做一个效率爆棚的“行动人”

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  “我是坐在飞往达勒姆的航班上写这篇文章的。上星期我在从纽约开出的火车上开始落笔,几天后又在飞往旧金山的航班上添加了一些段落。然而,我并不孤单。我不是唯一一个如此利用旅行时间的人。”Dorie Clark曾在一次演说中这样描述自己的旅行时间,她是一位市场策略家和专业演说家,在杜克大学富卡商学院任教。
  当碎片化的时间越来越多时,如何进行时间管理,从而让自己成为一个效率爆棚的“行动人”?这里的“行动人”是指在使用交通工具的移动人,比如乘飞机、坐高铁、搭公交、开车,这个时间内做什么样的事情最有效率?最有价值?
  本文旨在教职场中的你,怎样节省与打理自己的移动时间,提供一些“技术”性经验。
  “在路上保持生产力”
  全球商务旅游协会预测,2015年商务旅行支出将达到12亿5千万美元的历史最高水平,比去年同期增长了6.5%。在如今这个视频会议盛行的时代,面对面的会议仍然是一种不可替代的商务交流方式。许多像Dorie Clark一样的职业人士都会充分利用在路上的大部分时间去工作。
  当然,生活并不会在你飞行的时候静止。电子邮件依然会涌入信箱,人们依然期待收到报告和提案书。即使一个旅行日,它也是个工作日。然而,在路上保持生产力是一个艰巨的挑战。去往不熟悉的目的地、拖着沉重的行李、还要处理时常会发生的延误和各种不便。如何在旅行过程中完成更多的工作?第一条就是从“用眼看”转向“用耳听”。
  著名传播学者麦克卢汉曾经说,媒介就是人的感官的外在延伸,例如电视是眼睛的延伸,广播是耳朵的延伸。网络与技术日渐发达的今天,可听的也不再局限于广播了。
  Dorie Clark就说,旅途中你可以通过听播客让自己保持工作状态。许多机场手续都是短暂而毫无联系的。排队5分钟检查行李、10分钟过安检、步行5分钟到登机门口,再10分钟排队登机。当你站着排队的时候,不可能一边掏出登机牌和身份证件,一边打开笔记本电脑开始打字。此时,听播客反而是一个完美的选择。既不需要劳烦你的双手,还能帮助你减轻烦恼,学到一些新东西。如果一个突然的机场通知打断了你,你也很容易回放之前错过的内容。现在有海量播客提供不同专业的话题,从法律、创业、营销到项目管理。
  什么是播客?这是一种音频技术,2004年这种在网上发布音频文件的新方法便开始流行,区别于广播,这种音频内容不需要实时接收,用户可以订阅,可以自行接收更新。播客的内容广泛,制作群体也很庞大,每个互联网使用者都可以成为播客内容的传播者,录制成音频文件就可以在网上发布。
  在移动终端设备不断多元化的今天,能接收播客的如最常见的MP3、智能手机、平板电脑等等,而微信上的语音传播、智能手机上的APP客户端等都成为播客的载体。
  平日里可以收藏积累一些自己感兴趣、质量优良的播客内容,类似荔枝电台,喜马拉雅FM等可以下载安装在智能手机上的客户端,包含广泛的音频内容,从文化到教育,从历史故事到新闻信息以及百家讲坛内容等,包罗万象,可以提前下载也可以在有互联网的情况下收听。
  在听播客中,可以剥离出一个比较独立的内容,便是听书。现在各种书籍都被制作成音频文件,不用捧着书在手里看,而只用戴上耳机便可“阅读”。例如一些经典书籍、官场小说、管理故事、散文朗诵、英文对话等,都可以通过听书来获取。
  Dorie Clark还提到,在旅行时间里,如果到了安静一些的机场休息区,你还可以利用这段时间来打用时较短的电话。在她的新书《Stand Out》中提到了生产效率专家艾伦·戴维的建议:随身携带一个“需要呼叫”的电话清单。这样你就可以在庞杂混乱的电话记录中,理出并拨打你需要拨打的电话。经常撰写关于人际社交文章的基思·法拉利,也提倡通过打短电话来保持社交网络的活跃。例如,Facebook提示你朋友的生日临近,你就可以在等待登机的时间里打电话祝贺一下。这不仅令人感到温馨,也拉近了你们彼此之间的距离,增强了关系的纽带。
  相反在国内,互联网拉近了朋友圈的距离,却也疏远了朋友之间的关系,电话社交已经逐渐在朋友之间淡化。主动给很久没有联系过的老朋友、老同事、老领导一个电话,其效果与意义有时是意想不到的。
  专注写作与休闲阅读
  虽然网络在飞机上的应用越来越普遍,但也并不总会提供。即使有Wi-Fi,它速度也很慢还有很多其它缺点。这就是为什么许多人在飞行时,通常专注于那些不需要使用网络的写作任务上的原因。Dorie Clark会提前下载好所有必要的信息和相关材料,然后离线完成写作任务,比如写文章,包括编辑书的章节、写客户报告,或回答一些采访问题等。“失联于互联网,往往能使我更好地集中注意力,避免因网络分心而造成的拖延。”Dorie Clark说。
  当然,一切问题都有一个平衡。许多研究都表明了“战略更新”的好处。不要用你在飞机上的所有时间,来做研究报告或者完善演示文件。给自己留一些时间。你可以在飞机报刊亭买本杂志或者小说,进行一些休闲阅读。事实上,根据航空新闻报道,乘客在机场的平均花费近11美元。在繁忙的工作中给自己一些空白期,能让你在回归工作时有更好的表现。
  商务旅行已经成为许多职场人士工作生活的标配。今年,美国商务旅客将进行4.88亿次旅行,每天平均约有130万次。旅行虽多,我们也不能放弃在路上的时间。明智地使用时间,对于完成工作来说是必要的。通过以上策略,你可以在旅途中的每一天,依旧确保推进职业生涯的进步。
  除去长途旅行中有相对较为完整的、舒适的“移动时间”,那么在市内的短途旅行时间中怎样捡起更为碎片的时间呢?有人曾经在知乎上开了一个帖子,题目为:怎样利用在公共交通工具上的碎片时间?回答多达上百条,其中不乏一些亮点。
  在短途公共交通上,前文所提到的听书、休闲阅读是通用的,而写作与电话社交则不行,一般因为公共交通上的时间与地点都不太适合读纸质书或者打电话。不过借助平板电脑或者kindle阅读器、智能手机等,在颠簸的公交环境中可以放大字体来阅读新闻、书籍等文字内容,而听书、听音乐等也一样使用。
  此外,智能手机、ipad等移动终端设备可以装个云词来背单词。或者利用手机写日志、进行深度思考,还可以记账、记录待办的事项,把当天要做的事情按照重要程度分类,进行排序。
  还有网友提到,要具体看上下班的时间而定,如果上班时间只有一二十分钟的话,不如考虑安排好当天的工作,以免到公司再手忙脚乱浪费时间,下班时对今天的工作有个总结,并考虑第二天的安排。另外还可以提前思考与安排晚上回家后做什么。
  当然,每天看屏幕的时间不宜过长,上下班的时间可用来稍作休息,可冥想、看风景或闭目养神。
  (作者单位:译言网)
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