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摘要:企业建立健全内部控制制度是防范风险、规范管理的必要手段,也是管理创新和制度创新的一种较好的方式。在制度实施的过程中,企业应着力加强各级员工的执行力建设,从体系的完善性、制度的完备性和执行的严肃性上下功夫,特别是要引进和推广现代企业管理理念和思路,确保内部控制制度体系运行的“控制有效和管理高效”这一根本性的目标能够得以实现。
关键词:内部控制;执行力;管理
中图分类号:F275.2文献标识码:A文章编号:1006-8937(2010)06-0178-01
随着经济的飞速发展,企业所面临的竞争压力越来越大,从而对内部控制制度的建立健全越来越重视。主要表现在不断完善组织体系,积极构建内控管理长效机制,在完善内控业务流程、规范审批权限、梳理相关管理制度、推进管理控制要件的规范化,使得内控制度与日常管理更加紧密结合,从而不断提高企业整体管理水平。
但是内控工作的实施效果的好坏,与企业内部各级员工的执行力有着紧密的联系。如何强化内控制度的执行力,是企业确保内控制度实施效果所面临的课题。要想解决好这个课题,首先必须对现行内部控制制度在企业内部运行中普遍存在的主要问题有明确的认识。
1企业内部控制存在的问题
①员工对内控制度的认识不足。有些企业实施内控制度是为了追求形式、赶时髦,有些企业是为了应付上级集团公司或主管部门的统一要求,因而企业上下都对内部控制的理论缺乏认识,甚至对内部控制还存在误解,对内部控制制度的内涵还不十分清楚,没有建立起规范化的操作程序,工作透明度不高,一人办事,一人了结的情况相当普遍。
②企业基础工作不扎实,人员素质欠缺。企业的基础工作是内控制度生存的环境,基础工作不扎实,内控制度的建立就显得根基不牢。而且,就员工素质而言,有些关键岗位上的管理人员还不能完全胜任,无论是政治素质还是业务素质,都有所欠缺。另外,会计工作中的问题也普遍存在,有的没有严格的复核审批制度,有的账证、账账、账表、账实不符,有的现金管理不符合规定,资金管理严重失控等。管理人员素质不高,企业监督意识不强,内部控制制度就不能发挥应有的作用。
③企业内部控制制度缺乏适用性和可操作性,难以发挥应有的功效。有些企业内控制度的建立不能和企业的战略及文化相匹配,有些企业虽然建立了内部控制制度,但制度本身缺乏科学性与合理性,不能很好地梳理和再造流程,流程设置也不能抓住关键风险点。还有些企业对外部环境和经济业务等变化缺乏预见性,导致其管理滞后,没有能够及时制定出相应的处理程序和制度。
④企业监督机制不全,检查评价走形式,奖惩力度不大。目前有很多企业还没有建立起内部检查评价长效机制,监督评审主要依靠内部财务、审计部门来实现,在形式上缺乏应有的独立性。另外,在检查过程中,很多企业仅仅是审核账目,而在内部管理制度的执行、日常管理工作的规范性等方面,均没有足够的重视。检查结果不与行政或经济奖惩挂钩,或者只是走过场,就会导致制度本身缺乏严肃性。
2企业内部控制建设措施
了解了企业在内部控制方面所存在的问题,要想加强企业内部控制制度建设,提高运行效率,就要有相应的对策。具体讲要在两个方面下功夫,一是要提高内部控制制度的科学性和完善性,使制度本身具有可执行性;二是要加强企业员工执行力建设,着力提高员工执行企业规章制度的能力和效果。
①加强组织建设,落实责任,确保政令畅通。企业应建立起以“一把手”为组长的内部控制制度实施领导小组,把内控工作当做“一把手”工程去抓。只有一把手重视了,内部控制制度才能成为“家规家法”,才能在企业内部有严肃性。同时,各职能部门、各相关岗位的职责要随着流程的梳理而明确。日常工作中,不断地加以宣贯和强化,确保员工能够从思想认识上得到高度统一,做到令行禁止。
②加强制度的严肃性建设,着力开展严格的过程控制。过程控制是确保制度得以实现的关键环节。控制活动存在于在整个企业内的各级职能部门和各个岗位。涉及的控制对象包括生产、经营和管理的主要方面。
一是要明确管理流程和工作流程。明确企业主要经济业务的工作步骤和关键风险点,从而进一步明确每个岗位的职责,相互检查、相互监督,从而达到相互牵制的目的。企业为每个部门、每一个岗位设计管理流程和工作流程图,明确规定每个部门、每个人应该做什么、如何做、何时做以及正确进行工作的结果等,从而将管理的过程进行了标准化。
二是要强化基础资料的规范化工作。内控要件资料力求以表单的形式体现出来,形成系统的管理要件表单,作为企业统一的内控管理要件格式,既便于基层规范地开展工作,又能够为制度信息化奠定基础。
三是要加强凭证与记录控制。实行凭证保管、收款与会计记录人员的岗位分离,对所有凭证进行预先连续编号。编妥的凭证应及早送交会计部门,保证全部收入、结算款项等及时准确入账。
四是要严检查,严奖惩。内控制度检查是维护严肃性的比较好的手段,通过检查,一方面可以发现制度本身的缺陷或不足,另一方面,能够发现基层在执行制度过程中存在哪些问题,对那些主管上存在的违纪问题,要严肃处理,对因为执行水平差距而产生的问题可以通过检查人进一步进行培训,从而得以改善和提高。对组织而言,检查评价不仅可以总结一定时期的工作成果,同时也是发现问题、改进工作的过程。要始终贯彻“控制有效和管理高效”这一基本理念,才能不断提高员工的执行力。
③改善公司治理结构,完善企业的控制环境。企业的控制环境直接影响到企业内部控制制度的贯彻和执行,要改善企业内部控制环境,就要做好这几方面的工作:一是加快现代企业产权制度改革,真正实现“产权明晰、权责清楚、管理科学、政企分开”的现代企业制度,从产权制度上保证内部控制建设制度化;二是大力发展职业经理人市场,从社会发展的长远来看,这是必然趋势,必须大力发展职业经理人市场,以完善现代企业制度;三是要有先进的管理控制方法,包括制定全面的企业规章制度、健全的目标管理体系、全员业绩考评方案、薪酬与晋升考评体系等;四是要着力培养一大批具有高素质、掌握先进管理方法的人才队伍,与市场完全接轨,以改善企业的经营管理理念、方式和风格。
④完善公司的内部相关规章制度,作为内部控制体系的支撑文件。内部控制制度是对现有管理业务进行梳理或再造,形成作业流程,流程背后透露的是“控制有效和管理高效”的理念,支撑这一理念的是企业的各项规章制度,即第三层次文件。只有健全和完善各个流程和关键控制点所对应的规章制度,才能确保控制的有效性和执行的严肃性,同时也才能确保管理工作有序和高效。
一要全面梳理流程,根据流程的需要整理出相配套的规章制度。企业的内部控制制度是在运行了相当长的一段时间以后才逐步建立起来的,所以每个企业都已经有了一套行之有效的规章,内部控制制度形成以后,就要把这些制度整理出来,进行修订和完善,以达到与内控流程相配套的要求。二是要补充完整与内部控制制度相配套的规章制度体系,并且应定期进行修订,确保规章制度体系的完整性和有效性。三是各级职能部门要配套完成相关制度的实施细则,做为实施内控制度过程中的工作要求细化指南,企业层面要有牵头部门做具体要求,下属单位要自觉形成配套体系。四是要着力推行相关先进的管理理念,创新工作思路和方式,确保管理高效。如目前大多数企业推广使用的全面预算制度,企业应以全面预算为龙头层层开展各项生产经营业务;推行不相容岗位分离制度,在授权审批、业务办理、日常管理、会计记录和审核监督这几个关键环节一定要岗位分离、职责明确、人员动态;在授权审批方面应严格手续和权责对等,不能考虑特例,该什么层级的人审批,就必须严格履行,该什么范围的职权,就不能越级一分,从而逐步地让各级员工在意识和习惯上均得以强化。五是配套监督检查制度,通过定期和不定期组织主管部门对下属单位的检查,或者与审计、纪检监察联合检查,一方面用外力去推动和强化制度的执行力,另一方面企业可以发现那些真正想犯事和真正给企业造成风险或带来损失的违章违纪甚至违法行为。对检查结果的好、坏要分别进行表彰与惩罚,对违法犯罪行为要绳之以法,严惩不贷。
3结语
企业的内部控制制度是“家规家法”,运行效果的好坏,关键是各级员工特别是主要和关键管理岗位的员工是否有较强的执行力,而执行力的建设是一项长期而艰巨的任务,企业只有从制度的科学性、严肃性入手,循序渐进地推进,才能切实提高员工的执行力和整体管理水平。
参考文献:
[1] 尹小光,张瑜.企业内控制度的“可控”点[J].会计研究,2010, (2).
关键词:内部控制;执行力;管理
中图分类号:F275.2文献标识码:A文章编号:1006-8937(2010)06-0178-01
随着经济的飞速发展,企业所面临的竞争压力越来越大,从而对内部控制制度的建立健全越来越重视。主要表现在不断完善组织体系,积极构建内控管理长效机制,在完善内控业务流程、规范审批权限、梳理相关管理制度、推进管理控制要件的规范化,使得内控制度与日常管理更加紧密结合,从而不断提高企业整体管理水平。
但是内控工作的实施效果的好坏,与企业内部各级员工的执行力有着紧密的联系。如何强化内控制度的执行力,是企业确保内控制度实施效果所面临的课题。要想解决好这个课题,首先必须对现行内部控制制度在企业内部运行中普遍存在的主要问题有明确的认识。
1企业内部控制存在的问题
①员工对内控制度的认识不足。有些企业实施内控制度是为了追求形式、赶时髦,有些企业是为了应付上级集团公司或主管部门的统一要求,因而企业上下都对内部控制的理论缺乏认识,甚至对内部控制还存在误解,对内部控制制度的内涵还不十分清楚,没有建立起规范化的操作程序,工作透明度不高,一人办事,一人了结的情况相当普遍。
②企业基础工作不扎实,人员素质欠缺。企业的基础工作是内控制度生存的环境,基础工作不扎实,内控制度的建立就显得根基不牢。而且,就员工素质而言,有些关键岗位上的管理人员还不能完全胜任,无论是政治素质还是业务素质,都有所欠缺。另外,会计工作中的问题也普遍存在,有的没有严格的复核审批制度,有的账证、账账、账表、账实不符,有的现金管理不符合规定,资金管理严重失控等。管理人员素质不高,企业监督意识不强,内部控制制度就不能发挥应有的作用。
③企业内部控制制度缺乏适用性和可操作性,难以发挥应有的功效。有些企业内控制度的建立不能和企业的战略及文化相匹配,有些企业虽然建立了内部控制制度,但制度本身缺乏科学性与合理性,不能很好地梳理和再造流程,流程设置也不能抓住关键风险点。还有些企业对外部环境和经济业务等变化缺乏预见性,导致其管理滞后,没有能够及时制定出相应的处理程序和制度。
④企业监督机制不全,检查评价走形式,奖惩力度不大。目前有很多企业还没有建立起内部检查评价长效机制,监督评审主要依靠内部财务、审计部门来实现,在形式上缺乏应有的独立性。另外,在检查过程中,很多企业仅仅是审核账目,而在内部管理制度的执行、日常管理工作的规范性等方面,均没有足够的重视。检查结果不与行政或经济奖惩挂钩,或者只是走过场,就会导致制度本身缺乏严肃性。
2企业内部控制建设措施
了解了企业在内部控制方面所存在的问题,要想加强企业内部控制制度建设,提高运行效率,就要有相应的对策。具体讲要在两个方面下功夫,一是要提高内部控制制度的科学性和完善性,使制度本身具有可执行性;二是要加强企业员工执行力建设,着力提高员工执行企业规章制度的能力和效果。
①加强组织建设,落实责任,确保政令畅通。企业应建立起以“一把手”为组长的内部控制制度实施领导小组,把内控工作当做“一把手”工程去抓。只有一把手重视了,内部控制制度才能成为“家规家法”,才能在企业内部有严肃性。同时,各职能部门、各相关岗位的职责要随着流程的梳理而明确。日常工作中,不断地加以宣贯和强化,确保员工能够从思想认识上得到高度统一,做到令行禁止。
②加强制度的严肃性建设,着力开展严格的过程控制。过程控制是确保制度得以实现的关键环节。控制活动存在于在整个企业内的各级职能部门和各个岗位。涉及的控制对象包括生产、经营和管理的主要方面。
一是要明确管理流程和工作流程。明确企业主要经济业务的工作步骤和关键风险点,从而进一步明确每个岗位的职责,相互检查、相互监督,从而达到相互牵制的目的。企业为每个部门、每一个岗位设计管理流程和工作流程图,明确规定每个部门、每个人应该做什么、如何做、何时做以及正确进行工作的结果等,从而将管理的过程进行了标准化。
二是要强化基础资料的规范化工作。内控要件资料力求以表单的形式体现出来,形成系统的管理要件表单,作为企业统一的内控管理要件格式,既便于基层规范地开展工作,又能够为制度信息化奠定基础。
三是要加强凭证与记录控制。实行凭证保管、收款与会计记录人员的岗位分离,对所有凭证进行预先连续编号。编妥的凭证应及早送交会计部门,保证全部收入、结算款项等及时准确入账。
四是要严检查,严奖惩。内控制度检查是维护严肃性的比较好的手段,通过检查,一方面可以发现制度本身的缺陷或不足,另一方面,能够发现基层在执行制度过程中存在哪些问题,对那些主管上存在的违纪问题,要严肃处理,对因为执行水平差距而产生的问题可以通过检查人进一步进行培训,从而得以改善和提高。对组织而言,检查评价不仅可以总结一定时期的工作成果,同时也是发现问题、改进工作的过程。要始终贯彻“控制有效和管理高效”这一基本理念,才能不断提高员工的执行力。
③改善公司治理结构,完善企业的控制环境。企业的控制环境直接影响到企业内部控制制度的贯彻和执行,要改善企业内部控制环境,就要做好这几方面的工作:一是加快现代企业产权制度改革,真正实现“产权明晰、权责清楚、管理科学、政企分开”的现代企业制度,从产权制度上保证内部控制建设制度化;二是大力发展职业经理人市场,从社会发展的长远来看,这是必然趋势,必须大力发展职业经理人市场,以完善现代企业制度;三是要有先进的管理控制方法,包括制定全面的企业规章制度、健全的目标管理体系、全员业绩考评方案、薪酬与晋升考评体系等;四是要着力培养一大批具有高素质、掌握先进管理方法的人才队伍,与市场完全接轨,以改善企业的经营管理理念、方式和风格。
④完善公司的内部相关规章制度,作为内部控制体系的支撑文件。内部控制制度是对现有管理业务进行梳理或再造,形成作业流程,流程背后透露的是“控制有效和管理高效”的理念,支撑这一理念的是企业的各项规章制度,即第三层次文件。只有健全和完善各个流程和关键控制点所对应的规章制度,才能确保控制的有效性和执行的严肃性,同时也才能确保管理工作有序和高效。
一要全面梳理流程,根据流程的需要整理出相配套的规章制度。企业的内部控制制度是在运行了相当长的一段时间以后才逐步建立起来的,所以每个企业都已经有了一套行之有效的规章,内部控制制度形成以后,就要把这些制度整理出来,进行修订和完善,以达到与内控流程相配套的要求。二是要补充完整与内部控制制度相配套的规章制度体系,并且应定期进行修订,确保规章制度体系的完整性和有效性。三是各级职能部门要配套完成相关制度的实施细则,做为实施内控制度过程中的工作要求细化指南,企业层面要有牵头部门做具体要求,下属单位要自觉形成配套体系。四是要着力推行相关先进的管理理念,创新工作思路和方式,确保管理高效。如目前大多数企业推广使用的全面预算制度,企业应以全面预算为龙头层层开展各项生产经营业务;推行不相容岗位分离制度,在授权审批、业务办理、日常管理、会计记录和审核监督这几个关键环节一定要岗位分离、职责明确、人员动态;在授权审批方面应严格手续和权责对等,不能考虑特例,该什么层级的人审批,就必须严格履行,该什么范围的职权,就不能越级一分,从而逐步地让各级员工在意识和习惯上均得以强化。五是配套监督检查制度,通过定期和不定期组织主管部门对下属单位的检查,或者与审计、纪检监察联合检查,一方面用外力去推动和强化制度的执行力,另一方面企业可以发现那些真正想犯事和真正给企业造成风险或带来损失的违章违纪甚至违法行为。对检查结果的好、坏要分别进行表彰与惩罚,对违法犯罪行为要绳之以法,严惩不贷。
3结语
企业的内部控制制度是“家规家法”,运行效果的好坏,关键是各级员工特别是主要和关键管理岗位的员工是否有较强的执行力,而执行力的建设是一项长期而艰巨的任务,企业只有从制度的科学性、严肃性入手,循序渐进地推进,才能切实提高员工的执行力和整体管理水平。
参考文献:
[1] 尹小光,张瑜.企业内控制度的“可控”点[J].会计研究,2010, (2).