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摘 要：随着科技和信息化的快速发展，各单位产生的声像档案越来越多，对声像档案的管理必须提高到一个重要的位置。本文通过分析声像档案管理的现状及存在的问题，提出了加强声像档案管理工作的对策及建议。
关键词：声像档案管理
中图分类号：C93文献标识码： A
我们所说的声像档案是单位以及科研人员在从事各种科研活动中形成的有保存价值的照片（包括显微镜、组织结照片、液象成分图等）、底片、影片、录音带、录像带、刻录盘、幻灯片等不同材料的载体，以影像、声音为主，并辅以文字说明的历史记录，并形成了大量的声像档案，声像档案数量和质量比文字档案更加丰富，涉及面广、内容全面、直观形象真实、记录原始等优点。但声像档案普遍存在着归档不完整、保管条件差、管理混乱等问题，直接影响了档案的完整和声像档案的保管及利用。声像档案管理严重滞后于档案工作的整体发展水平。因此，采取有效措施，加强声像档案管理工作非常重要。
一、声像档案管理现状及存在的问题
1、随着科技的发展及工作需要，有些设备比较先进，硬件优势较强。但是声像设备管理较弱，单位没有制定声像设备管理制度使用要求，致使有的设备闲置，难以充分发挥作甩有的设备存放在科室或科研人员个人手中，没有合理利用有的设备使用人员不明确或频繁变动，设备不能有效地利用。从而形成了设备条件强、管理较弱的状况，而管理方面的弱势直接影响了设备作用的发挥，
最终造成一些重要的科研过程未及时摄录，给以后声像档案的产生及归档留下了隐患。
2、摄录人员中存在着两种误区。一种是部分人根本就不知道什么是声像档案，认为只有上级来文、红头文件才是档案，而他们在科研活动中形成的照片、录音、录像带（盘）、幻燈片等，认为拍完、录完就算完成任务了，不需要归档保存另一种是部分人误以为谁拍的照片就归谁，声像档案属于个人行为。由于科研人员缺乏全局观念，档案意识不强，仅考虑个人或本部门工作方便，致使部分声像档案长期在个人或科室内部保存，不移交档案室统一保存。特别是随着人员变动和机构调整，造成声像档案的流失，致使科研档案不齐全完整，严重影响了声像档案的长久保护和开发利用，甚至影响到后续科研工作的进行。
3、声像档案管理混乱，问题复杂。
(1)管理制度不健全，声像档案没有集中统一管理。
声像档案的管理主要存在着三种形式：一是档案室集中统一管理，随时形成随时移交二是各科室一年一次移交档案室三是由科室分散保管或个人保存。一个单位声像档案没有集中统一管理，缺乏必要的管理制度，或虽然建立了管理制度，但贯彻落实不够，缺乏有效的保障措施。
(2)档案意识不强，声像档案难以及时完整归档。
声像档案有较强的时效性和特殊的归档要求。例如照片底片需同时归档，影像需辅以文字说明，否则摄影人员自己也难以追忆齐全和准确。有积存照片但没归档，且多数照片、底片早已分家或已无底片，无文字说明更难说清。相当一部分人员都是一盘带子反复用，原始录音（像）没有保存下来。另外有些部门或个人手里保存着部分珍贵的声像档案，虽管理不规范，但当档案部门去收集时，往往不愿交。
(3)保管条件差，声像档案难以长久保存。
声像档案的保管条件比纸质档案要求更严格。必须设置声像档案室或配备声像档案专柜，要具备恒湿、恒温、防磁等保存要求。保管条件差致使一些照片变黄褪色，底片粘连变质，磁带受损等，不利于声像档案的长久保存和利用，一旦发生问题，无法弥补。
(4)收集渠道不畅，声像档案收藏匮乏。
目前科研单位在科研活动中收藏声像档案极为匮乏。近半数的照片档案散存在科研人员或科室内部，没有集中统一管理。致使声像档案不齐全，声像档案也就没了来源。
(5) 声像档案流失严重。
一些单位组织的科研活动，形成了许多有价值的声像档案，但在档案室却找不到这些原始档案。分析原因：一是多个单位科室同时参与的大型活动，档案管理不集中统一。各部门领导及相关工作人员都是临时抽调的，各自负责一块工作，相应形成的档案材料缺乏协调、统一、集中，活动结束后，档案材料也各归个人二是从筹备到结束没有归档要求和相应的控制措施以及贯穿始终的档案管理、服务工作，造成档案材料流失三是有关专业人员档案意识不强，加之缺乏有效的管理和使用程序，形成的档案不及时归档，用完之后就归为已有或丢失、损坏，又造成档案的流失。
二、加强声像档案管理工作的对策及建议
1、加强宣传、提高认识，引起全体人员的高度重视。
搞好声像档案工作：一要争取单位领导的大力支持，引起广泛关注，特别是加强各部门领导及有关科研人员的档案意识，营造出一种良好的档案工作氛围很重要；二要抓住机遇，服务科研工作为中心。档案管理部门要善于抓住机遇，结合科研工作，通过档案室藏档案以及生动的利用实例，发挥档案自身的宣传教育作用。
2、加强管理，建立健全规章制度。
要改变声像档案管理混乱的现状，首先制定一个符合工作实际的管理制度来规范。对产生的声像材料从收集、归档到移交档案室统一管理，制定出一套严格的制度和程序，防止分散流失。对声像档案的日常保管、借阅、利用作出明确规定。永久、长期保存的声像档案应定期向档案室移交。要确保有关法规和制度落到实处，必须制定有效的配套措施，签定目标责任书，细化责任，管理效果与年终考评．评选先进相结合，与工资奖金挂钩，做到按制度管理、按程序办事，使之逐步变成自觉的行动，以确保声像档案归档质量。
3、加强监督和指导，注重业务培训工作。
针对声像档案管理现状，档案管理部门要加大对声像档案的监督指导力度，并把其作为档案目标管理、年度执法检查的重点内容。同时，采取不同方式进行分类指导，力争整体水平的提高。对有设备、专业摄录人员，而档案管理未跟上，应在依法管理、建立健全规章制度上加强指导和监督对存在问题较多、基础薄弱的情况，加大指导监督力度。同时加强业务培训，是搞好声像档案的基础和有效手段，全面加强对摄录人员、档案人员的有关专业知识和技能的培训，为形成、保管好声像档案奠定良好的基础。
4、结合实际，创造条件，力求妥善保管。
从长久保护和利用考虑，声像档案要求恒湿、恒温、防磁、防震、防光、防火等。而目前声像档案保存条件普遍不符合上述要求，必须结合实际，创造条件，力求妥善保管是目前的主要的任务。首先，声像档案要独立成卷，使用声像柜或密闭铁柜单独存放；其次要严格控制库房温湿度，远离光线、磁场等；录音带、录像带（盘）采取定期倒带检查、重新刻录等保护措施，尽量延长声像档案的寿命。
5、采取形式多样的方式，疏通收集渠道。
要实现声像档案收集完整，采取必要的行政手段和物质保障措施，建立并疏通收集渠道，档案室要采取多种形式收集。主要有①通过正常移交接收。②重点科室重点收集。对重点科室产生声像档案比较集中的，经常沟通及时跟踪掌握情况。③重点人物（摄录人员）直接征集。对保存在这些人手中的属于归档范围的声像档案，要多方努力，登门收集和征集。
6、建议档案管理部门参与各类科研活动。
针对科研活动声像档案流失严重的现状及产生的诸多因素，应采取档案室直接参与的办法，由主办部门通知档案室派专人摄影录像并负责其他各类档案的收集归档工作，以确保科研活动过程中产生的档案（特别是声像档案），得以及时、齐全、完整地归档，统一管理，方便各方面利用。
关键词：声像档案管理
中图分类号：C93文献标识码： A
我们所说的声像档案是单位以及科研人员在从事各种科研活动中形成的有保存价值的照片（包括显微镜、组织结照片、液象成分图等）、底片、影片、录音带、录像带、刻录盘、幻灯片等不同材料的载体，以影像、声音为主，并辅以文字说明的历史记录，并形成了大量的声像档案，声像档案数量和质量比文字档案更加丰富，涉及面广、内容全面、直观形象真实、记录原始等优点。但声像档案普遍存在着归档不完整、保管条件差、管理混乱等问题，直接影响了档案的完整和声像档案的保管及利用。声像档案管理严重滞后于档案工作的整体发展水平。因此，采取有效措施，加强声像档案管理工作非常重要。
一、声像档案管理现状及存在的问题
1、随着科技的发展及工作需要，有些设备比较先进，硬件优势较强。但是声像设备管理较弱，单位没有制定声像设备管理制度使用要求，致使有的设备闲置，难以充分发挥作甩有的设备存放在科室或科研人员个人手中，没有合理利用有的设备使用人员不明确或频繁变动，设备不能有效地利用。从而形成了设备条件强、管理较弱的状况，而管理方面的弱势直接影响了设备作用的发挥，
最终造成一些重要的科研过程未及时摄录，给以后声像档案的产生及归档留下了隐患。
2、摄录人员中存在着两种误区。一种是部分人根本就不知道什么是声像档案，认为只有上级来文、红头文件才是档案，而他们在科研活动中形成的照片、录音、录像带（盘）、幻燈片等，认为拍完、录完就算完成任务了，不需要归档保存另一种是部分人误以为谁拍的照片就归谁，声像档案属于个人行为。由于科研人员缺乏全局观念，档案意识不强，仅考虑个人或本部门工作方便，致使部分声像档案长期在个人或科室内部保存，不移交档案室统一保存。特别是随着人员变动和机构调整，造成声像档案的流失，致使科研档案不齐全完整，严重影响了声像档案的长久保护和开发利用，甚至影响到后续科研工作的进行。
3、声像档案管理混乱，问题复杂。
(1)管理制度不健全，声像档案没有集中统一管理。
声像档案的管理主要存在着三种形式：一是档案室集中统一管理，随时形成随时移交二是各科室一年一次移交档案室三是由科室分散保管或个人保存。一个单位声像档案没有集中统一管理，缺乏必要的管理制度，或虽然建立了管理制度，但贯彻落实不够，缺乏有效的保障措施。
(2)档案意识不强，声像档案难以及时完整归档。
声像档案有较强的时效性和特殊的归档要求。例如照片底片需同时归档，影像需辅以文字说明，否则摄影人员自己也难以追忆齐全和准确。有积存照片但没归档，且多数照片、底片早已分家或已无底片，无文字说明更难说清。相当一部分人员都是一盘带子反复用，原始录音（像）没有保存下来。另外有些部门或个人手里保存着部分珍贵的声像档案，虽管理不规范，但当档案部门去收集时，往往不愿交。
(3)保管条件差，声像档案难以长久保存。
声像档案的保管条件比纸质档案要求更严格。必须设置声像档案室或配备声像档案专柜，要具备恒湿、恒温、防磁等保存要求。保管条件差致使一些照片变黄褪色，底片粘连变质，磁带受损等，不利于声像档案的长久保存和利用，一旦发生问题，无法弥补。
(4)收集渠道不畅，声像档案收藏匮乏。
目前科研单位在科研活动中收藏声像档案极为匮乏。近半数的照片档案散存在科研人员或科室内部，没有集中统一管理。致使声像档案不齐全，声像档案也就没了来源。
(5) 声像档案流失严重。
一些单位组织的科研活动，形成了许多有价值的声像档案，但在档案室却找不到这些原始档案。分析原因：一是多个单位科室同时参与的大型活动，档案管理不集中统一。各部门领导及相关工作人员都是临时抽调的，各自负责一块工作，相应形成的档案材料缺乏协调、统一、集中，活动结束后，档案材料也各归个人二是从筹备到结束没有归档要求和相应的控制措施以及贯穿始终的档案管理、服务工作，造成档案材料流失三是有关专业人员档案意识不强，加之缺乏有效的管理和使用程序，形成的档案不及时归档，用完之后就归为已有或丢失、损坏，又造成档案的流失。
二、加强声像档案管理工作的对策及建议
1、加强宣传、提高认识，引起全体人员的高度重视。
搞好声像档案工作：一要争取单位领导的大力支持，引起广泛关注，特别是加强各部门领导及有关科研人员的档案意识，营造出一种良好的档案工作氛围很重要；二要抓住机遇，服务科研工作为中心。档案管理部门要善于抓住机遇，结合科研工作，通过档案室藏档案以及生动的利用实例，发挥档案自身的宣传教育作用。
2、加强管理，建立健全规章制度。
要改变声像档案管理混乱的现状，首先制定一个符合工作实际的管理制度来规范。对产生的声像材料从收集、归档到移交档案室统一管理，制定出一套严格的制度和程序，防止分散流失。对声像档案的日常保管、借阅、利用作出明确规定。永久、长期保存的声像档案应定期向档案室移交。要确保有关法规和制度落到实处，必须制定有效的配套措施，签定目标责任书，细化责任，管理效果与年终考评．评选先进相结合，与工资奖金挂钩，做到按制度管理、按程序办事，使之逐步变成自觉的行动，以确保声像档案归档质量。
3、加强监督和指导，注重业务培训工作。
针对声像档案管理现状，档案管理部门要加大对声像档案的监督指导力度，并把其作为档案目标管理、年度执法检查的重点内容。同时，采取不同方式进行分类指导，力争整体水平的提高。对有设备、专业摄录人员，而档案管理未跟上，应在依法管理、建立健全规章制度上加强指导和监督对存在问题较多、基础薄弱的情况，加大指导监督力度。同时加强业务培训，是搞好声像档案的基础和有效手段，全面加强对摄录人员、档案人员的有关专业知识和技能的培训，为形成、保管好声像档案奠定良好的基础。
4、结合实际，创造条件，力求妥善保管。
从长久保护和利用考虑，声像档案要求恒湿、恒温、防磁、防震、防光、防火等。而目前声像档案保存条件普遍不符合上述要求，必须结合实际，创造条件，力求妥善保管是目前的主要的任务。首先，声像档案要独立成卷，使用声像柜或密闭铁柜单独存放；其次要严格控制库房温湿度，远离光线、磁场等；录音带、录像带（盘）采取定期倒带检查、重新刻录等保护措施，尽量延长声像档案的寿命。
5、采取形式多样的方式，疏通收集渠道。
要实现声像档案收集完整，采取必要的行政手段和物质保障措施，建立并疏通收集渠道，档案室要采取多种形式收集。主要有①通过正常移交接收。②重点科室重点收集。对重点科室产生声像档案比较集中的，经常沟通及时跟踪掌握情况。③重点人物（摄录人员）直接征集。对保存在这些人手中的属于归档范围的声像档案，要多方努力，登门收集和征集。
6、建议档案管理部门参与各类科研活动。
针对科研活动声像档案流失严重的现状及产生的诸多因素，应采取档案室直接参与的办法，由主办部门通知档案室派专人摄影录像并负责其他各类档案的收集归档工作，以确保科研活动过程中产生的档案（特别是声像档案），得以及时、齐全、完整地归档，统一管理，方便各方面利用。