新“咖啡工作学”来了

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  你是否常觉得,在工作上投入大量时间,却达不到预期中的成效?明明已经尽心尽力了,却还是被上司“钉”得满头包,每天都觉得精疲力尽,工作缺乏干劲。
  会造成这样的结果,原因并不是不够努力,而是所投注的努力被“稀释”了。使工作成效被稀释的元凶,包括方法不对、沟通不良、时间运用效率不佳等,这些都可能导致投入的努力达不到预期成效。
  对于这样的问题,可以从如何增加工作效率的“密度”与“浓度”来思考,犹如把工作从清淡的美式咖啡浓缩为一杯馥郁香醇的Espresso。日本管理杂志《The 21》集结黛安芬、吉野家、乐天证券等知名企业领导人的看法,精炼为一套“Espresso工作学”。
  要增加工作效率的密度与浓度,必须从职场上的三个面向来进行,也就是从上司、同事与自己的关系来思考。
  
  关键一:让上司放心,他就不来烦你
  获得上司的信赖,他就不会因为不放心而来烦你,以免降低你的工作效率。
  例如,上司交办的工作,不要等到全部完成才交,要做到“中途回报”。这么做,可以让上司知道你的进度,让他安心。并且早期发现问题与错误,及时改正,而不必等全部做完之后发现不对而整个重来一次。
  能够帮上司解决他工作上的问题,就是给你自己方便。
  
  关键二:同事是最好的“职场闹钟”
  早上怕睡過头,所以会设闹钟。同理,工作上担心有疏漏或效率不彰,身边的同事正是最好的“职场闹钟”。
  例如,不要自己闷着头做事,可以适度地把工作目标告知身边的同事,这样做的好处是,给自己制造一点压力以增进效率,并获得善意的提醒和必要的支持。
  同事是非常好用的职场资源。注意一下身边那些做事效率佳、总是能够准时下班的工作达人,跟他们结为好友,向他们学习做事方法。
  此外,在团队合作的工作中,一定要做好事先沟通,可以省下执行时许多力气与时间。
  
  关键三:列出自己当天的工作预定表
  工作如果没有规划,手上有什么待办事项就做什么,会显得杂乱无章。试试看,把工作的重要性、急迫性与优先级考虑清楚,自己列一张当天工作的时间分配预定表。
  执行过程中遇到临时交办的工作,如果是当下可以马上解决的事,就不要拖;若是必须花比较多的时间处理,则依急迫性排入工作预定表的时程。
  另外,若有其他同事要求帮忙,要衡量自己的状况,在可负荷的范围内提供适当的协助,这是应该的。原则是,在当“好人”之前,先把自己份内的工作做好。
  
  关键四:拿一成薪水做“脑内投资”
  值得加班的事只有两件——“读书进修”与“拓展人脉”。前者尤其重要。除了做好份内的工作之外,也要拓展更多的能力,让自己成为未来所需要的人才。
  上班族的薪水该如何分配?除了生活开销、投资理财之外,有一件事一定要做到——拨出至少一成的薪水来学习,做为“脑内投资”。而且,愈早开始投资在学习上,日后的效果愈强。
  该学些什么?有三个方向:
  一、参加课程,充实自己希望增加的能力。
  二、买书、买杂志,培养思考能力并开创知识的视野。
  三、参加不同领域的人所组成的读书会,可以拓展人脉,并磨练不同的思考方式。
  一般人在工作与生活上的“恶性循环”,往往是:因缺乏效率而常加班,没时间充实自己。太晚睡,睡眠质量差。睡眠不足,带着熊猫眼去上班。
  若能掌握前面所提到的“Espresso工作学”四个关键,就能慢慢导向“良性循环”:准时下班和进修,充分休息后精神十足地去上班。
  
  (责任编辑/唐馨)
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