工业企业存货管理相关问题探讨

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  摘要:随着我国市场经济的不断发展,企业间的竞争越来越激烈,要想在激烈的竞争中占有优势,就要提高存货管理的内控水平。只有强化存货的管理,才能降低企业的存货成本,提高资产的使用效率,最终提升企业的核心竞争力。本文从内控制度不完善、职责不清、存货日常管理不科学、未建立存货最佳采购决策机制、管理人员素质较低责任心不强、存货监督机制不完善等五个方面阐述工业企业存货管理存在的问题。据此,提出不断完善存货管理制度、建立有效存货采购量和时间决策机制、对存货进行分类管理、加强存货日常管理方法、提高存货管理人员素质和责任心、提升存货管理信息化水平、建立有效存货考核和监督系统等解决措施,以期提高存货管理水平。
  关键词:工业企业;存货管理;问题;措施
  开展工业企业的存货管理对企业有非常重要的作用,只有对企业存货的内控制度、采购决策、日常管理、人员管理、监督机制等环节进行有效的管理,才能有效降低成本,提高企业的经济效益,保证企业目标的顺利实现。
  一、工业企业存货管理概述
  (一)工业企业存货管理的概念
  工业企业存货管理,就是为了保证企业生产经营正常运营而管理企业的存货,主要是包括对存货数据信息的管理、在管理数据基础上进行分析、决策、规划、控制等工作,以达到降低存货成本、增加存货获利能力、提高企业经济效益的目的,增强企业的综合实力,目的是以最低的成本来提供维持日常生产经营活动所需存货,提高市场竞争力。
  存货管理内容主要包括采购、存储、领用三个方面。其中采购管理内容有请购、签订采购合同、验收和入库、付款、会计记录;存储管理内容有存储已验收的存货、盘点及账务处理;领用管理内容有计划领用审批、发出、领用核算、领用稽核。
  (二)工业企业存货管理的重要性
  存货管理是企业资产管理的重要内容,存货管理就是对存货的数量、时间成本、效益等,进行的管理活动。企业存货一般占总资产的30%左右,管理程度的好坏,直接关系到企业资金的占用水平和资产运作效率问题,因此应重视存货的管理。提高工业企业的存货管理,可以促进仓库管理人员对存货进行全面控制和管理,帮助会计核算人员进行存货核算,可实现有效的降低库存、减少了资金的占用,避免了存货的短缺或者积压,保证了工业企业生产经营的正常运营,可提供各种的库存报表和分析数据,为领导者做决策提供有效的依据。
  二、工业企业存货管理存在的问题
  (一)存货的内部控制制度不完善,职责划分不清晰
  目前,工业企业在存货管理中存在最根本的问题,是没有建立完善的内部控制制度,领导者没有意识到制度的重要性,内部管理上存在随意性、模糊性,导致在存货采购和管理中职责不明确、分工不明等问题。第一,在采购计划环节,企业并不注重整个环节,采购计划内容上过于简单,并且采购单只需车间工长及部门领导签字就可让采购员购买,造成采购上出现混乱的现象。第二,在采购实施环节,企业一般会与固定的供应商长期合作,如采购大量的低值易耗品,会对其材料的价格、质量就缺乏应有的市场了解和对比,易造成采购价格的偏高。第三,在采购入库环节,单据填制不规范、不完整,入库时验收手续不全,提高了人为失误的概率,极容易出现账实不符的情况,或质量不合格的产品入库的情况,导致企业生产经营活动受到影响。第四,在实地盘点中,相关核查人员没有按要求仔细核查,只是敷衍了事,往往造成账实不符,失去了盘查的真正意义。第五,若在存货储存过程中没有完善相应的制度,就有可能造成相关工作人员职责不分,易造成存货的变质、破损或丢失等现象。
  (二)未建立存货最佳的采购决策机制
  工业企业存货采购是存货管理中最关键的环节之一,也是管理中最为薄弱的环节。企业原材料的供应和产品生产环节是紧密相连的,二者衔接不好,就会造成大量时间成本的浪费,需要企业制定最佳的采购量和采购时间,以便及时保证企业生产经营的需要,避免存货的大幅积压或者短缺。但往往在实际工作中,企业在采购存货前并没有制定严密、合理、科学的采购计划,没有进行生产情况的分析,相关决策者主要是采购人员和部门领导,根据自己的主观估计、经验来判断什么时候需要采购存货及采购的数量,极易造成采购的浪费,导致企业存货成本的增加,影响存货管理的效果并给公司造成不可估量的损失。
  (三)存货日常管理方法不科学
  企业的日常管理主要包括存货的采购入库、出售、结存记录、保管等环节。但在日常管理中往往会出现以下情况:
  第一,入库、出库、结存记录的不真实,如出入库单据上存在控制不严格,单据填写不完整、准确,易造成核算的困难,对以后的核查也增加了难度,工作量加大,以致存货管理的混乱、财务核算不真实,易造成会计信息的失真。第二,有時存在未经正常审批流程就直接领用出库情况,导致存货领用的审批制度形同虚设,存在库房保管地有非保管人员出入,管理不严,易造成存货的丢失。第三,因没有对存货展开不定期的检查,易造成存货积压,占用企业大量资金,增加了企业仓储成本,或材料短缺,影响企业的正常的生产经营。第四,没及时对存货的盘盈和盘亏进行处理,埋下隐患。第五,各部门领用存货没经过统一的规划安排和相应的限额控制,易造成生产成本的虚增、资产的浪费和流失。第六,保管人员对存货疏于管理,管理比较混乱,没对存货进行分类分区管理,随意堆放存货,易造成存货的变质、破损或丢失等问题。第七,生产现场的存货,企业对这部分存货很少进行管理,易造成材料被盗或私人领用的现象,给企业造成不可估量的损失。
  (四)存货管理人员素质较低,责任心不强
  在工作中,经常存在对存货管理的不重视,经常出现未经过上岗培训就被指派做存货管理的工作,由于缺乏存货管理知识和实际工作经验,对存货管理应遵循的基本规则,以及出现异常情况应如何处理,没有正确的认识,无法运用科学的方法对存货进行管理,易造成存货出现囤积或库存的短缺,影响企业的资金周转,从而影响企业的利益。还有就是保管人员对工作责任心不强,对存货未进行分类管理,工作随意,常常出现存货账实不符,存货到处摆放,不能快速找到生产上所需物品,影响生产的正常经营。   (五)存货信息化管理建设缓慢
  存货信息处理的及时准确,对支撑企业生产经营有很大作用。但许多工业企业存货信息的收集、交换主要是靠手工进行,造成自动识别、监控技术、传输技术等存在落后的局面,加上存货种类繁多,核算工作量大,造成核算的工作效率低,不能及时、动态反映各种存货的相关信息。与上下游信息的沟通主要是人工传递,工业企业不能及时全面知晓所需材料的供应情况、经销商所需的产品的销售情况,不能有效的决定存货采购与生产,存货管理效率不足,准确率不高,制约了存货管理水平。
  (六)存货的监督机制不完善
  工业企业应该有自己的监督管理机制,由于内部管理的疏忽,往往造成存货管理的不到位,使企业的内部正常运营受到影响。第一,企业因没有有效的监督,造成采购人员吃回扣的现象,给企业生成经营造成很大风险。第二,对采购的物料质量的监管不严,不良的物料易造成生产的影响,延误交货的时间,给企业造成不必要的损失。第三,没有设立专門的监督机构对内控中易出现问题的环节进行监督检查,对存货管理进行实时监控,防患于未然,易造成存货的日常管理监管不严。第四,若保管人员的责任心不强,无法及时发现存在的问题,造成存货账实不符的情况,影响企业的正常生产经营,成为内部存在运营风险的最大障碍。
  三、加强工业企业存货管理的措施
  (一)不断完善存货管理制度
  企业应结合自身的实际经济情况,不断完善存货管理制度,以降低生产成本,提高生产效率。第一,制定严格的存货采购制度。由生产现场工长提出采购计划,生产计划员,需要结合存货的性质和每日用量,制定合理的申购计划,报主管领导核实库存的储备量后,决定是否进行采购审批,然后交由采购部门采购,采购员再对相关供应商产品进行价格、质量比较,确定最优供应商,主管审批后进行采购。第二,健全采购验收制度,保管人员认真核对入库票的规格、数量、生产单位是否与实物、采购合同相一致,验收人员要完成实物品质的检查,确保存货的质量。第三,健全存货管理相关岗位制度,规范相关责任人的权利义务,通过制度约束有关人员在存货管理工作中,严格按规定具体实施,确保不相容职务相分离原则,避免了滥用职权的现象。第四,健全存货分类管理制度,通过合理的管理方法,有效控制存货库存。
  (二)建立有效的存货采购量和采购时间决策机制
  首先,企业应建立营业预算制度,建立有效的存货采购量和采购时间决策机制,通过采购部门、生产部门、销售部门之间的有效沟通,及时了解产品的生产工艺流程等情况,按存货边际成本和边际收益相等的库存量,来确定企业的最佳库存量,并根据企业的实际生产情况确定最低订货量。其次,对库存量进行有效的监督,一旦存货库存接近最低订货量时,则应尽快做采购,结合市场情况,根据不同的采购时间和采购量做出成本预估,以确定存货最佳的采购计划。最后,采购时严格授权审批及稽核手续,按规定采购,避免盲目采购或预算外采购。
  (三)对存货进行分类管理
  按存货的重要程度、价格的高低、耗用的多少将存货进行ABC分类管理,对数量少约占10%,但价格高约占总存货70%的存货作为A类产品,进行重点管理,每天检查该类物品,随时掌握其库存数量,当发现库存达到订货点水平时,及时订货。对数量相对较多约占20%,但价格较高约占总存货20%的存货作为B类产品,进行分类别综合管理,不定期检查库存,不断补给。对数量相对繁多约占70%,但价格较小约占总存货10%的存货作为C类产品,实施把控总金额的原则,可根据ABC存货分类方法,制定较为合理的存货采购计划,将有效控制存货的库存,减少资金的占用,加速资金的周转。
  (四)加强存货日常管理方法
  企业应加强存货日常管理。第一,完善存货出入库制度,应严格按制度流程,入库时对数量、规格、质量等进行严格验收,对不符合要求的拒绝办理入库。第二,严格存货领用审批流程,保管对未经审批的出库单,可拒绝出库并及时上报部门领导。第三,加强库房保管地的管理,拒绝非保管人员出入。第四,制定存货的盘点制度,不定期对存货的数量、规格、质量等进行检查,确保存货库存账实相符,质量有保障。第五,及时对存货的盘盈和盘亏情况查明原因,并追究相关人员的责任,进行相关的财务处理,以保证账实相符。第六,对各部门领用存货,需经过统一的规划安排和相应的限额控制。第七,对存货进行分类分区管理同时,企业对生产现场的存货,也进行严格管理。
  (五)提高存货管理人员素质和责任心
  工业企业需建立人力资源管理制度,在存货管理岗位上选拔或任用品德好、尽职尽责、配备相对专业且有管理经验的人员担任存货采购、入出库、销售等存货关键岗位。经常对员工进行岗位学习和培训,提升存货管理人员的综合素质,用制度来管理、约束、激励人,选好用好人,调动管理人员的积极性,如通过“师带徒”的方式,使新员工及时的获取必需的工作经验,对采购员和销售人员采用定期或不定期轮岗制度。加强员工对管理知识的学习,不断提升存货管理的工作质量,让他们了解自身的工作意义,对其他工作的重要影响,提升他们的责任心,同时与相应的奖惩制度结合,双管齐下来提升企业员工的责任心。
  (六)提升存货管理信息化水平
  工业企业提升存货管理信息化水平,对存货管理的提高起着非常关键的作用,企业应结合自身的实际情况,建立合理的信息保障机制,及时准确地提供存货全面的信息,为领导进行决策提供依据。企业应引进先进的计算机存货管理软件,对存货管理人员进行相关培训,提升管理人员的信息处理技能。充分利用信息平台,将存货指标、存货执行与动态监控等进行整合,使信息技术与企业存货管理完美结合,实现有关企业信息实时查询与传递,有效的提升存货管理信息化水平。
  (七)建立有效的存货考核和监督系统
  企业在编制存货预算时,可根据企业实际经营情况,结合历年存货周转情况,建立相应的有效存货考核制度,以存货周转率指标(包括原材料周转率、在制品周转率、产成品周转率)来考核存货管理部门,同时与监督体系结合,健全奖惩制度,有效提高企业员工工作积极性,防止舞弊行为的发生,促进相关责任部门强化对存货的管理与控制。
  四、结束语
  通过以上的分析可以知道,企业在存货管理方面还存在许多问题,为了有效地提高企业存货管理成效,需不断完善制度,建立有效采购决策机制,提高人员素质,并采取科学的方法,优化存货管理。随着工业企业领导者对存货管理的重视程度的不断加强,企业存货管理的水平会不断提高,制度会越来越完善。存货管理做好,就能够保证企业的资产安全完整,提高企业的资金使用效率,科学地降低成本,促进企业的发展。
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