数字时代企业电子档案制度化管理探究

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  摘 要:本文主要通过对国内制定颁布的电子文件和电子档案制度加以统计分析,并根据主题收集了电子文件和电子档案的制度,以此来综合系统性地进行辨析,阐述电子档案的制度和实践相互融合的实现路径,最终与现实结合提出电子文件和电子档案的制度进行完善的相关建议。
  关键词:数字时代背景;档案管理;电子文件;电子档案;制度化管理
  通常情况下,企业大部分是运用不同的生产来达到盈利的目的,或者是向市场提供相应的产品和服务的组织。企业自身具备盈利性及独立性,而在企业进行研发和生产以及管理活动中则会形成有价值的文件,即企业的档案。对档案工作则是企业的管理职责在进行相应的履行。伴随当前数字时代的发展,企业内的档案工作进入了新的阶段,并且在管理手段和对象以及理念等方面面临重要的改变。以往的档案管理针对纸质档案,而当前则主要是电子档案成为管理的对象。档案信息系统是当前企业对档案进行管理的又一种新手段,是电子档案的管理,还有对纸质档案进行管理的一种工具,但也存在较多的问题。在数字时代的背景下,针对企业的档案管理在各个方面提出更加严格的要求,一套具有高效的对档案进行管理的系统需要投入上百万,并且企业的本质是趋利的,因此较大的投入需要企业慎重的考虑。当前国家所制定的相关政策和制度主要为了促进推动档案管理开展信息化和标准化。所以,在下文中主要针对国家层面的相关电子档案管理的制度进行梳理,进而为企业在进行档案信息化时提供相应的参考。
  一、电子文件和档案的制度辨析
  从实质上来讲,电子文件和档案均是同一事物在不同的阶段下以不同的形式所展现出的形态。依据国家部门对电子档案管理制定的基本术语文件中对其定义显示,电子文件主要是国家的相关机构、社会的组织部门、个人履行职责及处理事务时,利用计算机而形成和办理以及传输存储的一种格式记录的文件。其主要是内容和结构以及背景所组成。电子档案主要是指有凭证和查考以及保存价值的归档储存的电子文件。通过上述的描述可知,电子文件应当是电子档案的前身,电子文件的规范和可信的程度对电子档案的规范和可靠具有重要的决定,所以电子文件和电子档案的管理制度具有密切的关联,并且相互衔接。
  根据新发布的《档案法》中针对档案证据性进行以下的相关规定:符合国家电子档案形成和管理规范要求的电子档案具有与纸质档案同等的法律效力。由此表明,新《档案法》同样明确电子档案所具有的相关法律效力,另外需要关注的是电子档案怎样才符合《档案法》的要求,是有电子档案的相关法律和法规,以及相关的制度体系来支撑对其的定义,电子文件合法性则是电子档案自身法律证明力的根本,在对电子档案进行管理过程中,规范性以及合法性是法律证明力最为重要的关键。
  通过上述的分析说明,电子文件所制定的制度主要具备的规范性,针对电子档案的来源合法性予以约束,而档案制度又是针对电子文件管理的合法約束,进一步确保电子档案的生命期在管理中的合法性。
  当下,电子文件的所有制度是由国家标准印发以及档案行业的标准加以构建。在中国知网可以检索出10份国家的标准。利用互联网和国家档案局的网站进行检索可搜出大约43份标准。依据全程管理的核心思想,电子文件和电子档案的制度具有密切的相互衔接,并共同对电子文件的收集和整理以及归档、保管等进行相应的规范,进一步保障电子档案具备的规范性和合法性。
  二、制度和实践的融合实现
  从电子档案的定义可以看出其逻辑的起点和纸质档案是基本相同的,起点均是归档。而在现实中,企业内的档案部门对电子档案有保管权和处置权,但也来自归档,所以在本节中针对电子档案的管理进行分析,并分析电子档案的制度和实践融合的实现。
  1.电子文件归档
  将电子文件进行归档主要是依据国家的规定把有价值的电子文件和原数据交付档案的管理部门的一个过程。当下对电子文件进行归档的制度有以下几种:《电子文件归档与电子档案管理规范》《电子公文归档管理暂行办法》《公务电子邮件归档与管理规则》《数码照片归档与管理规范》《会计档案规范》。通过上述的相关制度来适应电子文件归档和电子档案的管理需求。
  2.档案信息的系统
  根据国家制定的针对档案信息系统中的安全保护分级把档案信息的系统通过划分三类,一是档案信息的管理系统,二是档案信息的服务系统,三是档案办公的系统。针对企业来讲,档案信息的系统是将以下三种系统集成一体,即档案的管理信息和数字化加工以及利用服务的系统。档案局通过制定针对企业开展建立数字档案馆的指南文件来指导各大企业将档案管理的系统作为重要核心,并紧紧围绕收、管、存、用电子档案完善资源和人员以及制度等等。在2017年,由国家档案局制定印发的针对电子档案管理系统的相关功能文件,依据电子和纸质档案管理相关法规,明确规定了档案管理的相关系统内最为基本的模块和功能。伴随智能密集架的运用,档案局又制定了《档案密集架智能管理系统技术要求》,对密集架的管理系统进行相应的要求。当前对于档案信息的系统运维被严重的忽略,并且严重缺少相关的制度保障及人员的支撑,档案局发布《档案信息系统运行维护规范》,以此来为各大企业的运维系统提供相应的参考。
  3.电子档案的有效检测
  企业内不断提升信息化的水平,如PDM系统的业务系统和档案管理构建相应的集成式接口,而管理系统则利用接口来得到业务系统的相关电子文件,并且在这一过程内对得到的电子文件开展了四性检测,这是对电子文件的质量进行验证的首步,并且还要用标准来进行相应的评测。根据于此,国家发布了针对文书类的电子档案进行检测的相关要求和标准。针对归档和移交接以及长期保存的环节可以进行四性的检测。四性主要是真实性、完整性、可用性、安全性,进而为文书类的档案检测进行引导。
  4.电子档案的著录
  著录是依据标准的形式来对电子档案的相关内容和结构等加以描述的整个过程。原数据是档案的内容和结构以及管理中的数据。所以档案的著录也是将电子档案的原数据进行录入的过程,而伴随档案管理和应用的系统两者间利用数据的接口来对电子文件进行相应的捕获,与此同时档案管理的系统也将得到此文件的原数据。另外,档案管理和业务的系统之间的原数据对管理系统的著录工作量具有决定性的作用,如果数据的匹配高则著录轻松,而匹配低则需要工作人员消耗大量的工作时间进行档案著录。所以,对原数据进行有效的统一标准具有非常重要的作用和意义,此问题同样是当下企业在进行档案信息化建设时的重点和痛点。国家对原数据开展制定的相关标准主要是有文书类的电子文件和录音录像类的电子档案以及照片类的电子档案等等。   5.电子档案的存储
  档案的存储主要利用经济、有效、安全的方式来对电子档案进行保护和存取以及管理的过程。国家针对光介质档案与磁介质档案,在其进行存储与管理方面的相关规范主要有:《电子文件归档光盘技术要求和应用规范》《档案数字化光盘标识规范》《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求第二部分:光盘信息组织结构》。当前各大企业具有较多的光介质存储设备及磁介质存储设备,但是未能配备相关的检测设备,所以只能在管理环境和手段中对电子档案进行相应的管理。
  6.电子档案的利用
  针对档案所开展的信息化建设最根本的目的是对档案的利用实现有效的网络化发展,而对于电子档案的利用来讲,其主要是为了方便查找和使用,又或者是提供检索权利和机会及方法。伴随企业对其投入,最根本的目的为了能够促进企业对档案的利用更加网络化及便捷化,但是怎样才能提供利用却变成企业管理的难点。针对于此,国家制定了相关的标准,其主要针对电子档案的利用进行了相应的明确。在其进行正式的实施后为企业提供了一定的参考指南。
  7.档案数字化分析
  根据国家在十三五期间对档案事业的发展规划中的内容确定了“存量档案数字化、增量档案电子化、档案利用网络化”的目标和实现路径。其中对于存量档案的数字化而言,其主要是把电子档案的资源当作企业建设的重点,而传统的载体档案主要是纸张和缩微胶片以及磁带等介质,而档案的数字化则是把上述模拟的信号进五转换成数字的信号,以方便计算机的读取及识别,进一步为后续企业在进行知识管理及进行大数据分析时打下一定的基础。针对此,国家同样制定并实行了相关的标准规范,如《实物档案数字化规范》《缩微胶片数字化技术规范》《录音录像档案数字化规范》,以上的有关制定促进了各大企业在进行档案数字化发展具有更加有效的作用。
  三、电子档案的制度需求和建議
  新的档案法中明确表示电子档案具有相应的法律效力,而存在问题则是在企业的档案部门,其通过接收电子档案之后再进行归档,而怎样才能对技术的保障和制度的支撑进行完善,进一步保证电子档案具有真实性,以及可用性和安全性。针对于此,在以相关的制度来支撑的层面,以及与实践相结合的有关需求,提出相关的建议如下:
  1.分类归档及完善其范围
  通过制定不同类型的档案进行归档的范围,进一步保障电子文件的归档,另外依据国家针对电子文件的归档,以及对电子档案进行管理的相关规范中明确显示,针对电子文件的归档范围标准主要是参考其文件的材料归档范围及期限,但是以前的制度无法对新事物进行规范,如当前使用广泛的公众号和微博等平台所产生的内容,对其需不需要进行归档,如何进行归档存储等,这也是当前针对企业的档案管理所存在的问题。
  2.针对数据的接口制定统一的标准
  当前在建设档案管理和企业业务的系统接口时出现推诿的情况,而企业在进行电子档案的接口时需要面对多种问题,如由谁进行数据接口的开发、使用什么样的标准进行接口的开发、怎样才能保障接口标准化等,上述问题均需要国家对其进行标准的划定。
  3.针对业务系统使用管理系统的协议进行制定
  在国家制定发布的针对电子档案的利用标准规范中对电子档案的使用问题进行了统一规范,主要内容是档案的使用人员,但如果其他业务的系统要使用此档案管理的系统数据时应当怎样进行操作,特别是随着知识管理的相关需求,以及伴随大数据的应用深入的发展,档案管理系统所产的相关数据将是非常关键的数据源,因此需要通过制定调用和利用的相关协议,以及相关的规范来确定管理系统和其他系统的利用。
  4.对电子档案在线的存储规范和备份进行制定并完善
  当前所存在的相关存储的规范全部是针对离线的介质存储和管理规范,而伴随企业开展数字化档案的建设,长期保存电子档案是必然的,因此要求档案在线存储需要符合与之有关的标准和规范,如建设档案专用的机房、电子档案的备份、电子档案存储介质和形式等。
  5.提高对电子档案的制度和标准宣传的力度
  不同的企业存在不同的独立性,由于企业的封闭空间,当档案工作人员对最新的档案管理制度严重忽略时,有可能致使企业档案的信息化工作出现问题或隐患,进而导致在企业进行档案信息化的建设时产生严重的资源浪费。所以需要国家针对于此加强对档案的法律法规宣传的力度,并提升档案工作人员的法规意识,最终保障档案规范的管理。
  通过不断发展,电子文件和电子档案的相关管理制度已经得到逐渐完善,并且在国家制定的标准制度引导下,档案工作人员于实践中进行总结并提升,获取了非常可喜的成绩。但建立电子档案的制度并非一日之功,伴随着新技术和新业态的出现,还需要对电子档案的制度进行完善。
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  (作者单位:江苏省烟草公司宿迁市公司)
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