内容抽象、资料单一，不能体现个性化，此现象导致企事业在对人才的选用上缺乏一定参考价值，对企事业员工正常晋升与选拔产生直接性影响，不仅会挫伤员工工作积极性，而且还会造成企事业经济损失。
3.落后的档案材料管理，缺乏时效性，阻碍人力资源管理效率
人事档案材料属于记录当事人历史的重要依据，因为不会对已置于人事档案的相关员工材料进行二次审核，而且最新的档案也属于程式化，对近期反映员工工作的档案又很少，所以人力资源管理部门无法从中获取有价值的企事业信息。而且随着不断流动的企事业人员，对企事业进行个人档案的查阅带来不便，造成时间与人力的浪费，从而降低企事业工作效率。
三、人事档案在人力资源管理中的作用
（1）人事档案是企事业单位进行某些决策时的重要参考依据，企事业单位中的绩效考核机制是要依靠企事业单位中的人事档案才能有效施行的。绩效考核关系到员工的资薪情况、福利、保障、晋升或奖惩，只有对应到个人，企事业单位才能很好地进行资薪配置或是奖优惩劣。绩效考核要依照人事档案进行员工的个人绩效评估。依据人事档案中记录的员工信息及过往的考核记录，人力资源管理人员才能准确掌握员工的综合素质、绩效情况和个人工作能力等情况，然后进行有效的分析管理，从而做出最准确的奖惩分配，保证企事业单位中制度的公平、公正、公开及以后决策的科学性。
（2）人事档案推动人力资源开发人事档案是在人力资源管理过程中形成的，记录了人员信息、工作表现、绩效情况、个人经历、个人综合素质等一系列资料信息的用以归档保存的文字、表格或其他表现形式的历史记录，可以客观地反映出员工的素质及其工作能力的优劣。人力资源管理中对于工作人员的选拔、组织安排等都会参考人事档案中的相关历史信息，全面了解人员的能力、专业、个人素养等情况之后做出最适当的人员配置，因此人力资源管理工作与人事档案密切相关。人力资源管理过程中产生的多种信息资料都会反映在人事档案中，成为以后人事选拔或人事调动的重要参考依据。因此，企事业单位中的人力资源开发必须依靠人事档案，人事档案的存在和完善能够极大地推动人力资源的良性开发。
（3）人事档案帮助企事业单位有针对性地设定员工培训项目，企事业单位对员工进行培训之前，可以根据员工的信息资料，如教育背景、經历、年龄等，设置相应的培训项目，有针对性地对员工进行培训。
（4）人事档案提供真实可靠的信息优化人力资源配置，企事业单位要想充分了解员工的个人能力、长处、专业技能等相关因素，做到知人善任，人尽其才，充分挖掘企事业单位人力资源的潜能，将人力资源发挥的力量最大化，就必须要依赖人事档案来对员工进行最全面的个人信息和个人经历了解。人事档案中详细记录了员工的个人相关信息、文化程度、专业技能、特长、工作经验等资讯，企事业单位的人事部门或人力资源管理部门通过查阅人事档案，对员工的工作历史或个人经历进行了全面而详尽的了解，从而做出最佳的人事调动，优化人力资源的配置方式。
四、结束语
人事档案是我国人才主要信息的来源，是组织单位知人善用、选拔人才的重要手段。人事档案的基本特性决定了其在组织的人力资源管理中的作用是不可替代的。在提倡服务型社会建设的今天，我们要充分发挥人事档案管理的积极作用，把档案工作延伸到发展的最前沿，积极拓展服务职能，为人力资源开发提供强有力的保障，促进人力资源健康、和谐的发展。